Projectmanagement Workshop 3 De wraak van GOKIT

Inhoud van deze workshop Administratieve mededelingen (5 minuten) Vooruitblik workshop 4, 5 en 6 Theorie (40 min) Plan van Aanpak Overzicht volledig PVA oa: Projectgrenzen, risicoanalyse Terugkeer van GOKIT (TGKIO) en SMART Plannen Work Breakdown Structure (terugkeer van de Mindmap, haha!) Strokenplanning Netwerkplanning Praktijk (40 min) Thuiswerkopdracht uitleg (5 min)

Vooruitblik workshop 4, 5 en 6 Achter de computer met MS Project Workshop 4 en 5 oefenen met cursus MS Project Workshop 6 ‘eindopdracht’ Mini PVA maken met alles er op en er aan Werken in tweetallen Voorbereiden Zie zelfstudiewerk Meenemen Pen en papier soms moet je wat printen: printertegoed checken Eventueel: boek MS Project (niet nodig/verplicht) Je goede humeur

Vragen voorafgaand aan een project Waar (in welke omgeving) vindt het project plaats? Wat leveren we als eindresultaat op? En waarom? Wat moeten we ervoor doen? Wat doen we nog net wel, en wat net niet meer? Wat leveren we op als tussenproducten? Hoe zorgen we voor kwaliteit? Wie helpt mee? Wanneer gaat wie wat doen? Wat kost het project en wat levert het op? Welke bedreigingen zijn er?

De antwoorden vormen “het plan van aanpak” Achtergronden Projectopdracht Projectactiviteiten Projectgrenzen De producten Kwaliteit De projectorganisatie Planning Kosten en baten Risico-analyse SMART! GOKIT komt terug in: Tijd: Planning Geld: Kosten / baten Kwaliteit: Kwaliteit Informatie: Organisatie (overlegstructuur, verantwoording) Organisatie: Organisatie Hoe komt GOKIT terug?

Projectgrenzen Hoe ver gaan we? Project: Automatiseren van de financiele administratie De lengte van het project Alleen onderzoek welk pakket we aan gaan schaffen? Aanschaffen en installeren? Opleiden gebruikers? Aanpassen werkprocedures? Handboek maken volgens ISO9000? De breedte van het project Alleen de verkoop en de debiteuren (klanten)? Ook de inkoop en de crediteuren (leveranciers)? Ook de projectenadministratie? Ook kostenplaatsen- en kostensoortenadministratie? Ook …..

Proberen Project: het Electronisch Patienten Dossier Lengte Breedte Wat gebeurt er als je dit niet bepaalt van te voren? De lengte is hier bijvoorbeeld: Gaan we het alleen ontwerpen, gaan we het maken of moeten we het ook nog in de ziekenhuizen installeren en mensen opleiden? De breedte zou bijvoorbeeld kunnen zijn: Komt er alleen de gegevens van chronisch zieken in, willen we ook de financiele kant er in zetten, krijgt België hetzelfde systeem? Als je dit niet van te voren bepaalt kom je klem te zitten met de planning van activiteiten. Je weet niet exact wat je gaat doen, en de planning zal hoe dan ook falen.

Risicomanagement Risico’s: waardoor kan het project mislukken? Lange doorlooptijd Onvoldoende ervaring met projecten Onervaren projectleider, projectleden of opdrachtgever Veel verschillende expertises nodig … Zie risico-analyse Appendix 1 (handout) of de Excel sheet op grit-projectmanagement.wolters.nl Risicoanalyse is van extreem belang bij een goed project. Van te voren is vrij goed te bepalen of het project enige kans van slagen heeft, of dat het een project is met extreem risico. Het schema in Appendix 1 is een methode om de risico’s te inventariseren. Nu kun je natuurlijk zeggen dat bv de NoordZuid lijn niet goed geanalyseerd is van te voren. Een andere manier om ernaar te kijken is te zeggen dat het een gecalculeerd risico is.

Planning Waarom plan je een project? De totale duur van een project vaststellen Vaststellen gevolgen vertraging Bepalen van de kosten van een project Het organiseren van werkzaamheden van de projectmedewerkers Bewaken voortgang project Een planning heeft de volgende doelen De totale duur van een project vaststellen Vaststellen gevolgen vertraging Bepalen van de kosten van een project Het organiseren van werkzaamheden van de projectmedewerkers Bewaken voortgang project

Welke activiteiten zijn er nodig? Work Breakdown Structure Hee, lijkt dit niet op de mindmaps van vorige week? Ik denk van wel!

Project: nieuwe winkelformule broodjeswinkel CODE OMSCHRIJVING WEKEN KAN PAS NÁ A Bedenken winkelformule 5 - B Zoeken architect 3 C Zoeken aannemer 1 D Maken ontwerp E Verbouwen 15 C, D F Opnieuw inrichten 2 G Afwerken H Verzorgen reclame 4 I Opening winkel G, H Belangrijk bij het opstellen van een activiteitentabel is dat je alleen de onmiddelijke voorgangers opneemt. Als in de tabel Activiteit F bijvoorbeeld komt na E en activiteit D komt na B, komt uiteraard F ook na B. Deze afhankelijkheid nemen we niet op in de activiteitentabel, omdat deze immers al via F na E plus D na B wordt vastgelegd. Soms lijkt het dat activiteiten afhankelijk zijn van elkaar, terwijl dit in werkelijkheid niet nodig is. Als je deze afhankelijkheden toch defineert, kan je kritieke pad bij aanpassing van de planning langer worden dan noodzakelijk is.

Strokenplanning Sommige activiteiten kleuren we zwart om aan te geven dat ze op het kritieke pad liggen. Dit zijn zogenaamde kritieke activiteiten. Als de tijdsduur van een kritieke activiteit verandert, verandert de duur van het hele project. Het kritieke pad bepaalt de totale lengte van het project. Een activiteit die niet op het kritieke pad ligt (niet ingekleurd), hebben enigszins speling. Dit is aangegeven met de horizontale stippellijnen Onderlinge afhankelijkheden geven we aan met verticale lijnen. In dit geval kun je bv B pas doen als A klaar is.

Netwerkplanning Begin links met een cirkel Start Plaats daarna de activiteiten die niet ergens afhankelijk zijn Plaats daarna de volgende stappen Geef met pijlen de afhankelijkheden aan Eindig met een cirkel Eind

Project: schrijven afstudeerscriptie CODE ACTIVITEITEN DAGEN KAN PAS NÁ A Voorbereiden scriptie 12 - B Scriptie in klad maken 21 C Uitkiezen en kopen PC 10 D Installeren en leren werken op pc 13 E Zoeken tekstverwerker 4 F Kopen tekstverwerker 5 G Installeren tekstverwerker op pc 1 D, F H Scriptie in net schrijven 7 B, G

Het kritieke pad is te vinden door de verschillende wegen te bewandelen en de tijdsduur van die route te bepalen. De langste weg vormt het kritieke pad. Er zijn allerlei methoden bedacht om dit te bepalen. We gaan hier niet op in. De computer doet het namelijk voor ons. In ons voorbeeld zie je: Weg A-E-F-G-H kost 12 + 4 + 5 + 1 + 7 = 29 dagen Weg A-C-D-G-H kost 12 + 10 + 13 + 1 +7 = 43 dagen Weg A-B-H kost 12 + 21 + 7 = 40 dagen Om alle activiteiten uit te voeren heb je dus minimaal 43 dagen nodig. Route 2 is dus het kritieke pad. Deze geven we aan door het vet te tekenen. Als één van de activiteiten op deze route uitloopt, zal het hele project vertraagd worden

Aan de slag! Tweetallen (minder mag, meer niet!) Kies een project Jouw meegenomen project Maaltijd bereiden (handout) Nieuw product ontwikkelen (handout) Opdrachten Controleer met een Work Breakdown Structure of je alle activiteiten in je lijstje hebt. Maak een netwerkplanning. Bepaal het kritieke pad en hoe lang het project duurt. Maak een strokenplanning Tips Gebruik hoofdstuk 4 van Grit (4.3, 4.4, 4.5, 4.7 Projecten Maaltijd bereiden en Nieuw product ontwikkelen staan op pagina 100 van Grit beschreven.

Zelfstudie opdracht Download deze sheets op ictworkshop.tk Lees de sheets en de notities bij de sheets Lees hoofdstuk 4 en 5 Let op de begrippenlijst bij hoofdstuk 4! Maak: 4.10, 5.7, 5.10E, 5.13E Herhaal wat we gedaan hebben Hoofdstuk 1 tot en met 3 SMART GOKIT Belbin Mindmaps Planning: Stroken/Netwerk, WBS