Vakman ondernemer – Commercieel plan Hoofdstuk 7 Het inkoopproces

1. De ondernemer 2. De onderneming 3 1. De ondernemer 2. De onderneming 3. De omgeving van je onderneming, wet- en regelgeving 4. Marktonderzoek: externe en interne analyse 5. Marketingplan en marketingmix 6. Het verkoopproces: klanten werven en de verkoop 7. Het inkoopproces

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Elk bedrijf moet inkopen. Het hangt van het soort bedrijf af wat je inkoopt. Een winkel of handelsbedrijf koopt alle artikelen in, bijvoorbeeld bij een groothandel of direct bij de producent. Een productiebedrijf zal vooral grondstoffen inkopen om een product te fabriceren. Als je een dienst verleent, zoals een adviseur of een zzp’er in de bouw, dan hoef je bijna niets in te kopen. Hoogstens wat kantoorartikelen en vakliteratuur. Maar je moet wel je vaardigheden en expertise bijhouden door middel van trainingen en cursussen. Die diensten moet je dus ook inkopen.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Inkoopmarkt Als je producten of diensten wilt inkopen voor je onderneming, dan moet je de inkoopmarkt analyseren. De inkoopmarkt is de markt van aanbieders van de producten of diensten die jij wilt inkopen.

Je gaat de inkoopmarkt onderzoeken. Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Als je net begint met een bedrijf, doe je eerst onderzoek naar je leveranciers, Je gaat de inkoopmarkt onderzoeken. Hoe beter je weet waar je kunt inkopen en wie de leveranciers zijn, hoe beter je in staat bent om de beste aanbieder voor je bedrijf te selecteren.

De inkopen die je voor je bedrijf doet, kun je onderverdelen in: Hoofdstuk 7 Het inkoopproces De inkopen die je voor je bedrijf doet, kun je onderverdelen in: Directe inkoop Indirecte inkoop

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Directe inkoop Directe inkoop is inkoop van alle goederen en diensten die direct met het eindproduct of de dienst te maken hebben die jij verkoopt of levert. Directe inkoop wordt vaak aangeduid met BOM. Deze afkorting staat voor bill of materials en betekent stuklijst of onderdelenlijst. Bij een handelsonderneming zijn dat alle artikelen in het assortiment. Bij een productiebedrijf zijn dit de grondstoffen die nodig zijn om het product te produceren. Bij een dienstenbedrijf zijn dit bijvoorbeeld personeel dat je voor een bepaalde klus of opdracht inhuurt of het materiaal dat je nodig hebt.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Indirecte inkoop Indirecte inkoop is inkoop van die producten of diensten die je nodig hebt om het primaire proces of productieproces te ondersteunen. Bij indirecte inkoop kun je denken aan onderhoud, energie en kantoorartikelen. Indirecte inkoop wordt vaak aangeduid met NPR. Deze afkorting staat voor non product related en betekent: niet aan het product gerelateerd.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Bij het onderzoeken van mogelijke leveranciers, bekijk je ook de voor- en nadelen van levering door een klein aantal leveranciers of levering door veel leveranciers. Daarbij speelt ook mee of het om een routineaankoop gaat of om een nieuw product.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Samenwerken Soms kan samenwerken op het gebied van inkoop voordeel opleveren. Je kunt je voorstellen dat als je met meer ondernemers tegelijk inkoopt, je hogere kortingen kunt krijgen bij de leverancier. Er bestaan verschillende inkoopcombinaties waar je je als ondernemer bij kunt aansluiten. Inkoopcombinaties zijn bedrijven die samen hun inkoop regelen.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Inkoopbeslissingen De inkoopbeslissingen die je gaat nemen, kun je onderverdelen in: Strategische inkoopbeslissingen Tactische inkoopbeslissingen Operationele inkoopbeslissingen

Strategische inkoopbeslissingen Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Strategische inkoopbeslissingen Strategische inkopen zijn aankopen die aansluiten bij de strategie van je onderneming als geheel. Hierbij zijn je missie en visie bepalend. Als de onderneming bijvoorbeeld gericht is op vernieuwingen in de markt, dan kies je leveranciers die ook vernieuwend bezig zijn. Als je duurzaam onderneemt, kies je voor duurzame leveranciers.

Tactische inkoopbeslissingen Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Tactische inkoopbeslissingen Bij tactische inkopen heb je een keuze gemaakt welke leverancier de goederen of diensten mag leveren tegen welke prijs en inkoopvoorwaarden. Behalve de prijs neem je ook de klant-leverancierrelatie en politiekmaatschappelijke overwegingen mee in je besluit. Bij politiekmaatschappelijke overwegingen kun je denken aan milieu, kinderarbeid en mensenrechten.

Operationele inkoopbeslissingen Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Operationele inkoopbeslissingen Bij operationele inkopen gaat het om bestellingen van bekende producten en diensten bij de door jou gekozen leveranciers. Deze producten vallen vaak binnen een raamcontract. Je bewaakt de levertijd en houdt contact met de leverancier om te zorgen dat je de bestelde goederen op tijd en in de juiste hoeveelheid ontvangt.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Raamcontract Een raamcontract of raamovereenkomst is een afspraak tussen een leverancieren een klant om een bepaald product of dienst voor een vaste looptijd, voor een vooraf afgesproken prijs en tegen vooraf afgesproken voorwaarden te leveren.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Inkoopplan Een inkoopplan is een plan dat je opstelt om een gewenste inkoopsituatie te creëren. Dit plan is een concrete uitwerking van het inkoopbeleid.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Voor de korte termijn, tussen één en drie jaar, beschrijf je in het inkoopplan: Wat je met het inkoopplan wilt bereiken. Hoe je denkt dit te bereiken. Waarmee je dit wilt bereiken. Wanneer je denkt dit te bereiken. Wie dit moet gaan realiseren.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces

Portfolioanalyse van Kraljic Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Portfolioanalyse van Kraljic De relatie die je met je leverancier hebt, is afhankelijk van het soort product of dienst dat/die je wilt inkopen. Is het product dat jij verkoopt makkelijk verkrijgbaar of is het maatwerk dat je moet inkopen?

Dat brengt financiële en leveringsrisico’s met zich mee. Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Het antwoord op deze vraag hangt samen met hoeveel aanbieders dit product leveren en hoeveel invloed je als ondernemer kunt uitoefenen op de inkooponderhandelingen. Dat brengt financiële en leveringsrisico’s met zich mee.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Volgens de portfolioanalyse van Kraljic kun je de inkoopproducten rangschikken op basis van twee criteria: De mate van leveringsrisico definieer je van laag naar hoog. Het is afhankelijk van het aantal leveranciers van het product, de betrouwbaarheid van de leveranciers, de levertijd en het transport. De mate van het financiële risico/belang rangschik je ook van laag naar hoog. Het is afhankelijk van de ingekochte hoeveelheid, de prijs per product en de kosten voor het gebruik van het product.

Typen inkoopproducten Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Typen inkoopproducten Het Kraljic-model is een handig hulpmiddel om je inkopen te onderscheiden. Het model onderscheidt vier typen inkoopproducten: Routineproducten Hefboomproducten Strategische producten Knelpuntproducten

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces

Routineproducten (laag leveringsrisico – laag financieel risico) Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Routineproducten (laag leveringsrisico – laag financieel risico) Bij routineproducten kun je denken aan kantoorartikelen, schoonmaakmiddelen, abonnementen en schoonmaakdiensten. Het is belangrijk dat je deze goederen en diensten zo efficient mogelijk inkoopt.

Hefboomproducten (laag leveringsrisico – hoog financieel risico) Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Hefboomproducten (laag leveringsrisico – hoog financieel risico) Hefboomproducten of diensten worden door verschillende leveranciers geleverd en zijn relatief duur. Het gaat hierbij om standaardproducten zoals computers, energie en leaseauto’s.

Strategische producten (hoog leveringsrisico – hoog financieel risico) Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Strategische producten (hoog leveringsrisico – hoog financieel risico) Een strategisch product of dienst heeft een relatief hoge waarde en kan slechts door een of enkele leveranciers worden geleverd. Het is het hoofdproduct van een bedrijf en is nodig voor de kernactiviteit van de onderneming Deze producten bepalen voor een groot deel de kostprijs van het product. Voorbeelden van deze producten zijn water, gas, elektriciteit, bepaalde softwarepakketten en sommige grondstoffen en hulpmiddelen.

Knelpuntproducten (hoog leveringsrisico – laag financieel risico) Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Knelpuntproducten (hoog leveringsrisico – laag financieel risico) Dit zijn producten en diensten die relatief een geringe waarde hebben, maar slechts bij een of enkele leveranciers gekocht kunnen worden. Knelpuntproducten zijn die producten die je nodig hebt om je onderneming te laten draaien. Voorbeelden van knelpuntproducten zijn onderdelen voor specialistische machines. De leverancier is de dominante partij.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces De producten die je moet inkopen, geef je een plaats in de Kraljic-matrix. Je doet dit om de afhankelijkheid van leveranciers inzichtelijk te maken en zo mogelijk de inkoopkosten te verminderen. Je gaat per product/productgroep of dienst beoordelen of het financieel risico hoog of laag is. Daarnaast kijk je per product/productgroep of dienst of het leveringsrisico hoog of laag is.

Onderhandelen met je leveranciers Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Onderhandelen met je leveranciers Als je je inkopen doet, is het belangrijk om, behalve naar de kwaliteit, ook te letten op een scherpe prijs. Want hoe lager jouw inkoopkosten zijn, hoe hoger jouw brutowinst kan zijn. Daarom is het verstandig om bij verschillende leveranciers een offerte aan te vragen en deze met elkaar te vergelijken. Vervolgens komt het er op aan dat je goed kunt onderhandelen Hoe doe je dat?

Beoordeling en evaluatie leveranciers Hoofdstuk 7 Het inkoopproces Beoordeling en evaluatie leveranciers Je kunt vrij eenvoudig aan de hand van een formulier beoordelen of jouw leveranciers voldoen aan de kwaliteitseisen die jij hanteert. Voor elke leverancier waarmee je zakendoet, kun jij of een van je medewerkers zo’n beoordelingsformulier invullen. Vervolgens leg je de resultaten naast elkaar en beoordeel je of de leverancier aan jouw eisen voldoet.

Hoofdstuk 7 Het inkoopproces