Hoofdstuk 2 Het inkoopproces

De fasen van het inkoopproces initiatief tot inkoop; aanvragen en selecteren van offertes; bestellen van de goederen; goederenontvangt; retourzendingen; factuurcontrole en -afwikkeling.

De fasen van het inkoopproces Fase 1: initiatief tot inkoop. Ieder inkoopproces wordt geactiveerd door een impuls. Waarom is een impuls nodig? Wie mag een inkoopopdracht geven? Wat is de aanleiding tot een inkoopopdracht?

De fasen van het inkoopproces Fase 2: aanvragen en selecteren van offertes. Procedure offerteaanvraag: aanvragen, vast te leggen in offertebestand; binnengekomen offertes registreren; gelijktijdig beoordelen; beslissing vastleggen in offertebestand.

De fasen van het inkoopproces Bij leveranciersselectie op basis van offertes wordt gekeken naar: prijsaspecten; kwaliteitsaspecten; bereikbaarheid leverancier; leverings- en betalingscondities.

De fasen van het inkoopproces Fase 3: bestellen van de goederen. Verschillende soorten inkoopcontracten zijn: afroepcontracten afnamecontracten oogstcontracten raamcontracten

De fasen van het inkoopproces Fase 4: goederenontvangst. Kwaliteitsbewaking is een belangrijk marketinginstrument. Dit gebeurt bij goederenontvangst door: controle ontvangst door de portier; ontvangstmelding en eventueel besluit tot controle van de levering door de magazijnmeester; controle door magazijnmeester dan wel laboratorium.

De fasen van het inkoopproces Fase 5: retourzendingen. Bij retourzending stuurt de leverancier een creditnota. Deze wordt verwerkt in de crediteurenadministratie.

De fasen van het inkoopproces Fase 6: het afwikkelen van de inkoopfactuur ontvangst van de factuur door administratiefactuur vastleggen en nummeren; factuur controleren met bestelopdracht, ontvangst, eventueel contract (prijscontrole); crediteur opboeken; factuur betaalbaar stellen; factuur betalen.

Operationele informatiebehoefte Informatie nodig voor de uitvoering van het inkoopproces: hoogte van de voorraden; leveranciersgegevens; assortiment van de leveranciers; contractgegevens.

Tactische informatie Gericht op de beheersing van het proces. Leveranciersbeoordeling (Leveren ze gemiddeld op tijd? Hoeveel procent van de leveringen klopt met de bestelling?): ontwikkeling inkoopprijzen; werkelijke kosten t.o.v. gebudgetteerde kosten; kosten retourzendingen.