In Control Statement (ICS) GMT vergadering 31 oktober 2013 K.A. Artemieva MSc. EMIA RO

Agenda Inleiding ICS ICS bij de gemeente Delft Groeimodel Vervolgtraject Ontwikkelingen Vragen

In Control Statement (ICS): Certificaat dat de hoogste leiding afgeeft om aan te tonen dat de organisatie in control is.

In Control Statement (ICS) Een control (beheersingsmaatregel) is een managementinstrument om ervoor te zorgen dat de activiteiten leiden tot het gewenste resultaat (output). Doel: beheersing van processen. Scope gemeente Delft: rechtmatigheid en getrouwheid (R/G) 13 hoofdprocessen

ICS bij de Gemeente Delft (I) Chronologie: ICS op de agenda van het college en de raad n.a.v. Management letter 2010. VVB controle Jaarrekening 2010 (13-05-2011): aankondiging voor PvA ICS  ‘op korte termijn’. Brief aan cie R&A (28-11- 2011) over uitstel PvA ICS tot cie R&A van 16-02-2012. Bespreking en accordering PvA in het GMT (26-01-2012). Bespreking en vaststelling PvA ICS in het college (7-02-2012). Bespreking PvA ICS in de commissie R&A (16-02-2012). Initiële inventarisatie en aanpassing planning (november 2012). Planning en voortgang ICS in de commissie R&A (18-04-2013).

ICS bij de Gemeente Delft (II) Wat is nodig? Plan van aanpak ICS Introductie groeimodel ICS Cultuurverandering Risicomanagement/risicobewustzijn Professionalisering Interne Controle

Groeimodel ICS (I) Introductie 2 deelprojecten: Procesmanagement. Risicoanalyses processen (R/G). Resultaat: Geactualiseerde processen (link naar Lean management). Risicoanalyses met focus op rechtmatigheid en getrouwheid. Overdracht naar de organisatie.

Groeimodel ICS (II) 4 hoofdprocessen: Treasury Grondexploitatie Uitgaande subsidies Belastingen (RBG - eigen accountantsverklaring) 1 deelverklaring in 2014 (Treasury). Meerdere deelverklaringen in 2015. Rapportage over de resultaten.

Planning 2013 t.o.v. realisatie(I) Treasury (pilot) Procesbeschrijvingen Ѵ Risicoanalyse Ѵ IC risk-based Ѵ/X

Planning 2013 t.o.v. realisatie(II) Grondexploitatie Procesbeschrijving herzieningen in ontwikkeling (afronding 1 mei 2013) Ѵ/X Risicoanalyses voor aankoop en verkoop grond X Risicoanalyse herzieningen Ѵ/X IC risk-based najaar 2013 Ѵ/X

Planning 2013 t.o.v. realisatie(III) Uitgaande subsidies Risicoanalyse Ѵ/X Processen moeten nog geactualiseerd worden (juni t/m augustus 2013) X IC risk-based (najaar 2013) Ѵ/X

Planning 2013 t.o.v. realisatie (IV) Belastingen gem. Delft (RBG - eigen accountantsverklaring): Risicoanalyse Ѵ/X Processen moeten nog geactualiseerd worden (juni t/m augustus 2013) Ѵ/X IC risk-based (najaar 2013) X

Ervaringen projectleiders ICS Het traject verloopt stroperig Lastig om afspraken te maken: Geen tijd = geen prioriteit! Realisatie ≠ planning

Welke deelverklaringen gaan wij in 2015 afgeven? Vervolgtraject Welke deelverklaringen gaan wij in 2015 afgeven? Ambitie gemeente Delft (voorstel): Grondexploitatie ( subproces “Herzieningen”). Uitgaande subsidies (subprocessen “Aanvraag” en “Vaststelling”). Belastingen (proces “Overdracht naar RBG”).

Welke voorbereidende werkzaamheden gaan wij in 2013 en 2014 uitvoeren? Vervolgtraject Welke voorbereidende werkzaamheden gaan wij in 2013 en 2014 uitvoeren? Ambitie gemeente Delft (voorstel): Procesbeschrijvingen/risicoanalyses voor alle Grex processen. Procesbeschrijvingen/risicoanalyses voor alle subsidieprocessen (uitgaande subsidies). Te beginnen met procesbeschrijvingen/risicoanalyses voor resterende ICS processen.

Verantwoordelijkheden GMT: Beheersing eigen processen Risico-eigenaar eigen processen Afgifte deelverklaringen Audit: Assurance/aanvullende zekerheid Projectleiding ICS Controlling: Voorbereiding gemeentebrede kaders Advisering Levert deelprojectleiders

Externe en interne ontwikkelingen Decentralisaties SSC Auditstatuut/Audit Committee Onafhankelijke positionering auditfunctie Auditfunctie naar de cluster B&C per 1-1-2014 Interne controle in de lijn

VRAGEN?