Veranderen: Van werkend naar werkend product/markt- combinatie... ...en andere bedrijfsaspecten tijd

Veranderen in verschillende situaties project IT- project Invoe- ring Invoe- ring IT-project inclusief invoering IT-project met (deels) gescheiden invoering Doel- stelling Omgeving Beheersing Werk- wijze Org IT IT Primair Proces Project met IT als afgeleide Project met IT als onderdeel

Project Een project is een geheel van activiteiten, uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband en gericht op het bereiken van een welomschreven projectopbrengst binnen bepaalde randvoorwaarden.

Besturingsparadigma PROJECT- OMGEVING PROJECT- MANAGEMENT PROJECT- UITVOERING projectwereld

Relatie tussen management en werkvloer rapportage project audits • procedures • methoden

Gedegen projectmanagementmethode Functiescheiding tussen opdracht/contractmanagement en projectmanagement Duidelijke projectorganisatie Taakgeoriënteerd schatten, plannen en voortgang meten Het projectdossier als centrale opslagplaats voor de gegevens over het project scheiding tussen projectdocumentatie en systeemdocumentatie

Het doel van projectmanagement Het doel van projectmanagement is: het zodanig besturen van het projectproces dat de projectopbrengst een optimale toegevoegde waarde heeft voor een vernieuwde, verbeterde bedrijfsvoering.

Alles wat nodig is voor een succesvolle projectbeheersing Projectdossier & -rapportage Project- management Kwaliteits- borging Projectplan (incl. kwali- teitsplan) met maximaal gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen Risico- management

Zeven taken van projectmanagement definiëren projectcontract organiseren projectplan leiden projectdynamiek meten bevindingen analyseren conclusies beslissen beslissingen participeren bewegingsruimte

Zeven aspecten van projectmanagement het resultaat (functionaliteit + kwaliteit) dat het project oplevert de tijd die het project is gegund het geld dat voor het project is uitgetrokken de bemanning die het project uitvoert de middelen die in het project worden aangewend de informatie die bij het project een rol speelt de projectomgeving, voor zover die van belang is voor het project

Schatten en plannen Schatten ("Afbreken") Van overzichtelijk geheel naar goed gedefinieerde taken Schatten benodigde inspanning Direct productieve taken Indirect productieve taken Inschatten beïnvloedingsfactoren Potentiële risico's Maatregelen Plannen ("In volgorde zetten") Welke taken door wie en wanneer Wanneer wat gereed productenplan nodig Middelenplan Uitvoeren leidt tot verbruik Kostenplan betalingen Uitgavenplan

Voortgang bewaken en nacalculeren Voortgang bewaken (“Meten”) Verantwoording afleggen: Besteed versus gepland Nog te doen Status van producten Mogelijkheid tot vroegtijdig maatregelen nemen Managen van verwachtingen Kan leiden tot bijstelling planning of zelfs schatting Nacalculeren (“Lering trekken”) Eindverantwoording afleggen Volgende keer beter

Projectepisoden (1) projectoprichting projectbestendiging en -afronding projectvoering en projectuitvoering tijd

Projectbestendiging en -afronding Projectepisoden (2) Projectoprichting afspraken met de opdrachtgever inrichten van het project Projectbestendiging en -afronding het bijhouden van afspraken met de projectomgeving het leveren van het overeengekomen projectresultaat acceptatie van het resultaat door de projectomgeving nacalculatie en evaluatie Projectvoering en -uitvoering het realiseren van het projectdoel

Besturingscyclus (planning, uitvoering, beheersing) OMGEVING VOORBEREIDING OPLEVERING & AFRONDING PLANNING BEHEERSING Plan van Aanpak (Bij)sturen Beslissen Analyseren Werk- plan Opdracht Aanpak Voorwaarden Plannen Meten UITVOERING

De centrale rol van de ontwikkeltaak WAAROM WAAROVER WAT (specificatie van het systeem) projectplan (+ realisatie- gegevens) neerwaartse decompositie opwaarts TAAK schatting detailplan voortgangs- gegevens

Time-boxing (1) Focus op oplossing Time box Time box Time box Time box Actielijst Actielijst Actielijst Actielijst

Time-boxing (2) Bij time-boxing doen we het volgende: Het opdelen van het project in een aantal kleinere eenheden Per time-box kijken wat er gedaan moet worden Fixeren van de opleverdatum

Time-boxing en budget-driven Projectmanagementvariabelen: - Mensen/middelen - Tijd - Reikwijdte Je kunt er maximaal twee vastzetten, niet alle drie Time-boxed project: - Tijd vast - Reikwijdte variabel Budget-driven project: - Mensen/middelen vast reik- wijdte streef-functionaliteit t

Benodigde talenten in de projectleiding Ploegbaas Conceptueel denker Administrateur Diplomaat Sociaal werker Deze rollen passen in het algemeen niet op één persoon.

Een voorbeeld van een projectgroep . Projectgroep Dagelijkse projectleiding algemeen projectleider gebruikers- projectleider technisch projectleider vertegenwoordigers van: werkgroepleiders - accountantsdienst - (administratieve) organisatie - personeelszaken

Klassieke projectorganisatie GROEP Communicatie & PR Kwaliteits- zorg Gegevens(bank)- beheer Projectbureau (inclusief secretariaat) Technische ondersteuning extern georiënteerd intern georiënteerd Werkgroep invoering Werkgroep opleiding Werkgroep acceptatie Werkgroep conversie Applicatie- werkgroepen Werkgroep deelsysteem 1 Werkgroep systeemtest 2 3

Het projectplan 1. 2. 3. Introductie Toelichting Basis Accordering/bijstelling Projectopdracht Projectomgeving Doelstelling Opdrachtformulering Te leveren producten Eisen & beperkingen Cruciale succesfactoren Aanpak (projectscenario) 4. 5. 6. Inrichting en voorwaarden Projectinrichting Voorwaarden aan opdrachtnemer Voorwaarden aan opdrachtgever Voorwaarden aan derden Plannen Normen en aannamen Activiteitenplan Mijlpalen/producten-plan Middelenplan Financieel plan Kwaliteitsborging productkwaliteit Proceskwaliteit Maatregelen

Documentatiestructuur BEHEER(S)DOCUMENTATIE PROJECT- DOSSIER BEHEER- DOSSIER SYSTEEMDOCUMENTATIE

Het projectdossier offerte; contract project- plan project- evaluatie OPDRACHT- DOSSIER offerte; contract PDOA PARC project- plan HIST PROJECT STAN PPRC WIJZ project- evaluatie PRBL opdracht- evaluatie

Het projectdossier PROJECTDOSSIER ALGEMEEN STANDAARDEN PROJECTEXTERN GERICHT Offerte Contract Afsprakenregister Plan van aanpak Voortgangsrapporten aan opdrachtgever en aan Cap Volmac PROJECTINTERN GERICHT Detailschattingen Detailplannen Voortgangsrapporten van werkgroepen en van derden EVALUATIE Evaluatierapport Nacalculatie STANDAARDEN DOCUMENTATIESTANDAARDEN OVERIGE STANDAARDEN Standaarden m.b.t. de systeemontwikkelmethode Standaarden m.b.t. ontwerp en realisatie PROJECTPROCEDURES SCHATTING, PLANNING EN VOORTGANG WIJZIGINGSVOORSTELLEN PROBLEEMRAPPORTEN BEHEER VAN DE PRODUCTEN BEHEER VAN DE MIDDELEN OPLEVERING EN ACCEPTATIE INTRODUCTIE NIEUWE PROJECTMEDEWERKER PROJECTARCHIEF LOGBOEK CORRESPONDENTIE VERSLAGEN BESLISSINGEN PRODUCTBEOORDELINGEN RAPPORTEN REGISTERS WIJZIGINGENDOSSIER OVERZICHT WIJZIGINGSVOORSTELLEN VERSLAGEN PROBLEEMRAPPORTENDOSSIER OVERZICHT PROBLEEMRAPPORTEN VERSLAGEN HISTORISCHE INFORMATIE