Faculteit Politieke & Sociale Wetenschappen Faculteit Politieke & Sociale Wetenschappen Departement Communicatiewetenschappen Departement Communicatiewetenschappen Onderzoeksgroep Strategische Communicatie Onderzoeksgroep Strategische Communicatie Prof. dr. Michel Walrave Prof. dr. Michel Walrave Starten met ewerken: een stappenplan

duurzaam ewerken = projectplan

Stappenplan I. Initiatief II. Definitie III. Voorbereiding IV. Implementatie V. Evaluatie

I. INITIATIEF: motieven voor vraag I. INITIATIEF: motieven voor vraag Oorsprong vraag? Oorsprong vraag? Top-down:  mobiliteit  decentralisering  productiviteit  flexibiliteit  retentiebeleid  kansenbeleid … Bottom-up:  mobiliteit  evenwicht werk/privé  productiviteit (storing) … Multidisciplinair projectteam

II. DEFINITIE: projectcontract II. DEFINITIE: projectcontract Stuurgroep ewerken: multidisciplinair team Stuurgroep ewerken: multidisciplinair team  Kerntaken: 1. Formuleren ewerk(piloot)projectplan 2. Uitvoeren (piloot)project: activiteitenclusters 3. Rapporteren over vorderingen/evaluaties aan top

II. DEFINITIE: Activiteitenclusters Hardware Hardware Bestaande situatie Bestaande situatie Bijkomende hardware? Bijkomende hardware? Software Software Op pc of op server? Op pc of op server? Toegang tot bronnen Toegang tot bronnen Verbindingen Verbindingen Kabel/ADSL Kabel/ADSL VPN VPN Beveiliging Beveiliging Helpdesk/advies Helpdesk/advies Site/telefoon Site/telefoon Cursus Cursus Arbeidscontract Arbeidscontract Bestaande situatie Bestaande situatie Addendum (voor- Addendum (voor- waarden, kosten) waarden, kosten) Arbeidsreglement Arbeidsreglement Bestaande situatie Bestaande situatie Aanpassingen Aanpassingen Verzekeringen Verzekeringen Uitbreiding? Uitbreiding? Voorwaarden Voorwaarden eWork policy eWork policy Afspraken Afspraken veiligheid veiligheid bereikbaarheid bereikbaarheid controle controle gebruik ICT gebruik ICT Telewerkbaarheid Telewerkbaarheid Criteria Criteria Methode Methode Communicatieplan Communicatieplan Management Management Ewerkers Ewerkers Niet-ewerkers Niet-ewerkers Selectie Selectie Intakegesprek Intakegesprek Aanvraag- Aanvraag- procedure procedure Test Test Trainingen Trainingen MBO MBO Timemanagement Timemanagement Software Software Evaluaties Evaluaties Survey Survey Interviews Interviews Facilitymanagement Kantoorinnovatie… Kantoorinnovatie… ICTLEGALHR

III. VOORBEREIDING: ewerkbaarheid Aandachtspunt: objectiveren selectie 1. Geschiktheid functie  Job hoofdzakelijk informatieverwerking alle nodige data online? alle nodige data online?  Job met voldoende zelfstandigheid weinig supervisie, face-to-face interactie nodig? weinig supervisie, face-to-face interactie nodig?  Job met meetbare output kwantitatieve en/of kwalitatieve meting mogelijk? kwantitatieve en/of kwalitatieve meting mogelijk?  Job vereist mobiliteit en/of is lokatie-onafhankelijk mobiel off-site werk of werk in thuiskantoor mogelijk? mobiel off-site werk of werk in thuiskantoor mogelijk?

2. Geschiktheid kandidaat: competenties 2. Geschiktheid kandidaat: competenties  Hard skills: omgaan met ICT en software  Soft skills: e-communicatie, werkattitude, time- management, remote management, … 3. Geschiktheid kandidaat: karaktertrekken  Autonoom & resultaatgericht  Zelfdiscipline & motivatie  Betrouwbaar & stipt III. VOORBEREIDING: ewerkbaarheid

–

Selectiemethode ewerkers : 1. Aanvraagprocedure:  Schriftelijk formulier t.a.v. stuurgroep/ leidinggevende  Self-assessment instrument 2. Interview:  Manager/afdelingshoofd  Potentiële telewerker (intakegesprek) 3. Survey:  Voor start telewerkproject: attitudes/ervaringen/verwachtingen III. VOORBEREIDING: Selectie

IV. IMPLEMENTATIE: kick-off & opvolging  Invoering: startvergadering (kick-off meeting)  Communicatie over aanleiding en doelstellingen  Uitleg over de basisaspecten, concrete richtlijnen:  « ework policy »  « ICT-users policy »  Getuigenissen telewerkers/managers (intern/extern)  Bijkomende informatie  bronnen (intranet/brochures)  trainingen (collaborative tools, timemanagement, MBO,...)  Interne media: informatie (niet-)ewerkers

V. EVALUATIE: meten resultaten V. EVALUATIE: meten resultaten  Tussentijdse evaluaties  Survey (online) bij telewerkers/niet-telewerkers en managers  Diepte-interviews en/of focusgroep(en)  Eindevaluatie pilootproject  Compilatie van de resultaten (diverse meetmomenten)  Laatste survey omtrent evaluatie project  Nagaan drop-out (exit-interview)  Diepte-interviews en/of focusgroep(en)  Conclusies omtrent kosten/baten  Rapportering van projectteam aan topmanagement Voortzetting/uitbreiding/stopzetting ewerken? Voortzetting/uitbreiding/stopzetting ewerken?

Valkuilen  Weerstand (cultuur, controle)  Discrepantie verwachtingen  Gebrek afspraken frequentie, doelen, bereikbaarheid & doelen, bereikbaarheid & aanwezigheid aanwezigheid  Vervagen grens werk/privé  Kinderziektes project (ICT)  Gebrek informatie aan niet- ewerkers & werkbelasting ewerkers & werkbelasting  Gebrek centrale online info  Onduidelijkheid gevolgen loopbaan & opleidingskansen loopbaan & opleidingskansenSuccesfactoren  Kosten/baten analyse  Multidisciplinaire voorbereiding  Objectiveren telewerkbaarheid  Objectieve selectiecriteria  Opstellen « eworkpolicy »  Informeren, adviseren, trainen  Vertrouwen & meten  Integreren in HR-beleid

Meer info? Onderzoek> Onderzoek> Handleiding> Handleiding> Hyperlinks> Hyperlinks>