PRO² Sportdiensten “voor sportdiensten in conditie” Een instrument ter PROmotie van de PROfessionaliteit van sportdiensten Opdrachtgever: Vereniging van de Vlaamse Provincies Ontwikkeld door: Double PASS, Spin-off Vrije Universiteit Brussel

 Sportdiensten zijn open en klantgerichte organisaties  Ze bewaken een permanent evenwicht tussen alle belanghebbenden  Medewerkers zijn ook belanghebbenden van de sportdienst  De werking leidt tot duurzame resultaten in de maatschappij  De leiding vervult een voortrekkersrol door te reflecteren, inspireren, waarderen en mobiliseren.  De sportdienst is transparant, wat verbetering, vernieuwing en ook verantwoording mogelijk maakt PRO² Sportdiensten Filosofie: gewenst profiel ‘Harde factoren zijn nodig voor succes, zachte zijn bepalend’

 De sportdienst is gestructureerd op basis van gedocumenteerde en samenhangende processen, uitgaande van toegevoegde waarde voor belanghebbenden  Maatschappelijke verandering vereist een continu proces van verbetering en vernieuwing a.d.h.v. PDCA-cyclus  Om de doelstellingen van de sportdienst te bereiken en verbeteringen door te voeren, is samenwerking binnen de dienst en met andere organisaties in keten of netwerken nodig ‘Harde factoren zijn nodig voor succes, zachte zijn bepalend’ PRO² Sportdiensten Filosofie: gewenst profiel

Globale resultaten

 5 provincies + V.G.C.  26 gemeenten  2 grootstedelijke sportdiensten  18 sportdiensten met meer dan 1 medewerker  6 1-manssportdiensten  128 gesprekken met medewerkers  31 gesprekken met politiek verantwoordelijke voor sport Een aantal cijfers

 Positieve punten  Gewicht van sport in het algemene beleid  Kwaliteit van het SBP  Relatie schepen, voorzitter SR en SF  Actiepunten  Consequente gegevensverzameling voor algemene beleidsbeslissingen  Opvolging realisatiegraad doelstellingen i/h SBP  Rapportering d.m.v. jaarrapport  Verder uitwerken van kwaliteitszorg Beleid en sportbeleidsplan

Organisatie van de sportdienst  Positieve punten  Organisatiestructuur  Financieel management (inzicht en beheer ‘sport’budget)  Actiepunten  Personeelsformatie i.f.v. werklastmeting en behoeftenonderzoek  Beheer van competenties  Opvolging van taken en prestaties  Uitwerken procedurehandboek  Implementatie servicemanagement (dienstverlening, klachtenbeheer,…)

Communicatie  Positieve punten  Informele interne communicatie  Aanwezigheid website  Contacten met pers en media Actiepunten  Verder uitbeiden website (krachtlijnen SBP, werkingsstructuur, medewerkers,…  Communicatie beter structureren  Uitbreiden mogelijke communicatiekanalen (vb. elektronische nieuwsbrieven)

Ondersteuning  Positieve punten  Subsidiereglementen  Eenduidig retributiebeheer  Communicatie vormingsaanbod  Actiepunten  Consequente inspectie /controle subsidies  Bevraging ter evaluatie en bijsturing subsidieproces  Implementeren van webapplicaties voor subsidieaanvraag, reservatie logistieke ondersteuning  Uitbreiden adviesverlening en -begeleiding

Promotie  Positieve punten  Aanbod sportpromotionele activiteiten  Actiepunten  Vooropstellen en opvolgen kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen per activiteit  Formalisatie en uniformisatie van de voorbereiding (draaiboek)  Consequente evaluatie van alle activiteiten

Accommodatie  Positieve punten  Opvolging energiebeheer  Onderhoud accommodaties, douches, kleedkamers  Actiepunten  Uitwerken noodplanning met noodprocedures  Implementatie noodoefening  Naast het opvolgen van het energiebeheer, actieplan opmaken om energieverbruik in te perken  Gebruik van producten en arbeidsmiddelen veiliger laten verlopen door risicoanalyses en instructiefiches  Volwaardige EHBO-voorzieningen in elke accommodatie

Gemiddelde scores gemeenten

Aantal tekorten provincies, V.G.C. en gemeenten

Clustering sportdienst met:provincies en V.G.C (#)gemeenten (#)totaal (#) Progressiemarge (>50%) -44 Basiswerking (50-59%) goede werking (60-80%) 4711 uitstekende werking (>80%) 112

Algemene bevindingen

 Positieve punten  Iedere sportdienst functioneert goed met de mensen en middelen waarover hij beschikt  Er is een duidelijk bewustzijn van de nood aan kwaliteit  De kwaliteit van de sportbeleidsplannen  De relatie tussen SF, schepen en SR  De vele informele contacten/overlegmomenten Algemene bevindingen

 Voornaamste actiepunten  Te weinig continuïteit aanwezig, nood aan formalisatie  Teveel persoonsgebonden aanpak, te weinig uniformiteit  Processen en procedures analyseren en afstemmen  Meer Resultaatsgericht werken, meetbare doelstellingen  Streven naar nog meer administratieve vereenvoudiging Algemene bevindingen

Double PASS, Spin-off Vrije Universiteit Brussel Sylvain Dupuislaan, 209/ Anderlecht tel/fax: