DKB is op weg naar… Vrijdag 2 december 2016

Aanleiding: DKB verhuist samen met andere entiteiten in het najaar 2017 naar het H Teirlinck –gebouw. Ter voorbereiding heeft DKB geïnvesteerd in een herinrichting van 8A en 9A. (tijdspad: januari – maart 2016). Dit project werd geïnitieerd door onze SG (= management “buy in”) die begeleiding vroeg aan: Vertegenwoordigers van DKB in “de bende van Herman T” HR-team van DKB

… en heeft nodig…

(leer)geld,

leergeld Waarom? De herinrichting van 8A en 9A kost geld nl: inrichtingskosten,: verwijderen wanden + schilderwerken Aankoop nieuw kantoormateriaal (zal ook in VAC gebruikt worden) (deze kosten wordt gedragen door HFB) Maar ook tijd… voor betrokken medewerkers en “begeleiders” Maar deel van de tijd die nu besteed wordt, is al uitgespaard voor effectieve verhuis naar VAC (vb. archivering) Leergeld voor DKB zelf: hoe pakken wij dergelijke verhuis + inschakeling in concept HNW het best aan? Leergeld voor werknemers die nu nog in een klassieke kantooromgeving werken: wat betekent dit voor mij? Middel om te tonen dat wij echt op weg zijn naar een zelfsturende netwerk-organisatie (zie verder) Hoe hebben wij dit aangepakt?

een wit blad,

Hoe hebben wij dit aangepakt? 1, wit blad Idealiter vertrek je van een wit blad, zodat je zelf aan de slag kan (binnen de vrijheidsgraden) Wat heb je als organisatie op het vlak van werkomgeving om je dienstverlening te kunnen leveren? Waaraan wil je organisatie op het vlak van werkomgeving aandacht besteden zodat je je missie beter kan realiseren? Op welke manier straalt de werkomgeving uit je waar je als organisatie het verschil wil maken? Collega’s van HFB zijn architecten die graag zelf tekenen, neem dus de pen mee ter hand… Valkuil: wij zelf zijn vertrokken vanuit de AS IS waarin een paar wanden verwijderd waren.

een verhaal,

2, Geef het (grotere) kader mee. Het verhaal moet kloppen Breng de link met strategie, missie, visie,…:duidelijk naarvoor dus voor DKB zelfsturende netwerkorganisatie; dus open werkvloer, plaats om te overleggen,, nadruk op verbinding, duurzaamheid,… Het is dus het verhaal van de organisatie (en dus van jou). Enkel zo blijf je geloofwaardig. Wees ook open! Wees ook open!

betrokken medewerkers,

3, Betrek medewerkers (= “buy in” van de medewerkers) (in DKB ondersteund door de “ambassadeurs” + HR-team => meer aanspreekpunten en betere toegankelijkheid) Informeer: Organisatie van een ruime informatiesessie (deelname: ca. 25 van de 40 betrokkenen). Doelstellingen: Informatie geven Bezorgdheden capteren Opportuniteiten spotten   Organiseer werksessies: Voorbeelden: sessies rond inrichting (in totaal 2 maal): resultaat: aankleding, telefoon”cel” + wijziging indeling bepaalde ruimtes. sessies rond afsprakenkader (gebruik werkplekspel): resultaat: zie belangrijkste principes; Voordelen: je neemt verschillende invalshoeken mee; je weet op welke actie je je moet focussen (in ons vb archief, stilte en communicatie); je creëert betrokkenheid; vb. het afsprakenkader is van de medewerkers Nadeel: niet iedereen doet mee (slechts 10-tal van de 40 betrokkenen deden mee aan werksessies) + vraagt tijd + luisterend oor op de werkvloer (doordat meerdere collega’s van de begeleidende groep zelf op de werkvloer werken)

Principes afsprakenkader 8A & 9A  Wij zoeken verbinding met elkaar en werken samen met respect voor elkaar Onze werkplek straalt flexibiliteit en dynamiek uit “Zwijgen is goud”, maar toch praten wij veel… Onze werkplek is en blijft aangenaam

veel minder papier,

Aandachtspunten:   Dadelijk uitdijend effect Aanzet tot archiveren, opruimen, plaats vrijmaken, een andere manier van opslag van documenten en digitalisering Vb. collega’s die nu over vijf hoge kasten beschikken, moeten nu opruimen tot 3 lm (+ 2 lm in archief). Dus ook een effect op andere delen van DKB die niet rechtstreeks / dadelijk betrokken zijn.

met oog voor…

De “normale” verdeling   Je zal verschillende groepen ontdekken. Er zijn mensen voor en mensen tegen, en gelukkig is onze groep medewerkers “normaal” verdeeld. Een beperkte groep zal idd echt voor zijn: zij nemen actief deel aan de werksessies, zij geven input, denken mee, en zij zien ook voordelen Een andere groep is echt tegen: zij protesteren (soms heel heftig), zij geven heel hevig kritiek,… Behandel ze met respect en vraag respect. De grootste groep wacht af. Verlies geen van deze groepen uit het oog

Schokeffect   Schokeffect voor medewerkers die al 25 jaar in zelfde kantoor werken en nu plots van hun vertrouwde “bureau” en kasten moeten afscheid nemen. Dit zindert nog na.

en niet te vergeten…

Geef zelf het goede voorbeeld   Vb. huidige bureau van SG (enige met airco op die verdieping) wordt koffiehoek + informele plek.

Vervolgtraject   Goed voorbeeld zal ook nog binnen teams verder verspreid moeten worden. Dit is (nog) niet afgelopen Wij zullen nog moeten bijsturen, en wij geven hiervoor mogelijkheden,: vb herziening / herwerking afsprakenkader na 3-6 maand (is uiteindelijk niet gebeurd) (tegelijkertijd werd binnen DKB ook een afsprakenkader ptow ontwikkeld: http://kb.vonet.be/praktisch/personeelszaken/werktijd-en-prikklok/telewerk-en-ptow-afsprakenkader)

… een aantal uitspraken … Ik heb veel meer contact met andere collega’s en er is meer informeel overleg. We eten ook meer samen nu er een lokaaltje voor voorzien is. Ik wil nooit meer terug naar mijn apart hokje! Eens veranderen van plek doet deugd, vaak kan ik dan geconcentreerder doorwerken Open plek bevordert de open geest Het is fijn dat de SG zich niet ‘opsluit’ in een apart bureau, maar zo ook erg aanspreekbaar is. Wat ik vooral apprecieer op 9A is de rust en stilte, wat maakt dat ik mij heel goed kan concentreren. De tafels met instelbare hoogte zijn fijn! Ik zie regelmatig collega’s zelfs rechtstaand werken. En daarnaast is er toch nog de nodige ruimte voor een informele babbel met de collega’s, bijv. onder de middag in onze koffiehoek. Het resultaat van een bevraging bij de medewerkers die op verdieping 8A en 9A werken. Mensen rond jou die ook noest aan het werk zijn, dat houdt de motivatie er in

… maar ook … We hebben nog niet genoeg de reflex om lange gesprekken te verplaatsen naar een lokaaltje ipv de open bureaus. Ook zijn niet alle stoelen en schermen van even goede kwaliteit. Ik blijf daarom vaak op dezelfde plaats zitten. Inpakken en uitpakken neemt tijd in beslag. Radicaal digitaal zit er nog niet helemaal in. Ik maak gebruik van verschillende werkplekken en laat dan eens spoor van kantoorbenodigdheden achter. Voor het nieuwe VAC is m.i. belangrijk dat er lockers zijn per persoon én voldoende ‘kastruimte’. In de praktijk ga je meestal wel dicht bij ‘je kast’ zitten. Vroeger liep je makkelijker binnen bij collega’s voor een praatje; nu ben je geneigd om “stil” te zijn. Vooral als je collega’s met andere zaken bezig zijn, betekent werken in een open kantooromgeving dat de drempel om naar elkaar te stappen en info te vragen groter is. Je bent dus minder goed op de hoogte van wat er gebeurt Het kan soms, in de open werkplek, behoorlijk druk worden – je bent toch makkelijker afgeleid, springt al eens meer in op een babbel,… en zo vliegt de tijd.

Specificiteit van DKB:   Doordat wij in een zelfsturende organisatie werken, is de rol van de LG veel minder prominent (enkel bij de initiatie / de beslissing). Wij hebben iedereen betrokken vanuit de rol als medewerker.