Doorontwikkelen BRON vo Implementatie Doorontwikkelen BRON vo Anne Goris, VO-raad Wiebe Buising, ministerie van OCW

Wat is Doorontwikkelen BRON vo? Hoe ziet het traject eruit? Wat moeten de scholen doen? Wat organiseert het project?

Wat is Doorontwikkelen BRON vo?  Technische vernieuwing: Vervangen van uitwisseling met bestanden door berichtenverkeer (geautomatiseerde koppeling tussen het administratiesysteem van de school en de systemen van DUO) Vervangen van het huidige BRON door een nieuw BRON Vervangen van BRIN door RIO

Wat is Doorontwikkelen BRON vo?  Inhoudelijke vernieuwing: DUO levert (meer) gegevens aan de scholen: Gegevens over de bekostiging van leerlingen Gegevens over de vooropleiding van leerlingen Andere gegevens over de leerling, bijvoorbeeld vervangen van papieren in- en uitschrijfbewijzen Scholen kunnen eigen organisatiestructuur en aangeboden opleidingen registreren in RIO

Hoe ziet het traject eruit? 1. Softwareontwikkeling 2. Testen 3. Voorbereiden conversie en aansluiten op nieuwe BRON 4. Implementatie RIO 5. Conversie van huidige naar nieuwe BRON 6. Aansluiting op nieuwe BRON

Hoe ziet het traject eruit? Softwareontwikkeling (maart 2017 – november 2018) DUO ontwikkelt nieuwe BRON DUO ontwikkelt register RIO Softwareleveranciers maken koppelingen met nieuwe BRON en RIO Softwareleveranciers passen administratiesystemen aan Werkwijze Werkgroep DOB vo: 15 scholen, softwareleveranciers, DUO, VO-raad, Kennisnet, Inspectie, OCW Werkgroep RIO vo: 6 scholen, DUO, VO-raad, Kennisnet, OCW Software wordt in blokken ontwikkeld

Hoe ziet het traject eruit? Testen (eind 2017 – november 2018) Technische test: softwareleveranciers en DUO Acceptatietest: scholen, softwareleveranciers en DUO Testen per functioneel blok

Hoe ziet het traject eruit? Voorbereiden conversie en aansluiten op nieuwe BRON (2018) Data op orde Verschillen tussen huidige en nieuwe BRON DUO maakt maandelijks een verschillenlijst op basis van proefconversies DUO en / of scholen lossen verschillen op

Hoe ziet het traject eruit? Implementatie RIO (2018) Scholen leggen organisatiestructuur vast in het eigen administratiesysteem (volgens RIO) Scholen registreren organisatiestructuur in het register RIO (d.m.v. koppeling tussen administratiesysteem en register RIO)

Hoe ziet het traject eruit? Conversie van huidige naar nieuwe BRON (december 2018) Kerstvakantie 2018: huidige BRON gaat dicht DUO voert definitieve conversie uit van de gegevens in het huidige BRON naar het nieuwe BRON Controle door Auditdienst Rijk (ADR)

Hoe ziet het traject eruit Aansluiting op nieuwe BRON (januari 2019) Januari 2019: scholen sluiten aan op nieuwe BRON

Wat moet ik als school doen?

Contactpersoon aanwijzen November 2017 Bestuurders en vestigingen ontvangen een brief van het ministerie van OCW. Scholen ontvangen een mail met verzoek aanleveren contactpersoon. Contactpersoon Heeft kennis van BRON. Is in staat om de implementatie van het nieuwe BRON binnen te begeleiden. Contactpersoon doorgeven via implementatie-bron@duo.nl.

2. Informatiebijeenkomsten bijwonen Eerste en tweede helft van 2018: informatiebijeenkomsten Informatie over voortgang Doorontwikkelen BRON. Details over wat je als school moet doen om de aansluiting op het nieuwe RIO en BRON te houden. Bijeenkomsten worden georganiseerd in: Amersfoort, Den Haag, Eindhoven en Zwolle

3. RIO voor eigen organisatie in beeld brengen Breng je eigen school in beeld brengen voor de onderdelen: Onderwijsaanbieder Onderwijslocatie Aangeboden opleidingen Contactgegevens Met wie breng je RIO in kaart? Contactpersoon Bestuurder(s) … Tijdsbesteding? afhankelijk van factoren als aantal vestigingen, soort onderwijs.

4. Data in huidige BRON op orde brengen Om als school over te kunnen naar het nieuwe BRON moeten de gegevens in het huidige BRON op onderdelen worden aangepast. Hoe worden gegevens aangepast? DUO wijzigt gegevens, als school hoef je niets te doen Als school moet je sommige gegevens zelf aanpassen in BRON (via het leerlingadministratiesysteem). Eind 2017 zijn de specificaties van nieuwe BRON bekend. Dan is er meer zicht op wat DUO kan wijzigen en wat je als school zelf moet doen. Begin 2018 ontvangt de contactpersoon een draaiboek.

5. Register RIO vullen Heb je de school in beeld gebracht volgens RIO? Voer de gegevens in bij het Register RIO. Invoeren gaat via een geautomatiseerde koppeling tussen je eigen leerlingadministratiesysteem en DUO. Planning? Invoeren van RIO kan van september tot en met december 2018.

6. Werkprocessen aanpassen Ga met je collega’s na wat de moderne gegevensuitwisseling voor jullie school betekent en intern kan opleveren. Denk hierbij aan: Werkproces leerlingadministratie Medewerkers trainen in nieuwe BRON Aanpassen handleidingen en procedures Bekostiging (accountantsproces) Accountantsproces Informeren eigen bestuur, collega’s en evt. leerlingen/ouders Nieuwe functionaliteiten

7. Overstappen naar het nieuwe BRON Omzetten van oude naar nieuwe BRON Contactpersoon ontvangt draaiboek met instructies. Instructies worden samen met de leveranciers opgesteld. Start nieuwe uitwisseling. Loop je tegen problemen aan? Contactpersoon direct problemen melden bij helpdesk DUO.

Tijdschema

Ondersteuning tijdens de implementatie

Implementatieteam Uitdaging! Alle scholen in het voortgezet onderwijs in januari 2019 laten aansluiten op het nieuwe BRON. Deelnemers OCW DUO VO-raad Kennisnet Onderhouden contact met leveranciers, werkgroepen en projectgroep Doorontwikkelen BRON VO.

Ondersteuningsactiviteiten Organiseren informatie- bijeenkomsten Website www.bron-vo.nl Modelleer-sessie RIO Monitoren van de voortgang per school Ketenpartners en leveranciers betrekken Helpdesk DUO Implementatie-plan en draaiboeken

Vragen Bieden we met voorgaande activiteiten voldoende ondersteuning? Zijn er nog vragen of suggesties?