OostCampus: een campus voor dienstverlening van Gemeente & OCMW (&partners) Jan de Keyser, 1ste schepen Oostkamp

OostCampus Combinatie van kleur/logo en beeld moest terug te vinden zijn in het gebouw. Ronde vormen Kleur op de loketten, gebouw Beeldmateriaal op de loketten De toepassing van de nieuwe huisstijl is geen oefening voor alleen de dienst Communicatie. Het vraagt inspanningen van alle diensten. Workshops georganiseerd Belang van logo, kleur en beeldmateriaal toegelicht Hoe gebruiken?

Doelstelling - de klant - interne efficiëntie Vernieuwde dienstverlening gericht op: - de klant - interne efficiëntie Komaf maken met het clichébeeld van een overheidsinstelling en de ambtenaar. Niets nieuws, maar hoe begin je eraan?

Samenwerking gemeente /OCMW Hoe kunnen realiseren? Goede verstandhouding (zowel politiek als binnen de administratie) OCMW: weinig ondersteunende diensten (geen diensthoofden) Iedereen blijft juridisch bij eigen werkgever Pragmatische aanpak! Principes vastgelegd in beheersovereenkomst (als kader) Te maken met mensen (goede verstandhouding) en een positieve dynamiek die er heerste. We gaan samen voor iets nieuws. Vooral gefocust op de kansen die er zijn en niet op de struikelblokken.

Samenwerking gemeente /OCMW Verregaande samenwerking 1 gezamenlijk managementteam voor gemeente/OCMW/AGB 1 gelijke rechtspositieregeling (m.u.v rusthuis), gezamenlijk HR-beleid Ondersteunende diensten volledig geïntegreerd (Secretariaat, ICT/Com (incl. Onthaal), Personeel, Financiën, Technische Ondersteuning) Decretale graden vervangen elkaar bij vakantie/ ziekte Juiste persoon op de juiste plaats

Politieke betrokkenheid Inzicht dat OostCampus enorme opportuniteit was voor Oostkamp (bij alle partijen) Werkgroep vanuit Gemeenteraad met alle fracties (ook voorzitter OCMW) Nauwe toelichting op elk moment in dossier (incl. budget) Nauwe opvolging budget Bezoekmomenten Alle belangrijke momenten in dossier unaniem goedgekeurd Workshops met poetspersoneel (onderhoudsvriendelijke materialen, hoeveel ‘opbergruimte’, diverse andere groepen, betrokkenheid bij keuze en opstelling meubilair (testgroep voor stoelen).

Personeel & organisatie Functieprofielen herschreven o.b.v. gedrags- en kenniscompetenties Aanwervingen o.b.v. competenties. Onthaalmedewerkers uit de eigen organisatie Juiste opleidingen voorzien (o.m. voor alle loketmedewerkers) Organogram aangepast aan nieuwe organisatie / nieuwe dienstverlening Juiste persoon op de juiste plaats Evaluatiecyclus: 1e cyclus helemaal achter de rug (functioneringsgesprekken…) Onthaal: goed gewerkt => heel dynamische groep met eigen voorstellen (e-id, fietskaarten). Mensen als Marc helemaal veranderd.

Betrokkenheid creëren Aangenaam gebouw realiseren, zowel voor bezoekers als medewerkers Workshops & inspraakmomenten voor medewerkers (o.a. organisatie dienstverlening, poetsen, meubilair,…) Werkplaatsen door eigen mensen ingericht – Configuratie bureaus zelf kunnen bepalen Diverse bezoek- en infomomenten (zowel tijdens voorbereiding als tijdens hele bouwproces) Grote familiedag voor de opening Workshops met poetspersoneel (onderhoudsvriendelijke materialen, hoeveel ‘opbergruimte’, diverse andere groepen, betrokkenheid bij keuze en opstelling meubilair (testgroep voor stoelen). Uitvoerende diensten mochten de ateliers zelf inrichten (bouwen, schilderen, …) Bezoekmomenten en infomomenten Tijdens opendeurweekend heeft 1/3 van alle personeelsleden spontaan geholpen (parking, rondleidingen, catering, …) Sfeer: zomer (relaxer, mooie binnentuin…)

Interne communicatie

Bezoekmomenten personeel Combinatie van kleur/logo en beeld moest terug te vinden zijn in het gebouw. Ronde vormen Kleur op de loketten, gebouw Beeldmateriaal op de loketten De toepassing van de nieuwe huisstijl is geen oefening voor alleen de dienst Communicatie. Het vraagt inspanningen van alle diensten. Workshops georganiseerd Belang van logo, kleur en beeldmateriaal toegelicht Hoe gebruiken?

eenheid in verscheidenheid Gezamenlijke nieuwe huisstijl kleur: elke cluster of entiteit heeft zijn eigen kleur, de kleur komt dan ook altijd terug (loketten, publicaties ….) Onderschrift dat verwijst naar de entiteit. Het is nog altijd heel duidelijk dat het over Oostkamp gaat. We hebben al het logo gehad, het aspect kleur Daarnaast is er nog een 3de element heel belangrijk in de huisstijl: en dat zijn de beelden eenheid in verscheidenheid

Strategisch belang ICT Volledig nieuwe server- en netwerkinfrastructuur gemeente en OCMW samen Productencatalogus (ook gelinkt met IPDC), momenteel bezig met Mid-Office Eén ‘dataplatform’: Raadsnetten - Personeelsnet Toont duurzame intentie aan van gemeente en OCMW om samen te werken en creëert mogelijkheden tot verregaande integratie (vb. 1 software pakket voor financiële dienst, personeelsdienst…

Interne werking 5 sterren Cultuur van openheid en verbondenheid gebaseerd op 5 organisatiedoelen Resultaatgerichte werking Heldere communicatie Toegankelijke dienstverlening Positief imago Vooruitziende aanpak

Heldere communicatie - Positief imago 5 Sterren Heldere communicatie - Positief imago Resultaatgericht werken - Toegankelijke dienstverlening Vooruitziende aanpak

Succesfactoren bestuur dat durft ! visie gebruik enthousiaste mensen iedereen betrekken gebruik de dynamiek die ontstaat open communicatie investeren in mensen & omkadering (o.a. ICT) Enthousiaste mensen (op elke stoel, hoog – laag, politiek - ambtenaren): zij willen er iets van maken, zien de kansen en mogelijkheden. Zetten de rest in beweging Heel veel draait om mensen. Beslissingen: Aankoop van de site (2006: verkiezingsjaar) Aanstellen architect met futuristisch ogend concept (zal dat wel lukken) OCMW verhuist mee Stap verder: integratie ondersteunende diensten 1 huisstijl 1 server …

Aandachtspunten Positieve benadering – Leer elkaar kennen (zoek de gelijkenissen en erken de verschillen) Investeer in mensen i.p.v. in structuren Betrokkenheid/inspraak gedurende hele proces Proces van integratie vraagt tijd