Papiermand of archiefdoos? Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen

Problematiek Niemand weet exact wat er met de documenten moet gebeuren Niemand weet hoe lang ze moeten bewaard blijven

Gevolgen Ofwel niets weggooien => enorme hoeveelheden papier => niets terugvinden Ofwel zonder onderscheid alles weggooien, wanneer kelder vol zit => plots is de hele geschiedenis van de school verdwenen

Alternatief Gestructureerd vernietigen en bewaren op basis van selectielijsten Procedures ter ondersteuning

Waarom niet alles bewaren? Bewaren kost geld, ook digitaal Alles bewaren is niet nodig voor het later onderzoek Beter selecteren betekent betere en meer toegankelijke informatie. Enkel de essentie moet worden bewaard.

Juridisch kader Gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd officieel onderwijs: overgangsfase Tot nog toe: niets vernietigingen zonder toelating van het algemeen Rijksarchief Na uitvoeringsbesluit bij Archiefdecreet Vlaamse regering: Niets vernietigen zonder toetsing aan de officiële selectielijsten Vrij onderwijs: Inrichtende macht beslist, tenzij voor zaken waarvoor er een wettelijke verplichting bestaat

Juridisch kader (2) Omzendbrieven van het ministerie “Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten” SO/2003/02 en BaO/2005/03 ! Geven voor Gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd officieel onderwijs geen vrijgeleide om te vernietigen !

Procedures vernietiging Zie meester over mijn schoolarchief, p. 70-71 Reeksen oplijsten http://arch.arch.be/images/stories/formulier_aanvraag_vernietiging.doc Termijnen en bestemming controleren => selectielijsten Instructies inrichtende macht? Goedkeuring vragen aan Algemeen Rijksarchief/ selectiecommissies Vlaamse overheid (eind 2012?) Vernietigen, bij voorkeur via een firma voor datavernietiging (nu vaak gratis of zelfs met vergoeding)

Hulpinstrument: selectielijst “Systematisch overzicht van alle soorten documenten, reeksen en dossiers die gevormd en ontvangen worden door een school bij het uitvoeren van haar taken, met vermelding van hun definitieve bestemming ('bewaren' of 'vernietigen')”

Selectielijst: Doel Met zo weinig mogelijk documenten de essentie bewaren van de taken die een school vervult Werkinstrument voor de administratie, om proactief werken mogelijk te maken Dossier afgesloten => vermelding “Vernietigen in 2013” of “Permanent te bewaren” Retroactief opruimen van kelders en zolders: snel en correct de bestemming bepalen

Beschikbare selectielijsten scholen Middelbaar onderwijs van het gemeenschapsonderwijs http://extranet.arch.be/arch/tableau_de_tri_selectielijsten/reg-com_gew-gem/vlaamse_gewest_region_flamande/5021_ABHP_073.pdf Middelbaar onderwijs van de gemeenten http://www.vvbad.be/sites/www.vvbad.be/files/bericht/bestanden/Selectielijst_gemeente_scholen_20110117.pdf Opmerking: Andere lijsten (ministeries, CLB’s,…) http://arch.arch.be/content/view/684/254/lang,nl_BE/

Beschikbare lijsten ook voor anderen (basis, hoger,…) nuttig? Voor onderwijstaken wel: Lijsten meer gericht op soorten documenten en dossiers dan op officiële formuliernummers, modellen e.d. Enkel als leidraad, niet formeel Ondersteunende taken (personeel, financiën, beleid, e.d.): niet (minder) bruikbaar voor anderen - Andere wet- en regelgeving van toepassing

Wat is de essentie van een schoolarchief? Lesgeven: wat werd er gegeven? Leerlingen en hun loopbaan De schoolvisie en het –beleid Het leven op school (Leerkrachten)

Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (1) Vastleggen van afspraken en regels met de leerlingen Registreren van leerlingengegevens en inschrijven van leerlingen Opvolgen van de aan- en afwezigheden van de leerlingen en ongevallen Sociale en medische maatregelen voor leerlingen

Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (2) Maatregelen ter voorkomen van leerachterstand Opvolgen van oud-leerlingen Organiseren en plannen van de klassen en lessen Organiseren van klassen en studierichtingen Plannen van de lessen door de leerkrachten Lesgeven

Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (3) Opvolgen van de stage Evaluatie van de leerlingen Organiseren van intramuros, extramuros en parascolaire activiteiten Organiseren van interscolaire samenwerking Samenwerken met externe diensten in kader van educatieve activiteiten

Velden in de lijst Handboek p. 65-67 Reeks Bewaartermijn: 2009/2010 V na 1 schooljaar = augustus 2011 V na 1 jaar = 1 januari 2011 Definitieve Bestemming Opmerking

Aan de slag: retroactief Code Reeks Datering Bestemming Locatie Omvang F3 Aanwezigheidslijsten 2004/2005- 2009/2010 V 2012 Kelder 2, rek 7 3 meter F7.2 Agenda’s Latijn-Grieks 1985/1986-1990/1992 V 1994 Kelder 2, rek 8-9 7 meter F2 Stamboekregister 1988/1989-2000/2001 B Kelder 2, rek 9 4 dozen Leerlingendossiers V 2007 Kelder 2, rek 1-6 30 meter

Aan de slag: proactief Locatie Code Reeks Datering Bestemming G:\2_07_Lesorganisatie\2_07_03_ASO\2011_2012 F7.2 Agenda’s V 2014 G:\2_01_leerlingenregistratie\register F2 Stamboekregister B G:\2_01_leerlingenregistratie\dossiers\2011_2012 Leerlingendossiers V 2018

Bedankt voor uw aandacht.