VRIJWILLIGERSBELEID

PROBLEEMSTELLING 2004 Onduidelijke positie vrijwilligers in gemeente Edegem Diverse, soms tegenstrijdige verwachtingen van vrijwilligers, ambtenaren en mandatarissen

WERKWIJZE Opstarten van werkgroep bestaande uit ambtenaren en vrijwilligers Opdracht : Inventaris knelpunten & aandachtspunten Uitwerking kwaliteitsvol vrijwilligersbeleid

4 THEMAGROEPEN Vanuit de analyse vd werkgroep ontstonden 4 themagroepen : Visie en taakafbakening Werving, selectie en introductie Praktische ondersteuning Ontwikkeling draaiboek

MISSIE & VISIE Kern uit de missie & visie : 1.Vrijwilligers als BTW (bijzonder toegevoegde waarde) 2. Ruimte geven voor vrijwillige inzet tot ieders tevredenheid 3. Waarden : - zin voor (gedeelde) verantwoordelijkheid - wederzijds respect en waardering

Betrokken partijen & hun rol Vrijwilligers - indeling a) “beleidsvrijwilligers” b) “activiteitenvrijwilligers” Ambtenaren : a) 1 coördinator gemeentelijk vrijwilligersbeleid b) 1 ambtenaar verantwoordelijk per “activiteit”

Betrokken partijen & hun rol Mandatarissen : 1.Regelmatig betrokken in overleg tussen ambtenaar, vrijwilliger en mandataris om afstemming te bevorderen 2.Rekening (leren) houden met de eigenheid van de gemeentelijke organisatie (budget, besluitvorming, bevoegdheden, interne werkingsafspraken)

COÖRDINATOR VW-BELEID Algemene coördinatie Aanbieden startdocumentatie, formulieren, recente info Bijhouden en coördineren gemeentelijk vrijwilligersbestand Aanspreekpunt bij “algemene” werkings-problemen BEWUSTE KEUZE (visie !): Vrijwilligersbeleid niet bij personeeldienst !

PROMOTIE & INTRODUCTIE Bekendmaking : gemeenteblad, week van de vrijwilliger, folder, website, krant (meteen voldaan aan de informatieplicht) Introductie : kennismaking, algemene informatie, interesse peilen, inlichtingenfiche, eventuele doorverwijzing

VRIJWILLIGERSBESTAND Behouden van een centraal “eigen” overzicht van vrijwilligers : contacten, interesse Beveiligde bewaring gegevens ! Aanvullingen door betrokken ambtenaren op uniforme wijze PROBLEEM : softwarepakket gezocht…

PRAKTISCHE ONDERSTEUNING Infrastructuur : overzicht beschikbare lokalen & materialen (zalenbrochure) Materiaal : uitleenmogelijkheden Verzekering : BA, verzekering gemeentelijke activiteiten, terugbetaling kosten bij ongeval (nog altijd “wachtend” op “de” verzekeringspolis vrijwilligers) Onkosten : afbakening soorten/grenzen + op voorhand kenbaar maken – Beleidsbeslissing !

PRAKTISCHE ONDERSTEUNING Vorming : jaarlijks voorzien (belonend) Waardering : kleine attentie of receptie in week van de vrijwilliger / aandacht in gemeenteblad & lichtkranten Om de 3j een GROOT  vrijwilligersfeest Overleg : - evaluatie van activiteit & bijsturen - PERMANENT behoud van werkgroep “vrijwilligersbeleid” !

DRAAIBOEK Organisatie grotere initiatieven : draaiboek gemeentelijke activiteiten Rode draad als houvast om initiatief op te enten Later ondersteuning op dit vlak via een Cel Feestelijkheden… (in oprichting)

LOKAAL VRIJWILLIGERSBELEID TIJDSLIJN “OPSTART” VW-BELEID : Voorbereidend werk : juni 2004 Werkgroep & themagroepen : sep-nov 2004 Uitwerking document vrijwilligersbeleid : dec 2004 - jan 2005 Goedkeuring college : 15 maart 2005 Actieplan maart 05 - maart 06

VRIJWILLIGERSWETGEVING Doorvoeren van kleine aanpassingen bv informatieplicht, verzekering, … “Levend” maken van ons lokaal vrijwilligersbeleid : 1. opstellen jaarlijks actieplan 2. jaarlijkse evaluatie werking 3. stem vd vrijwilligers horen bij start en einde van een werkingsjaar (overleg, informeel) 4. Permanent behoud werkgroep VW-beleid 5. Eigen schepen VW-beleid !

Toekomst in Edegem (1) Organisatie bevragingen & jaarlijkse bijsturing gemeentelijk VW-beleid Uitwerken profiel vrijwilliger per activiteitensoort + verfijnen eigen databank Behoud werkgroep VW-beleid: (1) als klankbordgroep EN (2) voor inhoudelijke voorstellen & uitwerking van ideeën

Toekomst in Edegem (2) Stimuleren andere gemeentebesturen om vacaturedatabank “vrijwilligers-werk”te ontdekken en ook actief te gebruiken… Algemene promotie voor vrijwilligerswerk, OOK in een gemeentebestuur of OCMW…

Slot Overstijg het niveau van “last met wetten & regeltjes” (toch zinvol die bescherming…) Ontdek de absolute meerwaarde van vrijwilligerswerk en blijf bewust investeren in mensen & samenleving !