Outsourcing en Acceptatie Management Case LNV Meet & Greet Transition Experts 25 april 2012 Joost Pigmans

Inhoud Even voorstellen Acceptatie Management versus Testen Outsourcing model Acceptatie Management & Outsourcing Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management Hoe richt je Acceptatie Management in? Case LNV Outsourcing Kantoorautomatisering Toegevoegde waarde voor Contract Management Samengevat

Even voorstellen KLIK KLIK 20 jaar leverancierkant van outsourcing Atos Orgin ICIM EDS Ordina Outsource delas: Postkantoren UWV Campina ING-Hypotheken (Postbank, WUH) Rabobank Vanaf begin 2009 ZZP-er RANAS-AKKI: kikkers HIER Kikkers in de kruiwagen!! Focus op outsource management bij klanten Kunst is kikkers IN de kruiwagen te krijgen en houden KLIK KLIK

Acceptatie Management vs Testen Accepteren is de eigen verantwoordelijkheid van klant Testen betreft harde (technische) deliverables en kan door leverancier Accepteren betreft het verstrekken van inzicht in de kwaliteit (verwachtingen, eisen, betrouwbaarheid) van de oplossing en tijdige oplevering van leverancier …door toepassing requirements & acceptatiecriteria, inspecties, audits, tests… (Testen is dus één van de middelen om tot acceptatie te komen!) …waardoor het management tijdig gecalculeerde beslissingen kan nemen AM is verantwoordelijkheid KLAN!! Voorbeeld LNV: testplan aan leveranciers gevraagd (nagels aan doodskist??) Echter testen gaat meestal over technische deliverables. V-model is daar ee voorbeeld van. AM is echter veel meer, nl: ………….. KLIK KLIK

Outsourcing model Acceptatie management Programma management Algemeen Uitbesteding Beleid Uitbesteding strategie per domein RFI-RFP Contractering Transitie & migratie Exploitatie Beëindiging Besturing & Regie Programma management Bemensing Communicatie Acceptatie management Architectuur Outsource model: niet te lang over praten (kan hele avond!!0 Outsourcing is complex, duur, lange looptijd )ook om in te richten Naast de bekende fasen, ook zeer veel aspecten die gemanaged moeten worden. Nl: Naast AM, ook Archtectuur, regie, bemensing En vooral niet te vergeten COMMUNICATIE!! KLIK

Acceptatie Management & Outsourcing Functionele, meetbare criteria Op basis van eisen en contract PvE RFI / RFP Contract Acceptatie Criteria “GO” Eerste Migratie Contractuele Acceptatie Acceptatie Migratie- eenheden Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) Drie formele toetsmomenten Nogmaals de bekende fasen met voor EL&I bijzonder moment, nl: GO 1e migratie en Contract Acceptatie Dus de AAP in het contract, Daarna Opstellen van ALLE detail Acceptatie Criteris. Vervolgens de verschillende FORMELE toetsmomenenten KLIK KLIK KLIK

Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management Inspecties: bijv. van HLD Validaties: bijv. van technische tests leverancier Audits: bijv. op organisatie en inrichting Tests: zoals FAT, IAT, PAT, GAT van applicaties Inspecties: statische controle van ontwerpdocumenten, middelen en de wijze van inrichting op consistentie met het uitbestedingscontract. Validaties: toetsingen op (vooral technische) tests die zijn uitgevoerd door de leverancier zelf. Aan de leverancier wordt gevraagd de uitgevoerde testen en rapportages te overleggen. Daarvan wordt vastgesteld of deze juist zijn uitgevoerd. Audits: op processen en organisatie inrichting van het IST-beheer, de SOLL-dienstverlening, de fysiek infrastructurele inrichting en de overname van personeel. Tests: verschillende testsoorten (FAT, IAT, GAT, PAT) voor functionele toetsing van de werking van de toepassingen (kantoorapplicaties, bedrijfsapplicaties, infrastructuur, werkplekken).

Hoe richt je Acceptatie Management in? Werkwijze en kaders reeds in RFP opnemen In contracteringsfase Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) uitwerken Na contract ondertekening: Detail Acceptatie Criteria uitwerken PvA Test & Acceptatie Rapportage op voortgang PvA en op verloop Acceptatie Criteria Toetsingsverslagen en Vrijgave adviezen Contract acceptatie en project acceptaties (decharges) Start al in RFP fase met kaders Daarna AAP in Contracteringsfase (kan niet eerder omdat je de aanbieding niet kent!!!) Na contract de verdere detailuitwerking en de toepassing van AM. KLIK

Case LNV outsourcing Kantoorautomatisering aan Capgemini

Scope Outsourcing LNV 9000 werkplekken, 1200 applicaties (700 gepackaged) Inclusief: WAN/LAN, Printing, Telefonie, smartphones, etc. Meerdere werkplekdiensten: Thin Client, Laptop, desktop, thuiswerkplek, VIP-werkplek, ontwikkelwerkplek, etc. Meer dan 150 locaties Single Point of Contact: Service Desk E-Portal voor standaard diensten en aanvragen Migratie naar nieuwe (Thin Client) infrastructuur (incl. datacenter) Overgang beheer huidige werkplekken (incl. personeel) Beheer toekomstige werkplekken

Op basis van het Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) uit het Contract PvE RFI / RFP Contract Acceptatie Criteria “GO” Eerste Migratie Contractuele Migratie- eenheden Op basis van het Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) uit het Contract Detaillering AAP naar 800 criteria, ieder criterium: Alle uit PvE, aanbod Capgemini en contract gedestilleerd Met eis, norm en wijze van toetsing Geprioriteerd op basis van bedrijfsrisico’s LNV Toegekend aan deliverable en mijlpaal Afgestemd met en goedgekeurd door Capgemini Ook stuurmiddel van de leverancier! (vooraf weerstand, daarna adoptie) Basis van de Acceptatie criteria is de AAP Daarna detaillering Doel is het SAMEN met leverancier te doen! KLIK KLIK

Dus meer dan 800 Acceptatie Criteria uit PvE, offerte, contract (bijlages) Gegroepeerd naar vrijgave adviezen en mijlpalen Inclusief: EIS prioriteit  risico  status Daarmee stuurmiddel voor verschillende doelgroepen (van BEIDE partijen) Stuurinstrument voor programma- en contractmanagement en voor leverancier KLIK KLIK

PvE RFI / RFP Contract Acceptatie Criteria “GO” Eerste Migratie Contractuele Acceptatie Acceptatie Migratie- eenheden Doel: toetsen of Capgemini gereed is om succesvol te migreren en beheer over te nemen LNV-DICTU samen met dienst LNV-PD als launching customer Toets op: Infrastructuur (productieomgeving, werkplekconcepten, interoperabiliteit) Eerste 120 applicaties Metingen (en extrapolatie): Capgemini haalt mijlpaal niet Oktober 2009 “Notitie vertraging Capgemini” Leidt tot uitstel van de Eerste Migratie, van 28 nov. 2009 naar 3 april 2010. Beide partijen draagt eigen extra kosten. Eerste migratie was Proef op de som voor zowel de volledige nieuwe architectuur Alswel migratie van de eerste “Launching Customer”. Dit was een soort “ZWAART VAN DAMOCLES”. Door goed ingericht AM, vroegtijdig aantoonbare vertraging voorspeld!! Herplanning als gevolg Oorzaak en reden waren glashelder Veel discussie en ook geld bespaard! Herplanning samen opgesteld (met lessons learned uit vorige fase!!) KLIK KLIK

PvE RFI / RFP Contract Acceptatie Criteria “GO” Eerste Migratie Contractuele Migratie- eenheden Doel: bepalen of het contract met Capgemini voor de overige migraties, en het beheer van de huidige (IST) en toekomstige (SOLL) Werkplekken, gecontinueerd moet worden Toets op: Acceptatie van de Eerste Migratie (is de Eerste Migratie ook geslaagd?) Uitvoering IST-dienstverlening Klaar voor SOLL-dienstverlening Na eerste migratie alle pijlen gericht op de Contractuele acceptatie. KLIK

Toets per migratie-eenheid op: PvE RFI / RFP Contract Acceptatie Criteria “GO” Eerste Migratie Contractuele Migratie- eenheden Toets per migratie-eenheid op: Applicaties PAT-OK? First-launch Bestel- en migratiegegevens (All-in-One) klaar Fysieke migratie Nazorg Na contractule acceptatie worden de overige migraties ingeplan met een drastische wijziging van de migratie-strategie. Van dakpansgwijs per LNV-Dienst naar: Locatie gebonden migraties zoals LAN/WAN, Telefonie, Printers, etc. Gebruikers migraties Per Dienst vooraf vastgestelde criteria en Decharge per migratie. KLIK

Organisatie en governance Omvang team Test & Acceptatie: 4 – 6 fte (20% van VKA-team) 1 fte management 3 fte acceptatie analyse & testing 1 fte kwaliteitsmanagement 1 fte infrastructureel-technisch specialist Inzet van functioneel en technisch beheerders van LNV als testers Test & Acceptatie legt verantwoording af aan: Klant (informatiemanagers van de LNV-diensten) Board (programmamanager, contractmanagement, Kwaliteit Management) Formele escalatie: opdrachtgever Totale omvang VKA-team 25 man. 20% voor T&A Daarnaast >> 50 FAB- en TAB-ers Acceptatie Management heeft verschillende stakeholders naats Contract Management!! KLIK

Succesfactoren bij LNV Stress getrokken naar periode waarin je je dat kunt veroorloven Opdrachtgever kan gecalculeerde risico’s nemen Maximale alignment met de leverancier PvE RFI / RFP Contract Acceptatie Criteria Toets- Moment #1 Toets- Moment #2 Toets- Moment #Z

Toegevoegde waarde voor Contract Management SMART tool voor beoordelen prestaties leverancier (en vv) Emoties in contract onderhandelingen veel minder Constante, gestandaardiseerde oplevering vanuit programma van Vrijgave Adviezen, decharges, etc. Van veelal ‘technische discussies’ naar ‘functionele discussies’ Dus: een meer evenwichtig acceptatie mechanisme (voor beide partijen) i.p.v. “afrekenmechanisme”.

YOU GET WHAT YOU DESERVE ! Samengevat Acceptatie Management (AM) is veel meer dan testen Start zo vroeg mogelijk met AM (in RFP-fase) Bepaal domeinen en aspecten van AM (o.b.v. PvE, Offerte, contract, ed) Pak AM projectmatig aan Gebruik AM ook als management ‘tool’, SAMEN met leverancier SMART tool voor Contract Management Daardoor: Vanaf start managen van de verwachtingen en beheersing van de risico’s Borg je vooraf dat de outsourcing niet uit de hand loopt YOU GET WHAT YOU DESERVE ! Samengevat: Daardoor: You get what you deserve KLIK KLIK KLIK

Acceptatie Management Artikel Acceptatie Management Kritische succesfactor bij uitbesteding door Ministerie EL&I Basile Lemaire & Joost Pigmans Te downloaden op www.ranas-akki.nl Contact? Joost Pigmans Ranas-Akki Sourcing & Interim Management E: Joost.pigmans@ranas-akki.nl M: 06-577 89 109 Vragen: …………………….. Artikel: Contact KLIK KLIK

Mantenga las ranas en la carretilla