Het Principe van Werkstijlen juni 2011

Werkstijlen als uitgangspunt Er zijn veel valide argumenten om medewerkers te faciliteren in nieuwe werkconcepten. Meestal echter, gaat de overgang naar die nieuwe werkconcepten mis omdat die onvoldoende aansluiten bij de typische kenmerken van de gebruikers. Hiernaast is de begeleiding bij de invoering ook een veel voorkomende factor waarop er kansen gemist worden (adoptie). Door Werkstijlen als uitgangspunt te kiezen voor zowel het ontwerp als de adoptie van nieuwe werkvormen, kan maximaal succes geboekt worden.

Werkstijlen als uitgangspunt Door Werkstijlen als uitgangspunt te kiezen voor zowel het ontwerp als de adoptie van nieuwe werkvormen, kan Het Nieuwe Werken concreet, gedifferentieerd en gefaseerd ingevoerd worden. Het principe van werkstijlen is krachtig voor organisaties die nieuwe werkvormen willen implementeren Per organisatie moet de juiste set determinanten (bijv. mate van mobiliteit) en daaraan afgeleide werkstijlen gedefinieerd worden om een goede doorvertaling te kunnen maken naar benodigde ondersteuning. Zowel in tijdens de ‘oriëntatie- & definitie’ als de ‘analyse- & ontwerpfase’ van “HNW”-trajecten helpen werkstijlen bij het vormgeven van het nieuwe werkconcept door te benoemen welke “type werknemers” er bestaan; hoe zij in de toekomst gaan werken en hoe ze gefaciliteerd kunnen worden bij de dagelijkse werkzaamheden. Iedere werkstijl beschrijft (toekomstige) behoefte aan ondersteuning bij de dagelijkse werkzaamheden. Dit vormt de basis van het “pakket van eisen” voor techniek, gebouw, mens & organisatie Werkplek-gebonden Locatie-gebonden Kantoor-gebonden Plaatsonafhankelijk Mobiel voorbeeld

Communicatie Informatie Samenwerken Werkstijl vertegenwoordigd door fictief persoon: Mark Werkstijl vertegenwoordigd door fictief persoon: Linda Kenmerken 9 tot 5 Meestal on-line Veel taakgericht werk Veel klantcontact Kenmerken Werkt 24x7 Vaak onderweg Afhankelijk van informatie Veel klantcontact Zoekt vaak iemand met expertise Samenwerken Informatie Communicatie Kenmerken Onregelmatige werktijden Vrijwel nooit on-line Werkt op werkrooster Soms fysieke afstemming met collega’s Werkstijl vertegenwoordigd door fictief persoon: Lucas Kenmerken 9 tot 5 E-mailt ook vanaf huis 100% Kennisgericht Analyseert en concludeert Werkt vaak samen in teams Werkstijl vertegenwoordigd door fictief persoon: Vincent

Welke technische infrastructuur DE WERKSTIJL BEPAALT … Welke mentale begeleiding (HRM) Welke facilitaire voorzieningen Welke scenario’s (=productiviteitsfuncties) Welke werkuitrusting (ICT) Welke technische infrastructuur (ICT) Welke kennis en werkafspraken (HRM)

Analyse Deze fase kenmerkt zicht door een analyse op hoofdlijnen van de impact en mogelijkheden van nieuwe manieren van werken. Binnen deze fase kijken we heel expliciet naar de huidige manier van werken, de huidige klantbediening en mogelijke verbeterpunten. De analyse richt zich in eerste fase op hoofdlijnen op de volgende elementen: Activiteitenpatronen; Werkstijlkenmerken en werkstijlen; Kantoor en ICT benutting; Verbeterpotentieel.

Afhankelijk van de lokale vraagstukken Analyse - Activiteitenpatronen Nader uit te werken Afhankelijk van de lokale vraagstukken

Afhankelijk van de lokale vraagstukken Analyse – Werkstijlkenmerken Nader uit te werken Afhankelijk van de lokale vraagstukken

Afhankelijk van de lokale vraagstukken Analyse - Kantoorbenutting Deze Nader uit te werken Afhankelijk van de lokale vraagstukken

Afhankelijk van de lokale vraagstukken Analyse - Verbeterpotentieel Nader uit te werken Afhankelijk van de lokale vraagstukken

Concept Fase Deze fase kenmerkt zicht door een doorvertaling vanuit definitie en analyse naar nieuwe concept en werkstijlen. Hier beschrijven we op hoofdlijnen de nieuwe werkconcepten en bepalen we per werkstijl de mogelijke benodigde middelen. Binnen de concept fase richten we ons op de volgende elementen: Houtskoolschets voor Fysiek, ICT, Organisatie en Medewerker; Beschrijving per werkstijl wat de benodigde ondersteuning moet zijn.

Concept – Fysiek en huisvesting Domein Specificatie Contouren nieuwe manieren van werken Huisvesting Kantoor Kantoorconcept Werkplek Het werk van vandaag vraagt een andere invulling dan het kantoor van gisteren. Het traditionele kantoor krijgt steeds meer de functie van een ontmoetingsplaats. Een herkenbare en inspirerende werkomgeving, waar medewerkers elkaar en hun relaties / klanten opzoeken om samen toegevoegde waarde te creëren. Hospitality – gastheerschap staat centraal voor relaties en medewerkers. Welkom en thuis voelen is van essentieel belang; dit vraagt om nieuwe facilitaire overwegingen en diensten. Het innovatieve kantoor van vandaag is het traditionele kantoor van morgen. Kantoren zijn ingericht op activiteiten-gebaseerd werken. Bewust flexibel faciliteren leidt tot bewust werken. Je gaat naar kantoor om (letterlijk) gestoord te worden. Medewerker verliest de eigen kamer en/of vaste werkplek, maar krijgt hier een heel kantoor voor terug. Werkplekratio, vlekkenplan en faciliteiten worden op basis van de specifieke werkstijlkenmerken en verbeterpotentieel ontworpen. Het nieuwe werken op kantoor vraagt om (C)Lean werken. Geef in bovenstaande tabel de “houtskoolschets “ van de nieuwe manier van werken weer. Beschrijf beeldend wat de verandering en welke invulling wordt na gestreefd voor uw organisatie.

Concept – ICT Domein Specificatie Contouren nieuwe manieren van werken ICT Verbondenheid Transparantie Virtualisatie Consumerization Het werk van vandaag vraagt om een optimale verbondenheid. ICT stelt organisaties en haar medewerkers in staat verbinding te leggen en verbonden te blijven. Het organiseren van virtuele dichtbijheid is essentieel. Voor de overbrugging van fysieke afstand en ter compensatie van minder direct contact worden functies gebruikt zoals o.a. gekoppelde telefonie, chat, portalen, aanwezigheidsindicatie en sociale media. ICT is niet meer ingericht als “demilitarized zone” maar gericht op verbonden en vertrouwde relaties. Transparantie is het solide fundament voor verbondenheid. Er is (binnen kaders) een vrije toegang tot kennis, ervaring en informatie. Zowel met collega’s als relaties wordt transparant samen gewerkt o.a. door digitale aanwezigheidsindicatie en het open stellen van agenda en/of takenlijsten. Alles wat geautomatiseerd kan worden wordt geautomatiseerd. Door digitalisering en virtualisering van werkstromen en -processen transformeren organisaties van papierrijk naar papierarm. De mate van papierarm werken bepaalt grotendeels de mate van plaatsonafhankelijkheid. ICT geeft ruimte voor persoonlijke voorkeur; “choose en/of bring your own device”.De trend is dat medewerkers in toenemende mate thuis betere ICT faciliteiten ter beschikking hebben dan op kantoor. De thuiswerkplek heeft beschikking over breedband, glasvezel, WiFi en bijna onbegrensde internet tools o.a. mailboxes met 2 GB opslag. Geef in bovenstaande tabel de “houtskoolschets “ van de nieuwe manier van werken weer. Beschrijf beeldend wat de verandering en welke invulling wordt na gestreefd voor uw organisatie.

Concept – Organisatie Domein Specificatie Contouren nieuwe manieren van werken Organisatie Verbonden organiseren Arbeidsverhoud-ingen nieuwe stijl Leiderschap Het organisatieontwerp en de inrichting van de ondersteunende processen is gericht op uw medewerkers. Klanten en stakeholders verlangen meerwaarde; de medewerkers maken het verschil en niet ondersteunende processen en systemen. Veelal staan de arbeidsvoorwaardelijke bepalingen haaks op de nieuw te ambiëren principes van Het Nieuwe Werken. De bedongen compensatie op basis van uren, mobiliteitsregelingen, rusttijdenbepalingen, geheimhoudingsverklaringen en concurrentiebedingen staat vaak lijnrecht tegenover de ambitie om flexibeler te organiseren, het vergroten van het mandaat en vrijer te werken in tijd en plaats. De arbeidsverhoudingen “nieuwe stijl” is een win-win en biedt voordelen voor zowel medewerker als werkgever. De nieuwe werkprincipes zijn er niet voor “cherry picking”door de medewerker; deze moeten echter vanuit gezamenlijke overtuiging en ambitie (werkgever en werknemer) boven de zogenaamde (arbeidsvoorwaardelijke) verworvenheden gesteld worden. Meer plaats- en tijdonafhankelijk werken vraagt om een andere leiderschapstijl. Niet alleen omdat continue toezicht niet langer tot de mogelijkheden behoort, maar vooral omdat de grotere zelfredzaamheid en verantwoordelijkheid van medewerker vraagt om een andere aansturing. Management meer gericht op faciliteren en o.b.v. gelijkwaardigheid afstemmen over gewenste resultaten. Geef in bovenstaande tabel de “houtskoolschets “ van de nieuwe manier van werken weer. Beschrijf beeldend wat de verandering en welke invulling wordt na gestreefd voor uw organisatie.

Concept – Medewerker Domein Specificatie Contouren nieuwe manieren van werken Medewerker Empowerment Zelfredzaam & zelfsturend Betrekken & begeleiden De medewerker is een kundige en betrokken professional. Geven van eigenregie en regelruimte: -binnen overeengekomen kaders– kunnen medewerkers beslissen hoe, waar, met wie en wanneer zij werken en wordt er afgerekend op basis van de bijdrage en niet op aanwezigheid. Dit vraagt van de medewerker het nemen van verantwoordelijkheid, resultaatgerichtheid, zelfredzaamheid en veel zelfsturing. Vanuit eigen verantwoordelijk en inzicht in verwachtingen vanuit de organisatie heeft medewerker ruimte om naar eigen inzicht werkzaamheden uit te voeren. Enkel communiceren over de nieuwe manier van werken volstaat niet; weten, kunnen en willen zijn doorslaggevend voor succesvolle aanpassing. De medewerker is (h)echt betrokken bij de evolutie van de organisatie en zijn werkzaamheden. De nieuwe werkwijzen en cultuur vragen om nieuwe kennis en expertise bij de medewerkers. Medewerkers worden continue begeleid in het doorontwikkelen van benodigde expertise. Geef in bovenstaande tabel de “houtskoolschets “ van de nieuwe manier van werken weer. Beschrijf beeldend wat de verandering en welke invulling wordt na gestreefd voor uw organisatie.

Welke technische infrastructuur Welke mentale begeleiding (P&O) Welke facilitaire voorzieningen Welke scenario’s (=productiviteitsfuncties) Welke werkuitrusting (ICT) Welke technische infrastructuur (ICT) Welke kennis en werkafspraken (P&O)