Wat is een Evenement? Eric Van Cauwenberge Congres: Toeristische evenementen – 18 maart 2011

Eric Van Cauwenberge Een evenement is een speciaal georganiseerde gebeurtenis, show, stunt, concert, reis, festival, sportorganisatie, toernooi, incentive enz Doelstelling: goodwill en bewustwording kweken of kennis over te brengen voor een onderneming, een overheid, een instelling, een idee, een product en/of een dienst Definitie van een evenement

Eric Van Cauwenberge Een zeer belangrijke doelstelling is het scheppen van een beleving en/of ervaring Bij een welomschreven doelgroep Het evenement kan internationaal, nationaal, regionaal of lokaal zijn Het evenement trekt dikwijls de grote massa aan, of de specifieke doelgroep (op uitnodiging) of trekt de aandacht van de media Definitie van een evenement

Eric Van Cauwenberge Het evenement kan slaan op competitieve elementen, voor het goede doel zijn, commercieel zijn, sociaal zijn of just for fun De onderneming, de instelling, de organisatie, de overheid (= organisatoren) kunnen dit zelf organiseren of een gespecialiseerd evenementenbureau aanspreken Definitie van een evenement

Eric Van Cauwenberge Budget Een budget is een financieel plan over een bepaalde periode. Het wordt uitgedrukt in monetaire termen en wordt gebruikt als een leidraad voor de exploitatie van een evenement Het is gebaseerd op beschikbare informatie en bestaat uit de ontvangsten en uitgaven Sponsoring Soms dominant en breekpunt

Eric Van Cauwenberge Indeling evenementen

Eric Van Cauwenberge Wie organiseert? De privésector met winstoogmerken: Ondernemingen die evenementen gebruiken voor marketing- en verkoopdoelstellingen Hotels en vakantieoorden gebruiken evenementen voor imagoverbetering en als attractiemiddel

Eric Van Cauwenberge Wie organiseert? Non-profit instellingen, gemeenschapsinstellingen, informele groepen en vrijwilligers: Gebruiken evenementen als verwerving van inkomsten of als ondersteuning van bepaalde concrete doelstellingen, ideeën en/of algemeen maatschappelijke doelstellingen

Eric Van Cauwenberge Wie organiseert? Overheidsinstellingen (nationaal, regionaal, lokaal) of gemengde privaat-publieke groepen (zoals vrijetijdsinstellingen en sociale instellingen) Gebruiken evenementen als ondersteuning van emancipatie, ideeën, aanmoediging tot sporten, gezondheidsverbetering en sociale integratie

Eric Van Cauwenberge Wie organiseert? Economische en toeristische instellingen die evenementen organiseren ter stimulatie van tewerkstelling, het verwerven van inkomsten en citymarketing. Kunst- en culturele instellingen die evenementen gebruiken ter verwerving van erkenning, bewustwording en het stimuleren van deelname

Eric Van Cauwenberge Soorten ondernemingen Incentives (reis) bureaus: een incentive reis is een veelvoorkomend middel tot beloning en motivatie van leidend personeel voor verbeterde prestaties bij het behalen van doelstellingen Het blijft een groeiende behoefte naar het vinden van nieuwe bestemmingen en het scheppen van meer beklijvende programma’s

Eric Van Cauwenberge Soorten ondernemingen Corporate “gastvrijheid” bureaus: exploiteren grote sport- en cultuurevenementen in functie van de verbetering van de relaties van de opdrachtgever met zijn klanten en potentiële klanten. Drink, recepties, banketten, dans- en muziekavonden Formele presentaties en korte toespraken maken de boodschap van de opdrachtgever duidelijk

Eric Van Cauwenberge Soorten ondernemingen Evenementen productiebureaus: facilitaire ondernemingen die o.a. podiums leveren, instaan voor licht en klank, speciale effecten, catering, vertaaldiensten, bewaking verzorgen. Ze worden ingeschakeld via een evenementenbureau. Transportbureaus behandelen de bagage op de “grond”. Ze transporteren de bagage van de luchthaven naar de verblijfplaats en terug naar de luchthaven

Eric Van Cauwenberge Soorten ondernemingen Evenementenbureaus die evenementen concipiëren en plannen, eventueel de uitvoering coördineren in opdracht van een klant Ze werken samen met een reeks leveranciers Evenementenbureaus: organiseren evenementen om den brode voor hun klanten Soms organiseren zij een eigen evenement.

Eric Van Cauwenberge

Soorten ondernemingen Organisatiebureaus van beurzen Vakbeurzen publieksbeurzen en gemengde beurzen Workshops, waarbij men als doel heeft het (toeristisch) aanbod van een regio of land in contact te brengen met de binnenlandse of buitenlandse vraag.

Eric Van Cauwenberge Soorten ondernemingen Nogal wat “beurzen” hebben een conferentie randprogramma, als toegevoegde waarde voor die specifieke beurs Soms gaat een organisator van conferenties zelf een bijhorende beurs organiseren.

Eric Van Cauwenberge Soorten ondernemingen Promotionele organen: voeren promotie voor bestemmingen Bestemmingsmanagement bureaus: DMC’s en Congres bureaus: CVB’s NTO’s Internationale promotie van het toeristisch potentieel van dit land Soms een eigen evenementenbureau

Eric Van Cauwenberge Congresbureaus (CVB’s) Promoten hun bestemming als ideale locatie: meetings, congressen, incentives, evenementen, teambuilding op nationaal en internationaal niveau Leden: hoofdzakelijk leveranciers van die markt: hotels, evenementenbureaus enz. Schrijven “bidbook”. Info verstrekken, diensten verzorgen: vergaderplaats, logies, registratie van en info voor de bezoekers, gespecialiseerd personeel

Eric Van Cauwenberge Congresbureaus (CVB’s) Congresbureaus:- Brussel International (BITC), Antwerp Convention Bureau, Meeting in Brugge, Gent Congres - + Limburg Congresbureau, Toerisme Knokke-Heist en Oostende Actief op het vlak van destination marketing:  Promotie voor hun stad of regio als bestemming  Overkoepeling: Belgian Convention Bureau Flanders Brussels (onderdeel van Toerisme Vlaanderen)

Eric Van Cauwenberge D(estination)M(anagement)C(ompagny) Locaties en/of accommodatie Sociale randprogramma’s Verblijfsmogelijkheden (aanbod en/of reservatie en/of onderhandelen) Transportdiensten en contacten met andere leveranciers Samenstellen van specifieke programma’s naargelang de aard van het evenement

Eric Van Cauwenberge Planningsproces