Algemene ledenvergadering 1 November 2018 20.30 uur

Agenda Opening. Vaststellen van de notulen van de ALV van 17 oktober 2017. Korte terugblik op afgelopen jaar. Resultaten afgelopen seizoen. Verslag van de kascommissie. Benoeming van de kascommissie. Nieuwe methode voor verdeling omzet Horeca Vaststellen van de begrotingen. Bestuursbeleid en Decharge bestuur Presentatie van resultaten Stichting MFC Huishoudelijk reglement Oprichting afdeling Beach Aandachtsgebieden voor bestuur voor dit seizoen Graag gaan we daar met u over in gesprek ! Rondvraag

Opening Mededelingen

Notulen ALV 20 oktober 2017.docx

Terugblik 2017-2018 Investering in zonnepanelen Onderhoud Bosweg 12 Aanleg beach complex Verdeling van Horeca omzet Privacy wetgeving VOG Sporthal bezetting wordt toenemende uitdaging Sponsorcommissie versterkt en actief

Ontwikkeling aantal leden   01-01-15 01-01-16 01-01-17 20-10-17 31-10-18 Biljart 66 69 68 Fietsen 77 79 75 Handbal 91 103 104 101 102 Volleybal 64 105 122 131 125 Gym/Dansen/Aerobic 108 110 Voetbal 391 426 367 375 386 Schaatsen 1 Beach - 56 (19) Ere-leden 7 5 Vrienden van SCK  248  253 250  223 210 1094 1151 1097 1084 1133/1096

4. Jaarverslag penningmeester

Toelichting op Exploitatie Afwijking 1. Extra acties handbal, volleybal & beach t.b.v. aanleg beachvelden € 5.712 2. Ontvangen gelden / subsidies handbal Rabobank en Gemeente Voorst t.b.v. aanleg (opening) beachvelden € 3.474 3. Nieuwe omzetverdeling m.i.v. het 2e halfjaar pakt positief uit € 14.707 4. Minder omzet door afgelastingen in december, februari en maart € 4.636 5. Geen afschrijving pv-panelen, weg laten vallen tegen voorziening € 5.101 6. De werknemerslasten waren niet volledig begroot € 6.037 7. Minder energiekosten dan begroot € 5.113 8. Meer omzet uitbetaald aan de afdelingen op basis van de nieuwe omzetverdeling en meer koepelkosten doorbelast € 24.547 9. Minder omzet, minder inkoopkosten. Bonus Grolsch tegen geboekt op inkopen en minder eigen gebruik bestuur, commissies & trainers € 10.233

Resultaten Vereniging en Afdelingen Voetbal € 862 Handbal € 2.906 Volleybal € 3.054 Gymnastiek € 2.599 Biljart € 4.636 Fietsen € 7.411 Beach € 926 Totaal € 12.299

Balans

Banksaldi Vereniging en afdelingen 30-6-2016 30-6-2017 30-6-2018 Vereniging € 14.492 € 1.056 € 5.017 Voetbal € - € 2.538 € 13.755 Handbal € 6.533 € 8.183 € 10.072 Volleybal € 10.841 € 15.555 € 10.263 Gymnastiek € 10.772 € 17.186 € 9.620 Biljart € 15.526 € 18.206 € 15.421 Fietsen € 8.922 € 10.143 € 12.056 Beach -- -- € 730

Realisatie Investeringen PV-Panelen: € 26.015 (hiervoor is € 6.788 aan subsidie ontvangen) Aanleg Beach: € 21.962 Financiering door middel van lening Vereniging bij afdelingen, totaal € 17.000 Fietsen € 5.000 Biljart € 5.000 Gym € 5.000 Volleybal € 2.000 Terugbetaling binnen 4 jaar, of eerder indien geld beschikbaar. De Vereniging heeft geld, totaal € 13.539 beschikbaar gesteld aan de Stichting voor uitvoering van de aanleg van de beachvelden. Terugbetaald binnen 8 jaar tegen 2% rente per jaar.

5. Kascommissie Goedkeuring verleend door de kascommisie op 19 September 2018

Nieuwe kascommissie Ron Hurenkamp Michel van Schaik

Herverdeling Geldstromen Oude regeling was gebaseerd op: Aanwezigheid in De Brug voor voetbal,volleybal en handbal Omzet evenementen werd voor deze 3 afdelingen opgeteld bij de reguliere omzet Op basis van bovenstaande punten, werd een verdeelsleutel bepaald en de omzet verdeelt Totale kosten vereniging, doorbelast aan deze 3 afdelingen op basis van ledenaantal Overige afdelingen ontvingen geen horeca omzet en geen doorbelasting vanuit de Vereniging Overwegingen tot aanpassing regeling: 1. Complex en verschil tussen afdelingen Afdelingen afhankelijk van kosten vereniging; gedurende het seizoen daardoor ook lastig de begroting te beheren Andere afdelingen ontvingen geen omzet van hun evenementen wat vrijwilligerswerk niet stimuleert.

Herverdeling geldstromen Nieuwe afspraak: Geen verdeling omzet op basis van aanwezigheid in De Brug 40% van de omzet evenementen voor ALLE afdelingen Geen doorbelasting kosten vereniging aan de afdelingen Grolsch bonus 75% naar afdeling voetbal Voordelen: Eenvoudiger De vereniging kan kosten niet zomaar door belasten Inzet vrijwilligers voor evenementen wordt beloond

7. Begroting SCK 2018 - 2019

Bestuur vraagt de vergadering decharge. 9. Decharge van bestuur Bestuur vraagt de vergadering decharge.

Resultaten 2017-2018 Reinier Plante

Multifunctioneel Centrum

Multifunctioneel Centrum

Multifunctioneel Centrum

Multifunctioneel Centrum

10. Huishoudelijk Reglement ..\..\Officiele documenten SCK\Huishoudelijk reglement Sportclub Klarenbeek 22 maart 2018 vs 2.2.pdf

Oprichting afdeling Beach Stand van zaken Beach Waarom een eigen afdeling? Bestuur van Afdeling In Oprichting Voorzitter Nienke Bosma Penningmeester Bastiaan Roordink Secretaris Eddie Bellert Werving Romy Veldwijk Evenementen Rob Velderman PR Marian Maatman

Eerste Beach zomer Bestuur is zeer tevreden, maar met de nodige leerpunten Beachtrainers zijn opgeleid bij Nevobo, basis voor verder uitbouwen van beachvolleybal Beachhandbal heeft veel gebruik gemaakt en gaat na nog één halfjaar op kunstgras volledig over op beach.

Plannen zomer 2019 Meer evenementen, ook middels de opgeleide trainers Verschil tussen jeugd en senioren aanbrengen, ook middels de groep trainers Beachtennis uitbouwen, extreme fanatieke groep is trekker…. Beachfit op de kaart zetten Accomodatie is super Wensen zijn: omheining; is reeds voor deel besteld water zitgelegengheid

Waarom eigen afdeling? Beach moet meerdere sporten aanbieden/faciliteren Commisie binnen afdeling volleybal is alternatief Eigen afdelingen met eigen bestuur geeft meer verantwoordelijkheid; zeker om financieel gezond te blijven Verdeling van rollen en taken niet nog meer bij volleybalbestuurders neerleggen “nieuwe” lichting jongeren zeer enthousiast om dit te trekken, geef ze ruimte…. Geen kosten, behalve een extra bankrekening Geen wijziging in statuten noodzakelijk

Oprichting afdeling Beach Bestuur vraagt goedkeuring voor oprichting van eigen afdeling

Aandachtsgebieden bestuur voor dit seizoen

Structuur SCK en Stichting MFC Waarom aanpassing onderzoeken? SCK wil zeggenschap binnen Stichting Wens voor vereenvoudiging structuur: a. eigendomssituatie is erg complex b. daardoor rollen bv tav onderhoud ook versnipperd c. geldstromen onderling zijn complex en werkbelastend d. facturatie naar externen vanuit 2 entiteiten is ongewenst Nieuwe wetgeving BTW per 1/1/19

Gewijzigde BTW regeling Het is een verruiming van de sportvrijstellingsregeling, hetgeen betekent dat ook verhuur voor sport wordt vrijgesteld. En ten aanzien van BTW vervalt recht op aftrek Wel een subsidie fonds opgericht ter compensatie.

Aanpak Onderzoek gestart door 2e penningmeester Stichting (Jeffrey Hoegen) en Jan Dekker BTW wetgeving pas duidelijk na prinsjesdag en door ons doorleeft op 8 oktober Twee scenario’s worden verder onderzocht: a. alle eigendom, investeringen,beheer en verhuur naar Stichting en SCK krijgt kwaliteitszetel in Stichtingsbestuur b. opheffen Stichting en alle eigendom, investeringen, beheer en verhuur onder verantwoordelijkheid SCK

Cruciale punten Stichting is oorspronkelijk door SC Klarenbeek opgericht voor aanleg kunstgras en uitsluitend t.b.v. BTW voordeel. Bij financiering MFC is BTW wederom cruciaal geweest. Daarnaast zijn er subsidies verkregen voor diverse initiatieven waarvoor de stiching noodzakelijk was en is “Dorpshuus” functie weggezet middels inzet Stichting. Als dit niet via de Stichting was gerealiseerd was er nooit een MFC gekomen. Maar de veranderende wetgeving en de opgedane ervaringen leiden tot een heroverweging.

Overige aandachspunten

Nix18 Geen verkoop aan en gebruik door jongeren onder de 18 Regel( =wet) wordt regelmatig geschonden We dienen helder beleid uit te dragen en vooral als bestuurders, beheerders één lijn te trekken. Communicatie aan alle jongeren van 15-18 Leiders/trainers van die leeftijdsgroepen informeren Bij gebruik drank een gele kaart en “overtreder” wordt gemeld aan bestuur. Bij veelvuldig overtreden van de regel een rode kaart…………..

Rookvrij sportcomplex? Moet SC Klarenbeek ook stappen zetten?

Privacy wetgeving Privacy document opgesteld Nieuwe leden dienen actief goedkeuring te verlenen voor gebruik foto en filmmateriaal Pupullen voetballen hebben alle leden deze goedkeuring gevraagd; Dit zal verder opgevolgd worden  SC Klarenbeek heeft dit geregeld, maar verdient continu aandacht ! ..\Officiele documenten SCK\Privacy Reglement versie 25-05-2018.docx

Protocol bij overlijden Behoefte aan helderheid hoe we omgaan met protocol rond overlijden van leden en vrijwilligers.? Huidig protocol:

protocol Wat wensen we wel/niet als regel te hanteren? Niets wijzigen? Of zijn er aanpassingen nodig? Hierbij voorbeeld van andere vereniging……. In memoriam website rouwadv. Stentor Rouwboeket Condoleance kaart Condoleance bezoek Vlag halfstok Minuut stilte Rouwbanden uitstel wedstrijden erelid ja ja ( allen) bestuurlid Lid ja (team) Partner van Lid nee Kind van Lid Ouder van lid broer/zus van lid Ja donateur sponsor ja,(team) vrijwilliger/geen lid

VOG Alle afdelingen hebben de opdracht om voor iedereen welke omgaat met minderjarigen een Verklaring Omtrent Gedrag aan te vragen. Vacature voor Vertrouwens Contactpersoon.

Administratieve vereenvoudiging Sterke behoefte voor verdere automatisering/vereenvoudiging van onze boekhouding. Mogelijk ook de ledenadministratie. Wensen: Minder handmatig, dus minder tijdrovend Alle afdelingen en vereniging gebruik maken van gelijke administratieve methode en hulpmiddel. Enerzijds ter vereenvoudiging, niet telkens opnieuw het wiel uitvinden door verschillende penningmeesters en anderzijds voor vergroting van controle: 4-eyes-principle Penningmeester vereniging dient ten altijd tijde inzicht te hebben en verantwoordelijkheid te kunnen nemen

Vrijwilligersbeleid Uitdaging zit in bezetting De Brug door leden van de diverse afdelingen Zaterdagavonden zijn lastig in te vullen in de wintermaanden van 18.00 tot 20.00/22.00 uur

Kennedy mars WS’78 stopt na 2019 met de organisatie Wij nemen dit over Organisatie wordt Gerrit Konijnenberg Johan Hertgers ………………. SC Klarenbeek wordt lid van de KNWB

Accommodatie Jou de boules veld Uitbreiding terras van balkon LED verlichting hoofdveld Isolatie dak biljart

Ideeën? Wensen?

Rondvraag