Guus Delen ; theorie De SourcingfactorenMonitor Motieven voor uitbesteding van ICT Vormen van sourcing

De sourcingfactoren monitor DF1 projectmatige aanpak Vinden van een Win-Win situatie: DF2 Business case ROC DF3 Business case leverancier Processen kunnen uitwisselen: DF4 Ontvlechtbaarheid DF5 Vermogen tot aansturen DF6 Sourcing kennis

3. Aansturen van de leverancier 5. Eigen ICT- dienst- verlening DF1 Projectmatige aanpak 4. Weer in huis nemen 2. Leverancier selectie 3. Aansturen van de leverancier 1. Business case 5. Eigen ICT- dienst- verlening

Motieven voor uitbesteding DF2: Business case Motieven voor uitbesteding % Operationeel Kostenbesparing Behoud/terugkeer kapitaal 35% 5% Tactisch Innovatie Kwaliteitsverbetering Variabele kosten 2% 13% Strategisch Omzetgroei Snellere time to market Focus op kerncompenties

DF4. Ontvlechtbaarheid Uitbesteed proces Inbesteed proces Een Sourceable Unit (SU) is een pakket processen waarvan alle interfaces bekend zijn: 1) ingangsproducten, 2) resourcebeslag, 3) uitgangsproduct (SLA), 4) rapportage en aansturing

DF5. Vermogen tot aansturen Fase V: Excellerend Fase IV: Keten-georiënteerd Fase III: Systeem-georiënteerd Fase II: activiteit-georiënteerd Mdw. Waard Mdw. Waard kl. Fase I: Initieel Leiderschap Strat Processen Eindresultaten Waard Mtsch. Midd Outsourcing vereist fase III tot IV van het INK model

Vormen van sourcing 1. eigen IT afdeling revitaliseren 2. Shared services 3. Outtasking 4. Outsourcing

Eigen IT afdelingen Risico’s: continuïteit kennis

Shared Services Schaalvoordelen met behoud van branchekennis & customer intimacy

Outtasking ? ? Geen overdracht van IT- personeel; Leverancier Geen overdracht van IT- personeel; Maar waar moet dat dan naar toe ?

Outsourcing Overdracht van personeel: kan het zich wel handhaven ? Leverancier Overdracht van personeel: kan het zich wel handhaven ?

Wat bieden de leveranciers? Tips & tricks als je wil uitbesteden Wat willen we bereiken? Wat bieden de leveranciers? Tips & tricks als je wil uitbesteden Floor van der Feltz

Interactief Handen uit de mouwen!! (1) JA NEE Wie hebben er al iets uitbesteed? Wat hebben jullie uitbesteed? Telefonie Technisch beheer netwerken Standaard office omgeving Technisch beheer werkplekken Werkplek/hardware d. Technisch beheer databases e. Ontwikkeling nieuwe applicaties f. Helpdesk g. ROC-specifieke applicaties h. Overig  Bordjes omhoog!

Interactief Handen uit de mouwen!! (2) Wat waren jullie ervaringen met uitbesteding? -- - -/+ + ++ A B C D E  Bordjes omhoog!

Interactief Handen uit de mouwen!! (3) Welk scenario past het beste voor je (ICT) organisatie om de kwaliteit te verbeteren en de toekomstige eisen en wensen te faciliteren? Revitaliseren (= substantieel verbeteren) Outtasking Sharing met andere (onderwijs) instellingen Outsourcing  Bordjes omhoog!

Wat willen wij en wat kunnen de leveranciers? Wat denken de leveranciers te kunnen bieden? Wat willen we bereiken met uitbesteden? Kwaliteitverbetering Kostenbesparing Innovatiekracht Kennisonafhankelijkheid Schaalbaarheid Kostenbesparing Kwaliteitsverbetering Voorspelbare en flexibele dienstverlening 7*24 uur Toekomst voor de medewerkers Toegang tot innovatie Stage plaatsen, gastdocenten etc

Ervaringen met de leveranciers (1) Hebben ruime ervaring met de “exploitatie” van “nuts” ICT diensten Onderscheiden zich van elkaar door : Visie over jullie markt Cultuur binnen de onderneming Profiel bij de beslissers van de Bve sector Ervaring in de onderwijsmarkt Willen erg graag “scoren” Zien de Bve sector als interessante / moeilijke markt

Ervaringen met de leveranciers (2) Het kosten niveau (prijs per PC – prijs per snapshot) is aantrekkelijk Bieden betere toekomstmogelijkheden voor de medewerkers Arbeidsharmonisatie is geen probleem Inpassing (cultuur, kennis, functie) is moeilijk Zijn goed in staat om “het huis op orde te brengen” Begrijpen eigenlijk niet waarom er zo weinig vraag naar uitbesteding is!

Tips & tricks - inhoudelijk (1) Vanuit het ROC/AOC Definieer precies wat je wil uitbesteden Overweeg mensen en middelen in te ruilen tegen diensten Ook de helpdesk Denk aan BTW, zeker bij overdracht eigendom apparatuur Ga Europees uitbesteden Openbaar / niet openbaar Stel een professioneel RFI / RFP op Hanteer objectieve criteria voor selectie rondes Informeer voortdurend de leveranciers Werk zorgvuldig : kwaliteit gaat boven planning

Tips & tricks inhoudelijk (2) Vanuit het ROC/AOC Niet alleen maar ICT “nuts”voorzieningen maar denk ook aan andere diensten (stageplaatsen, gastdocenten, R&D “vijver” etc) Heb visie over de te kiezen leverancier Geef de leverancier de ruimte maar hou zelf de regie Buit de kennis en ervaring uit van de leverancier Profiteer van ervaringen elders Stel een (gedegen) LOI op VOORDAT het Contract wordt afgesloten Transitie mensen  afbouw / opbouw

Tips & tricks procesmatig Actoren, die je “mee” moet hebben : CMR/OR (instemming / advies) Bonden (hun rol / verantwoordelijkheid CvB Raad van Toezicht In aanmerking komende medewerkers Onderwijs Manage het gehele veranderproces vanuit 1 centraal punt Bevoegdheden Organiseer het procesweg Toets je procesweg Communiceer zowel intern (binnen de ICTafdeling) als binnen de organisatie Werk intern actief samen met de “interne helden”