Aansluiting bij de praktijk Informatieplan IOOV Aansluiting bij de praktijk

Informatieplan Huidige situatie Gewenste situatie migratiepad Stap 1 vertrekpunt - Stand IV huidige situatie - Ambities en knelpunten - Doelstelling IV Huidige situatie Stap 4 aanpak Spoor 1 – korte termijn Spoor 2 – middellange termijn hergebruik applicaties aansluiten ext. ontwikkelingen migratiepad Stap 2 omgeving en kaders: Rijksbrede ontwikkelingen E-inspecties ICT beleid VenJ Meerjarenvisie IOOV Stap 5 actieplan projecten activiteiten, inzet, kosten Gewenste situatie Stap 3 globale analyse Model Informatiehuishouding Gat met de huidige situatie samengaan met IST Stap 6 besluiten / acties MT

Inhoudsopgave informatieplan IOOV Wat Vertrekpunt Huidige situatie IV Ambities en knelpunten Doelstellingen IV Omgeving en kaders Kaders Externe ontwikkelingen Gewenste IV Model Informatievoorziening Gat met de huidige situatie Samenwerking ISt Hoe Aanpak Twee sporen Hergebruik applicaties Aansluiten bij ontwikkelingen Actieplan Projecten Inzet en kosten

Huidige Informatievoorziening (IV) - PC - Laptop - Smartphone - Externe toegang - etc. Werkplekken Kosten Applicaties ICT infrastructuur Werkplekken en telefonie in kaart Gebruik applicaties in kaart van de IOOV en van andere Inspecties en VenJ (t.b.v. eventueel hergebruik) ICT Infrastructuur in kaart Totale kosten huidige ICT na overdracht aan VenJ € 279.318

Ambities en knelpunten Onderwerp Ambitie Knelpunt A) Efficiency –sturingsinfo ontbreekt waardoor geen zicht op efficiency inzet, geen overzicht bezoekinformatie, geen mobiele werkplek en mogelijkheid om informatie vanaf een andere locaties op te roepen, onvoldoende vaardigheden m.b.t. gebruik van applicaties X B) Efficiency – plannen van aanpak, onderzoeksvragen zijn vooraf niet altijd goed uitgewerkt, waardoor tijdens onderzoeken ‘rework’ ontstaat C) Kwetsbaarheid – kennis in de hoofden en niet gestructureerd opgeslagen, afhankelijkheid van betreffende medewerker die weet wat waar te vinden is D) Effectiviteit – structureel bijhouden of de situatie is verbeterd na onderzoek E) Risicoanalyse – de Minister vooraf kunnen informeren over waar de risico’s zitten (geen gestructureerde opslag van gegevens waardoor er geen analyses mogelijk zijn) F) Er is behoefte aan integrale overzichten (bijv. situatie per regio of domein, trendanalyses) t.b.v. analyses, toezichteffect

Doelstellingen IV Structureel borgen van kennis: vastlegging onderzoekgegevens (op)bouwen toegankelijk collectief geheugen gebruik van externe bronnen t.b.v. (management)informatie, (risico)analyses, opvolging aanbevelingen uit onderzoeken. Verbeteren efficiency en effectiviteit werkproces: mobiel werken delen bezoekinformatie ondersteunen onderzoeksopzet opleiding IOOV heeft beperkte middelen; toekomstbestendige informatiehuishouding maar kostenefficiënt

Kaders Meerjarenvisie IOOV VenJ beleid: Baseline ICT management Digijust is voorgeschreven besluit bestuursraad IOOV valt onder SG-lijn dus: verplichte afname GDI, DBOB-regie is aanspreekpunt voor wensen vanuit de IOOV Invlechting ICT in VenJ Overgang naar VenJ werkplek, maar datum nog niet bekend Invlechting VenJ – consequenties en planning op ICT gebied nog onduidelijk 7

Externe ontwikkelingen - VenJ en e-inspecties planning Realisatie Aansluiting Digidoc/digijust juli 2012 planning traject onzeker Onderzoek gezamenlijk DMS eind mei 2011 vervolg nog onbekend Webbased Survey (IGZ) beschikbaar Financiering door e-Inspecties indien vragenlijst voor eind 2011 gereed t.b.v. pilot Rampenbestrijding op Orde Holmes Beschikbaar op ICT omgeving rijksinspecties Aansluiting overige Inspecties Januari 2012 2e kwartaal 2012 Planning is onzeker Digitale werkomgeving Inspecties (DWI) PvE wordt opgesteld Planning onbekend Inspectieview Bedrijven Voorziening beschikbaar Nog besluitvorming over hoe en wanneer in te passen binnen IOOV. Vraagpunt is de kosten van het beschikbaar stellen van bronnen en of dit wenselijk is. MARTHE / RITHm Ontwikkeling Risico-analyse Inventarisatie Conclusie: nog veel in de planfase

Externe ontwikkelingen – rijksbreed > DGOBR Aansluiten basisregistraties (geen landelijke planning) Compacte rijksdienstsnota: Één ICT infrastructuur (DWR) Één ICT dienstenaanbieder (SSO-ICT) Verder werken aan één rijksinspectie Nota I-strategie: Integraal actieplan hergebruik informatiesystemen > 2011 Rijksbrede informatiearchitectuur gereed in 2013 (één rijksinspectie onder één gemeenschappelijke informatiearchitectuur) Opstellen van een overheidscloud (beschikbaarheid gegevens, beeld en geluid > gepland 2013) Uitrol DWR gehele rijksoverheid in 2015 Voldoen aan de basisvoorwaarden informatiehuishouding rijk > te implementeren in 2015 Archiefachterstanden (digitalisering) in 2020 weggewerkt Conclusie: ook hier nog veel in planfase

Externe ontwikkelingen - aanbevelingen Actie Volgen Status Inspectieraad   Basisregistraties X Business Case (e-Inspecties) Holmes Fit-gap analyse (e-Inspecties) Digitale werkomgeving Inspecties (DWI) Prog. van Eisen (e-Inspecties) Inspectieview Bedrijven Presentatie in PL-overleg. Korte Termijn aansluiten voor gebruik. Langere termijn eventueel aanleveren gegevens MARTHE / RITHm Risico-analyse Bespreken inventarisatieronde en factsheet Ministerie VenJ Invlechting VenJ Bespreken in stuurgroep VenJ werkplek Aansluiting Digidoc/digijust Juli 2012 samenvoegen Pentagroep Onderzoek gezamenlijk DMS Inventarisatieronde (e-Inspecties) Webbased Survey (IGZ) Voorstel in PL-overleg en MT Rijksbreed Compacte Rijksdienst I-strategie

Gewenste IV – huidig primaire proces als basis Trigger thematisch/incidenten/ actualiteiten systematisch I. Informatie vergaren 1. Voororiëntatie II. Structureel toetsingskader (indicatoren + normering + weging) Fase 1 2. Uitvoeren oriëntatie IIIa Risicoanalyse IIIb Doorlichting 3. Opstellen Plan van Aanpak Fase 2 4. Uitwerken onderzoeks- instrumentarium 5. Veldwerk / analyse cyclische werkwijze 6. Beoordelen 7. Afronden en evalueren Fase 3 Proces nog niet uitgekristalliseerd, nog geen eenduidige zienswijze 8. Effectmeting

Gewenste IV - model informatievoorziening Bedrijfsvoering bronnen Bedrijfsvoering (F, P, productie) Stakeholders Bevraging Analyse broninfo Kwaliteits- controle Interventie onderzoek doc Vraag/antwoord Toezichtsobjecten toetskaders Werkstroom beheer projectplanning

Gewenste IV - 1e inventarisatie gewenste info broninfo onderzoek doc BVH BVI (BVO + blueview) BVCM GMS Beaufort MTO POLBIS ondermijnende criminaliteit (zwacri) proces verbaal Politiekennisnet Integrale Veiligheidsmonitor Bestanden van toezichtsobjecten (video-, geluidsopnamen, documenten) Praktijkwaarnemingen Interviewverslagen Resultaten analyse Opbrengsten risicoanalyse (landelijk en regionaal) Systeemuitdraaien (GMS, etc Zelfevaluatie door regio Kwaliteitssystemen Voorgaande onderzoeken Dashboard en indicatoren Normerings- en wegingskader Jaarverslagen Risicoprofiel Aanvullende documenten uit het veld

Gewenste IV – gat met de huidige situatie Bedrijfsvoering bronnen Bedrijfsvoering ) P-direct, BINK Stakeholders Bevraging Analyse Excel, SPSS broninfo Kwaliteits- controle Interventie onderzoek doc Vraag/antwoord Toezichtsobjecten Digidoc toetskaders Werkstroom beheer Email projectplanning MS-projects

Gewenste IV – vergelijking met ISt Bedrijfsvoering bronnen Bedrijfsvoering ) P-direct, BINK Stakeholders Bevraging TKG Analyse Excel, SPSS broninfo Kwaliteits- controle Interventie onderzoek doc Vraag/antwoord Toezichtsobjecten TKG toetskaders Werkstroom beheer Isist Email projectplanning MS-projects

Gewenste IV – kansen samenwerking IOOV/ISt Kansen samenwerking ISt Actie    Toelichting Gezamenlijke webportal X Quick Win: Bespreken met ISt Implementeren TKG Quick Win: Datum volgt (afhankelijk van invlechting VenJ) Gezamenlijk informatiemanagement Quick Win: Afgestemde afvaardiging in overleggen Selecteren, inkopen, ontwikkelen ICT voorzieningen ISIST Overnemen Bezoekinformatiesysteem (afhankelijk van invlechting VenJ Onderzoek of ISIST bruikbaar is voor Document Management en werkstroombeheer IOOV Toegang en analyse bronbestanden Gezamenlijk onderzoek naar mogelijkheden bronbestanden Onderzoeksdatabase Gezamenlijk onderzoek naar applicaties/ontwikkeling Analyse- en bevragingstools Gezamenlijk onderzoek naar tools

Aanpak Twee sporen: Spoor 1 korte termijn acties en quick wins Realisatie in 2011 Spoor 2 middellange termijn – structureel borgen van kennis Voorbereiding in 2011 Realisatie 2012 Uitgangspunten Zoveel mogelijk hergebruik van bestaande applicaties Zoveel mogelijk aansluiten op ontwikkelingen inspectieraad, Pentagroep en VenJ

Actieplan – spoor 1 – korte termijn Projecten spoor 1 Aanleiding Status 1. Plaats- en Tijdongebonden werken knelpunten/ambities A Loopt 2 Toetsingskader Generator (TKG) knelpunten/ambities B 3. Inspectieview Bedrijven (gebruik) Inspectieraad Starten 4. Webbased Survey Pentagroep 5, Overdracht ICT Invlechting IOOV in Ministerie VenJ 6. Webportal IOOV en Ist Fusie IOOV / Ist 7. Quick Wins Informatiemanagement - afvaardiging overleggen - selectie, ontwikkeling en inkoop ICT

Actieplan – spoor 2 – middellange termijn Projecten spoor 2 Aanleiding Status 1. Kennisbank - Informatiebehoefte - Applicatiekeuze - Realisatie en implementatie knelpunten/ambities C, D, E en F Starten 2. Applicatieportfolio - hergebruik applicaties / nieuwe applicaties 3. Informatiemanagement - borgen informatiemanagementfunctie inspectie 4. Aansluiting e-inspecties - aansluiting basisregistraties - Holmes - DWI - MARTHE/RITHm - Risicoanalyse - gezamenlijk DMS Inspectieraad, Pentagroep Loopt 5. Digidoc / Digijust Invlechting IOOV in Ministerie VenJ

Actieplan – besluiten / acties MT Akkoord te gaan met de lijn van dit informatieplan en het actieplan voor spoor 1 en spoor 2 Migratie naar VenJ werkplek Knelpunt: Het is van groot belang dat IOOV z.s.m. aansluit op het VenJ-netwerk i.v.m. communicatie met departement, TKG, Bist. Om ook de BZK faciliteiten (Digidoc en e-mail) te kunnen blijven gebruiken is een externe toegang tot het BZK-netwerk nodig. Dit is nog niet gerealiseerd. Aanvraag hiertoe is ingediend door de projectleider TKG. Opdracht aan VenJ en BZK om versneld toegang te regelen.

Actieplan – besluiten / acties MT Realisatie mobiele werkplek. Knelpunt: beveiligingsbeleid staat niet toe dat een laptop op het Lokale Netwerk op kantoor wordt aangesloten. Dit betekent in feite dat per medewerker twee werkplekken (dubbele kosten) noodzakelijk zijn indien mobiel werken wordt doorgevoerd (bij 40 PC’s ca. € 100.000 extra). Actie naar PSG?: - óf toestemming voor gebruik van laptop op kantoor óf financiële dekking voor dubbele werkplekken Inspectieraad Actie naar Jenny Thunnissen en Ferry de Rijcke Bekostigen activiteiten e-Inspecties uit budget e-Inspecties: Webbased Survey Aansluiting basisregistraties (actielijn 3 Pentagroep) Planning voor het uitvoeren van de activiteiten: Fit-gap analyse HOLMES Prog. van Eisen Digitale Werkomgeving Inspectie Inventariseren gezamenlijk Document Management Systeem

Actieplan – besluiten / acties MT Kansen samenwerking met ISt - Gezamenlijke webportal - Implementeren TKG - Gedeelde afvaardiging in overleggen (mbt ICT) - Selecteren, inkoop en ontwikkelen ICT voorzieningen - Bezoekinformatiesysteem overnemen - Inventariseren: - Mogelijkheden ISIST; - Toegang en analyse bronbestanden - Onderzoeksdatabase - Analyse- en bevragingstools. Actie naar: Wouter Meurs Bespreken en afspraken over gezamenlijke aanpak