Inkoopmanagement Prof.dr. J. (Jan) Telgen Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009

Even voorstellen Prof.dr. J. (Jan) Telgen Hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement Universiteit Twente Faculteit Management en Bestuur Sinds 1987 Focus op publieke sector Non-executive partner Significant Adviesbureau Verzelfstandigd uit PwC (2003) 50 consultants Marktleider inzake inkoopadvies in publieke sector

Agenda Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk? Waar sta je met inkoop? Samenwerken in inkoop Eventueel: (Europees) aanbesteden: feiten en ficties

Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk?

Alles waar een externe factuur tegenover staat is inkoop! Wat is inkoop? Waarbij onderscheid gemaakt kan worden in: Alles waar een externe factuur tegenover staat is inkoop! Primaire inkoop Facilitaire inkoop Producten Vakliteratuur Kantoorartikelen, Diensten Kopiëren readers Schoonmaak, catering, repro Werken Collegezalen Parkeerplaatsen

Inkoopfunctie = inkoopafdeling ‘Het inkoopproces’ Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Marktonderzoek uitvoeren programma van eisen opstellen inkoopstromen analyseren, acties initiëren Leveranciers- selectie offertes aan- vragen offertes beoordelen Onderhandelen (mantel) contracten afsluiten Orders plaatsen Contract bewaken individuele bestelling bewaken facturering verifiëren Claims afhandelen meer-/minder- werk contractherziening opstarten Inkoopfunctie = inkoopafdeling

Invloed op ‘het inkoopproces’ Mate waarin specificaties vastliggen Besparingsmogelijkheden Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

Prestatie indicatoren Organisatiebeleid Inkoopbeleid Klanten Organisatie & Personeel Methoden & Procedures Leveranciers Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Informatie- voorziening Prestatie indicatoren

Waar sta je met inkoop?

Waar sta je met inkoop? Altijd doen: Spend analyse: waar geven we het geld aan uit en hoe? Kwantitatieve doorlichting Is veel werk Heel concreet Kun je hele jaar door als basis gebruiken MSU+ doorlichting: hoe hebben we het geregeld? Kwalitatieve doorlichting Niet veel werk Redelijk abstract Geeft eenmalig ontwikkelingsrichting aan

Professionalisering in 3 stappen Find Get Keep Identificeren van verbeter- mogelijkheden en besparingen Doorvoeren van verbeteringen en benutten besparingen Vasthouden en bewaken van verbeteringen en besparingen GET is zinloos zonder KEEP KEEP kost geld !!! FIND: money in the air GET: money on the table KEEP: money in the pocket

Spend analyse

Inkoopgegevens simpel benaderbaar Inzicht verkrijgen in wat wordt ingekocht, bij welke leveranciers, voor wie, hoe vaak, en hoeveel geld daarbij wordt uitgegeven… Toewijzen aan inkooppakketten Ontdubbelen namen Controle op juistheid en volledigheid …de crediteurenadministratie is de bron voor inzicht. € ....... 12345 Jansen BV Kostenplaats x Tuin- onderhoud Contractnr, factuurdatum bestelinfo etc. Bedrag Factuurnr Naam Kostensoort Kostenplaats Eventueel Indelen in afdelingen

Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken Hoeveel kopen we in Hoeveel in welke pakketten Bij welke leveranciers Hoeveel facturen Spreiding over leveranciers Doen leveranciers zaken met meer afdelingen Welke afdelingen hebben eigen leveranciers Etc, etc. (Ik leer nog iedere jaar nieuwe analyses) De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken

Purchasing volume (> € 1.000.000) per commodity Aanleg wegen € 20.201.804,02 Civieltechnische adviseurs € 18.656.030,16 Overige adviseurs € 11.573.740,71 Afvalverzameling € 7.908.279,74 Wegennet € 5.505.740,47 Uitzendkrachten € 4.151.878,19 Advertenties € 2.435.559,84 Electriciteit € 1.961.160,15 Hardware en supplies € 1.902.053,32 Software (incl. onderhoud) € 1.614.483,60 Drukwerk € 1.498.236,87 Accountants € 1.478.633,19 Reis en verblijfskosten € 1.394.035,04 Studie en opleiding € 1.362.498,36 Groenvoorzieningen € 1.214.036,33 Overige materiaal € 1.187.077,18 Catering verbruik € 1.055.430,65

Purchasing volume per department Afd. Informatievoorziening € 1.206.984,10 Afd. Coordinatie € 1.115.211,81 Afd. Communicatie € 845.108,60 Afd. Huisvesting € 603.426,83 Afd. Sociale Ontwikkeling € 540.343,22 Afd. Welzijn stedelijk € 521.028,59 Afd. Zorgvoorzieningen € 329.967,22 Afd. Milieu € 323.777,44 Afd. Beleidsondersteuning € 202.960,26 Afd. Onderzoek € 192.512,60 Afd. Inrichting oost € 81.525,61 Afd. Vergunningen € 55.226,47 Afd. Unit coordinatie € 50.199,13 Afd. Controlling € 18.710,10 Afd. Inrichting west € 2.567,41 Department Purchasing volume Projecten € 53.527.222,54 Afd. Wegen € 6.997.981,49 Afd. Facilitaire zaken € 6.943.997,38 Afd. Accounting € 5.655.809,45 Afd. Welzijn landelijk € 2.665.880,72 Afd. Personeel € 2.658.954,04 Afd. Mobiliteit € 2.166.697,18 Afd. Juridische Zaken € 1.900.439,44 Afd. Economie € 1.735.850,97 Directie € 1.548.497,95 Afd. Toerisme € 1.514.451,17 Afd. Groenvoorzieningen € 1.403.825,24 Afd. Algemene Zaken € 1.362.946,24 Afd. Toezicht € 1.240.980,79

Number of suppliers per commodity Uitzendkrachten 54 Advertenties 43 Representatie 41 Bedrijfswagens (incl onderhd) 40 Materiaal install. & app. 38 Overige install. & app. 36 Hardware en supplies 27 Personenvervoer Groenvoorzieningen 25 Huur gebouwen en accomodaties Bouwkundig onderhoud 22 Accountants 21 Afvalverzameling 17 Commodity Number of suppliers Reis en verblijfskosten 275 Overige adviseurs 264 Studie en opleiding 219 Boeken, abonnementen 167 Wegennet 159 Civieltechnische adviseurs 109 Overige materiaal Kantoorartikelen 105 Gereedschappen 85 Installaties, apparatuur e.d. 75 Aanleg wegen 70 Drukwerk 69 Catering verbruik 62 Software (incl. onderhoud) 58

Commodity Number of suppliers Kleding & bedrijfskleding 16 Vaste en mobiele telefonie Onderhoud terreinen 14 Werkplekvoorzieningen Cateringapparatuur 12 Porto/verzendkosten Papier (gewoon, blanco) 10 Verkeers(regel)install. Verzekeringspremies Chemicalien en zout 9 Gebouwenschoonmaak Beveiliging 7 Diensten telecombedrijven 6 Electriciteit Onderhoud inventaris Commodity Number of suppliers Telecomapparatuur (incl onderhoud) 5 Automatiseringsdientsen 4 Brandstof Kopieer-, print- en fax app. Water Werving en selectie Aankoop onroerend goed 2 Gas Waterbouwkundige werken Electrotechn. materialen 1 Gebouwinstallaties Mat.onderhoud gebouwen Materiaal t.b.v. wegennet Openbare kunstwerken Verhuisdiensten

Suppliers and purchasing volume Supplier Name Total Heijmans Milieutechniek B.V. € 8.350.105,05 ATM/Afvalst.Terminal Moerdijk B.V. € 6.376.268,13 Janssen de Jong Infra b.v. € 3.515.298,91 Grontmij Advies & Techniek b.v. € 3.463.838,97 Essent Energie bv € 3.455.584,82 Wegenbouwmaatschappij J. Heijmans B.V. € 2.361.658,60 Bovil B.V. € 2.174.219,05 Koninklijke Wegenbouw Stevin bv € 1.840.597,04 Tempo-Team Uitzendbureau bv € 1.574.405,28 Baars Infra bv € 1.364.246,59 BLM Weg- en Waterbouw bv € 1.167.716,23 Bloem Civieltechniek BV € 1.141.674,65 Ingenieursbureau Oranjewoud b.v. € 1.074.383,23 Provincie Noord-Brabant € 1.061.601,98 CGN BV - ECS Catering € 1.001.813,58

Number of invoices (>100) per supplier Tempo-Team Uitzendbureau bv 721 Essent Energie bv 444 Library Service 339 Bovil B.V. 245 KPN 197 Elverding & Kruijff b.v. 176 CGN BV - ECS Catering 165 Drukkerij Huntjens b.v. 164 NS Reizigers 159 KPN Telecom 143 Grontmij Advies & Techniek b.v. 127 Novotel Nederland BV 113 Nido Universal Machines b.v. 110 Travel Card Nederland b.v. 109

Cumulative value per invoice

Invoices per commodity Number of invoices Reis en verblijfkosten 999 Uitzendkrachten 982 Overige adviseurs 980 Boeken, abonnementen 917 Wegennet 862 Civieltechnische adviseurs 719 Studie en opleiding 582 Drukwerk 535 Overige materiaal 480 Vaste en mobiele telefonie 447 Aanleg wegen 393 Installaties, apparatuur e.d. 365 Electriciteit 350 Advertenties 341 Kantoorartikelen 336 Catering verbruik 239

Inkoopgegevens in principe bekend Maar gebruiken we ze wel ….?? Voor onderhandelingen met leveranciers Voor intern management Voor onderkennen verbeteringsmogelijkheden Voor beperking werklast Etc. Managers die hier niet naar kijken managen hun inkoopfunctie niet ….

Kwalitatieve doorlichting

MSU+ model Een bijkomend voordeel van het gebruiken van het standaard MSU+ model is dat ook een vergelijk gemaakt kan worden met inkoopfuncties van veel andere organisaties Voor elk proces kan een 0 t/m een 10 worden gescoord aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst

Samenwerken in inkoop

Verschillende samenwerkingsmogelijkheden Ervaringen, methodes en tips uitwisselen (www.pianodesk.info) Pianodesk groep Gezamenlijk inkoopvoorwaarden opstellen Bestekken delen en opstellen Gezamenlijk contracten (en leveranciers) delen en beheren Leveringen afstemmen voor logistieke voordelen Inkoopprofessionalisering, -advisering en benchmarking Delen van inkoopmedewerkers Etc. Samenwerken bij inkoop hoeft niet alleen gezamenlijk inkopen/aanbesteden te zijn

Waar gaat het om bij samenwerken? Delen van informatie en hulpmiddelen Delen van volume Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

Mogelijke samenwerkingsvormen Konvooi Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; Dimensies: weinig gemeenten; F1-team Trefwoorden: leren; standaardisatie; Dimensies: lange termijn; informeel; Carpool activiteiten steeds door 1 wisselende partij uitgevoerd; invloed van allen op de gezamenlijke activiteiten Meeliften Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften; Busrit Trefwoorden: Schaal-grootte; 3e partij Dimensies: veel contracten; formeel; aantal verschillende gezamenlijke activiteiten

Te beslissen per pakket of activiteit Organisatieoverstijgend met een lage gevoelswaarde (bijv. kantoorartikelen, energie) een hoge gevoelswaarde een hoge gevoelswaarde en direct verband met product (bijv. gezamenlijk inkoopprocessen professionaliseren) Type activiteit Organisatiespecifiek Centraal (bijv. carpoolen / busrit / meeliften) Inkoopsamenwerking Gecoördineerd (eenvoudig) (bijv. F1-team / konvooi) Gecoördineerd (complex) (bijv. F1-team / konvooi) Decentraal (ieder voor zich)

10 succesfactoren uit een grootschalige enquête Inkoopvolume doorontwikkelen goede communicatie (huidige + nieuwe projecten) Borgen interne organisaties alle leden tonen commitment in totaal voldoende tijd in steken alle leden hebben interne ondersteuning Professionaliseren inkoopfuncties alle leden dragen kennis bij Organisatie vrijwillige deelname alle leden hebben soortgelijke invloed eerlijke verdeling van besparingen alle leden hebben soortgelijke doelen

Bijzonderheden uit de enquête Niet onderscheidende succesfactoren (zijn wel van belang in opstartfase) vertrouwen in de andere leden formaliteit van samenwerkingsverband Belangrijkste succesfactoren (p < 0.05) vrijwillige deelname voldoende tijd in steken alle leden dragen kennis bij alle leden tonen commitment goede communicatie eerlijke allocatie van besparingen

Besparing Drie instanties kopen gezamenlijk laptops in

Verdeling Besparing: € 14.720,- Hoe te verdelen? A Iedereen evenveel B Proportioneel aan het ingekochte aantal C Iedereen betaalt dezelfde prijs per stuk D De compromiswaarde (uit de coöperatieve speltheorie) gebaseerd op de minimum- en maximumbedragen die elke partij redelijkerwijs kan claimen

Samen op weg naar een gouden resultaat!

Conclusie: Inkopen wordt niet makkelijker, maar wel steeds belangrijker

(Europees) aanbesteden: feiten en fictie

De basisprincipes van Europees aanbesteden Richtlijnen hebben als doelstelling: Totstandkoming van de interne markt Stimulering concurrentie door bekendmaking opdrachten Gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten Besparingen op de uitgaven door een professioneel inkoopproces Gebaseerd op de beginselen: Non-discriminatie Transparant proces Objectieve selectie- en gunningscriteria Actueel sinds begin jaren ’90 (Richtlijn Werken zelfs al eerder) Voor aanbestedingsplichtige diensten geen ‘richtlijn’, maar een Europese regel die onverkort is overgenomen in de Nederlandse wetgeving… Kortom verplicht!

De basisprincipes van Europees aanbesteden Een opdracht moet Europees worden aanbesteed als: De opdrachtgever een aanbestedingsplichtige dienst is De waarde van de opdracht boven een bepaalde drempelwaarde uitkomt De drempelbedragen zijn: Voor leveringen en diensten: > € 211.000 Voor werken: > € 5,2 mio Dan specifieke procedure volgen

De basisprincipes van Europees aanbesteden Het vaststellen van de drempelbedragen Samenhangende zaken optellen Per inkooppakket en niet per transactie of leverancier (splitsen mag niet) Voor de gehele organisatie en niet per afdeling (idem) Voor doorlopende zaken: omzet over 48 maanden Dit alles om te bepalen of drempelbedragen overschreden worden Inkopen mogen wel gesplitst worden uitgevoerd, maar dan ieder van de kleinere inkopen volgens de Europese regels aanbesteden

Wat betekenen de Europese aanbestedingsregels? Voor de procedure is er vrije keuze uit: Openbare procedure Niet-openbare procedure In specifieke gevallen (restrictief): Onderhandelingsprocedure of Prijsvraag De procedure in hoofdlijnen: Offerteaanvraag opstellen Aanbestedingskalender / TED-database publicatie Inschrijvers reageren Krijgen offerteaanvraag/bestek Inschrijvers offreren Selectie en gunning Gunningsresultaat melden aan inschrijvers Publicatie Vrijwel hetzelfde als een professioneel inkoopproces; maar twee simpele stappen extra

Keuzevrijheid in gunningscriteria Gunning (kiezen van de uiteindelijke leverancier) mag op twee manieren Laagste prijs Economisch Meest Voordelige Aanbieding Onder EMVA mogen allerlei criteria meetellen: levertijd garantietermijn kwaliteit etc. Maar wel moet worden aangegeven (van te voren) hoe deze meetellen En die criteria mogen niet discriminerend zijn

Gunningcriteria Bij de keuze van criteria onder de EMVA is men volledig vrij. Die ruimte kan nuttig gebruikt worden. Welke criteria? responstijd op storingen lokale dingen zelf regelen Hoe waarderen/scoren? is 10% goedkoper 10 punten of 3 punten waard? is 5 minuten minder aanrijdtijd bij storingen 3 of 10 punten waard? kan aangepast worden aan eigen wensen

De situatie in het land Zijn wij roomser dan de paus? Op veel plaatsen (!?!) is het beeld: “wij” doen alles netjes en “zij” rommelen maar wat aan ….. en “zij” komen er ook nog mee weg wat zijn wij toch stom! Maar de feiten zijn: “wij” doen niet alles netjes “zij” doen ook dingen netjes en als “ze” rommelen komen “ze” er niet altijd (en steeds minder) mee weg en dat is pas stom!

Naleving aanbestedingsregels

Naleving aanbestedingsregels

Controle op naleving Er is geen ‘politie’ die controleert Benadeelden kunnen tegen aanbesteder kort geding procedure starten vanwege: een opdracht had Europees moeten worden aanbesteed tijdens de procedure worden fouten gemaakt De rechter kan besluiten om: procedures te staken, overnieuw te starten, gunning nietig te verklaren of een schadeclaim toe te kennen De EU kan het land een boete opleggen Minister Remkes heeft recent al schriftelijk aangegeven dat een boete voor Nederland verhaald zal worden op de gemeenten Politieke consequenties

Aanbesteden onder de drempels Onder de drempels gelden niet de vormvereisten van de EU- aanbestedingsregels Maar blijkens een recent arrest (Assen) moeten ook voor aanbestedingen onder de drempelwaarden de principes van de EU-aanbestedingsregels worden gehanteerd: transparant objectief niet discriminerend Dat impliceert dat beperkte uitnodiging (meervoudig onderhands) niet voldoende is!! wordt ook opgenomen in nieuwe aanbestedingswet