Employee Assistance Progamme Vlaamse overheid 2017 Anke Luts Senior EAP manager Pulso Europe

Agenda Toepassingsgebied en kadering van deze overeenkomst Kennismaking Inhoud van de overeenkomst Nieuwe werkwijze van het EAP Samenwerking optimaliseren Cijfermateriaal Facturatie

Toepassingsgebied

Toepassingsgebied Departementen IVA’s met en zonder RP Kabinetten EVA’s Strategische adviesraden GO! (enkel centrale bestuursniveau) NIET: De Lijn, eigen vermogens

Kadering overeenkomst EAP en traumazorg

Welzijn op verschillende niveaus

Welzijn: primaire, secundaire en tertiaire preventie Primaire preventie (voorkomen) Beleid opstellen Actieplan stress en burn-out Sensibiliseren en informeren Secundaire preventie (aanpakken signalen) Aanwezigheidsbeleid EAP Tertiaire preventie (herstel) Re-integratiebeleid

Actieplan stress en burn-out: het verhaal van 10 bouwstenen Algemeen welzijnsbeleid Entiteiten sensibiliseren, informeren en ondersteunen bij uitbouw welzijnsbeleid binnen hun entiteit Actief aanwezigheidsbeleid Leiderschap Gezondheid Meten is weten, rapporteren is sensibiliseren Opleidingsaanbod Mobiliteit Organisatie-ontwikkeling Individuele hulpverlening

Kennismaking

Samen bouwen aan bruisende organisaties Spin-off van de K.U.Leuven en de UCL, sinds 1998 Fusie van ISW Limits en Eupora Pionier in het veld van welzijn op het werk en Employee Assistance Programmes 20 jaar ervaring Breed aanbod van diensten en tools die evidence-based zijn Ongeveer 30 werknemers en een netwerk van 200 counselors, trainers en coaches Hoofdkantoor in Leuven, diensten in Benelux en Frankrijk, wereldwijde tools Partnerschappen met de grootste wereldwijde EAP-providers

Eerdere samenwerking met de Vlaamse overheid Bemanning van meldpunten 1996-2002: Meldpunt OSGW 2002-2015: Meldpunt Spreekbuis Werking vertrouwenspersonen Screening en selectie Opleidingen Intervisies Ondersteuning in beleid Kwantitatieve risicoanalyses & natraject (o.a. omnibus in 2010) Kwalitatieve risicoanalyses & natraject Conflictbemiddelingen Coaching/teamcoachings Sensibilisaties/workshops

Inhoud van de nieuwe overeenkomst

Inhoud van de overeenkomst Permanentie: 24u op 24 en 7 dagen op 7 Traumazorg: interventies en bijstand Psychologische begeleiding (EAP) Samenwerking en rapportering Ad hoc opdrachten

Nieuwe werkwijze van het EAP

Wat is een Employee Assistance Programme? ACHTERGROND Ontstaan rond 1940 in VS Poging om de bedrijfseconomische gevolgen van alcoholproblemen bij medewerkers in te dijken Vaste waarde in een Angelsaksisch pakket Relatief onbekend in Europa EAP VANDAAG Biedt medewerkers van een onderneming de mogelijkheid om snel en discreet informatie, advies of begeleiding te krijgen bij allerhande persoonlijke vragen of problemen die hun persoonlijk welzijn en functioneren in de Vlaamse overheid kunnen beïnvloeden

Employee Assistance Programme Visie van het Employee Assistance Programme? Employee Assistance Programme Opleidingen Online tools Informatie Interne ondersteuning … O.a. EAP

Hoe werkt het EAP voor de Vlaamse overheid vanaf 1 september 2017? Aanmelding 24/7 Telefonisch: 0800-99983 Elektronisch: eap@pulso-europe.eu (via doorverwijsformulier) Online: EAP portaal Onthaal Inlichtingen, omschrijving van vraag/probleem In functie van de vraag/probleem, verwijst Pulso door naar een expert uit haar netwerk Counseling Psychosociale begeleiding: de counselor neemt binnen de 2 werkdagen contact om een afspraak te maken; 5 sessies, verlengbaar tot 10, uitzonderlijk 15 Opties: telefonisch, fit-for-life Trauma opvang: de counselor komt binnen de 24u ter plaatse voor ondersteuning lijnmanager, debriefing (niet de dag zelf), individuele begeleiding Afronding en evaluatie: Eindverslag Gesprek door SPOC Vlaamse overheid? Indien bijkomende ondersteuning aangewezen is, wordt doorverwezen naar passende hulpverlening zoals huisarts, CGG, psychiater, bemiddeling, slaaplabo, gespecialiseerde centra, …

Wat houdt de psychosociale ondersteuning in? 1. Face-to-face of telefonische counseling Werkgerelateerd Stress, burn-out Work life balance Conflicten Pesterijen, ongewenst gedrag … Persoonsgerelateerd Gebrek aan zelfvertrouwen Angst Depressie Slapeloosheid Alcohol- en drugproblemen Rouwverwerking Gezinsgerelateerd Problemen met partner Opvoeding van kinderen Problemen van kinderen …

Wat houdt de psychosociale ondersteuning in? 2. Fitforlife.tel® Een gestructureerd coachingtraject ter preventie van stress en burn-out Beter omgaan met stress Signalen van burn-out Leren ontspannen Prioriteiten stellen en keuzes maken Afstand nemen van storende gedachten,…

Wat houdt de psychosociale ondersteuning in? 3. Trauma opvang Onmiddellijke ondersteuning voor lijnmanagers (binnen 24u) Debriefing: semi-gestructureerde groepsopvang voor slachtsoffers Opvolging Groepsgesprekken Individuele gesprekken EAP (EMDR-therapie) => Pulso heeft een specifiek opgeleid team ter beschikking

Onze garanties Permanentie van psychologen 24/7 Beantwoorden telefoon binnen 30 seconden Contact met counselor Binnen 2 werkdagen telefonisch contact Crisisopvang ter plaatse binnen 24u Afspraak mogelijk bij counselor binnen 5 werkdagen Binnen de grenzen van beroepsgeheim (informed consent en contract) Opvolging via eindverslag klantvriendelijk

Doorverwijsformulier Betreft informatie over… Demografische kenmerken Hulpvraag Intake score ORS Eind/tussentijdsverslag van therapeut Eventuele nood aan verlenging Eventuele motivering voor verlenging Eventueel eindverslag (in geval van verlenging) IO-nummer Doel: vlotte dossieropvolging Intake via SPOC Tussentijdse communicatie via therapeut en case manager Pulso Outtake via SPOC? Wordt jullie per mail nog bezorgd

Effectiviteitsmeting via ORS Outcome Rating Scale (ORS) - Hoe is het met u gegaan de afgelopen week? Kan u door een getal van 0 (laagste) tot 10 (hoogste) in te vullen een idee geven van hoe het met u gaat met betrekking tot de volgende domeinen?   • Individueel (persoonlijk welbevinden): ….. • Relationeel (familie, goede vrienden): …. • Sociaal (werk, opleiding, sociale contacten): …. • Algeheel (algemeen welbevinden): ….

Samenwerking optimaliseren

Stuurgroep Bijeenkomsten 1 à 2 keer per jaar Leden: Contactpersonen AgO GDPB SPOC -> indien interesse, laat het ons weten

Samenwerkingscontract Contract tussen Pulso en SPOC’s in verband met gedeeld beroepsgeheim Zal nog opgestuurd worden

Communicatie Wallet cards voor in jullie portefeuille met belangrijke informatie over het EAP van Pulso

Aanpak dossiers overgangsperiode

Aanpak dossiers overgangsperiode Opties: Dossier blijft via POBOS lopen (entiteit betaalt zelf) Dossier gaat over naar Pulso Therapeut werkt al samen met Pulso Therapeut is bereid tijdelijk met Pulso samen te werken Nieuwe therapeut van Pulso neemt dossier over Stijging aantal contacten Spreekbuis, PAPSY & VP en EAP & Traumazorg Grote stijging bij VP (+ 60%) ook dankzij inzetten van entiteiten op meer VP en hun bekendmaking Stijging contactnamen EAP (burn-out en stress) en traumazorg (agressie, bijna verdubbeld onder meer door aanslagen Brussel maart 2016) Vragen gaan meest over arbeidsrelaties met leidinggevende, arbeidsorganisatie, conflict leidinggevende of collega, stress en burn-out (pesten nog op 2de plaats bij Spreekbuis) Stijgende trend voorbije jaren re-integratie omgezet naar daling door afronden langer lopende trajecten en scheiding re-integratie en arbeidshandicap (nu bij dienst Diversiteitsbeleid) Sociale dienst: een derde van de contacten over gezondheid, schulden belangrijkste reden voor contact maar weinig echt materiële nood

Enkele cijfers

Aantal dossiers EAP Stijging aantal contacten Spreekbuis, PAPSY & VP en EAP & Traumazorg Grote stijging bij VP (+ 60%) ook dankzij inzetten van entiteiten op meer VP en hun bekendmaking Stijging contactnamen EAP (burn-out en stress) en traumazorg (agressie, bijna verdubbeld onder meer door aanslagen Brussel maart 2016) Vragen gaan meest over arbeidsrelaties met leidinggevende, arbeidsorganisatie, conflict leidinggevende of collega, stress en burn-out (pesten nog op 2de plaats bij Spreekbuis) Stijgende trend voorbije jaren re-integratie omgezet naar daling door afronden langer lopende trajecten en scheiding re-integratie en arbeidshandicap (nu bij dienst Diversiteitsbeleid) Sociale dienst: een derde van de contacten over gezondheid, schulden belangrijkste reden voor contact maar weinig echt materiële nood

Aantal dossiers Traumazorg

Facturatie/budget

Nieuwe werkwijze facturatie Tot eind 2017: AgO betaalt eerste 5 gesprekken en mogelijke 1ste verlenging Vanaf 2018: entiteiten betalen alle gesprekken zelf (IO nummer doorgeven) Restbudget AgO voor cases centraal aangemeld

Vragen? Anke Luts - senior manager Anke.luts@pulso-europe.eu 016/20 85 96 Jessy Van Dousselaere - HR regisseur Welzijn jessy.vandousselaere@kb.vlaanderen.be 02/553 01 00 of 0497/59 33 12 www.overheid.vlaanderen.be/burn-out