Feedback geven zonder dat de ander boos wordt Zin?Ja!-netwerk 14 december 2017

‘Tijdens deze sessie gaan we in op het belang van het geven van feedback. In welke omstandigheden geef je best wel/niet feedback? We geven tips voor het geven van goede feedback en het constructief ontvangen van feedback. De sessie is bedoeld voor alle personeelsleden van de Vlaamse overheid, zowel leidinggevenden als niet-leidinggevenden.’

Voorstellen trainers Veerle Depauw 0491 96 60 38 Ellen Wijnen 0491 96 60 14

Wat is Feedback geven?

Feedback geven is … Een vorm van communicatie die de andere info geeft over de indruk die hij/zij bij anderen nalaat; m.a.w. meedelen hoe zijn/haar verbaal en non-verbaal gedrag op mij overkomt. Feedback = informeren Een manier om iemand anders te helpen bij de overweging tot verandering van zijn/haar gedrag. Feedback helpt gedrag bij te schaven en zo gemakkelijker doelen te bereiken. Feedback = motiveren

Feedback geven is … Een manier om waardering te tonen aan mekaar zodat de relatie verbeterd/behouden blijft Feedback = waardering tonen en in verbinding te gaan met mekaar

Johari-venster Het Johari-venster helpt mensen hun communicatie beter te begrijpen. De open ruimte is aan beiden bekend, hier kan over gecommuniceerd worden. De blinde vlek is wel bekend aan anderen, maar niet aan jezelf. Voorbeelden hiervan zijn als iemand vaak een bepaald stopwoord gebruikt, of als iemand een slechte adem heeft. Het verborgen gebied houden mensen bewust verborgen voor anderen. Het onbekende gebied is zowel voor jezelf als anderen onbekend, en daarmee geen onderwerp van communicatie. Door feedback te vragen aan anderen verschuift de ruimte van de blinde vlek naar de open ruimte. Door open te communiceren verschuift de ruimte van het verborgen gebied naar de open ruimte.

Voordelen van het geven van feedback Vergroten van bewustzijn Verbeteren/begeleiden van de andere Oplossen Voorkomen Motiveren om zo verder te doen Ontwikkelen van potentieel Inspireren Adviseren Gerespecteerd en gewaardeerd worden als collega … Voordelen op individueel niveau

Voordelen van het geven van feedback Feedback verhoogt de tevredenheid met de job en betrokkenheid met de organisatie (link met verloop en burn out) Feedback hangt positief samen met bevlogenheid (werken harder en met meer plezier) Positieve feedback stimuleert tot zelfontplooiing Draagt bij tot betere samenwerking, meer vertrouwen en een prettige werksfeer Correctieve feedback die op de juiste manier wordt gebracht leidt tot betere prestaties Draagt bij tot realiseren van doelen Laat het management nadenken over de voordelen van open feedback op verschillende vlakken

Feedback als een geschenk: je krijgt een spiegel op je functioneren, je leert jezelf beter kennen. Elke feedback is een aanzet tot groeien, tot ontwikkeling. En dan bedoelen we geen complete metamorfose (of make-over), wel kleine stapjes vooruit.

Reflectie Wanneer gaf je voor het laatste feedback aan iemand? Wanneer je feedback geeft, geef je dan eerder positieve of corrigerende feedback of beide? Wanneer gaf je het laatst feedback aan iemand? Was dat positieve of corrigerende? Hoe was dat voor je? Vond je dit gemakkelijk of moeilijk? Wat maakt nu dat we dat niet gemakkelijk vinden en dat we het geven van feedback vaak vermijden? (intro volgende slide)

Waarom vermijden we het geven van (corrigerende) feedback Zeker genoeg? Belangrijk genoeg? Ongewenste inbreuk op zelfstandigheid Hij is verantwoordelijk, ik bemoei me niet Relatie op lange termijn Sympathie verliezen Omgaan met reacties Fouten maken is menselijk Tijdsgebrek Is niet zo belangrijk Voelt oncomfortabel ….

Effectieve feedback: een complex proces CONTEXT FEEDBACKONTVANGER FEEDBACKGEVER

Oefening Denk aan een voorbeeld van goede feedback die u heeft gekregen (= het heeft u aangezet tot veranderen). Schets voor uzelf de context Denk aan de relatie die u met de feedbackgever had Probeer te achterhalen wat maakte dat de feedback goed is aangekomen

Oefening - debriefing Feedback geven: Wat werkt wel? Wat maakt feedback succesvol? Wat werkt niet? Waardoor mist feedback zijn doel? Geef één tip voor het geven van goede feedback aan de groep

De vaardigheid ‘feedback geven’ Vergt moed…. Wijst op een eigen verantwoordelijkheid die je draagt t.a.v. of in relatie met de feedback-ontvanger…. Impliceert dat je zelf weet wat belangrijk, zinvol, nodig… is, waar je voor staat… Impliceert dat je open staat voor het zelf ontvangen van feedback…. … Het is zeer dapper als je feedback durft geven anderen. Het is niet gemakkelijk om iemand te gaan vertellen dat je een klacht hebt ontvangen van een klant over je collega of dat deze een lijfgeur heeft. Geeft aan dat je verantwoordelijkheid opneemt (bv: ten aanzien van de klant). Geeft ook aan dat je zelf weet wat belangrijk is of cruciaal in een project en welke waarden je belangrijk vindt. Bv: naar een collega in je team toe: als je feedback geeft dat zij op een bepaalde manier overkomt in vergaderingen (bv: ze is zeer stil), geeft aan dat je haar wil helpen zodat zij zich kan verbeteren. Mensen die feedback durven geven staan vaak ook meer open voor het ontvangen van feedback omdat ze weten dat dit veel moed vergt en niet gemakkelijk is en ze dit appreciëren bij de anderen die hun feedback geven. Dat zij dit hebben gedurfd, is wel knap. Ik ben iets met deze feedback, ik kan eruit leren, kan er mee verder.

Tips om feedback te geven Basis: positieve en rustige ingesteldheid, het is de bedoeling dat iemand er uit leert Geef concrete feiten weer, op basis van gedrag dat je zelf opgemerkt hebt Geef weer wat het effect of het gevolg is van dit gedrag Geef aan hoe je het anders zou willen zien Toets of de boodschap is overgekomen - Vraag of dit herkenbaar is

“Ik” - boodschap bij feedback “Ik” … (vs. “zij” of “jij”) Ik heb gemerkt dat ... Ik heb gezien dat … Ik denk dat… … neutrale beschrijving: “speel de bal, niet de man/vrouw” over dingen en feiten niet over ‘jij bent’

Positieve feedback https://www.youtube.com/watch?v=wuZBJQAFOfM

Meer positieve feedback geven Geef positieve feedback ... en laat het daarbij Te vaak gebruiken we positieve feedback om de klap op te vangen voor het leveren van kritiek. Dit zorgt ervoor dat de positieve feedback in waarde degradeert.  Begin klein We missen elke dag kansen om positieve feedback te geven, want we hebben het idee dat alleen grote overwinningen discussie waard zijn. Als we gedrag zien dat we willen stimuleren, moeten we het erkennen en onze waardering uiten.

SBI -model https://www.youtube.com/watch?time_continue=1&v=C0Mm2tsyH_k

Aan de slag… Feedbackinstrument voor ontwikkeling van leiderschap (FIO) Opleiding Feedback geven en ontvangen vanuit verbindende communicatie