Ondertekenen briefwisseling gemeentebestuur
Inleiding
Onderzoek naar tijdsverloop Hoe lang zijn de brieven intern onderweg? Binnen de organisatie werden 40 brieven gevolgd De verzenders gaven aan wanneer de brief geschreven werd, wanneer een bijlage werd toegevoegd of een handtekening werd geplaatst en ook wanneer de brief (intern) verzonden werd Resultaten : Uit het onderzoek bleek dat het gemiddeld 2,7 werkdagen duurde om de brieven uit de steekproef te versturen, met een mediaan van 2 dagen. 60 % van de brieven verstuurd binnen 2 werkdagen 80 % van de brieven binnen 3 werkdagen. Bij 8 brieven zat er een weekend tussen het tijdstip van afdrukken en verzenden wat het aantal kalenderdagen tot verzending drastisch verhoogde.
Aandachtspunten Transfers Wachttijd voor ondertekening
Welke procesveranderingen zijn er mogelijk in de deelactiviteit ondertekenen Handtekening afschaffen Handtekening delegeren Digitaal ondertekenen
Handtekening afschaffen Nagaan is er een handtekeningsverplichting? Artikel 182 Gemeentedecreet houdt geen algemene verplichting in tot ondertekenen door burgemeester en gemeentesecretaris Artikel 182 Gemeentedecreet duidt wel aan wie er ondertekent in welke situatie (letterlijke interpretatie woord “onverminderd”, doelstelling) Handtekeningverplichting in andere bepalingen zoeken Indien geen verplichting : een risico-analyse uitvoeren
Handtekening afschaffen Laag risico : afschaffen Let wel : Artikel 34 Decreet openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 = eerder afschaffen analoge handtekening burgemeester en gemeentesecretaris Suggestie vanuit de gemeente Buggenhout Om al deze type van brieven te laten opnemen in lijst die wordt gestemd in de gemeenteraad. (artikel 182, §5 Gemeentedecreet) “De gemeenteraad bepaalt in het huishoudelijk reglement door wie en op welke wijze de andere stukken van de gemeente, die niet bedoeld worden in de voorgaande paragrafen, worden ondertekend,…”
Handtekening delegeren Artikel 184 Gemeentedecreet Uit de bevraging : 3 collega’s (Sint-Niklaas, Ronse en Beveren) Specifieke delegatie VCRO artikel 126 Nieuwe Gemeentewet en 45 Burgerlijk Wetboek 8 collega’s die dit gedelegeerd en velen die aangeven om dit ook te doen bij de omgevingsvergunning
Digitaal ondertekenen Artikel 1322 BW “om te voldoen aan de vereiste van een handtekening, het moet gaan over een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont.” Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG- hierna eIDAS-Verordening Gewone elektronische handtekening Geavanceerde elektronische handtekening Gekwalificeerde elektronische handtekening Bewijswaarde : in burgerlijk recht worden alle types aanvaard, maar enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gelijk gesteld met een handgeschreven brief
Digitaal ondertekenen Bij de meeste lokale besturen is het werken met de digitale handtekening in onderzoek of in voorbereiding (60% van de ondervraagden). De meest voorkomende toepassing is deze van Van den Broele “Verifieer”
Procesoptimalisatie Doorlooptijd Productiekost Conformiteit met de wetgeving Verminderen van fouten