Cursus Interne auditor Module 2 – Het auditproces: planning en uitvoering.

De voorbereiding van de audit Het succes van een audit staat of valt met uw voorbereiding als auditor. Zonder kennis van het doel van de audit, de te onderzoeken locaties of afdelingen, het onderwerp van de audit, de inhoud van de procedures, handboeken en instructies en beleid verwordt een audit al snel tot een rondleiding door het bedrijf, een bezoek waar niemand voordeel van heeft. Cursus – Interne auditor

Cursus – Interne auditor De voorbereiding. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat het juiste audit-team wordt ingeschakeld, het tijdsbudget goed wordt vastgesteld en de audit efficiënt kan verlopen. Slecht voorbereid is de auditor die als eerste vraag stelt "Heeft u een procedure?". Wanneer de auditor zich voorbereid had, dan had hij dat al geweten, en deze procedure bestudeerd om inzicht te krijgen in de activiteiten van de auditee. Het tijdens de audit beoordelen van documentatie die vooraf al beschikbaar had moeten zijn is verspilling van (kostbare) tijd van zowel auditee als auditor. Cursus – Interne auditor

Cursus – Interne auditor Het doel van auditen Doorgaans wordt een audit in een aantal verschillende fasen uitgevoerd: ► Informatieverzameling ► Voorbereiding ► Openingsvergadering ► Audit ► Afsluitingsvergadering Cursus – Interne auditor

De fasen van het auditen  ► Het verzamelen van informatie zal bestaan uit het bekijken van de toepassing zijnde procedures, werkinstructies, verslagen van eerdere audits, "nonconformity" rapporten (NCR's) en alle andere relevante beschikbare documentatie. ► Een voorbereiding houdt in het gereed maken van de audit checklists, gebaseerd op de auditprocedure en op informatie die in de vorige fase reeds is verzameld. Cursus – Interne auditor

Het voorgesprek, de audit en het afsluitende gesprek ► Er voor gekozen worden voor een ‘voorgesprek’. Dit gesprek is dan waarschijnlijk een kort interview met het in de betreffende afdeling verantwoordelijke managementpersoneel, om de reden voor het bezoek en de status van de te gebruiken documenten te bevestigen. ► De audit wordt uitgevoerd op een vergelijkbare wijze, zij het intern of extern, hoewel een interne audit de auditor aanzienlijke problemen kan opleveren als hij niet de benodigde vaardigheden en diplomatie ten toon spreidt. ► Het afsluitende gesprek zal een korte sessie zijn waarin de belangrijkheid van eventuele afwijkingen wordt afgesproken, en mogelijke correctieve maatregelen kunnen worden besproken. Cursus – Interne auditor

De structuur van de audit. Voorbereiding. Het eerste wat de auditor moet doen is zijn AUDIT PROCEDURE bestuderen. Hierbij let hij op eventuele eisen die eigen zijn aan zijn eigen organisatie. Daarna zal hij, gebaseerd op de in fase 1, van de verzamelde informatie een CHECKLIST maken. Het dient als geheugensteuntje en is zeker geen script. Cursus – Interne auditor

De structuur van de audit. De aanvang. In een externe audit zal de auditor een openingsvergadering bijwonen waarbij zijn teamleider, die de vergadering leidt aan de hand van de agenda, als voorzitter optreedt. In een interne audit zal de auditor een openingsinterview houden. Het doel van dit interview is de doelstellingen en de structuur van de audit aan het management kenbaar te maken. Cursus – Interne auditor

De structuur van de audit. Maak aantekeningen op een schrijfblok, voorgedrukt auditformulier, of clipboard. Noteer het nummer, de titel en de status van elk document dat u onder ogen krijgt. Noteer de namen en de functies van de personen die u ontmoet. Noteer de nummers van de apparatuur die op de audit van toepassing zijn. Vertrouw daarbij niet op uw geheugen en zorg ervoor dat het maken van uw aantekeningen niet storend werkt tijdens uw gesprekken. Het is goed dat u aantekeningen maakt, maar zorg ervoor dat u de reden hiervan voor aanvang van de audit duidelijk maakt. Gebruik uw ogen - om activiteiten waar te nemen, om mensen en hun reacties te observeren, voor het lezen van documenten en om productmonsters en apparatuur te gebruiken. Cursus – Interne auditor

De volgorde in onderwerpen Tijdens de audit is het raadzaam een logische volgorde in de onderwerpen te volgen. Onbekwame auditors neigen ertoe om van de hak op de tak te springen met hun vragen en terug te komen op onderwerpen die al zijn aangestipt in plaats van onderwerp voor onderwerp volledig te auditen. Cursus – Interne auditor

Het vorderen van de audit De auditor moet ieder moment weten hoever de audit is gevorderd. Dit kan alleen worden bereikt door op systematische wijze de activiteiten en systemen van de auditee te analyseren en een systematische vraagtechniek te hanteren. Cursus – Interne auditor

Wanneer de audit langer duurt. Wanneer een bepaald onderdeel iets meer tijd kost dan gepland, kost een ander onderdeel wellicht iets minder tijd. Dat betekent dus niet, dat alle ‘tekorten’ ten koste moeten gaan van het laatste onderdeel. Men kan er ook voor kiezen voor de auditee te vragen of hij of zij er een probleem mee heeft dat de audit een half uurtje uitloopt of een vervolgaudit inplannen. Cursus – Interne auditor

Het opdringen van een eigen mening. Een auditor wil nog weleens zijn eigen interpretatie van een norm opdringen aan de auditee. Een belangrijk doel van een audit is om uit te vinden wat de auditee doet en waarom hij dat op die manier doet. Het is daarom noodzakelijk om de gedachtegang en beslissingen van de auditee te begrijpen, in het bijzonder omdat veel normen op basis waarvan audits worden uitgevoerd niet altijd eenduidig zijn en meerdere interpretaties toelaten. Cursus – Interne auditor

Sterke punten benoemen. Door tijdens de audit sterke punten te benutten kunnen zwakten worden bestreden. De auditor moet de auditee tegemoet treden met een "open mind" en onbevooroordeeld. De auditor die concludeert dat er niets deugt heeft zijn werk niet goed gedaan. Cursus – Interne auditor

De structuur van de audit. Verslaggeving. Het auditrapport is een kort, feitelijk verslag van de gebieden en de activiteiten die aan de audit zijn onderworpen en waarin de mate van tekortkoming wordt genoteerd. Cursus – Interne auditor

De structuur van de audit. Aanbevelingen voor actie. Tenzij anders gespecificeerd in de audit procedure, behoort de auditor geen aanbevelingen te geven, en moeten de activiteiten beperkt worden tot de notatie en de verslaggeving van afwijkingen. Dit is met name van toepassing op interne audits. Cursus – Interne auditor

De structuur van de audit. Het afsluiten van de audit. Een goede afsluiting van een audit is net zo belangrijk als een goede start. Dit betekent dat er een afsluitend gesprek of interview wordt gehouden. In deze fase wordt het auditverslag, en de eventuele afwijkingen overhandigd. Cursus – Interne auditor

Cursus – Interne auditor Corrigerende maatregelen: Corrigerende maatregelen worden genomen om oorzaken van bestaande afwijkingen weg te nemen, om zodoende herhaling te voorkomen. Corrigerende maatregelen kunnen voortkomen uit één afwijking of uit een analyse van meerdere afwijkingen. De basis van deze maatregelen is de hierboven beschreven reeks mogelijkheden tot verbetering. Cursus – Interne auditor

Cursus – Interne auditor Preventieve maatregelen: Preventieve maatregelen worden genomen om oorzaken van mogelijke afwijkingen weg te nemen, om het optreden daarvan te voorkomen. Hierbij is dus nog niets misgegaan, maar er wordt geanticipeerd op basis van beschikbare informatie. Voorbeelden van preventieve maatregelen zijn het vastleggen van procedures, werkinstructies en het geven van cursussen / opleidingen. Cursus – Interne auditor

Klik hier om terug te keren naar het hoofdmenu.   Klik hier om terug te keren naar het hoofdmenu. Cursus – Interne auditor