De P6-methode Roel Grit Projectaanpak in zes stappen Stap 3 Maken Plan van Aanpak www.p6-methode.noordhoff.nl Roel Grit www.roelgrit.nl

TO DO lijsten Stap 3 Maken PvA 3-1 Bereid het Plan van Aanpak voor. 3-2 Start het maken van een Plan van Aanpak. 3-3 Beschrijf de projectomgeving. 3-4 Beschrijf het projectdoel en projectresultaat. 3-5 Beschrijf de activiteiten. 3-6 Bedenk de belangrijkste tussenresultaten. 3-7 Beschrijf de kwaliteitscontrole. 3-8 Beschrijf de betrokkenen bij het project. 3-9 Beschrijf de communicatie en coördinatie. 3-10 Bepaal de projectgrenzen en randvoorwaarden. 3-11 Maak een risicoanalyse. 3-12 Maak een planning. 3-13 Maak een kosten-batenanalyse. 3-14 Schrijf het concept Plan van Aanpak. 3-15 Zorg voor formele goedkeuring. Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Resultaten van Stap 3 Een Plan van Aanpak (PvA); Goedkeuring van het PvA door opdrachtgever. Het project is daarmee gedefinieerd en kan beginnen Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Plan van aanpak Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Plan van aanpak Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H1 PvA - Achtergronden Pakkende naam Beschrijving organisatie Wie is opdrachtgever? Wie is opdrachtnemer? Geschiedenis project Wat is de aanleiding van het project? Wie zijn de stakeholders? Uitleg functie van een Plan van Aanpak.

H2 PvA - Projectresultaat … Belangrijkste onderdeel PvA H2 PvA - Projectresultaat … Doelstelling Waarom? (eigenaar: opdrachtgever) Projectresultaat Wat? (eigenaar: projectleider) Dienst of product Programma van Eisen MUST have this SHOULD have this if at all possible COULD have this if it does not affect anything WON'T have this but would like to have this in the future Beschrijving van het projectresultaat Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H2 PvA - Projectresultaat … Wat is er 'klaar' als het project is afgelopen? Aan welke criteria moet de oplossing of het projectresultaat voldoen? Welke concrete bijdrage levert het projectresultaat aan de doelstelling van het project? Hoe ziet het projectresultaat eruit? Eventueel met schets, beschrijving of mindmap. Of Product Breakdown Structure. Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H2 PvA - Projectresultaat Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H3 PvA - Activiteiten … Inventariseren activiteiten (taken) met werkwoorden Groeperen van activiteiten Eventueel: Work Breakdown Structure Bijvoorbeeld: Onderzoeken van de markt (groep): bepalen doel enquête; opstellen enquêtevragen; afnemen enquête; analyseren enquête Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H3 PvA - Activiteiten WBS Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H4 PvA - Tussenresultaten Alles tussenproducten samen = Projectresultaat Kwaliteit van het Activiteit Tussenresultaat Q Kwaliteit projectresultaat Q Q Q Q Q Veel Project activiteiten Veel Tussenresultaten Samen Projectresultaat

H4 PvA - Tussenresultaten Komen voort uit activiteiten Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H5 PvA - Kwaliteit … Heeft subjectieve en objectieve aspecten Uiteindelijk: Kwaliteit van het project(eind)resultaat Vooraf kwaliteitseisen o.a. Functionaliteit en Bruikbaarheid Testbaarheid Gebruikersvriendelijkheid Herbruikbaarheid Veiligheid Zuinigheid Onderhoudbaarheid. Opstellen normen eindbeoordeling door opdrachtgever. Beoordelen projectresultaat door o.a. acceptatietest of evaluatie-enquête  Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H5 PvA - Kwaliteit … Probleem: vaststellen kwaliteit projectresultaat kan pas aan het eind! Daarom: Kwaliteitscontrole van de tussenresultaten! Controle per tussenresultaat testprocedures technische procedures Te gebruiken standaards Betrouwbare leveranciers Niet alleen beoordelen op prijs kwaliteitsbeoordeling door projectteam (test?) Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H5 PvA - Kwaliteit Dus: Kwaliteit van projectuitvoering (proceskwaliteit) Het gebruik van een projectmanagementmethodiek Ervaren, deskundige en competente projectteamleden Gestructureerde samenwerking Terugkoppeling (o.a. opdrachtgever) (concept) Plan van Aanpak, managementsamenvatting, Rapport interviewverslagen Advies vragen (intern/extern) Gebruik van standaardnormen en - technieken Gebruik ondersteunende software.   Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H6 PvA - Projectorganisatie … Teamleden Projectteamleden, persoonsgegevens, functie, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. de beschikbaarheid secretariële ondersteuning Andere betrokkenen[#K04] Opdrachtgever, sponsoren, stuurgroep, overheden, leveranciers van deelresultaten, managers. Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H6 PvA - Projectorganisatie Informatie en communicatie Organisatie informatie en communicatie Eventueel stakeholder analyse, communicatieplan, informatiematrix Gebruik projectarchief Coördinatie Vergaderfrequenties Organisatie van de tijdregistratie teamleden (week)verslagen gebruik (communicatie)hulpmiddelen, besluitvorming, Omgang met wijzigingsverzoeken. Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H7 PvA - Projectgrenzen Scope “Lengte” “Breedte” Randvoorwaarden: factoren waarop het projectteam meestal zelf geen invloed kan uitoefenen, maar waaraan wel moet zijn voldaan om het project tot een succes te maken. Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H8 PvA - Planning … Voor uitgebreide informatie over planning: Zie Hoofdstuk 8 in het boek Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H8 PvA- Planning … Doel van een planning Bepalen doorlooptijd gehele project Bepalen te besteden werktijd Bepalen gevolgen een vertraging Bepalen benodigde budget Werkzaamheden organiseren van projectteam Voortgang bewaken Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H8 PvA – Planning Benodigde informatie om te plannen Welke activiteiten (taken)? Aantal benodigde werkuren per activiteit Welke afhankelijkheden tussen activiteiten Welke resources met welke expertise nodig Wat is de beschikbaarheid van de resources? Welke ander kostenfactoren? Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H9 PvA - Kosten en baten … Zakelijke overwegingen (Business Case) te besteden werkuren te gebruiken hulpmiddelen materiaal materieel uitbesteed werk rentekosten onvoorziene uitgaven > Projectbegroting <> projectbudget Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H9 PvA - Kosten en baten … Baten kostenbesparing meer inkomsten hogere kwaliteit betere service voorkomen van imagoschade gemotiveerd personeel Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H9 PvA - Kosten en baten … Rol van geld in een project Opdrachtgever drukt dat hij het projectresultaat wil Budget bepaalt maximale omvang van het projectresultaat Projectteam wordt verantwoordelijkheid voor oplevering Beslismomenten per fase door beschikbaarstelling budget Waardering uit te drukken Voortgang van het project bijsturen Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H9 PvA - Kosten en baten Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H10 PvA – Risico’s … Mislukt project: levert niet het gewenste projectresultaat op; is onaanvaardbaar duurder wordt later opgeleverd dan acceptabel is. Grootte van een risico = kans van optreden × gevolg Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H10 PvA – Risico’s … Mogelijke projectrisico‘s projectomvang markt projectplanning materiaal faciliteiten en gereedschappen mensen organisatie externe invloeden Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

H10 – Risico’s Risicoanalyse voor het project inventariseren van de risico’s; analyseren van de risico’s; formuleren van maatregelen; selecteren van maatregelen Preventief Repressief Overdragen Accepteren Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Discussie Een PvA hoeft bij een klein project niet te worden gemaakt. Het PvA moet worden aangepast bij wijzigingen. Een activiteit met een doorlooptijd van een dag kan veertig uren te besteden tijd kosten De opdrachtgever kan belang hebben bij vaag PvA Formuleer de volgende projectopdracht beter: Optimaliseer de goederenstroom binnen het bedrijf; Verminderen het aantal fouten bij de studiefinanciering; Automatiseer de productie; Verbeteren de dienstverlening van de gemeente; Organiseren een studiereis; Verlagen van het energiegebruik; Voer een ISO-9000-kwaliteitsproject uit Projectaanpak in zes stappen P6-methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Opdrachten Het Plan van Aanpak wordt gemaakt op basis van een Projectvoorstel of een Projectopdracht. Waardoor ontstaat dit verschil? Leg uit: het Plan van Aanpak is het projectcontract. Tussen welke partijen is dit een contract? In de P6-methode kun je stap 2 Inrichten van het project en stap 3 Maken van het Plan van Aanpak omdraaien. Leg uit waar dit van afhankelijk is. Wat is het verschil tussen het projectdoel en het projectresultaat? Welke overeenkomsten en welke verschillen zijn er bij de aanschaf van een nieuwe smartphone en het ‘kopen’ van een projectresultaat.

Opdrachten Geef aan hoe elk van de beheersaspecten Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie zijn gewaarborgd in het plan van aanpak. Bij een project is er sprake tussen projectresultaat en projectdoelstelling Wat zijn de verschillen tussen deze twee? Licht dit toe aan de hand van het bouwen van een huis, het fuseren van twee bedrijven, het ontwikkelen van een product en een militaire actie van Nederland in het buitenland. Sommige projecten kennen een probleemstelling? Wanneer is daar sprake van? Bedenk zelf en voorbeeld van een goede probleemstelling.

Opdrachten Wat is de strekking van de in de tekst genoemde MoSCoW-vuistregel? Wat is het verschil in toepassing tussen een mindmap en een Work Breakdown Structure? Maak een mindmap van een onlangs uitgevoerd project of ander project waar je mee bekend bent. Geef een beschrijving (specificatie) van het projectresultaat voor de volgende projecten (doe aannames, maar definieer het project zo precies mogelijk): het bouwen van een nieuw magazijn; het ontwikkelen van een internetsite voor een bedrijf; een automatiseringsproject; een ISO-9000-kwaliteitsproject; het invoeren van functioneringsgesprekken.

Opdrachten De volgende projectopdrachten zijn niet goed omdat het resultaat van het project niet meetbaar is. Geef aan hoe het resultaat beter geformuleerd kan worden: het optimaliseren van de goederenstroom binnen het bedrijf; het verminderen van het aantal vertragingen bij de spoorwegen; het automatiseren van de productie; het verbeteren van de dienstverlening van de gemeente; het organiseren van een studiereis. Wat is de directe relatie tussen de hoofdstukken projectactiviteiten, tussenresultaten en kwaliteit in het Plan van Aanpak?

Opdrachten Het begrip ‘kwaliteit’ is ook bij projecten van belang. Geef een omschrijving van dit begrip. Wie bepaalt of de kwaliteit van een project voldoende is? In een plan van aanpak kun je verschil maken tussen de kwaliteit van de tussenresultaten en de proceskwaliteit. Leg het verschil uit. Op welke manieren kunnen projectmedewerker de kwaliteit bewaken tijdens de uitvoering van het project? Een ‘mislukt’ project hoeft niet voor alle betrokkenen een mislukking te zijn. Leg uit. Er zijn verschillende manieren en maatregelen om met een projectrisico’s om te gaan, namelijk preventief, repressief, overdragen en accepterend. bedenk van elk een praktijkvoorbeeld.

Opdrachten In een plan van aanpak vind je het hoofdstuk ‘Kosten en baten’, Welke van de twee zal in het algemeen het lastigste zijn te bepalen? Licht toe. Soms kun je - in overleg met de opdrachtgever - baten weglaten uit het plan van aanpak. Geef een voorbeeld. Bij een commercieel uitgevoerd project voor een klant zal de leverancier niet zo open zijn over de kostenberekening. Leg uit. Wat vind je van het opnemen van een post ‘Onvoorzien kosten’? Wat doe je als je weet dat je opdrachtgever een dergelijke post niet zal accepteren?