PROJECTMATIG WERKEN Inleiding Ger Theelen Carla Schreurs

Slides:



Advertisements
Verwante presentaties
wanneer is projectmatig werken geschikt?
Advertisements

Van traditionele projectorganisatie naar waardeontwikkeling
Gegevensbeheer Karin Diederiks KOAC•NPC.
Visie op HNW juni Belang van een Visie Een Visie op Werken is de overkoepelende beschrijving hoe een organisatie werk in de toekomst ziet. De visie.
Aanbesteden WMO Max. 21 gemeenten SRE Bizob. Inleiding Samenwerking tussen de SRE- gemeenten. Faciliterend: SRE en Bizob.
Projectmatig werken Simone van den Hil.
Strategie Arie Meulepas 9 & 10 nov
het succes van een organisatie het welbevinden en succes
Motivatie van de professional Willy Limpens
Maatschappelijk Aanbesteden
Projectmatig werken...en dan?
Sportcentrum Vianen.
Middenmanagement in positie VO Congres 2013
Het stellen van kwaliteitseisen aan mentoringprojecten.
WDH en EMD een ZEGEN voor de zorgprofessional?
Gedragscodes en het belang van waarden voor een goed bestuur
Projectmanagement (SBC) 19 november 2009
ICTB/NB Projectmanagement.
Grip op de Omgevingsdienst Midden-Holland
Zekerheid over het eindresultaat neemt toe in de tijd.
© Kars cum suis bv Benchmarking publiekszaken Workshop Procesmanagement 7 februari 2007.
Op weg naar een beter samenspel Angela van den Nieuwenhuizen C o ö r d i n a t o r V r i j w i l l i g e r s V i t a l i s z o r g g r o e p Yvonne de.
Van dienstenmodel naar directiemodel, kansen voor sturing en control
LauwersCollege Buitenpost Informatica
Strategische samenwerking
© de vries business consultancy, 2008
1 1 ZO ZEIST Bouwen aan Brieven november Doelen Programma Dienstverlening aansluiten wensen en behoeften klant voldoen aan wettelijke eisen denken.
Even voorstellen 250 medewerkers, 4 vestigingen
Opzet, planning en uitvoering van projecten
Prestatiemeten Herald Immink 24 juni Prestatiemeten Herald Immink 24 juni 2014.
Met Stakeholders Gedeelde Visie
september 2009 Aanbevelingen van Compliance professionals
Quick scan Janneke Delisse, Renée van Os, Jan Jurriëns
1 De businesscase: een belangrijke stap op weg naar een KlantContactCentrum Doret Boonstra Intern adviseur.
Samenwerking met organisaties: troeven en valkuilen
Op weg naar de groenste school, resultaatverantwoordelijke teams (RT’s)
Plan van Aanpak (PvA) = Projectplan
Projectplan <naam project>
Programma Wat is projectmatig werken? Projectstart Projectfasering
Toekomst Financiële Functie
Waarden & organisatiecultuur
Projectmanagement Hoofdstuk 1 en 2 Het project Roel Grit
Kwaliteit en beleid
Relatie tussen Architectuur en Beheer. Inleiding  Architectuur:  Inzicht in samenhang en beheersing van verandering;  Actuele problematiek  Architectuur.
KWALITEIT EN ORGANISATIE WEEK 2 Schpa 2.57.
Toezicht op governance: waar draait het om en paralellen tussen de mediasector en de financiële sector Wijnand Nuijts – Manager toezicht Governance Gedrag.
Over organisatieverandering via programmamanagement versus lean management Thea van den Berg Suzan Vos Rijkswaterstaat.
Bouw en verbouw van een accommodatie Het bouwprocess.
Bedrijfsplan 1.  Proces en invloed  De centrumgemeentevariant  Democratische legitimatie  Dichtbij burger (dienstverlening)  Efficiencywinst, financiële.
Sociaal Domein Kop van Noord Holland Samenwerking tussen gemeenten Texel, Den Helder, Schagen en Hollands Kroon.
KOERS voor Delft presentatie aan commissie Middelen en Economie 23 juni 2011.
Certificering van assetmanagement
Transitie oprichten beheerstichting Sport Alblasserdam Han de Krijger Tonia Ruybroek 9 oktober 2012.
MODERN BOEREN OP OUDE HOEVES even voorstellen 3 partners proces; nieuwe samenwerking expeditie ruimte.
1……………………….. Doeltreffende samenwerking Markermeer - IJmeer 12 november 2015 Corné Nijburg.
Dordt aan Zet. De gebruikswaarde van een voorziening maximaliseren door de behoefte van alle belanghebbenden centraal te stellen. Gemeentelijk Eigendom.
Instrument of houding? Implementatie van regionaal en lokaal integraal volksgezondheidsbeleid.
© MOVISIE Een leefbare samenwerking Door: Bora Avric (senior organisatieadviseur en o.a. projectleider van het project ‘Sportief Participeren’ binnen MOVISIE),
Organisatieontwikkeling Bijeenkomst voor Informatie en Opinie 9 oktober 2012.
DOELSTELLING Gericht op integrale aanpak voor ontwikkeling van sportbeleid door samenwerking tussen de gemeente, de georganiseerde sport en de plaatselijke.
G e m e e n t e H a r d i n x v e l d - G i e s s e n d a m Bijeenkomst Onderzoek Maatschappelijke Agenda (MAG) 1 juni 2016.
Open convenant aanpak PIANOo-congres 2017
Wegen van waarden en randvoorwaarden
Projectplan en fasering BGT regio Nijmegen
HELP! Beren op de omgevingsweg
Welkom! Nieuwe vormen van medezeggenschap
V.
INFORMATICA Hoofdstuk 13 - Projectmanagement.
Lean in dienstverlening bij BNG Bank
Ontwikkeling, wij als EBS
Transcript van de presentatie:

PROJECTMATIG WERKEN Inleiding Ger Theelen Carla Schreurs Vervolgtraining R 1722-01-001 dd 28.03.02

Inleiding Aanleiding: Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen. Hoe: 1. Type werkzaamheden 2. Principe projectmatig werken 3. Implementatie – BMC (Cultuur) 4. Investeren in eigen medewerkers Ad 1: Onderscheid in type werkzaamheden, te weten projectmatig werken en integraal werken Ad 2: Toepassen principe projectmatig werken bij integraal werken Ontwikkelingen in de maatschappij / partnerschap Consument - meer betrokkenheid en inbreng Belanghebbenden - inhoudelijke bijdrage en betrokkenheid Marktpartijen - risicodragend participeren - marktverbreding en samenwerking Overheid - van risico dragen naar risico spreiden - van alwetend naar regievoerend R 1722-01-001 dd 28.03.02

Regulier werk versus Projecten Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Regulier werk versus Projecten Bakje in/uit Zeker Duidelijk Bekende Procedures Bepaalde tijd / budget Teamwork Ingekaderd Eenmalig Doel- of resultaat gericht Ad hoc Onzeker Vaag Nieuw Gaandeweg wordt resultaat bekend Routine Projectmatig Procesmatig Welk onderscheid kan gemaakt worden in typen werk Wat zijn projecten, wat is routinematig werk en wat is improviserend werk? Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg R 1722-01-001 dd 28.03.02

Vertaling in de Gemeente Weert Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Vertaling in de Gemeente Weert Onderscheid in: Integraal Werken Reguliere taken, wel relaties met andere afdelingen, maar geen aparte projectstructuur Projectmatig Werken Alleen voor complexe Projecten, wordt aparte projectstructuur opgezet Complex: - Meervoudig / samengesteld - Afweging belangen / risico’s - Dynamisch Verbeterpunten BMC Integraal werken Projectteams (wildgroei projecten en stuurgroepen) Winst door Project- en procesbeheersing Inzicht in proces / fasering Kansen, risico’s Kosten en baten Marktpositie van het project R 1722-01-001 dd 28.03.02

BMC Kenmerken Integraal werken / adviseren door netwerken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers BMC Kenmerken Integraal werken / adviseren door netwerken 95% van de taken wordt in de lijn afgedaan Taakvolwassen en taakverantwoordelijk Aangewezen “trekker” (interdisciplinair) voor samengestelde handelingen Principes van Projectmatig Werken toepassen Een innovatieve organisatie is constant in beweging Ontwikkeling, interactie en intensieve samenwerking is de sleutel (Effectief gedrag) Overheid kan sturend vermogen vergroten door gebruik te maken van netwerkachtige structuren waarbij: het belang van de projectorganisatie wordt erkend, teamleden niet structureel, maar adhoc en bilateraal bij een project worden betrokken. R 1722-01-001 dd 28.03.02

Projectmatig werken Kenmerken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectmatig werken Kenmerken Probleem, doel en taakstelling helder formuleren Gericht en planmatig werken naar resultaat Activiteiten en middelen Fasering Besluiten Sturing op voortgang Rapportage op inhoud en proces (GOKIT) Ruimte voor flexibele invulling van organisatorische principes Open en interactief planproces, Partners vooraf betrekken Zorgvuldigheid R 1722-01-001 dd 28.03.02

Projectorganisatie Kenmerken Voorwaarden Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectorganisatie Kenmerken Buiten de lijn : PT = een tijdelijke afdeling Relatie opdrachtgever - opdrachtnemer Opdracht: taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid vooraf helder formuleren Desgewenst Stuurgroep en Klankbordgroep Voorwaarden Alleen voor complexe / samengestelde handelingen waarbij veel partijen en/of belangen zijn betrokken Deelprojecten (z.s.m.) in de lijn zetten = integraal werken mensen en technologie, die planmatig worden ingezet om successen te behalen en risico’s te mijden (beheersen) R 1722-01-001 dd 28.03.02

In de praktijk Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers In de praktijk In te vullen door aanwezigen : organisatiebreed R 1722-01-001 dd 28.03.02

Aansturing projecten Formele bevoegdheden Aansturing Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Aansturing projecten Formele bevoegdheden Gemeenteraad (Visie en beleid op hoofdlijnen) Burgemeester en Wethouders (bedrijfsvoering) Mandaat en sub-mandaat directeur, afdelingshoofd en/of medewerker Aansturing Opdrachtgever = directeur / afdelingshoofd Opdrachtnemer = Projectleider Bestuurlijk overleg c.q. Stuurgroep = altijd B&W (aangevuld met derden bij contractuele relatie) Het beleidsproces kan worden onderverdeeld in: Strategische processen (visie en missie) Tactische bedrijfsvoering (doelen en projecten) Operationele zaken (uitvoering en producten) Besturen is ondernemen, daadkrachtig ergens voor staan en terdege communiceren over de resultaten R 1722-01-001 dd 28.03.02

Matrix organisatie Concern Sector Integraal Projectmatig Werken Werken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Matrix organisatie Integraal Projectmatig Werken Werken Opdrachtgever:: MT / MT-lid Taakverantw.: Medewerker Medeverantw.: Afd.hfd / dir. Eindverantw.: Gem. secretaris Bestuurlijk verantw.: Port.houder Opdrachtgever.: MT / MT-lid Taakverantw.: Projectleider (voorz.) Medeverantw.: MT Eindverantw.: Gem. secretaris Bestuurlijk verantw.: Projectcollegelid Concern Opdrachtgever:: Afdelingshoofd Taakverantw.: Medewerker Medeverantw.: Afdelingshoofd Eindverantw.: Directeur Bestuurlijk verantw.: Port.houder Opdrachtgever : Afd.hfd / dir Taakverantw.: Projectleider Medeverantw.: Afd.hfd / Opdrachtgever Eindverantw. : Dir. / Opdrachtgever Bestuurlijk verantw.: Projectcollegelid Sector R 1722-01-001 dd 28.03.02

Projectleider Taak en rol Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectleider Taak en rol Verantwoordelijk voor resultaat: inhoud en proces GOKIT voor bedrijfsvoering en communicatie Leidt het Projecttam Rapporteert aan de opdrachtgever Adviesfunctie naar afdelingshoofd en directeur (geldt voor alle PT-leden) Door processturing werkdruk laag houden Inhoud wordt geleverd door de lijnorganisatie Projectleider - is afhankelijk EN onafhankelijk van partijen - Regisseur, werkt aan draagvlak en consensus R 1722-01-001 dd 28.03.02

Projectteam Teamleden Voorwaarde Rol en taak Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Projectteam Rol en taak Is de motor van het project Verantwoordelijk voor de integrale plankwaliteit Bevat deskundigheid en capaciteit om alert en precies te reageren op wensen van de opdrachtgever Teamleden Hebben mandaat van de lijnorganisatie en houden verbinding tussen project en afdeling Krijgen (per fase) opdrachten van de projectleider Voorwaarde Er worden geen belangrijke beslissingen genomen zonder advies van het projectteam

De “Project” omgeving Projectleider/Medewerker Intern krachtenveld Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers De “Project” omgeving De opdracht Projectleider/Medewerker Intern krachtenveld Extern krachtenveld Taken Bevoegdheden Onderscheid in de projectomgeving is: Binnen de eigen organisatie: de interne projectomgeving De opdrachtgever, de directeur, het afdelingshoofd, het college, de raad, bevoegdheden, andere projectleiders, projectteamleden, etc.. Iedere medewerker heeft ook zijn eigen omgeving, die een grote invloed uitoefent als medewerker van het project Buiten de eigen organisatie: de externe projectomgeving Belangenorganisaties, externe adviserurs, externe projectteamleden, gebruikers, andere overheden, bewoners, etc… Open planprocessen met optimale inspraak of inbreng wordt steeds belangrijker. Een plan wordt met de bewoners en/of belanghebbenden gemaakt De taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden van de projectleider Het is belangrijk voeling te houden met de projectomgeving voor en tijdens het project.Veel PL worden zo in beslag genomen door de inhoud van het project, dat ze geen tijd hebben om aan de omgeving aandacht te besteden. Een van de grootste fouten is het verwaarlozen van de opdrachtgever. Doel: Tevreden partijen Project afronden binnen budget en planning Duurzame relatie Verantwoordelijkheden R 1722-01-001 dd 28.03.02

Het principe van “Projectmatig Werken” Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Het principe van “Projectmatig Werken” Doel: het kunnen beheersen van risico’s in projecten Hoe? Faseren (Projectfasering) Beheersen (GOKIT CSR) Beslissen Beheersen: Geld, Organisatie, Kwaliteitsbeheer, Informatie&communicatie,Tijd Contracten, Scope en Risico’s Wat zijn risico’s? Proces – risico’s Inhoudelijke – risico’s R 1722-01-001 dd 28.03.02

Principe projectm. werken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers 100 % Beheers- baarheid 75 % 50 % 25 % Keuze- vrijheid Projectmatig werken Is gericht op programmatische sturing van inhoud en kwaliteit (beheersing van risico’s) Leidt tot beperking van de keuzevrijheid Richtingkeuze in beginfase (budgetbepalend) en niet in de eindfase (afwijken heeft grote gevolgen) I.t.t. procesmatig (gericht op het komen tot keuzes) 0 % Resultaat Tijd Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 R 1722-01-001 dd 28.03.02

Principe projectm. werken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers PMW = SMART S pecifiek M eetbaar A cceptabel R ealistisch T ijdgebonden Soms worden ook andere principes gebruikt: CRAMBO (Concreet, realistisch, acceptabel, meetbaar, bekend gemaakt en overeengekomen) R 1722-01-001 dd 28.03.02

Principe projectm. werken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Faseren 1 2 3 4 5 6 Initiatief Fase Pro-gramma fase Ontwerp Fase Voorbe-reidings fase Reali-satie Fase Beheers Fase Idee Wat Hoe Hoe maken Doen Instand houden Project Resul-taat Op-lossing Uitwer-king Materia-lisering Onder-houd 1. Initiatieffase: DROOM, GEDACHTE, IDEE, WENS Centraal staat: het probleem en de wil om hieraan iets te doen Vaardigheden: conceptueel, creatief, Brainstom, workshops Besluit 0: instemmen projectmelding en opdracht voor startnotitie Besluit 1 instemmen startnotitie en opdracht voor PvA Besluit 2 Instemmen PvA Besluit 3 opdracht programmafase 2. Programmafase: WAT Boodschap: precies vastleggen wat we willen Centraal staat: het proces en de confrontatie van wensen en mogelijkheden (denk aan exploitatiekosten) Vaardigheden: idem fase 1 Besluit 4: Toets PvA Instemmen PvE en Haalbaarheidsonderzoek Opdracht voor Ontwerpfase 3. Ontwerpfase: HOE Centraal staat: In deze fase het kiezen van oplossingen (uitsluiten van alternatieven) Vaardigheden: Creatief ontwerp Besluit5: Toets PvE Instemmen VO/DO Opdracht voor ontwerpfase Etc. 4. Voorbereidingsfase: HOE TE MAKEN Boodschap: Zorg dat de uitvoering vlekkenloos kan verlopen (druk op de knop) Centraal staat: Technologie en detaillering, engineering Vaardigheden: Hierarchie en no-nonsens Besluit: Toets DO en PvE Instemmen bestek etc. Opdracht voor realisatiefase 5.Realisatiefase: DOEN EN UITVOEREN Boodschap: zorg dat wat we willen er ook helemaal komt (en niet meer dan dat) Centraal staat: Uitvoeren en invoeren. Directievoering en toezicht Besluit: Toets bestek en DO overdracht en ingebruikneming 6. Exploitatiefase Centraal staat: Exploiteren, beheer en instandhouding, preventief en correctief onderhoud Vaardigheden: Servicegericht Besluit: Toets eindresultaat op functioneren Opdracht beheer en exploitatie aanpassing, renovatie Alternatieve projecten vallen af Alternatieve eisen vallen af Alternatieve oplossingen vallen af Alternatieve Realisatie- mogelijkheden vallen af Alternatieve gebruiks- en onderhoudsmogelijkheden vallen af R 1722-01-001 dd 28.03.02

Principe projectm. werken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Beheersen: GOKIT CSR Kwaliteit Informatie en Communicatie Organisatie Geld Tijd Contracten TIJDBEHEERSING Zorgt ervoor dat het projectresultaat op tijd is en dat de activiteiten worden uitgevoerd volgens de tijdsplanning met de toegewezen capaciteiten (mensen en middelen) Voortgangsplanning besluitvorming, beslismomenten en beslissers Procedures, doorlooptijden per (deel)project of fase Toets: kritieke pad (rode draad realisatie en rapportage) GELDBEHEERSING Zorgt ervoor dat het project rendabel is; dat de kosten binnen budget blijven en dat de geplande opbrengsten tot stand (kunnen) komen Budgetbeheer, projectbegroting en bewaking, instrumenten en hulpmiddelen Globale kostenraming, dragers, opbrengsten en exploitatie Toets: doelmatige en doeltreffende inzet KWALITEITSBEHEERSING Zorgt ervoor dat het projectresultaat goed genoeg is, d.w.z. dat het binnen de marges voldoet aan de kwaliteitseisen, dat de tussenresultaten worden getoets aan die eisen en dat de daarvoor benodigde middelen beschikbaar zijn. Ambitie en toleratntie vooraf vastleggen (inhoudelijk en procedureel) Toets: meetbaar, doelgericht en zorgvuldig INFORMATIEBEHEERSING: zorgt ervoor dat het projectresultaat eenduidig is vastgelegd en goedgekeurd, dat van de beslisdocumenten steeds bekend is welke de laatst geldende zijn, wat de distributie daarvan is en welke wijzigingsprocedures daarvoor gelden. Eenduidige info naar partijen Intern: project, lijn, bestuur Extern: derden belanghebbenden Eenduidige registratie van activiteiten Projectdossier: documenten, producten en rapportage (toetsbaar) Toets: Draagvlak ORGANISATIE (overlegvormen en sturing) zorgt ervoor dat iedereen weet wat ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn, dat er aandacht is voor samenwerkingsaspecten en procedures en dat het projectresultaat overgedragen kan worden. Vaststellen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Opdrachtnemer (Projectleider, Projectteam, capaciteiten) Opdrachtgever (Beslissers, regisseur, klankborden) Toets: rechtmatig (wie mag wat?) DE OPDRACHTGEVER KEURT DE INZET VAN GOKIT GOED EN IS VERANTWOORDELIJK VOOR TOETSING EN BIJSTELLING VAN DE OPDRACHT Risico’s Beheersapecten (gericht op belangen) Welke belang, welke aandacht Communicatie intern en extern Scope R 1722-01-001 dd 28.03.02

Principe projectm. werken Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Beslissen FASEREN: Initiatief Fase Program. Fase Ontwerp Fase Voorbereid. Fase Realisatie Fase Beheers Fase BESLISSEN: Projectresultaat Projectweg Beheersaspecten Geld Organisatie BEHEERSEN Kwaliteit Uitgewerkt naar de fasen. Systematische rapportage volgens model projectplan (om geen aspecten te vergeten) Voorbeeld Keent (meer aandacht voor projectmiddelen Raming is de basis voor beheersing: mensen, uren, budget Fase 1 grofmazig: projectkosten (+/- 40 %) Fase 3 globaal (+/- 10 % onvoorzien) Fase 4 detailbegroting (besteksbegroting) Learning by doing Niet bang om fouten te maken Informatie Tijd R 1722-01-001 dd 28.03.02

Implementatie - Cultuur Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Implementatie PMW Cultuurverandering / Cultuurcode Strakke en intensieve aansturing Maximale benutting van interne capaciteit Minimale vermenging van het werk voor projecten en overige werkzaamheden Punt van aandacht: betrokkenheid van bestuur, managementteam en lijn Draagvlak en vertrouwen winnen door overkill aan info. Maar wel gestructureerd. R 1722-01-001 dd 28.03.02

Implementatie - Cultuur Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Cultuurcode 1 t/m5 Ik communiceer open, eerlijk en met respect voor en met vertrouwen in de ander Ik houd mij aan afspraken en spreek anderen er op aan wanneer zij hun afspraken niet nakomen Ik signaleer kansen en handel ernaar Ik begin (liever) vanuit mijzelf dan dat ik passief afwacht Ik wordt niet gehinderd door negatieve ervaringen Niets aan toe te voegen R 1722-01-001 dd 28.03.02

Implementatie - Cultuur Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Cultuurcode 6 t/m 10 Ik beschouw collega’s en burgers als gewaardeerde klanten en behandel hen zoals ik zelf behandeld wil worden Ik draag bij aan het gezamenlijk resultaat van de gemeente Weert, ook al strookt het niet altijd met mijn persoonlijke inzichten Bovenstaande waardeer ik ook bij mijn collega’s Bovenstaande zorgt er voor dat ik met enthousiasme, plezier en gepaste trots bij de gemeente werk Ik ken mijn verantwoordelijkheden en durf beslissingen te nemen op basis van afgewogen risico’s R 1722-01-001 dd 28.03.02

Implementatie - Cultuur Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Cultuurverandering Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd in functiebeschrijvingen Project- en dus resultaat-verantwoordelijk inhoud proces (GOKIT) Budgetverantwoordelijkheid Projectbegroting / afrekening Opdracht / fiatteren binnen goedgekeurde (project)begroting Projectmatig Loongebouw Functiewaardering Herplaatsing Begeleiding: coaching, sturing Beoordeling (functioneren en salaris) R 1722-01-001 dd 28.03.02

Ontwikkeling medewerkers Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Ontwikkeling medewerkers Ontwikkelen visie Beschrijven gewenste competenties Ontwikkelen Competenties: Kennis Vaardigheden Gedrag Functioneren Coachen, volgen en beoordelen R 1722-01-001 dd 28.03.02

Concern training PMW (april 2002) Dualisme en mandatering(mei 2002) Typen werkzaamheden Principe projectm. werken Implementatie - Cultuur Eigen medewerkers Concern training PMW (april 2002) Dualisme en mandatering(mei 2002) Budgethouders (juni 2002) R 1722-01-001 dd 28.03.02

PROJECTMATIG WERKEN Inleiding Ger Theelen Carla Schreurs Vervolgtraining R 1722-01-001 dd 28.03.02

Maatschappelijke context Maatschappelijke ontwikkelingen Onderlinge relaties, wederzijdse afhankelijkheid en dynamiek nemen toe Overheidstaak is verwerven met partijen in haar omgeving R 1722-01-001 dd 28.03.02

Democratisch en politiek bestuur verantwoordelijk voor regie: OVERHEID Democratisch en politiek bestuur verantwoordelijk voor regie: Ontwerp (Aanpak en eisen) Bouw (Bestek en uitvoering) Exploitatie (Beheer en onderhoud) Financiering Competitie: Geen dus weinig prikkels voor optimalisatie, creativiteit en innovatie. GEBRUIKER Afnemer, klant: Inbreng in PvA en PvE door: Marktonderzoek Optimale prijs/kwaliteit verhouding Adequaat beheer en onderhoud. Competitie: geen. Wordt geprikkeld tot creativiteit en innovatie middels prijs/kwaliteit. PROJECTLEIDER is bruggenbouwer, facilitator kenner van het krachtenveld Oriëntatie (markt en gebruikers) Plan van aanpak Programma van eisen Bestek en realisatie Exploitatie Financiering Competitie georganiseerd dus veel prikkels voor optimalisatie, creativiteit en innovatie. PRIVATE MARKTPARTIJ Aannemer / projectontwikkelaar Ontwerp (Aanpak en eisen) Bouw (Bestek en uitvoering) Exploitatie (Beheer en onderhoud) Zoekt zelf financier. Competitie : sterke prikkels voor optimalisatie en creativiteit Competitie gering, dan weinig prikkels voor innovatie. BELANGHEBBENDEN Maatschappelijke organisatie, aktiegroep Marktonderzoek bij alle gebruikers Wil wezenlijke inbreng PvA en PvE. Optimale exploitatie(kosten) Competitie: geen Worden geprikkeld tot creativiteit en innovatie door (levens)overtuiging. R 1722-01-001 dd 28.03.02

Ontwikkeling in partnerschap Consument - meer betrokkenheid en inbreng Belanghebbenden - inhoudelijke bijdrage en betrokkenheid Marktpartijen - risicodragend participeren - marktverbreding en samenwerking Overheid - van risico dragen naar risico spreiden - van alwetend naar regievoerend Projectleider - is afhankelijk EN onafhankelijk van partijen - Regisseur, werkt aan draagvlak en consensus R 1722-01-001 dd 28.03.02

Netwerken Een innovatieve organisatie is constant in beweging Ontwikkeling, interactie en intensieve samenwerking is de sleutel (Effectief gedrag) Virtuele netwerken: informatie delen Overheid kan sturend vermogen vergroten door gebruik te maken van netwerkachtige structuren waarbij: het belang van de projectorganisatie wordt erkend, teamleden niet structureel, maar adhoc en bilateraal bij een project worden betrokken. R 1722-01-001 dd 28.03.02

Integraal en Projectmatig werken Beleidsproces mensen en technologie, die planmatig worden ingezet om successen te behalen en risico’s te mijden (beheersen) Het beleidsproces kan worden onderverdeeld in: Strategische processen (visie en missie) Tactische bedrijfsvoering (doelen en projecten) Operationele zaken (uitvoering en producten) Integraal en Projectmatig werken R 1722-01-001 dd 28.03.02

Uitgangspunten vragen en ontwikkelingen Ruimte voor flexibele invulling van organisatorische principes Open en interactief planproces, Partners vooraf betrekken Zorgvuldigheid Besturen is ondernemen, daadkrachtig ergens voor staan en terdege communiceren over de resultaten R 1722-01-001 dd 28.03.02

Organisatie-structuur Sector SO Afdeling OmgevingsBELEID Afdeling Planrealisatie Afdeling Bouw- en Milieuzaken Sector SB Afdeling Inrichting Openbare Ruimte Afdeling Onderhoud Openbare Ruimte Afdeling Stadstoezicht en Gebruik Initiatieffase Voorbereidingsfase Realisatiefase (uitvoering) Programmafase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Exploitatiefase Voorbereidingsfase Realisatiefase (administratief) Exploitatiefase R 1722-01-001 dd 28.03.02

De Afdeling Planrealisatie Taken / Werkzaamheden Alle coordinatie- en ontwikkelingsactiviteiten Stadsvernieuwing, revitalisering en uitbreidingsplannen voor woningbouw en bedrijven Projecten die veel capaciteit vergen van de organisatie groot financieel belang voor concern vertegenwoordigen R 1722-01-001 dd 28.03.02

De Afdeling Planrealisatie Formatie: Afdelingshoofd Projectleiders Grondbedrijf Geo-informatie Ondersteunende functies: Projectteamleden (Medewerkers afdelingen OMB, MBZ, IOR, enz.) (Externen: inhuren capaciteit) Communicatie en informatie R 1722-01-001 dd 28.03.02

De Afdeling Planrealisatie Verbeterpunten Integraal werken Projectteams Projectbeheersing Inzicht in proces / fasering Kansen, risico’s Kosten en baten Marktpositie van het project R 1722-01-001 dd 28.03.02