Nienke Maas, TNO Dirk Pereboom, Deltares Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie Nienke Maas, TNO Dirk Pereboom, Deltares

Inhoud Complexiteit en spanningsveld gemeentelijke organisatie Gereedschap voor risicomanagement: onzekerheid reduceren methodiek voor overheidsorganisaties Implementatie Risicomanagement waarom? Discussie 1 (belemmeringen en voorwaarden) Wat zijn de voordelen? Organisatorische inbedding De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding Stellingen! Discussie 2 Nienke Maas & Dirk Pereboom

Complexiteit van (gemeentelijke) bouwprojecten Nienke Maas & Dirk Pereboom

Spanningsveld De dynamische grenzen van het project als onderdeel van de ruimtelijke omgeving Het maatschappelijke krachtenveld (gebruikers openbare ruimte, omwonenden en direct belanghebbenden, toekomstige gebruikers, MKB in de omgeving) en het bevoegd gezag De interne organisatie en externe organisatie (gemeente, adviseurs, ontwikkelaar, aannemer) De politieke context (B&W, gemeenteraad, raadscommissies) Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren? Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite: reductie van de kans op optreden (preventief) beperking van eventuele gevolgen (correctief) Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren? Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite: reductie van de kans op optreden (preventief) beperking van eventuele gevolgen (correctief) Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren? Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite: reductie van de kans op optreden (preventief) beperking van eventuele gevolgen (correctief) Maatregelen! Nienke Maas & Dirk Pereboom

Welk gereedschap zet je in om onzekerheid te reduceren? preventief? correctief? Maatregelen Gereedschap: Opzet en toepassing is ontwikkeld in Delft Cluster project Implementatie Risicomanagement Methodiek voor overheidsorganisaties Nienke Maas & Dirk Pereboom

Click to edit Master title style Risicodossier Set beheersmaatregelen en geschatte besparing projecttypering actorenanalyse risico D-base kwant./prior. maatr. D-base kostenafweging Risicoprofiel: Risico’s met kans en prioriteit Acties en planning; Eventueel extra maatregelen planning Volledig risicodossier Bondige rapportage Opzet risicoanalyse, Projectprofiel, Actorenanalyse, Randvoorwaarden, Uitgangspunten Gewenst effect raamwerk Tools Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level Oriëntatie en afbakening Risico’s benoemen, prioriteren en verdelen Maatregelen benoemen en kiezen Acties benoemen en uitvoeren Monitoren en Rapporteren Output

Waarom Implementatie Risicomanagement? Discussie 1 3 vragen: Wat heb je er echt aan? Welke manieren heb je om het organisatorisch in te bedden? Welke rol speelt cultuur, vertrouwen en motivatie erbij? Nienke Maas & Dirk Pereboom

Waarom Implementatie Risicomanagement? Onderzoek bij: Gemeente Reeuwijk Provincie Gelderland Gemeente Leiden Gemeente Scheveningen Project Management Bureau, Gemeente Leiden: Aanleiding: Behoefte aan meer grip op projecten door ambtelijke organisatie en het bestuur Doelstelling: Risicobewustzijn verankeren en verbreden door implementatie van risicomanagement in de werkprocessen Nienke Maas & Dirk Pereboom

Belemmeringen en voorwaarden Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering Nienke Maas & Dirk Pereboom

Belemmeringen en voorwaarden - Reeuwijk Nienke Maas & Dirk Pereboom

Hindernissen en voorwaarden Reeuwijk Onbekendheid met RM Bereidheid van organisatie om medewerkers hiervoor vrij te maken Bereidheid tot investeren in tijd en geld Voorwaarden: Kennisoverdracht RM om onbekendheid weg te werken Toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid van methodieken en tools Leden projectteam ruimte geven tot discussies voor het creëren van draagvlak Projectteam moet als team kunnen opereren en kunnen samenwerken. Er moet vertrouwen zijn binnen het team Nienke Maas & Dirk Pereboom

Randvoorwaarden Leiden Commitment van het management Aansluiting bij bestaande werkprocessen Faciliteren binnen organisatie (tijd) Gebruikersvriendelijke methodieken & tools Training in de toepassing van de methodiek Er moet een aanjager / aanjagers zijn Nienke Maas & Dirk Pereboom

Wat zijn de voordelen (tijd, geld)? Faalkosten 10 % - 20 % van uitvoeringskosten In Nederland faalkosten in de infrastructuur (uitvoering)zo’n 800 millioen euro per jaar (SBR 2003) Betuwe Route, Waardse Alliantie, Traject Sliedrecht-Gorinchem Circa 25 millioen euro kostenbesparing In the UK: John Pier Tunnel 2 km long, 3 m diameter tunnel 20 % quicker than planned 10 % cost savings 10:1 benefit - cost ratio 4-22 % total cost savings Voordeel 1: reductie van faalkosten Voordeel 2: optimalisatie Nienke Maas & Dirk Pereboom

Wat zijn de voordelen? - Reeuwijk en Leiden Bewuster met projectdoelen en risico’s om gaan Risico’s bijtijds signaleren en tijdig bijsturen Focus Communicatie over risico’s Geeft draagvlak en houvast Bevordert samenwerking Helderheid in het projectteam Dezelfde taal spreken Totaaloverzicht risico’s en maatregelen binnen projecten Inzicht in gemeenschappelijke risico’s en raakvlakrisico’s Bewustwording van nut & noodzaak Enthousiasme Nienke Maas & Dirk Pereboom

Resultaten Belemmeringen en voorwaarden - Reeuwijk Nienke Maas & Dirk Pereboom

Organisatorische inbedding en resultaat Reeuwijk: Training en learning on-the-job op projectniveau, eenmalige externe bijdrage Gelderland: op niveau van afdeling Wegen, externe bijdrage bij scan van projecten, vervolg nog te bepalen Leiden: Formatie leidende coalitie op niveau van PMB, externe bijdrage, ook in fase 2 (verbreden en consolideren) + fase 3 (nazorg) Scheveningen: op project- / afdelingsniveau, eenmalige externe bijdrage + verzorgen interne opleiding, legitimatie vanuit project- / afdelingsniveau Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering Nienke Maas & Dirk Pereboom

De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding Zorg voor: Trekkers binnen de organisatie die de voordelen inzien en daarin investeren. Bij voorkeur aanjagers die een bepaalde invloed binnen de organisatie hebben Bereidheid tot investeren in tijd en geld Een informele en open sfeer, ruimte voor alle individuele teamleden om hun mening te kunnen inbrengen Training on the job op basis van een reële casus Tools beperkt tot eenvoudig en de essentiële voor het project Aansluiting bij bestaande werkprocessen Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering Nienke Maas & Dirk Pereboom

De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding Discussie 2 3 stellingen: Cultuur – inbedding van risicomanagement vereist een cultuuromslag naar open staan voor innovaties, waarbij het experiment niet wordt geschuwd Vertrouwen - voor de invoering van risicomanagement moet het gezegde niet verwijzen naar een belemmering ("de kosten gaan voor de baat uit"), maar naar het resultaat: "een goed begin is het halve werk" gevolgd door "de aanhouder wint" Motivatie - om risicomanagement geïmplementeerd te krijgen heeft de medewerker een prikkel op maat nodig! Nienke Maas & Dirk Pereboom