Gent 2020 27 juni 2011

Programma Historiek Strategisch plan Geïntegreerde planning Toepassing

Historiek

Hoe ziet jouw ‘ideale’ Gent er uit tegen het jaar 2020? Het nieuwe college en het MT hebben een antwoord geformuleerd op de vraag hoe moet Gent er in 2020 uitzien? En op basis daarvan de missie Gent2020 geformuleerd. Gent 2020 - Historiek

Gent, een scheppende stad, die door Gent2020 missie Gent, een scheppende stad, die door een doorgedreven bundeling van alle creatieve krachten een voortrekkersrol speelt in de ontwikkeling van een duurzame, solidaire en open samenleving. NOTITIES Gent = 237 000 inwoners - 4300 stadsmedewerkers missie kunnen we alleen bereiken als we allemaal samenwerken eerste stap: alle stadsmedewerkers nu ook alle burgers: Gent over Morgen missie = bestemming we reizen ernaartoe over 5 wegen

5 wegen naar Gent 2020 Kennis, innovatie en creativiteit Sociale duurzaamheid Gent 2020 Op basis hiervan: strategisch stadsplan Economische duurzaamheid Communicatie en inspraak Ruimtelijke en ecologische duurzaamheid 6

Gent (tegen) 2020 een missie: voor inwoners, werknemers, bedrijven, toeristen, … voor de toekomst van morgen en die van ‘2020’ een duidelijke keuze, over de grenzen van de bestuursperiodes heen een missie met een plan…

Hoe ging het vroeger? Beleidsplanning is niet nieuw: decretaal bepaald voor sectoren & verbonden aan subsidies (strategisch veiligheids- en preventieplan, cultuurbeleidsplan, jeugdbeleidsplan, …) Tot 2007: ervaring met planning in Gent vooral sectoraal, niet doorgedrongen in alle sectoren en niet op stadsniveau bv. cultuurbeleidsplan, lokaal sociaal beleidsplan, etnisch-culturele minderhedenbeleidsplan, jeugdbeleidsplan voorwaarde om subsidies te verkrijgen en om verkregen subsidies te verantwoorden Gent 2020 - Historiek 8

Wat veranderde er in 2007? Gemeentedecreet koppelt strategische meerjarenplanning aan financieel beheer (art. 146) Gent koos voor een doorgedreven en zeer integraal strategisch plan  door te plannen effectiever en efficiënter besturen (professionalisering)  planning maakt opvolging, controle en bijsturing makkelijker  kansen voor planlastvermindering  eenzelfde methodiek bij opmaak alle beleidsplannen, integratie in 1 stadsplan  grotere motivatie ambtenaren  rol duidelijker  link met budget noodzakelijk als hefboom voor integraal en geïntegreerd beleid en werking 9

Strategisch plan

Vertaling hoofdstrategische doelstellingen Per departement en dienst (sectoraal/ verticaal) Op stadsniveau (geïntegreerd/ horizontaal) via programma’s & projecten 11

Verticale uitwerking NU: RONDGANG VAN DE DEELNEMERS Vragen in welke dienst en departement ze werken en tot welke Hoofddoelstelling ze meewerken.

Voorbeeld: Groendienst Ecologische en Ruimtelijke Pijler (2020) Realiseren van voldoende groen (LT doel) Kwalitatief beheer en aanleg (KT doel) Aanleg, beheer en onderhoud van parken & groenzones (Activiteit) Parkaanleg ‘Bloemekespark’ (Actie) NOTITIES Activiteiten/Reguliere taken en opdrachten dagelijkse werking, draagt bij tot de realisatie van doelstellingen en uiteindelijk tot de missie. Acties/Projecten zijn gericht op verandering, verbetering, eenmalig met een begin en einde, hebben een concreet vooropgesteld resultaat. Projecten dragen bij tot de realisatie van doelstellingen en uiteindelijk tot de missie.

projecten & programma’s Horizontaal werken projecten & programma’s PROJECT Tijdelijk doel en eindresultaat Juiste mensen (expertise) samen plan van aanpak (mijlpalen en budgetafspraken ) PROGRAMMA langdurig strategie of visie van het einddoel beleidsdomeinen en departementen samen geen vooraf bepaald ontwikkelingspad Waarom nood aan horizontaal werken & regie Alle beleidsdomeinen groeperen om tot resultaat te komen Prioriteiten vastleggen en bewaken Leemtes en opportuniteiten detecteren Nieuwe projecten en initiatieven opstarten – projecten ondersteunen Timings & middelen afstemmen Partners bij elkaar brengen Geïntegreerde benadering van verschillende insteken

Integrale veiligheid Doelstelling: integrale aanpak bij buurtgebonden overlast DEPT OD ACTIV ACTIE Onderwijs & opvoeding Samenwerking onderwijs en belangengroepen Samenwerking met hoger onderwijs Studenten- ambtenaar Milieudienst Milieubelasting, -hinder en -overlast Klachtenbehan-deling en interventies Milieu-interventies Dienst wonen Woonbeleid en woonstudies Ondersteunen burger Huisbewaarders Lokale preventie & veiligheid Regierol en strategische cyclus Buurt- en themagebonden overlast Draaiboek buurtgebonden overlast Dit is een voorbeeldje van wat in Gent2020 staat aan acties.

Geïntegreerde planning

Gent 2020: een plan Een geïntegreerd plan: een plan met doelstellingen een plan met activiteiten & acties een plan met mensen een plan met budgetten een plan met indicatoren Om de missie te bereiken: langetermijn en KT doelstellingen Gent 2020 – Strategisch plan

Beleidsdoelstelling* Programma X acties Stadsmissie SD’s Strategische doelstelling(en) OD’s 5 hoofd strategische doelstellingen Beleidsnota/beleidsplan activiteiten Departementale SD’s personeel GD BD Project A, B, … Doelstelling(en) bestuursakkoord Beleidsdomein = departement = cluster van beleidsvelden* Beleidsdoelstelling* Actieplannen* Jaarplanning departement Jaaractieplan beleidsnota/plan Jaaractieplan departement kostenplaats budgetplaats Jaaractieplan programma Generieke SD’s Generieke OD’s Organisatiemissie *termen uit het uitvoeringsbesluit afschrijving

Niveaus van planning (1) Hoofdstrategische doelstellingen  2020 Strategische programma’s  2020 Beleidsnota’s  legislatuur Strategische doelstellingen  lange termijn (ca 5 jaar) Operationele doelstellingen  middellange termijn (ca 2-3 jaar) 19

Niveaus van planning (2) 6. Activiteit  reguliere werking (kernopdrachten) – duurzaam 7. Actie  nieuw beleid – tijdelijk (1 jaar) – uit sectoraal plan, beleidsnota, programma of project – steeds gekoppeld aan activiteit 20

Niveau van budgettering Financiële en personeelsplanning gebeurt op niveau activiteiten en acties. Activiteiten en acties worden altijd verbonden aan één dienst (of staf departement) één bevoegde schepen één operationele doelstelling Dat maakt dat we op die manier alle mogelijke combinaties kunnen maken ifv rapportering aan bvb vlaanderen. Voldoen aan BBC mits juiste match elementen decreet en elementen strategie Voldoen aan decreet planlastvermindering

Aansluiting met financiële structuur Aansluiting tussen de financiële gegevens en de doelstellingen/activiteiten/acties Afstemming budgettaire structuur en analytische structuur Aansluiting doelstellingen – budgetten: via acties en activiteiten: Activiteiten ( Reguliere werking) – exploitatiebudget, investeringen en personeel Acties (projecten) – enkel investeringen Aanpassing kostenplaatsenstructuur aan activiteitenstructuur Aansluiting activiteiten/acties – budgetten : via twee segmenten van een budget die in de financiële software worden bijgehouden : Budgetplaats Project Budgetplaats : onderdeel van de organisatiestructuur waaraan het budget wordt gekoppeld (activiteit) is gelijk aan een kostenplaats of een groep van kostenplaatsen Project : Projectplanning en -opvolging gebeurt niet in de financiële software, maar in projectsysteem (prins) Gedefinieerde projecten worden gepland en gebudgetteerd (enkel investeringen) in Gent2020. Van daaruit wordt er gelinkt naar het financiële systeem

Personeelsplanning Personeels(behoeften)planning (= formatie) op niveau activiteit Personeelsformatie gekoppeld aan kostenplaats/activiteit Koppeling bezetting aan activiteiten personeelsbeheersysteem: elk personeelslid is gekoppeld aan kostenplaats/ activiteit Personeelsaanvragen zijn gekoppeld kostenplaats/ activiteit  via upload uit systemen

Toepassing

Gent 2020: een toepassing Inventaris van ongeveer 2000 activiteiten en acties uitgevoerd door 4300 personeelsleden basis voor rapporten aan college en gemeenteraad basis voor jaarplan en jaarverslag in dialoog met andere systemen (PRINS, Cevips, SAP, …) Opmerking: bij opmaak jaarverslag misschien gemerkt dat niet alles conform werkelijkheid in Gent 2020 zit. Nu het moment om samen met kwaliteitscoördinator aan te passen! Gent 2020 – Strategie

Instrument Gent 2020 is een ondersteunend instrument  Inhoud wordt bepaald door diensten en departementen

Uitdagingen Behoefte om strategisch plan op te volgen (indicatoren) BBC: beleids- en beheerscyclus Decreet planlastvermindering: één geïntegreerd strategisch meerjarenplan Nieuwe legislatuur Gent 2020 – toepassing

Gent 2020 Schrijf-software: Lees-software: Ingave, aanmaak & beheer doelstellingen, activiteiten acties, indicatoren, informatievelden,… Doelgroep: key-users Lees-software: Leesversie met nieuwe look & feel Indicatoren: score-ingave Doelgroep: alle medewerkers Nieuwe rapporteringsomgeving volgens BI-principes  Beide versies van Gent 2020 draaien op dezelfde database Gent 2020 – toepassing

Contact Katrien Van Goidsenhoven Coördinator-expert strategische planning Departement Stafdiensten - Staf - Stad Gent 09 266 56 22 Katrien.VanGoidsenhoven@Gent.be

Demo