Project Eventmachien City of things

Agenda Welkom (Saskia Beeckmans, schepen Pepingen) Verslag Kick-off op 22 november 2018 Korte voorstelling van het project Stand van zaken en bespreken (eerste) analyseresultaten Bespreking van toekomstplanning: knelpunten en aandachtspunten Overlopen financiële en administratieve aspecten (budget, tijdsregistratie, …) Varia

Verslag kick-off 22 november 2018 Opvolgpunten: Betrokkenheid politie: aanwezigheid in de workshops ‘AS IS’ Geen andere opmerkingen Goedkeuring verslag Aanvulling: Samenwerking met brandweer Zone West Brandweer plannen om te investeren in slimme(re) toepassingen Voorstel: toevoegen aan stuurgroep ‘Eventmachien’ ifv afstemming - schaalvoordelen

Korte voorstelling project Administratieve vereenvoudiging voor de aanvrager Slechts 1 aanvraag Only-once en hergebruik van bestaande gegevens Gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid over verplichtingen Efficiëntiewinst voor de behandelende besturen Dossieropvolging en overzicht over verschillende aanvragen bij alle diensten Vermijden van fouten en dubbel werk door hergebruik van gegevens Eigenaarschap over gebruikte technologie en gegevens

Korte voorstelling project: wat gaan we doen? TO BE Beheer Geïntegreerde opvolging Bronnen? Processen Gevraagde gegevens Bestaande initiatieven Ervaring aanvrager? Beheersmodel + Bestek AS IS Zicht krijgen op de verschillende processen en diensten die betrokken zijn bij de aanvraag van een evenement, zowel vanuit de burger als vanuit de diensten bekeken. Zicht krijgen op de gegevens die voor deze processen nodig zijn en hoe deze nu verzameld en verwerkt worden. Een to be maken van de ideale manier om deze gegevens te verzamelen en de aanvragen te verwerken op een geïntegreerde manier. Een beheermodel ontwikkelen dat de besturen in staat stelt onafhankelijk te blijven van leveranciers en de besturen zowel eigenaar maakt van de gegevens als in staat stelt eenvoudig wijzigingen aan te brengen. Opmaak bestek

Stand van zaken: algemene planning Gedetailleerde planning afdrukken en meegeven?

Stand van zaken: wat hebben we gedaan? Workshops: 08/01/2019 – AS IS vrije tijd/jeugd (ism imec) 05/02/2019 – AS IS vrije tijd/jeugd 05/03/2019 – AS IS milieu/veiligheid/mobiliteit 17/01/2019: customer journey workshop met aanvragers Demo’s van bedrijven met evenemententool (tbc) Gesprekken met en deelname aan klankbordgroep CJM ivm verenigingenloket Processen Gevraagde gegevens Ervaring aanvrager? Bestaande initiatieven

Stand van zaken: wat hebben we gedaan? Technische voorbereiding en analyse 1/03/2019 - Start business-analist: Sander Franck, Cronos-group Technische werking van “Eventmachien” High level tekening – mock-ups Technische verbindingen tussen toepassingen Vragen van andere lokale besturen Lier/Dilbeek/Holsbeek/… Brandweer: Meise/Vilvoorde/Ternat/Zaventem: gemeenten zijn bezig met ontwikkelen en automatiseren Hoe deze gemeenten op de hoogte brengen van het project Eventmachien Voor andere besturen?

Stand van zaken: eerste analyseresultaten Noden Het correct informeren van de aanvrager Status terugkoppeling naar aanvragers én medewerkers Sensibilisering: Hoe aanvragers op een positieve manier vertrouwd maken met verplichtingen? Uniformiteit in proces en aanvraag Aanvraag zelf: soms te omslachtig, niet uniform, te vaak te laat aangevraagd, of te weinig correcte gegevens. Of soms gewoon niet aangevraagd. Doorstroming van de info naar de diensten moet beter en het overzicht over het geheel ontbreekt.

Stand van zaken: eerste analyseresultaten Oplossing Idee voor de oplossing is dat er een eerste informatievergaring is waarbij wordt uitgemaakt of het een melding of aanvraag is en waarna er daarna een verdiepend document wordt gestuurd. Definitie van een evenement: Welk evenement moet wettelijk aangegeven worden en welk niet? Indien geen evenement: waar ligt de grens voor een melding? Er moet eigenaarschap mogelijk zijn in de oplossing: er mag niet gewerkt worden met modules waar weinig/geen personalisatie mogelijk is, de gemeente moet onafhankelijk kunnen handelen. Politiek speelt zeker een rol. Alle gemeente medewerkers (voornamelijk ook het college) moeten achter dit model staan en dit ook zo operationeel maken.

We zouden deze er in kunnen steken, de elementen er op houden nog altijd steek…

Misschien weglaten Gewoon om te tonen dat het proces zoals het high-level in de meeste gemeentes verloopt, in kaart is gebracht

Volgende stappen: op de planning Geplande werken: Opmaak van requirement analyse Opmaak van mock-ups Verdere afspraken met bestaande tools en initiatieven Onderzoek real-time mogelijkheden Opstart uitwerking business model Geplande workshops 09/04/2019 – TO BE 07/05/2019 – TO BE Juni: testen van mock-ups met medewerkers en met aanvragers Contacten aanvragers: officieel moet dit via colleges gaan om GDPR complient te zijn.. Maar kan dit gewoon via informele contacten?

Volgende stappen: aandachtspunten Beheermodel – maximaal door lokaal bestuur zelf! Bekendmaking: zie opmerking van Bruno Van den Broeck (Brandweer) Sponsorship na afronding project Jo, vul maar aan.

Financiële en administratieve aspecten (1) BUDGET UIT Loonkosten Subtotaal 35.800,00 4.825,00 Inbreng partners 16.700,00 VERA apb 19.100,00 Werkingskosten 43.680,00 4.363,18 Catering voor workshops en vergaderingen 800,00 49,40 Budget voor communicatieacties 4.000,00 Drukwerk voor workshops 300,00 Consultancy business analyse 35.000,00 4.313,78 Bonnen voor deelname van burgers aan workshops 360,00 Vervoersonkosten 4.020,00 Overheadkosten(max. 10% van loonkost) 3.580,00 TOTAAL KOSTENZIJDE: 83.060,00 9.188,18 Uren Vera op dit moment: 11567.55 euro van de 23.700 (te verdelen over inbreng en kost) – in het oog houden Uren Toekomstforum: Aanvulling bij afronding van het project Bonnen nog te factureren: 360 Kosten voor vergaderingen edm. Doorgeven aan Mensen van Pepingen ifv budget bewaking

Financiële en administratieve aspecten (2) URENREGISTRATIE COT 2018 004 EVENTMACHIEN_ALLE 2018-2019 Organisatie Project RESULTAAT IN EURO Gemeente Galmaarden COT 2018/004 755,00 Gemeente Pepingen 600,00 Gemeente Gooik 1117,50 Stad Halle 1560,00 Gemeente Herne 792,50 Lokale PZ Pajottenland nvt Vera 0,00 Toekomstforum TOTAAL  16.700 4825,00 STAVAZA  (02/2019) 28,89 % Urenprestaties van deelnemende partners: op zich vrij goed. Op 28% zonder Vera eb Toekomstforum Maar mag wel ruim worden geregistreerd. Indien niet nodig, geen registraties van Toekomstforum

Varia? Vlaams overlegplatform COT op 18 juni 2019: valt samen met intergemeentelijke personeelsdag Pajottenland – Opvolging door Vera en Toekomstforum Oproep EFRO: 'Intergemeentelijke samenwerking en digitalisering van de dienstverlening naar ondernemers' o. a. digitale instrumenten (productencatalogus, vergunningen, interactieve databanken, …) voor ondernemers, een intergemeentelijke ambtenaar lokale economie, … Aandachtspunten: tijdspad: 2 jaar voor werkingsprojecten/3 jaar voor investeringsprojecten EFRO - steunpercentage = 40% cofinanciering door Vlaamse overheid, provincie tot maximaal 85% 15% eigen inbreng

Vragen of suggesties?