Vergadering voor personeelsverantwoordelijken Welkom!

Agenda Toelichting belangrijkste wijzigingen verlofstelsels Ziektemeldingsformulier De toekomst wordt anders… Toelichting veranderingstraject Voorstelling DCPA Wat betekent dit concreet? Lunch

Toelichting belangrijkste wijzigingen verlofstelsels

Jaarlijks verlof Het overgedragen verlof (maximum 11 dagen) kan je vandaag jaar na jaar onbeperkt cumuleren. Vanaf 1.1.18: mogelijk maar limiet is 150 dagen De som van het verlof van het lopende jaar en het opgespaard verlof kan meer als 150 zijn. Neem je een halve, één of meerdere dagen onbetaald verlof op, dan kan je slechts 5 dagen (i.p.v. 11 dagen jaarlijks verlof) overdragen naar het volgende jaar.

Pleegzorgverlof Bestaat vandaag enkel voor een contractueel personeelslid Vanaf 1.1.18 ook voor statutairen: zes dagen per jaar om het hoofd te bieden aan taken en opdrachten die voortvloeien uit de opname van pleegzorgtaken alle soorten van zittingen bij de gerechtelijke en administratieve autoriteiten die bevoegd zijn voor het pleeggezin; contacten van de pleegouder of het pleeggezin met de ouders van het pleegkind of met voor het pleegkind belangrijke derden; contacten met de dienst voor pleegzorg; in andere dan de hiervoor vermelde gevallen geldt het recht op afwezigheid van het werk met het oog op het verstrekken van pleegzorgen slechts voor zover de bevoegde plaatsingsdienst een attest aflevert dat verduidelijkt waarom dergelijk recht noodzakelijk is dienstactiviteit en 82% van het brutoloon

Verlof voor deeltijdse prestaties Volledig hervormde regeling Recht op 60 maanden voor ALLE personeelsleden Exclusief voor wie contract bepaalde duur of vervangingsovereenkomst gunst, tenzij twee jaar ononderbroken dienst bij de DVO reeds opgenomen verlof voor deeltijdse prestaties wordt niet aangerekend op de 60 maanden; na uitputting van 60 maanden  een gunst

Verlof voor deeltijdse prestaties Bijkomend recht vanaf de leeftijd van 55 jaar voor alle personeelsleden: Exclusief voor wie contract bepaalde duur of vervangingsovereenkomst gunst, tenzij twee jaar ononderbroken dienst bij de diensten van de Vlaamse overheid ongeacht de opname van de 60 maanden

Verlof voor deeltijdse prestaties Specifieke opnamemodaliteiten aanvragen met minimaal 3 en maximaal 12 maanden prestatieregimes: 90, 80, 70, 60 of 50% Minder als 50% werken via VDP niet langer mogelijk gekozen regime en rooster kan gedurende drie maanden niet worden veranderd vaststelling opname modaliteiten in overleg met de lijnmanager uitstel met drie maanden mogelijk verlof start op de eerste dag van de maand, tenzij het volgt op: moederschapsrust, vaderschaps- of moedermoederschapsverlof, ziekteverlof, ouderschapsverlof, medisch bijstandsverlof, palliatief verlof of geboorteverlof

Verlof voor deeltijdse prestaties Steeds dienstactiviteit MAAR verlof dat in het verleden met non-activiteit werd gelijkgesteld wordt NIET met terugwerkende kracht met dienstactiviteit gelijkgesteld

Verlof voor deeltijdse prestaties Overgangsregeling voor 1.1.18 EFFECTIEF AANGEVAT: blijft doorlopen uiterlijke aanvangsdatum = 1/12/2017. Wordt niet aangerekend op het contingent van 60 maanden Modaliteiten die golden bij toekenning blijven gelden regimes die afwijken van deze die gelden vanaf 1.1.18 zijn mogelijk, blijven doorlopen minder dan 50% werken is mogelijk Verlof wordt na vijf jaar gelijkgesteld met non-activiteit

Verlof voor deeltijdse prestaties Salarisbonus 20% van het niet gepresteerde gedeelte vanaf 1.1.18: nieuwe rechthebbenden Zowel statutairen als, contractuelen die aan één van de volgende voorwaarden voldoen: toegekend vanaf de leeftijd van 60 jaar of; gedurende vijf jaar: eenoudergezin kind jonger als 15 jaar ten laste gehandicapt kind ten laste met recht op bijkomende kinderbijslag mantelzorg verstrekken aan een inwonend gezins- of familielid in de eerste of tweede graad

Verlof voor deeltijdse prestaties Salarisbonus Salarisplafond: ondanks je aan de toekenningsvoorwaarden voldoet, wordt de bonus niet toegekend als je meer als het plafond verdient Salarisplafond: 37000€ bruto/jaar (incl. toelagen) bedrag aan 100% hoger als 37000€ bruto/jaar (incl. toelagen)  geen salarisbonus tussen 35000€ en 37000€ bruto/jaar (incl. toelagen)  bonus van 15% minder als 35000€ bruto/jaar (incl. toelagen)  bonus van 20%

Verlof voor deeltijdse prestaties Salarisbonus – overgangsregeling verloven VOOR 1.1.18 EFFECTIEF AANGEVAT lopen door tot de toegekende einddatum; de salarisbonus hieraan gekoppeld loopt door, maar stopt uiterlijk op 31.12.19 verlengingen of wijziging van regime na 31.12.17 = een nieuwe aanvraag Nieuwe regels inzake salarisbonus moeten worden toegepast Voldoe je vóór 31.12.19 niet meer aan de toekenningsvoorwaarde, dan STOPT de salarisbonus

Verlof voor deeltijdse prestaties voor ambtenaren met een handicap of chronische ziekte Nieuw verlofstelsel Contractuele PL: regeling binnen de ZIV – wetgeving Ongeacht uit welk verlof je komt niet noodzakelijk vanuit ziekteverlof of deeltijdse prestaties wegens ziekte Je moet wel beschikken over: een externe erkenning als persoon met een handicap of chronische ziekte (bv. VDAB of VAPH) en een beslissing van de arbeidsgeneesheer die van oordeel is dat het deeltijds werken een meerwaarde is voor de ambtenaar in kwestie

Verlof voor deeltijdse prestaties voor ambtenaren met een handicap of chronische ziekte Arbeidsarts bepaalt: percentage: 50, 60, 70 of 80% de duur van het verlof Tijdstip(pen) van herevaluatie Gevolgen: salarisbonus: 30% geen aanrekening op ziektecontingent impact op jaarlijks verlof geen combinatie met andere deeltijdse verlofvormen mogelijk opschorting bij opname van een voltijds zorgkrediet of zorgverlof

Palliatief verlof (federaal zorgverlof) Eén maand en verlengbaar met één maand Vanaf 1.1.18: verlengbaar met 2x één maand Opname: volledige onderbreking of 1/2 van arbeidsprestaties Naar de toekomst toe: 1/5 Bij gebrek aan akkoord voorlopig niet toepasbaar Dienstactiviteit Recht op RVA-uitkering mits aanvraag

Medisch bijstandsverlof (federaal zorgverlof) Max. 12 maanden bij voltijds verlof Max. 24 maanden bij halftijds verlof Naar de toekomst toe: ook 1/5 Voorlopig niet toepasbaar bij gebrek aan akkoord Verdubbeling in geval van bijstand aan zwaar ziek kind van hoogstens 16 jaar dat inwoont Op te nemen in al dan niet opeenvolgende perioden van min. 1 en max. 3 maanden Dienstactiviteit Recht op RVA-uitkering mits aanvraag

Geboorteverlof 10 dagen n.a.v. de geboorte van een kind statutairen: op grond van het VPS  doorbetaling loon contractuelen  op grond van de arbeidsovereenkomstenwet: doorbetaling gedurende de eerste drie dagen en nadien een uitkering Doel van de hervorming: gelijktrekken statutairen: uitbreiden van de opname mogelijkheid in geval van erkenning is er ook recht op geboorteverlof wanneer een kind buiten een samenwoningsverband wordt geboren  voorwaarde afstamming met het kind staat vast contractuelen: financiële gelijkschakeling met de statutairen toelage die gedurende de zeven resterende dagen het verschil tussen de uitkering en het nettoloon dekt

Onbetaald verlof 20 dagen volle of halve dagen gedurende het jaar (recht) personeelsleden op proef niet langer uitgesloten MAAR verlenging van de proeftijd pro rata vermindering bij deeltijdse prestaties, opname van een voltijdse onbetaalde afwezigheid of indiensttreding tijdens het jaar overdracht van 5 i.p.v. 11 dagen jaarlijks verlof dienstactiviteit

Onbetaald verlof Contingent onbetaald verlof gelijktrekken voor contractuelen en statutairen exclusief personeelsleden op proef Recht om 1 jaar onbetaald verlof gedurende volledige loopbaan In volle maanden - al dan niet aaneensluitend in het verleden opgenomen onbetaald verlof wordt aangerekend gunst voor wie contract bepaalde duur of vervangingsovereenkomst heeft EN nog geen 2 jaar ononderbroken in dienst bij de diensten van de Vlaamse overheid dienstactiviteit

Onbetaald verlof 1 jaar vanaf de leeftijd van 55 jaar (recht) – exclusief personeelsleden op proef op te nemen in volle maanden - al dan niet aaneensluitend in het verleden opgenomen onbetaald verlof wordt niet aangerekend gunst voor wie contract bepaalde duur of vervangingsovereenkomst heeft EN nog geen 2 jaar ononderbroken in dienst is bij de diensten van de Vlaamse overheid dienstactiviteit

Gestandaardiseerd gunstverlof NIEUW Gunst Voor statutaire en contractuele personeelsleden In losse dagen of voor een langere periode Dienstactiviteit Onbetaald

Meer informatie https://overheid.vlaanderen.be/nieuwe-verlofregeling-vanaf- 2018 https://overheid.vlaanderen.be/veel-gestelde-vragen-over- verloven-en-afwezigheden Ter info: Definitieve goedkeuring wijziging VPS wordt medio december verwacht Nieuwe verlofcodes zijn nog niet beschikbaar in Vlimpers (vermoedelijk tweede helft december)

Ziektemeldingsformulier

Bezorgen ziektemeldingsformulier DVO Ingescande versie Mailen naar vlaamseoverheid@certimed.be met als onderwerp "Ziektemelding van + voor- en achternaam - naam entiteit - personeelsnummer“ Foto ziektemeldingsformulier (digitale camera/smartphone) De foto moet het volledige ziekteattest weergeven. Je legt het attest daarom best op een egale ondergrond en neemt zo een foto.

De toekomst wordt anders ! verspreid over 10 afdelingen 800,44 VTE

Beslissingen Vlaamse regering Gemeenschappelijk systeem  aansluitingen op Vlimpers (VR 25/4/2014) Noodzaak van vernieuwing Vlimpers: opstart programma PersoneelPunt (VR 13/05/2016) verschillende upgrades in 2017 Gemeenschappelijke dienstverlening  oprichting gemeenschappelijke dienstencentra (VR 6/3/2015) Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) bij AgO

35 Vlaamse overheidsorganisaties Ong. 10.000 personeelsdossiers 2015 2016 35 Vlaamse overheidsorganisaties Ong. 10.000 personeelsdossiers MOD KB(BZ)-FB, en AGIV MOD RWO MOD KB(DAR)-IV MOD LNE VMM MOD OV MOD CJSM MOD LV 2017 Evelien

1 2018 2 3 4 5 6

2020 1

Scope gemeenschappelijke dienstverlening: conformering waterlijn DCPA Dienstencentrum Personeelsadministratie Personeels- en loonadministratie : in-, door- en uitstroom, afwezigheden, welzijn Masterdata, security en rapportering (Sociaaljuridische) adviesverlening Dienstencentrum Talent Vormingsadministratie Evaluatie (PLOEG) Rekrutering en selectie Beslissing LA min. WVG : continuering huidige werkwijze voor ministerie WVG

Werkpakketten DCPA-dienstverlening In- door- uitstroom Afwezigheden Planning en tijdsregistratie Financieel (looncontrole en facturatie) Welzijn Security Arbeidsplaatsbeheer Rapportering Adviesverlening Talentprocessen

WVG bracht 25% van de issues aan (529/2108)

72% van de WVG-issues worden geïntegreerd in de toekomstige dienstverlening

29 mensen worden overgeheveld naar AgO ‘MOD WVG’ blijft grotendeels samen en komt terecht in een nieuw WVG-team DCPA (cf. team Loopbaanbeheer) in het team Overheidsbreed DCPA (cf. team Personeelsadministratie) in team Vorming DC Talent Voordeel klanten: Borging continuïteit bij de start van de DCPA - dienstverlening Kennis over specifieke dossiers en thema’s blijft ingezet voor de huidige WVG-entiteiten

Communicatietraject Communicatie naar de personeelsleden Banner mailbericht Personeelssite MOD WVG – afd. Personeel Eind 2017: mail naar actieve PL + brief naar langdurig afwezigen Via vergadering personeelsverantwoordelijken Lijnmanagement

Afsluiting MOD WVG tijdperk De gemeenschappelijke dienstverlening vanuit het Departement WVG wordt ingeperkt tot: Recrutering en selectie Specifieke rapportering o. a. loonrapportering Dossierverwerking sociaal secretariaat stopt 15.12.2017 Inpakken (personeels)dossiers laatste werkweek van 2017 Volgende generieke mailboxen verdwijnen: personeel@wvg.vlaanderen.be arbeidsgeneeskunde@wvg.vlaanderen.be arbeidsongevallen@wvg.vlaanderen.be vlimpershelpdesk@wvg.vlaanderen.be ploeg@wvg.vlaanderen.be vorming.wvg@wvg.vlaanderen.be Personeelssite MOD WVG – afdeling Personeel wordt op 31/12/2017 offline gehaald.

Voorstelling Dienstencentrum Personeelsadministratie

Wat bekent dit concreet?

In-, door- en uitstroom Doorgeven van personeelsbewegingen (standplaatswijziging, vervangingscontract,…) Indiensttredingsfiche AgO Overgangsperiode: WVG-sjablonen mogen nog worden gebruikt Afspraken te maken per entiteit m.b.t. overschakeling JWZ: WVG-sjablonen tot 31/3/2018 Bevestigingen van indiensttreding moeten worden doorgegeven via het contactformulier in Vlimpers. Het formulier 'Verklaring over het onthaal en de begeleiding van een nieuw personeelslid' (o.a. peter/meterschap) wordt meegegeven met het personeelslid tijdens het intakegesprek. Het ingevulde en ondertekende formulier moet terug aan het DCPA worden bezorgd.

In-, door- en uitstroom AgO hanteert volgende termijnen voor het doorgeven van indiensttredingen: Contractuele indiensttreding: 10 werkdagen Toekenning nieuw contract aan PL dat reeds in dienst is: 5 werkdagen Statutaire indiensttreding: uiterlijk 15e van de maand om 1e van de volgende maand te laten starten Werving waarbij meer dan 10 personen tegelijk starten: 1 maand

Afwezigheden De personeelsleden kunnen gebruik blijven maken van de WVG-formulieren (bv. voor aanvraag/intrekking verloven) indien/zolang AgO geen sjablonen ter beschikking stelt. Ter beschikking te stellen via intranet entiteit Het DCPA neemt contact op met de personeels- verantwoordelijken indien zij meer informatie wensen over mogelijke verlengingen van ziekteperiodes.

Financieel De entiteit kan gebruik blijven maken van de WVG-formulieren voor de aanvraag van vergoedingen en toelagen indien/zolang AgO geen sjablonen ter beschikking stelt.

Ticket online 2 pistes De entiteit beheert zelf de Ticket-online module van de NMBS Masteruser-rol gaat naar entiteit VAPH De entiteit beslist om de Ticket-online bestellingen te laten doen door het Facilitair Bedrijf (FB). Tickets worden besteld via Facilipunt. DWVG JWZ en ZG: nog uit te klaren welke piste zij verkiezen

Arbeidsongevallen Vanaf 2018 vervangt het DCPA de MOD WVG – afdeling Personeel Andere actoren in proces (AGODI, MEDEX, ETHIAS) blijven dezelfde Mailbox arbeidsongevallen@wvg.vlaanderen.be verdwijnt Eerste melding via contactformulier indienen bij het DCPA (idem ondertekende aangifte formulieren)

Arbeidsgeneeskunde Vanaf 1 januari 2018 opgenomen door DCPA Vanaf 1 februari 2018: gefaseerde uitrol ‘zelf inplannen medisch onderzoek’ Toegang tot kalender IDEWE via link die personeelsleden ontvangen via e- mail Buitendiensten JWZ zullen personeelsverantwoordelijken via deze link ook een groep personeelsleden kunnen inplannen (Cf. huidige werking) Huidige namenlijst is doorgegeven aan DCPA. Wijzigingen: melden via contactformulier.

Arbeidsgeneeskunde Schuldvordering beeldschermbril: vanaf 2018 door DCPA - Geen wijzigingen in de documenten die aangeleverd moeten worden - Personeelslid bezorgt zelf de nodige documenten via contactformulier aan DCPA

Toegangsbeheer en tijdsregistratie Toegangsbeheer: NIET opgenomen door AgO maar door het Facilitair Bedrijf, met uitzondering van het afleveren van een toegangsbadge bij indiensttreding. Concreet: bij indiensttreding krijgt het nieuwe PL een toegangsbadge mee met standaardtoegangen. Specifieke toegangen (bv. garage Ellips) moeten bij het Facilitair Bedrijf worden aangevraagd door de entiteit. Per entiteit vastleggen wie dergelijke aanvragen mag doen. Bij verlies van de badge, moet het personeelslid contact opnemen met het Facilitair Bedrijf via “Facilipunt”. Voor gemeenschapsinstellingen JWZ en VCET: klein aantal blanco noodbadges kan behouden blijven Decentrale Interflex-beheerders JWZ behouden hun toegang

Legitimatiekaarten ZG en DWVG vanaf 2018 Bij indiensttreding: opgenomen door DCPA Bij verlies: opgenomen door DCPA Bezorgen ondertekend aanvraagformulier via contactformulier aan DCPA DCPA controleert recht op legitimatiekaart DCPA staat in voor aanmaken en bezorgen nieuwe legitimatiekaart

Schoolstages Twee opties vanaf 2018 Entiteit houdt zelf een overzicht bij en geeft enkel die schoolstagiairs door aan DCPA waarvoor er een geneeskundig onderzoek moet worden vastgelegd. Entiteit geeft elke schoolstagiair door aan DCPA tijdig ( > 1 maand op voorhand) via indiensttredingsfiche DCPA per entiteit af te spreken of dit rechtstreeks kan of gecentraliseerd verloopt stagebegeleider dient zelf op te volgen dat de overeenkomst door alle partijen ondertekend wordt bezorgen van ondertekende stage-overeenkomst aan DCPA ZG, VAPH en DWVG: optie 2 JWZ: nog niet beslist

Stoffelijke Schade Wordt niet overgenomen door het DCPA. Entiteiten worden zelf verantwoordelijk. Concrete flows en aanspreekpunten nog uit te klaren per entiteit.

Vorming Voor Departement WVG (excl. Justitiehuizen): vanaf 2018 opgenomen door DC Talent werkwijze via Vlimpers LEREN blijft behouden Verschilpunten: Vragen via contactformulier i.p.v. vorming.wvg@wvg.vlaanderen.be Facturatie: meer en meer e-invoicing (DC Talent bezorgt inkooporder op voorhand samen met facturatiegegevens aan personeelslid PL deelt facturatiegegevens mee aan leverancier indien nog klassieke ‘papieren’ factuur: nieuw postadres Departement WVG Agentschap Overheidspersoneel – Team vorming Postkamer facturatie, Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus 60 1030 Brussel

Vorming Voor de afdeling Justitiehuizen en Zorg en Gezondheid: Vanaf 2018 opgenomen door DC Talent Contactformulier vervangt vormingsmailbox: Procedure: 1. Aanvraagformulier vorming laten ondertekenen door leidinggevende en afdelingshoofd 2. Vormingsaanvraag indienen via contactformulier en ondertekend aanvraagformulier als bijlage toevoegen 3. DC Talent bezorgt je: - bevestiging van inschrijving voor AGO-opleiding - inkoopordernummer en facturatiegegevens door te geven aan leverancier Andere vormingsvragen dan aanvraag vorming (annulering, technisch probleem,…): via contactformulier

PLOEG Vanaf 1 januari 2018: deel van het proces opgenomen door DC Talent Voor het Departement WVG (incl. Justitiehuizen): Procedure Vlimpers Talent PLOEG blijft behouden (uitrol voor Justitiehuizen) Zowel nieuwe afdeling HR-O als DC Talent nemen een rol in dit proces op

PLOEG Voor Jongerenwelzijn en Zorg en Gezondheid: Ploegdocumenten dienen vanaf 2018 bezorgd te worden aan DC Talent: DC Talent geeft voorkeur aan digitale documenten: pdf met digitale handtekening of scan ondertekende documenten Communicatie/uitleg hierover volgt nog door DC Talent Indien digitaal document niet mogelijk is dan zal papieren document door DC Talent nog aanvaard worden

Opleiding personeelsverantwoordelijken AgO zal vanaf 1/1/2018 instaan voor de opleiding van nieuwe personeelsverantwoordelijken (= rol doublure manager in Vlimpers).

Vragen?

Veel succes!