Kameleon Een nieuwe manier van werken 03/04/2017 Van Lead tot Factuur revisited

Agenda Even voorstellen Ons business proces Onze aanpak en oplossing 03/04/2017 Even voorstellen Ons business proces Onze aanpak en oplossing Onze ervaringen

03/04/2017 Wageningen Universiteit en Researchcentrum Even voorstellen

Wageningen UR: 3 partners in research & education 03/04/2017 Co-operatie en synergie in research en educatie

Lokaties Wageningen UR 03/04/2017

Business Omgeving Diverse kennisseenheden met grote verschillen in tooling en processen Toenemende afhankelijkheid van externe financiering “Zelfstandig” werkende onderzoeker minder gericht op het proces eigen aquisiteur kenniswerker par excellence

Ons Business proces Lead -> Opportunity -> Project -> Factuur 03/04/2017 Lead -> Opportunity -> Project -> Factuur Ons Business proces

Behoeftes en risico's in kaart brengen Business Process Lead Opportunity Eerste contact Behoeftes en risico's in kaart brengen Globaal project plan / budget Schrijven van offerte Definitief besluit Planning en Voortgangs- bewaking Uitvoering Order Project Loss Tijdschrijven Financieel System Factuur Invoice

Risico inventarisatie formulier 03/04/2017 Klant komt met een vraag (propositie) Klant heeft interesse in een offerte Projectleider stelt projectplan, projectbegroting en offerte op. Projectleider brengt offerte uit, voert onderhandelingen met de klant en past indien nodig offerte aan. Uitvoeren project, tijdschrijven, bestellingen doen, voortgangsbewaking, projectplan aanpassen en/of terugkoppeling opdrachtgever en opleveren deliverables Definitief benoemen projectleider, bepalen en vaststellen projectteam (capaciteitsplanning), inlezen project binnen EXACT, Projectleider legt de definitieve outline van het projectplan en de projectbegroting vast. Financiële afhandeling, evaluatie en archivering Risico inventarisatie formulier Tekenen offerte Beoordeling opdracht Project evaluatie

Systemen: huidige situatie 03/04/2017 Rapportage Tijdschrijven Projectbeheer Offertebeheer Klantrelaties Capaciteitsplanning Activiteiten ICLO Exact Timesheet Wur Reports 1 RIS Exact Timesheet ABS Wur Reports 2 Capplan Systemen Scope Altiplano Excel Wur Reports 3 … Lupis/PerCC (Personeels Administratie) Exact (Boekhouding) EBS (Bestel Systeem)

Business Uitdagingen Optimaliseren van het proces Standaardisatie Beter en sneller inzicht in resultaat Van reactief naar proactief project- en financieel management Single point of entry

Kameleon als vervanging 03/04/2017 Rapportage Tijdschrijven Projectbeheer Offertebeheer Klantrelaties Capaciteitsplanning Activiteiten ICLO Exact Timesheet Wur Reports 1 RIS Exact Timesheet ABS Wur Reports 2 Capplan Kameleon Systemen Scope Altiplano Excel Wur Reports 3 … Lupis/PerCC (Personeels Administratie) Exact (Boekhouding) EBS (Bestel Systeem)

Onze aanpak en oplossing 03/04/2017 Kameleon Onze aanpak en oplossing

Opzet van een architectuur Flexibiliteit Kenniseenheden hebben verschillende eisen en wensen Iteratief Onderzoekers willen meedenken Focus op Opportunity fase Complexiteit bij financiering en voorspelbaarheid door beter planning Web centric Maximale flexibiliteit Standardisatie Eenduidige management informatie

Over producten gesproken Custom code SharePoint CRM Behoeftes en risico's in kaart brengen Eerste contact Globaal project plan / budget Schrijven van offerte SQL for reporting / data warehouse Planning en Voortgangs- bewaking Order Definitief besluit Uitvoering EPM Loss Exact Tijdschrijven BizTalk Financieel System Factuur

Uitdagingen bij integratie van producten 03/04/2017 Geïntegreerde omgeving voor de gebruiker Ieder product heeft zijn eigen UI Nog niet gebouwd met flexibele web parts Koppelingen tussen systemen Zeer uiteenlopende mechanismen Gedistribueerde data Synchronisatie Gebruikersrechten Verschillende implementaties

Correctness & Timeliness of data How to keep related data stored in multiple products synchronous? Take advantage of the service boundary - related data in different products is different One side is the ‘master’ Enforce integrity by event sinks that cancel on the ‘slave’ side Right time in stead of Real time HR information – 1/week Financial information – 1/day Project/Opportunity information – “immediately”

Geïntegreerde GUI: Voorbeeld CRM: SharePoint Account pagina in IFrame 03/04/2017 SharePoint page within CRM Account

Beperkingen die producten opleggen 03/04/2017 Voorbeeld: Plannen met Project Server Project Professional is te komplex voor ‘af-en-toe’ gebruik Planningsmodel van web interface past niet goed

Stand van zaken Uitgerold bij Wageningen IMARES: 03/04/2017 Uitgerold bij Wageningen IMARES: Werkwijze IMARES en systematiek Kameleon hebben grote overeenkomsten Nu voorbereidingen voor tweede kenniseenheid Wachten op Office 14 voor verbetering capaciteitsplanning met PWA

03/04/2017 Onze ervaringen

Iedere fase kent zijn uitdagingen Begin Gezamenlijk gedragen definitie van business termen Product terminologie en kennis Gedurende Ook bij een ontdekkingstocht horen heldere afspraken Creëer één team uit experts Einde Acceptatie bij de eindgebruiker Uitrol van een complexe oplossing

Lessons learned In plaats van 80% code en 20% ontwerp is het 20% code en 80% onderzoek Ken je producten ! Begin klein met het gehele plaatje in gedachte Opzetten van het beheer en uitrol vanaf dag één Besteed veel meer aandacht aan testen Manage de verwachtingen

03/04/2017 Vragen?