Presentatie Adobe Interactive Forms voor J-formulieren SA en SK

Inhoudgave •Waarom AIF •Processtappen •Invoeren J-formulier •Goedkeuren J-formulier •Versturen naar ASC •Boeking in SAP •Documenten achteraf archiveren •Aanmaken van een template •Overige punten

Waarom Adobe Interactive Forms Voordelen voor de gebruiker:  Boekingen worden snel verwerkt;  Snelle terugkoppeling bij foutief aangeleverde boekingen;  Gebruikersvriendelijk;  Geen mogelijkheid tot “tikfouten” bij het ASC;  Terugkoppeling indien document geboekt is. “Adobe Interactive Forms biedt administratieve medewerkers van de Universiteit Utrecht de mogelijkheid aan om digitaal SA en SK boekingen aan te leveren aan het ASC.”

Processtappen Invoeren J-formulier (door invoerder) Goedkeuren J-formulier (door geautoriseerde) Doorsturen naar ASC (ASC team) Terugkoppeling via Bijlagen opsturen (door invoerder) Scannen bijlagen (ASC team) ‘Late archiving’ formulier via interne post

Opvragen Adobe Interactive Form Via > Formulieren ASC-Fwww.uu.nl/adc

Invoeren AIF •De kopgegevens en boekingsregels invullen •Het opmerkingenveld invullen ter verduidelijking voor de controller c.q. geautoriseerd persoon • adres invullen van de goedkeurder •Outlook geopend? •Versturen J-formulier

Voorbeeld gevulde AIF

Versturen naar goedkeurder Als u op de knop klikt wordt er automatisch een nieuw bericht in Outlook geopend met als e- mailadres Dit adres is correct. Teksten die eventueel in de worden gezet, zullen niet worden

Ontvangst bij goedkeurder Hieronder is de mail weergegeven welke verstuurd wordt naar de controller c.q. geautoriseerd persoon: Door middel van de hyperlink kan J-formulier geopend worden.

Versturen naar ASC Indien het J-formulier klaar is om naar het ASC verstuurd te worden, klikt u op de knop [ASC] (indien u hiervoor geautoriseerd bent). Een adres is niet van toepassing. Eventueel kan het formulier ook naar een volgende bewerker worden doorgestuurd (zie voorgaande sheets).

Versturen naar ASC Als u op de knop klikt wordt er automatisch een nieuw bericht in Outlook geopend met als adres Dit adres is correct. Teksten die eventueel in de worden gezet, zullen niet worden weergegeven.

Ontvangst bij ASC Onderstaande mail wordt ontvangen bij het ASC:

Verwerken door ASC Het ASC heeft 2 mogelijkheden: Aanbieden aan SAP of retour zenden aan de goedkeurder.

J-formulier is geboekt Indien het J-formulier geboekt is, wordt onderstaande verstuurd naar de eerste opsteller van het document:

Bijlagen archiveren Invullen ‘Late Archiving’-formulier en versturen naar het ASC

AIF opslaan als template Tijdens het invoeren van een J-formulier kun je VOOR het verzenden de gegevens opslaan als een template.

Overige punten m.b.t. AIF  Het aanvragen of beëindigen van autorisaties via het autorisatieformulier AIF. ( > formulieren ASC-F)  Het ASC kan niets aan uw boeking wijzigen. Het ASC is alleen bevoegd om in het opmerkingenveld te schrijven.  Indien SAP uw boeking afkeurt, zal het J-formulier aan de goedkeurder worden geretourneerd met in het opmerkingenveld de reden van afkeuring.  Voor overige punten kunt u de gebruikershandleiding en/of de Quick Reference Card raadplegen.

Afsluiting presentatie