Management Informatie Onderdeel Bedrijfsprocessen Les 4: Het systeem Docent: Fokkelien von Meyenfeldt fvm@bizwiser.nl 1

Programma week 3.4 Terugblik op 3.3 Reorganisatie in stappen Waardenkringloop Globaal procesmodel Procesdecompositie Boek: Typologieschema p. 12 hfs. 2.1.4, 6.2, 7.2, 8.2, 9.2, 10 2

“Reorganisatie is: het door elkaar husselen van mensen” (uitspraak van een slachtoffer van diverse reorganisaties) Met de FlowWiser Aanpak wordt reorganisatie op een heel andere manier benaderd 3

Stap 1 NIET … … in eerste instantie oplossing zoeken in verplaatsen / ontslaan / aannemen van mensen WEL … … met de betrokken medewerkers samen kritisch bekijken hoe er gewerkt wordt 4

Stap 2 NIET … … in eerste instantie bestaande structuren omver gooien WEL … … structuren vergelijken met wat er gebeurt in de organisatie in kwestie, en met wat er zou moeten gebeuren 5

Stap 3 NIET … … (meteen) zoeken naar wat uniek is … (meteen) kijken naar directe concurrenten WEL … … zoeken naar overeenkomsten in de profit-sector … gang van zaken zo concreet mogelijk formuleren … werken met een PROCESMODEL 6

Stap 3a Organigram bestuderen en (voorlopig) handhaven. directeur Processen gaan VOOR structuren directie- secretariaat admin: financiën & personeel systeem- beheer & -onderhoud contracten contract- admin contract- verwerking bestellen 7

Twee handige begrippen (1) Stap 4 Twee handige begrippen (1) 1 TYPOLOGIE 2 WAARDENKRINGLOOP 8

4a 100 Profitorganisaties Typologieschema (naar Starreveld) 110 Met doorstroming van eigen goederen (handel, productie) 111 Bedrijven zonder technisch omzettingsproces 111.1 Groothandel 111.2 Handel direct met particulieren Voorbeelden 112.1 Massaproductie homogeen 112.2 Massaproductie heterogeen 112.3 Serie-/stukproductie Suiker, bier Behang, fietsen, schoenen Zusterschepen Maatkleding 112 Industriële bedrijven 113 Agrarische bedrijven (niet uitgewerkt) Landbouw, veeteelt, etc. 120 Hoofdzakelijk zonder doorstroming van eigen goederen (dienstverlening) 121 Dienstverlening 121.1 Enige mate van goederenbeweging 121.2 Beschikbaarstelling ruimten 112.3 Beschikbaarstelling expertise en/of arbeidskracht Eigen goederen Goederen van derden Via leiding Reservering Geen reservering Café, dagbladuitgeverij Veling, wasserij Gas, elektra, internet- provider Hotel Trein, tram etc. Uitzendbureau, advies- bureau 122 Financiële instellingen (niet uitgewerkt) 200 Non-profitorganisaties 210 Overheid en publiekrechtelijke instellingen, voorzover niet vallend onder 100 220 Privaatrechtelijke instellingen, voor zover niet vallend onder 100 Rijk, provincie, gemeente, onderwijs Verenigingen, kerken

Twee handige begrippen (2) (of: “Primair bedrijfsproces”) Stap 5 Twee handige begrippen (2) Kernproces + Hoofdprocessen = WAARDENKRINGLOOP (of: “Primair bedrijfsproces”) 10

Stap 5: Waardenkringloop (1) overslag expeditie Inkoop Opslag Verkoop Handel 111.1 Vorde- ringen Schulden Betalen Geld Innen 11

Stap 5: Waardenkringloop (2) overslag expeditie Inkoop Opslag Verkoop Handel 111.2 Betalen Geld Innen 12

Stap 5: Waardenkringloop (3) opslag expeditie Inkoop Productie Verkoop Massaproductie Vorde- ringen Schulden Betalen Geld Innen 13

Stap 5: Waardenkringloop (4) Acquisitie Stap 5: Waardenkringloop (4) opslag expeditie Inkoop Productie Verkoop Serie/stukproductie Vorde- ringen Schulden Betalen Geld Innen 14

Stap 5:Waardenkringloop (5) overdragen registreren Opslag Onderhoud Reservering Controle Oplevering Inkoop teruggeven Vorderingen Schulden Dienstverlening op basis van verhuur Betalen Innen Geld © Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2009

Stap 5: Waardenkringloop (6) Acquisitie Inkoop Oplevering Uitvoering Vorde- ringen Schulden Dienstverlening type 121.3 Betalen Geld Innen

Van typologie & waardenkringloop naar De Fietsketting: Stap 6 Van typologie & waardenkringloop naar De Fietsketting: het globale procesmodel voor een specifieke organisatie 17

BESTAANSREDEN ORGANISATIE Globaal procesmodel Verhuren 6.1 5 Onder- steuning financieel Besturen Infovoorziening 2 2 2 2 1 KERNPROCES / BESTAANSREDEN ORGANISATIE 1 1.2 1.3 1.1 Oplevering Inkoop Opslag / Onderhoud Reservering / Controle 2 2 2 2 3 4 Infovoorziening Onder- steuning personeel Onder- steuning facilitair Procesmodel “Universeel 1” Niveau 0: Primair bedrijfsproces Huidige situatie Auteur: Fokkelien von Meyenfeldt BizWiser B.V. 2004-2010

BESTAANSREDEN ORGANISATIE Globaal procesmodel Acquisitie 6.2 5 Onder- steuning financieel Besturen Infovoorziening 2 2 2 2 1 KERNPROCES / BESTAANSREDEN ORGANISATIE 1 1.2 1.3 1.1 Oplevering Acquisitie Uitvoering 2 2 2 2 3 4 Infovoorziening Onder- steuning personeel Onder- steuning facilitair Procesmodel “Universeel 1” Niveau 0: Primair bedrijfsproces Huidige situatie Auteur: Fokkelien von Meyenfeldt BizWiser B.V. 2004-2010

Proceshiërarchie: decompositie, een voorbeeld 6.3 © Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2010 Proceshiërarchie: decompositie, een voorbeeld eenheden Aantal Niveau 1 = 1 2 = 3 3 = 9 4 = 27 5 = 81 6= 243 Hoofdproces Processen Deel- processen Procedures Procedure- stappen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Werk- voorschriften … … … … … … etc.

Stap 7.1 Kernproces aanpakken Uitgebreid met managers en medewerkers discussiëren over exacte invulling van de processen 1.1, 1.2 en 1.3. Vorm: stickersessie 21

Kernproces aanpakken (2) Stap 7.2 Kernproces aanpakken (2) Soms moet een proces 1.4 worden toe- gevoegd. Meer dan vier processen binnen het kernproces werkt niet goed i.v.m. bestuurbaarheid. Bij meer dan 4: indeling kritisch heroverwegen Het proces met het hoogste nummer is altijd Opleveren 22

Om de discussie te vergemakkelijken Stap 8 Om de discussie te vergemakkelijken tekenen we een Piramide 23

1 Kernproces 1.0 Besturen 1.3 Op- leveren 1.1 … 1.2 … 1.1 en 1.2: Het kernproces moet een meetbaar resul- taat opleveren. Dat wordt geborgd in proces 1.3. 1.0 Besturen 1.3 Op- leveren 1.1 … 1.2 … Deelproces 1.2.y hoort thuis in elk hoofdproces; exacte positie hangt af van situatie bij speci- fieke organisatie. Heeft te maken met eisen van de subsidie- gever. Op basis hiervan wordt geld verstrekt. 1.0.1 Plan (zie proces 0.1) 1.1.1 … 1.2.1 … 1.4.1 Opleveren 1.1.2 … 1.2.2 … 1.0.2 Do (zie proces 0.2) 1.1 en 1.2: namen & invulling afhankelijk van het type organisatie 1.4.2 Tellen & Toetsen Ook binnen een hoofdproces vindt besturing plaats. Hoofdproces 0 valt uiteen in vier processen: Plan Do Check Act. Proces 1.0, dus de besturing van het kernproces, valt uiteen in vier deelprocessen, ook weer Plan Do Check Act. Om deze verder in te vullen kan de uitwerking van hoofdproces 0 als model worden gebruikt. 1.0.3 Check (zie proces 0.3) 1.4.3 Onderbouwen T&T 1.1.x … 1.2.x … 1.0.4 Act (zie proces 0.4) 1.2.y Administratief beheren kernproces 1.1.y … Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 24

Profit: vergelijken met standaardproces Stap 9 Profit: vergelijken met standaardproces Non-profit:  bepalen welk standaardproces uit de profit het meest vergelijkbaar is met het in kaart te brengen proces  in kaart te brengen proces vergelijken met standaardproces 25

1 Handel 1.0 Besturen P D C A 1.1 Inkoop 1.2 Opslag 1.3 Verkoop 1.1.1 Autoriseren aanvraag 1.2.1 Ontvangst & Keuring 1.3.1 Orderverkrijging Goede aanvragen naar 1.1.2, foute: retour zender 1.1.2 Offerteprocedure 1.3.2 Orderbeoordeling 1.2.2 Opbergen Wat Inkoop betreft: er zijn drie soorten: (1) materieel t.b.v. kernproces, (2) kantoormateriaal, (3) expertise & arbeidskracht (= inhuren van externe deskundigen op projectbasis; dit valt buiten hoofdproces 3). Voor alle gevallen is het proces/systeem gelijk. Aanvragen Registreren Bewaren tot sluitingsdatum 1.1.3 Selectie & aanschaf 1.3.3 Orderverwerking 1.2.3 Uitgifte Selecteren Registreren Bericht leveranciers Bestellen Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 26

Stap 10 Processen 0 en 2-5 in kaart brengen. Dit gaat eenvoudiger dan het kernproces, aangezien hier veel standaard is. Ter info volgen hier voorbeelden van de piramides 0 en 2-5 (dia 29-33). 27

Voor volgende les Lezen Deze presentatie dia’s 1-28 H 2.1.4 H 6.2 H 10, met name 10.2 en 10.3 Presentaties en aanvullend materiaal: zie www.sterre-producties.nl, tabblad AO&ICT, blinde link 28

Besturen 0.1 Plan 0.2 Do 0.3 Check 0.4 Act 0.1.1 Info verzame- Besturen 0.1 Plan 0.2 Do 0.3 Check 0.4 Act 0.1.1 Info verzame- len & uit- werken 0.2.1 Af- spraken maken over meten uit- voering 0.3.1 Info ver- zamelen 0.4.1 Beleid bijstellen In samenwerking met deelprocessen 2.2.5 en 5.2.4. 0.1.2 Overleggen 0.3.2 Overleggen 0.4.2 Uitvoering processen consolideren 0.1.3 Vaststellen 0.3.3 Analyseren Hoofdproces 0 Besturen staat buiten het eigenlijke primaire bedrijfsproces, maar hoort er wel bij om het geheel aan de gang te zetten en draaiende te houden. Daarom krijgt het nummer 0. Het gaat hier om het organisatiebrede bestuur. Ook op de hoofdprocessen 1-5 vindt besturing plaats. Deze wordt niet nader uitgewerkt, maar vindt u in de schema’s terug onder de nummers 1.0 – 5.0. Zie ook toelichting op proces 1.0 bij dia 5. 0.2.2 Monitoren uitvoering 0.4.3 Nieuw beleid formuleren 0.1.4 Regelen invoering (projecten instellen) 0.3.4 Vaststellen Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 29

2 Info 2.0 Besturen P D C A 2.1 2.2 2.3 O n d e r s t e u n e n… …info in- komend …info uitgaand …info intern Voor hele organisatie, in samenwerking met deelprocessen 0.4.2, 1.2.5, 3.2.5, 4.3.4 & 5.2.4 2.1.1 Inkomende informatie op papier 2.2.1 Informatie verwerken 2.3.1 Uitgaande informatie op papier 2.2.2 Informatie uitwisselen 2.1.2 Inkomende informatie elektronisch 2.3.2 Uitgaande informatie elektronisch Het grootste deel van hoofdproces 2 is het werk van secretariaten die voor de organisatie als geheel of voor bepaalde onderdelen werken. Proces 2.1 betreft het verzamelen en distribueren van informatie die van buitenaf binnenkomt, d.w.z. van buiten de organisatie of van binnen de organisatie vanuit een ander (hoofd)proces. De binnengekomen informatie wordt in proces 2.2 verwerkt, vastgelegd en gearchiveerd. Het beheren van de bedrijfsprocessen wordt vanuit dit proces (samen met 0 Besturen) geregeld en aangestuurd. Traditioneel ligt de zorg voor de Administratieve Organisatie bij de afdeling Financiën, zie in deze modellen deelproces 5.2.4. Dat is een goede zaak, maar het beheer van de hele procesgang ligt breder. Het is van groot belang dat hoofdprocessen 0, 2 en 5 hier goed samenwerken. In proces 2.3 gaat de verwerkte informatie in verschillende vormen naar buiten, d.w.z. naar buiten de organisatie, of van het ene (hoofd)proces naar het andere. 2.2.3 Controleren & vastleggen 2.2.4 Archiveren 2.1.3 Interne informatie ontvangen 2.3.3 Interne informatie verzenden 2.2.5 Onderhoud & beheer processen / procedures Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 30

Administratief beheren hoofdproces 3 Onder- steuning personeel 3.0 Besturen P D C A 3.1 Instroom 3.2 Doorstroom 3.3 Uitstroom * Deelproces 3.2.5 hoort thuis in elk hoofdproces; exacte positie hangt af van situatie bij speci- fieke organisatie. 3.1.1 Werven 3.2.1 Introduceren 3.3.1 Beëindigen dienst-verband 3.2.2 Functionerings- & beoordelingscyclus 3.1.2 Selecteren Aandachtspunt bij de Brandweer is dat er veel met vrijwilligers wordt gewerkt. Ook in hoofdproces 3 is het onderdeel Administratief beheren (deelproces 3.2.5) te vinden. Binnen elk hoofdproces is een dergelijk deelproces geformuleerd. De centrale aansturing vindt plaats vanuit hoofdproces 2 (deelproces 2.2.5). Dit gebeurt in samenwerking met hoofdproces 0 en deelproces 5.2.4. 3.2.3 Verzuimadmin 3.2.4 Service 3.1.3 Aannemen 3.2.5 Administratief beheren hoofdproces 3 Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 31

4 Onder- steuning facilitair 4.0 Besturen P D C A 4.1 Inkoop 4.2 Deelproces 4.3.4 hoort thuis in elk hoofdproces; exacte positie hangt af van situatie bij speci- fieke organisatie. 4.1 Inkoop 4.2 Opslag 4.3 Onderhoud 4.1.1 Autoriseren aanvraag 4.2.1 Ontvangst & Keuring 4.3.1 Onderhouden Rijksmaterieel 4.3.2 Onderhouden eigen materieel 4.1.2 Offerteprocedure 4.2.2 Opbergen Wat Inkoop betreft: er zijn drie soorten: (1) materieel t.b.v. kernproces, (2) kantoormateriaal, (3) expertise & arbeidskracht (= inhuren van externe deskundigen op projectbasis; dit valt buiten hoofdproces 3). Voor alle gevallen is het proces/systeem gelijk. Tot onderhouden van materieel wordt ook gerekend het onderhoud van kantoorapparatuur (PC’s, laptops, telefoon, fax, kopieerapparaten, etc.). Het werk van helpdesks op dit gebied valt onder deelproces 4.3.2. 4.3.3 Onderhouden gebouwen 4.1.3 Selectie & aanschaf 4.2.3 Uitgifte 4.3.4 Administratief beheren hoofdproces 4 Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 32

5 Onder- steuning financieel 5.0 Besturen PDCA 5.1 plannen & beheren Beheer AO in nauwe samenwerking met de deelprocessen 2.2.5 en 0.4.2. 5.1 plannen & beheren 5.2 admini-streren 5.1.1 Forecasting & budgettering 5.2.1 Inkoopadministratie / deelproces 4.1.3 5.2.2 Projectadministratie 5.1.2 Rapportages (management & extern) 5.2.3 Administratie t.b.v. kernproces Hoofdproces 5 gaat over de financiële informatievoorziening. Uiteindelijk komt alle info uit de hoofdprocessen, na verwerking in hoofdproces 2, terecht in het grootboek. Wat deelproces 5.2.4 betreft: traditioneel ligt de zorg voor de Administratieve Organisatie bij de afdeling Financiën, hier deelproces 5.2.4. Dat is een goede zaak, maar het beheer van de hele procesgang ligt breder. Het is van groot belang dat hoofdprocessen 0, 2 en 5 hier goed samenwerken. 5.2.4 Administratieve Organisatie 5.1.3 Kostprijscalculatie 5.2.5 Grootboekadministratie 5.2.6 Salarisadministratie 5.1.4 Investeringsselectie 5.2.7 Cash management Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 33