Vlimpers Talent Een stap vooruit in het beheer van uw zachte HR 18 juni 2013

Welkom Programma 9u30-10u: Welkom en introductie Vlimpers Talent 10u-10u30:         Vlimpers Profielbeheer en Arbeidsplaatsbeheer 10u30-10u50:    Vlimpers Talent Ploeg: planning 10u50:                  pauze 11u05-11u35:    Vlimpers Talent Leren 11u35-11u55:    Vlimpers Talent Ploeg: evaluatie 11u55- 12u15:   toekomstplannen en praktische informatie Welkom - Uitgebreid programma Vragen na elk onderdeel Wat zit in de bundel: evaluatieformulier mogelijkheid extra vragen contactinformatie overzicht rapporten? 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Vlaams Interdepartementaal Modulair Personeelsysteem ERP-pakket van PeopleSoft (Oracle); verbonden aan loonmotor (Elvire van Acerta) via interface 1/1/2002: eerste ingebruikname 15/2/2010: Volledig vernieuwd (upgrade naar hogere versie) 4/11/2012: uitbreiding met Vlimpers Talent (Ploeg en Leren)

Vlimpers Beheer Agentschap voor Overheidspersoneel (beleidsdomein Bestuurszaken) Gemeenschappelijk Vlimpers DienstenCentrum In nauwe samenwerking met ‘trekkers’ langs gebruikerszijde (verschillende personeelsdiensten) Arbeidsplaatsbeheer/profielbeheer: Liesje De Schryver Vlimpers Talent Ploeg: Ilse Vanderweyen Vlimpers Talent Leren: Joke Renneboog/Lars Hegemann

Vlimpers Initieel: Nu: personeelsbeheersysteem voor de 7 departementen (13 ministeries), VWI’s en kabinetten 11.500 dossiers Nu: Reeds 15 ondernemingen aangesloten 16.000 dossiers Verdere uitbreiding mogelijk alle entiteiten van de Vlaamse overheid

Vlimpers Voordelen van Vlimpers: Verworven kennis sedert 2002 Ervaren team Leerpunten meegenomen in upgrade-traject Aangepast aan de Vlaamse regelgeving modules geïntegreerd Constante aanpassing/optimalisatie/uitbreiding Inspelen op wijzigende regelgeving Beleidsrapportering

Vlimpers Talent Vlimpers Profiel beheer Arbeids Plaats beheer   Kort voor niet Vlimpers gebruikers. Vlimpers = personeelssysteem vd Vo Beheren van personeelsadministratie selfservice Basis voor betrouwbare lonen Schat aan data voor beleids-ondersteuning Gebaseerd op Peoplesoft ERP 1 geïntegreerd systeem. De vergaande integratie staat borg voor rendement 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Emma bij de Vlaamse overheid… Vlimpers integreren & laten renderen Hoe de integratie van Vlimpers en Vlimpers Talent uw organisatie kan ondersteunen, waar de wins zitten, tonen we u vandaag aan de hand van het verhaal van Emma, die bij de Vlaamse overheid aan de slag gaat. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Profielbeheer en Arbeidsplaatsbeheer Elk radertje heeft z’n eigen wins 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Inleiding profielbeheer GAP analyse competenties Functiebeschrijving vacaturebericht Vacaturemarkt E-VTO PROFIELBEHEER Gewaardeerde competenties Arbeidsplaats-beheer E-PLOEG Functiebeschrijving planning Beschrijving arbeidsplaats

Vlimpers Talent Vlimpers Profiel beheer Arbeids Plaats beheer Al deze raderen zijn nodig om met vlimpers Talent te werken En elk radertje op zich heeft zijn eigen win’s (bijv: apb -> pep opvolgen) Voor de duidelijkheid Kostenplaatje: Vlimpers basis + Vlimpers Talent (= Ploeg & Leren, altijd samen) Overige componenten (Apb, profielbeheer, vacaturemarkt = gratis) 22-9-2018 Vlimpers presentatie

In den beginne is er… het PEP Dat verhaal begint bij het personeelsplan. Een personeelsplan is opgebouwd uit arbeidsplaatsen of ‘stoelen’. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Dat bestaat uit pep-plaatsen Informaticus Databeheer Team Datawarehousing Brussel A1 In ons voorbeeld is deze arbeidsplaats… 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Aanmaken arbeidsplaats 22-9-2018 Vlimpers presentatie

De PEP plaats kwalificeren en invullen Functiebeschrijving -> Vacature openstellen Onze functie hangt nu vast aan de plaats. We gaan deze vacature openstellen en iemand aanwerven. -> Aanwerving 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Inhoud profielbeheer Vereisten In kaart brengen van de behoeften en noden van de organisatie op het vlak van vaardigheden, kennis, etc. tot op het niveau van de arbeidsplaats  Niet-persoonsprofielen: functiebeschrijvingen; detailleren eigenschappen die verwacht worden van medewerkers die de functie uitvoeren In kaart brengen van de vaardigheden, kennis, etc. die in de organisatie aanwezig zijn, tot op het niveau van de individuele persoon  Persoonsprofielen: eigenschappen van medewerkers

Profielbeheer bij de Vlaamse overheid Opzet Informaticus databeheer Informaticus Technisch specialist, niveau 2 Technisch specialist

Rollen Profielbeheer Decentrale beheerder Leidinggevende Soort profiel Doel Resultaatsgebieden Vaktechnische competenties Brevetten en certificaten Competenties Functiefamilieprofiel X X (Alg. Vb.) Functiefamilieniveauprofiel Functieprofiel X (meer specifiek) X (Spec. Vb.) Arbeidsplaatsprofiel Decentrale beheerder Leidinggevende Centrale beheerder= GVDC

Rollen Profielbeheer Centrale beheerder Decentrale beheerder Leidinggevende

Demo profielbeheer 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Het personeelsdossier wordt aan de Pep-plaats gehangen Emma wordt nu aan de stoel gekoppeld Functiebeschrijving 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Emma wordt aangeworven ‘hard’ Personeelsdossier in Vlimpers We maken het ‘harde’ personeelsdossier op 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Emma wordt aangeworven ‘Zacht’ Personeelsdossier (in Vlimpers Profielbeheer) Talen: Frans, Engels Opleidingen: Master informatica En kunnen in Vlimpers ook ‘zachte’ profielelementen Emma opnemen 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Arbeidsplaats koppelen aan personeelslid 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Automatische doorstroom mogelijk 22/09/2018 Automatische doorstroom mogelijk Bijwerken plaatshouders: automatisch laten doorstromen naar functiegegevens van bepaalde velden (zie handleiding) 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Emma is de nieuwe informaticus databeheer bij het team datawarehousing in Brussel Pep-plaats Vlimpers Arbeidsplaatsbeheer Functiebeschrijving Vlimpers Profielbeheer ‘hard’ personeelsdossier Vlimpers ‘zacht’ persoonlijk profiel En zo klikken de Vlimpersmodules in elkaar. Vlimpers basis = personeelsdossier Vlimpers Arbeidsplaatsbeheer = opvolging van uw pep Vlimpers Profielbeheer = functiebeschrijving en persoonlijk profiel. Al deze raderen zijn nodig om met vlimpers Talent te werken 22-9-2018 Vlimpers presentatie

HR beheer geïntegreerd PEP AS IS en TO BE beheer efficiënt en geïntegreerd Steeds up-to-date informatie over invulling PEP Kwalitatief PEP beheer mogelijk Rapportering over PEP Beheer van functiestructuur Basis voor competentiemanagement (GAP analyses, input vormingsplan,…) Input voor prestatiemanagement 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Emma moet presteren… Vlimpers Talent Ploeg Er wordt afgesproken wat haar taken/doelstellingen voor de komende periode zijn en deze worden uiteindelijk geevalueerd. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Papieren proces Planning Evaluatie Veel papier, niets digitaal/ eigen papieren, digitaal klassement (misschien). Geen centralisatie van ploeg klassement over de jaren heen Veel knip en plakwerk voor sjablonen klaar te zetten/ functiebeschrijvingen te integreren Overzicht van functiebeschrijvingen is nihil Input voor ploeg planning verspreid, input voor evaluatie verspreid Geen overzicht voor de manager over ploeg processtappen van de verschillende geëvalueerden Geen koppeling met gevolgde / te volgen opleidingen (ontwikkelingsgerichte doelstellingen) Geen beleidsrapportering mogelijk wat competenties betreft 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Proces Planning Evaluatie Meer tijd voor waar het echt om draait: het gesprek 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg + papierloos + automatische doorstroom + beperkte toegangen/privacy + basis voor competentiemanagement + continue opvolging via centraal systeem door leidinggevende door HR door personeelslid + beter Ploeg-beleid evalueren en bijsturen + zichtbaar en afdwingbaar + geïntegreerd met Leren 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg + Ploeg cyclus conform het VPS + tussentijdse opvolging + evaluatie proeftijd + 360° evaluatie mogelijk + rapportering + Keuze tussen: kwalitatieve + kwantitatieve evaluatie of enkel kwalitatieve 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Proces De HR beheerder (MOD of P&O) initieert het proces Emma en Thomas bepalen de criteria in hun Vlimpers Selfservice Emma en Thomas voeren het planningsgesprek 1+2 3   De initiatie van de cycli, het beheer van de evaluatielijnen en documenten annuleren, overdragen en heropen kan decentraal gebeuren. Leidinggevenden kunnen ook de cyclus zelf opstarten (relevant bij bv. kopiëren van planning vorig jaar/ ander personeelslid) 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Proces Emma maakt zelfevaluatie 360° feed back Thomas ontvangt 4 & 5 en bereidt de evaluatie voor 7. Emma en Thomas voeren het evaluatiegesprek 8. Finalisering en acceptatie van de evaluatie 4 5 6 7 8 4. Zelfevaluatie wordt vrijgelaten. 5. Nominaties (al dan niet via het systeem) worden vrijgelaten Afspraken moeten gemaakt worden. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Proces Informatie stroomt automatisch door tussen de verschillende rollen in het Ploeg Proces en vormt 1 geïntegreerd document. Voordelen: tijdwinst en efficientie Minder kans op fouten 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Planning 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Proces De HR beheerder (MOD of P&O) initieert het proces Emma en Thomas bepalen de criteria in hun Vlimpers Selfservice Emma en Thomas voeren het planningsgesprek 1+2 3 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Demo Planning 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Pauze 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Emma moet leren… Vlimpers Talent Leren Emma Thomas Linda Emma: medewerker Thomas: leidinggevende Linda: heeft zowel de rol van beheerder als die van budgethouder Thomas Linda 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg Thomas wil dat Emma zich bijschoolt op Databeheer om haar ontwikkelingsgerichte doelstelling te behalen. 1+2 4 3 Databeheer Archiefbeheer Thomas wil dat Emma zich bijschaaft in databeheer Aangezien archiveren een doelstelling voor het volgende werkjaar is, wenst Emma ook een opleiding te volgen voor archiefbeheer. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Demo Thomas, de leidinggevende van Emma beslist Emma meteen in te schrijven in ‘Databeheer’. Hij gaat naar Vlimpers Leren Daar opent hij een catalogus van alle opleidingen. Hij hoeft enkel Emma nog in te schrijven. Het systeem weet zelf alle persoonsgegevens van Emma. Hij keurt de inschrijving van Emma goed als inhoudelijk goedkeurder en daar de opleiding binnen het budget past, keurt ook de budgethouder deze inschrijving goed. Emma ontvangt bericht dat ze is ingeschreven voor de opleiding en bedankt haar leidinggevende. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Thomas schrijft Emma in Emma ontvangt bericht dat ze is ingeschreven voor de opleiding Emma, Je bent ingeschreven voor de opleiding databeheer, op 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Emma schrijft zich in Emma schrijft zichzelf in voor een opleiding archief- en documentbeheer. Emma had de opleiding al een tijdje op haar leerplan staan, had er een cursusaanvraag voor ingediend omdat er geen meer gepland was. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Emma schrijft zich in en nu krijgt ze van haar beheerder VTO bericht dat er hiervoor een nieuwe sessie is gepland. Ze stemt voor alle zekerheid nog even af met haar leidinggevende of dit binnen haar ontwikkeldoelstellingen en binnen het budget past. Emma, Er is een nieuwe opleiding Archief en documentbeheer 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Emma schrijft zich in Ze schrijft zich in voor de opleiding 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Emma schrijft zich in Inhoud Thomas keurt de inschrijving van Emma goed als inhoudelijk goedkeurder en daar Linda op het rapport vaststelt dat de opleiding nog binnen het budget past, keurt ook Linda, in haar rol van budgethouder, deze inschrijving goed. Budget 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Emma schrijft zich in Emma gaat naar de opleiding. Haar docent noteert dat ze aanwezig was en dat ze dat goed gedaan heeft: ze is geslaagd! Dit komt in Emma’s evaluatiesjabloon Vlimpers Talent Ploeg Dit komt in Emma’s evaluatiesjabloon en ze kan dit dus nog eens met haar leidinggevende overlopen tijdens haar evaluatiegesprek. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Emma schrijft zich in Emma vult ook nog het evaluatieformulier in van de opleiding om de organisatoren van de opleiding feedback te geven. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren voor de medewerker Transparant aanbod Gemakkelijk inschrijven Loopbaan managen Ontwikkeldoelstellingen opvolgen -> Vlimpers Talent Ploeg Leerplan beheren: Overzicht van de gevolgde opleidingen Overzicht op eigen brevetten en certificaten 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren voor de leidinggevende Personeelslid bijstaan in voortdurend verbeteren Vorming personeelslid opvolgen (= gap dichten met profiel) Opleidingen suggereren via Leerplan Opleidingen van team/afdeling opvolgen 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren voor HRM Hulp bij opmaak vormingsplan Betere monitoring en opvolging Rapport van de verschillende leerplannen maken als input voor vormingsplan 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren beheer Synergie: mogelijkheid om te clusteren samen met andere organisaties Mogelijkheid om opleidingen open te stellen per leerdomein + betere prijs + inhouse mogelijkheden Tijdwinst op termijn (klonen van bestaande) Tijdswinst op beleidsrapportering 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren beheer Niet-pc gebruikers: administratief beheerder kan hen inschrijven Geen papier Eén systeem -> éénmaal invoeren Persoonsgegevens automatisch uit Vlimpers 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Leren Volledig zicht op vorming binnen de organisatie : -> mogelijkheid om te sturen Alle leervormen meegenomen (elearning, wisselleren, …) in zicht op vorming, basisregistratie VTO-indicatoren Schaalvergroting: geen eilandjes. Iedere entiteit kan op termijn mee profiteren van de expertise / aanbod van andere 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg evaluatie 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Ploeg proces Emma maakt zelfevaluatie 360° feed back Thomas ontvangt 4 & 5 en maakt zijn evaluatie 7. Emma en Thomas voeren het evaluatiegesprek 8. Acceptatie van de evaluatie 4 5 6 7 8 Archiefbeheer 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Demo 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent Toekomst & praktisch 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Vlimpers Talent toekomst Ploeg Verder uitwerken vaktechnische competenties Onderzoek uitrol doelstellingencascade PEP gekoppeld aan de processen Vereenvoudigd evaluatiesjabloon … Leren Integratie met boekhoudsysteem Orafin Huidige budgetmodel optimaliseren …. 22-9-2018 Vlimpers presentatie

aansluitingstraject Arbeidsplaatsbeheer Profielbeheer Verdere uitrol Tarief: * Tarief voor 2013. Wordt jaarlijks beslist door stuurgroep Vlimpers Talent Instapkost/dossier Onderhoud/jaar/dossier 90,- 40,-* 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Praktisch Vlimpers.klantendienst@vlaanderen.be Vragen: PowerPoint: http://www.agoweb.be/vlimpers_vragen.aspx PowerPoint: http://www.agoweb.be//vlimpers/002.aspx?mId=6133 22-9-2018 Vlimpers presentatie

Bedankt voor het indienen van uw evaluatieformulier Praktisch Bedankt voor het indienen van uw evaluatieformulier 22-9-2018 Vlimpers presentatie 67

Vlimpers Talent 22-9-2018 Vlimpers presentatie