Electronic document management Anne Faes 18 november 2003

Inhoud presentatie Wat is electronic document management? Wat moet het kunnen? Wat zijn de voordelen ervan? welke systemen zijn er te vinden? Wie kan het gebruiken? Welke software is er zoal te vinden? een voorbeeld uit de praktijk Anne Faes 18 november 2003

Wat is document management? Document Management is gericht op het beheren van elektronische, niet gestructureerde informatie. Wat is een Electronic Document Management Systeem (EDMS)? Met een Electronic Document Management Systeem (EDMS) kunnen electronische documenten beheerd worden gedurende hun gehele levenscyclus, inclusief o.a. registratie en versiecontrole, document integriteit, opzoeken, raadplegen, verspreiden en archivering.  Anne Faes 18 november 2003

Een efficiënt document managementsysteem: Registreren / toekennen van kenmerken Autorisaties, rechten toekennen Zoeken Check-in & check-out. Bekijken Opslaan Wijzigen Versiebeheer Voortgangsbewaking/ routing / workflow management Managementinformatie genereren. Anne Faes 18 november 2003

Standaard veel functionaliteit Persoonlijk Gemakkelijk Wat zijn de voordelen ervan? Hoge snelheid Standaard veel functionaliteit Persoonlijk Gemakkelijk lange opslagperiode documenten kan overal geraadpleegd worden betrouwbare opslag efficiënte distribuering van informatie snelle implementatie simpele integratie enkele gebruikers of bedrijfsbreed Anne Faes 18 november 2003

Welke systemen zijn er zo al te vinden? De Nederlandse De Nederlandse hebben hun wortels in de postbehandeling en zijn van daaruit verder gaan bouwen. Voorbeelden zijn: Circle, Corsa en Decos De internationale De internationale hebben hun wortels meer in het scannen, indexeren en opslaan. Voorbeelden zijn: EasyWare, Documentum, LiveLink, TRIM, FileNet (Panagon) en DocsOpen Anne Faes 18 november 2003

De gespecialiseerde En dan zijn er verder nog gespecialiseerde systemen, zoals die voor content management (beheren van Web-informatie) en kennismanagement. Anne Faes 18 november 2003

In de praktijk geldt de 80-20 regel: Wie kan het gebruiken? In de praktijk geldt de 80-20 regel: 80 % papier en 20 % electronische informatie 20 % papier en 80 % electronische informatie Organisatie kan vanaf 10 werknemers voordeel uithalen Anne Faes 18 november 2003

Uitgangspunt = organisatie die naar 80-20 regel wil gaan Wat zijn de kosten en de baten? context = projectplan. Uitgangspunt = organisatie die naar 80-20 regel wil gaan Organisatie = dossierverwerkende organisatie (50%= dossiers) organisatie al beschikt over een goed werkend bedrijfsbreed netwerk, medewerkers zijn vertrouwd met een computer op hun werkplek. Anne Faes 18 november 2003

plannen maken. beginnen met doelen die de organisatie nastreeft plannen maken? beginnen met doelen die de organisatie nastreeft. Vb hiervan: Een hypotheekbank die haar omzet wil vergroten, kan mogelijkheden zien wanneer de buitendienst-verkopers op hun laptop off-line toegang hebben tot het volledige klantdossier. Een verzekeringsmaatschappij, die haar kosten wil verlagen, kan een versnelling van de schade-afwikkeling realiseren door de schadedossiers elektronisch rond te sturen. Een overheidsdienst, die uitkeringsaanvragen behandelt, kan mogelijkheden zien om medewerkers in dienst te houden en nieuwe medewerkers te werven door het inrichten van thuiswerkplekken. Anne Faes 18 november 2003

Een versnelling van doorlooptijd, een vermindering van werklast, De baten worden bepaald door de doelen die moeten gerealiseerd worden. En dit hoeven geen euro’s te zijn! Een versnelling van doorlooptijd, een vermindering van werklast, een verlaging van het aantal fouten, enz. Deze voldoen al om de concrete doelen te beschrijven. doel = controleerbaar Anne Faes 18 november 2003

het berekenen van kosten en baten vereist de nodige zorgvuldigheid. Datzelfde geldt voor kosten. Wanneer een besparing van werk behaald wordt, kan dat uitgedrukt worden in aantallen FTE’s (Full-Time equivalents). Omrekening daarvan naar euro’s is niet aan de orde, tenzij de besparing wordt omgezet in verlies aan arbeidsplaatsen. het berekenen van kosten en baten vereist de nodige zorgvuldigheid. Anne Faes 18 november 2003

We beginnen dit stuk met een voorbeeld uit de praktijk. Vervolgens kijken we naar de verschillende aspecten van het procesvernieuwen: Innovatie, Techniek, implementatie Anne Faes 18 november 2003

Een voorbeeld Laten we kijken naar de kosten en baten, zoals die gerealiseerd zijn bij een financiële instelling. In het jaar 2000 is een elektronisch archief, ter grootte van ongeveer 500000 pagina’s ingezet ter vervanging van “papieren” klantdossiers. Er zijn zo’n honderd gebruikers, die met wisselende intensiteit gebruik maken van de opgeslagen dossiers. Anne Faes 18 november 2003

De aanleiding voor een elektronische documentinfrastructuur was de geplande nieuwbouw, waarin een rustige, papier-arme uitstraling gewenst is. Het geheel past in een strategisch plan, waarin voorzien is in omzetgroei in de betere klantafdelingen. In het eerste jaar van het gebruik zijn de volgende kosten en besparingen gerealiseerd: Anne Faes 18 november 2003

De besparingen zijn gerealiseerd in de vorm van vloeroppervlakte (kastruimte inruilen voor werkplekken), besparingen in zoektijd (gemiddeld 3 minuten per dossier, en twee uur per zoekgeraakt dossier), en looptijd (plm. 8% van de gewerkte tijd). Er zijn kosten gemaakt voor onderhoud en support, voor het scannen en indexeren en archiefkosten. Ook afschrijvingskosten zijn meegeteld. Anne Faes 18 november 2003

eenmalige kosten: In het volgende diagram is een totaal weergegeven van Hfl. 500.000,-, waarvan iets minder dan de helft externe kosten (out-of-pocket) zijn. Anne Faes 18 november 2003

Dat verklaart de investering in scannen en indexeren. In dit voorbeeld heeft het management ervoor gekozen om alle bestaande dossiers op te schonen en in te scannen. Dat verklaart de investering in scannen en indexeren. Deze zgn. conversie blijkt goed geweest te zijn voor meer dan de helft van de investering. Het totale plaatje leidt tot een kosten-baten balans die een terugverdientijd van twee jaar laat zien:                                        Anne Faes 18 november 2003

Deze kosten zijn toonbare besparingen. In praktijk: opbrengsten die minder aantoonbaar zijn: Als een accountmanager het klantdossier bij de hand heeft als hij op bezoek gaat, kan hij dan meer verkopen? Als het dossier niet meer kan zoekraken, krijgen we dan minder klachten? Wat vinden onze klanten van de papier-arme uitstraling van het nieuwe kantoor? Anne Faes 18 november 2003

De aanleiding (in het voorbeeld: nieuwbouw op de hoofdlocatie) Deze hebben we buiten beschouwing gelaten, wetende dat in de praktijk er wel verschil is tussen: De aanleiding (in het voorbeeld: nieuwbouw op de hoofdlocatie) De motieven (meer omzet bij betere klanten willen maken) De verantwoording (zijn de aantoonbare kosten en baten verantwoord) Anne Faes 18 november 2003

Innovatie: Uitgangspunten: Opslag bij de bron in bronformaat Alles op 1 punt opgeslagen, inscannen of de electronische gegevens opslagen op 1 bron Scannen vervangt de kopieermachine (zoveel mogelijk) “even een copietje” wordt dan “even inscannen” Eenvoudige indexering alles wordt uniform “geklasseerd” in groepen/vakken Anne Faes 18 november 2003

Minimaal papier, maximaal elektronisch waarom papier Minimaal papier, maximaal elektronisch waarom papier? – nodig als origineel document, nodig om voor de rechter het origineel te bewijzen! Hoe electronisch? Documenten blijven langdurig en operationeel bewaard. Anne Faes 18 november 2003

een aantal activiteiten starten gelijktijdig: Implementatie een aantal activiteiten starten gelijktijdig: Techniek: inrichten werkstations en server, aanschaf (bulk)scanners Informatie: inrichten applicatie elektronische archivering doel: procedures aanpassen waar nodig, applicatiegebruik Beheer: procedures voor bewaartermijnen, autorisatie, en dergelijke vaststellen en laten controleren. Kwaliteit: normen opstellen en controleren ten aanzien van kwaliteit van scannen, opslag en gebruik Sociaal: opleidingenplan en communicatieplan Anne Faes 18 november 2003

elektronisch archief een afzonderlijke computer Techniek elektronisch archief een afzonderlijke computer = server Voor een aantal opgeslagen pagina’s van 1 miljoen is een opslagcapaciteit van 50GB ruim voldoende. De aanwezige werkstations zijn vaak voldoende zwaar om het opslaan, indexeren en opvragen van documenten aan te kunnen. Anne Faes 18 november 2003

binnenkomende post in de postkamer vraagt om een bulkscanner. Het intranet moet geschikt zijn voor de toename in communicatieverkeer tussen de aangesloten werkstations en de server voor DIS. De gemiddelde omvang van een gescand document wijkt niet veel af van de gemiddelde omvang van een MS Word-bestand. Het scannen van images vraagt om verschillende scanners op verschillende plekken. Scannen gebeurt immers op verschillende soorten locatie: postkamer, klantenbalie, binnendienst. binnenkomende post in de postkamer vraagt om een bulkscanner. Balie: Een geïntegreerde copier/scanner ligt voor de hand. scannen +- = kopie maken Anne Faes 18 november 2003

bedankt! einde Anne Faes 18 november 2003