Informatiesessie Upgrade Vlimpersmodule Kern HR PersoneelPunt Informatiesessie Upgrade Vlimpersmodule Kern HR

Agenda Project upgrade Vlimpersmodule Kern HR Communicatie en informatie Technische upgrade - Wat is er nieuw? Navigatie Selfservice In-, door- en uitstroom Afwezigheden Financieel Beheer Welzijn Functionele verbeteringen – Wat wordt nog vernieuwd? Juli 2017 Oktober 2017 December 2017 Vragen

Project upgrade Vlimpersmodule Kern HR

gestroomlijnde processen Kader Opzetten van een gemeenschappelijk en performant personeelssysteem, op basis van gestroomlijnde processen binnen het hele HR domein, ondersteund door actuele technologie.

Aanpak Zowel de behoefteanalyse, kloofanalyse, opzet als testfase zijn georganiseerd volgens de gekende domeinen: DIN, Afwezigheden, Financieel Beheer, Arbeidsplaatsbeheer en Welzijn Nuancering naar gebruikersgroepen: Selfservice werknemer, Selfservice manager en schermen MOD/DCPA Oog voor specifieke modules zoals Vlimpers Tijd, Vlimpers Planning, maar ook Cognos, Orafin, Portaal, Ploeg, Leren,… Rekening houdend met specifieke werknemers categorieën: (vervangend) huisbewaarder, bio, jobstudent, student-stagiair, aalmoezenier, moreel consulent, loods, wetenschappelijk personeel, AOP,…

Timing Functionele verbeteringen: release 3 - december 2017 Functionele verbeteringen: release 2 - oktober 2017 Functionele verbeteringen: release 1 - juli 2017 Technische upgrade als solide basis: april 2017 Upgrade Vlimpers basis naar het platform 9.2 Bestaande functionaliteiten die onze huidige werking ondersteunen

Verloop in productie stelling Vlimpers blijft Vlimpers Op donderdag 30/3 om 17u zal Vlimpers offline gaan. Op 3 april zullen we werken met de vernieuwde Vlimpersmodule Kern HR. Het systeem is voor de opstart van de werkdag beschikbaar.

Communicatie en informatie

Vooraf Werken aan vertrouwen ten opzichte van programma, systeem én dienstverlening Informeren over de komende verandering en de impact ervan. DCPA/MOD Vlimpersnieuws Informatiesessies Personeelsleden Nieuwsberichten op startpagina van Vlimpers

Tijdens Zorgen voor kennis en vaardigheden om te kunnen werken met het vernieuwde systeem. DCPA/MOD 1 website https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers met 1 pagina voor personeelsadministratie https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-voor- personeelsadministratie Aangepaste handleidingen per proces https://overheid.vlaanderen.be/vlimpershandleidingen Niet langer handleidingen per module Personeelsleden Hulpteksten in Vlimpers Voor nieuwe personeelsleden: welkomsmail Niet langer Startersgids en overzichtskaart

Na Zorgen voor de nodige hulp bij het werken met het nieuwe systeem. DCPA/MOD Aanpassen van handleidingen Communicatie via Vlimpersflits/Vlimpersnieuws Personeelsleden Aanpassing van hulpteksten Communicatie via nieuwsberichten op de startpagina van Vlimpers Hiervoor rekenen we op signalen van DCPA/MOD.

Wat is er nieuw? Navigatie

Navigatiestructuur Bevindt zich rechts van het scherm

Navigatiestructuur Bevindt zich rechts van het scherm

Favorieten Inrichten van extra intropagina’s (naast die van selfservice werknemer en eventueel selfservice manager) Medewerkers MOD / DCPA hebben een intropagina ‘personeelsbeheer’ met o.a. onmiddellijke link naar werklijst Inrichten van favorieten: component is te zien onder ‘mijn favorieten’ Inrichten van navigatiebalk: component verschijnt mee in de navigatiebalk

Wat is er nieuw? Selfservice

Selfservice voor werknemers Intuïtief via tegels (Fluid) Structuur blijft behouden (afwezigheden, persoonsgegevens, functiegegevens, overzichten, mobiliteit,…) Instructieteksten vervangen Startergids Rechtstreeks in de schermen in Vlimpers Persoonsgegevens Mogelijkheid om een foto op te laden

Selfservice voor werknemers Vergoedingen Optimalisatie Selfservice fietsvergoeding Aanvraag in een keer, maar wel opgesplitst per maand én aanpasbaar voor de huidige en toekomstige maanden. Zo kunnen personeelsleden zelf hun aanpassingen doorgeven naargelang hun tewerkstellingspercentage of telewerken Na de 10e van de lopende maand, kunnen er geen aanpassingen meer gebeuren voor die huidige maand Uitbreiding met Selfservice voor Vergoedingen/toelagen (excl. Gebruikers planningstool) overuren, zaterdag, zondag, nacht, verstoring, gevaar, ploegen Opgelet: Als er vandaag gebruik wordt gemaakt van de fietsvergoeding, zal men een optimalisatie van het scherm opmerken Workflow: WN - MOD De werkstromen voor selfservice SS V/T zal op vraag van de entiteiten die hiervan gebruik willen maken, opgezet worden. Entiteiten die hier vandaag al gebruik maken, blijft de werking overeind. Workflow: WN – Manager – MOD. Er is geen doublure rol voorzien

Selfservice voor werknemers Mobiliteit Aanvraagscherm abonnementen werd geoptimaliseerd: De combinatiemogelijkheden van vervoersmaatschappijen Ingangsdatum Reden van aanpassing toegevoegd Mobibkaartnummer toegevoegd Contactgegevens > aanvullende gegevens Visualisatie kaartnummer en rekeningnummer maaltijdcheques Visualisatie Kaartnummer maaltijdcheques en rekeningnummer maaltijdcheques: collega’s die hun MC kaart verliezen, hadden de gegevens over de kaart dan ter beschikking

Selfservice voor werknemers Afwezigheden Bij het indienen van verlof, krijgt de werknemer de vraag ‘wilt u dit verlof indienen?’ Daarna krijgt de werknemer nog eens de bevestiging dat de aanvraag is ingediend. Vroeger werd de vraag slechts eenmaal gesteld. Salarisbonus wordt standaard ingevuld met ‘Geen recht op bonus’ zodat dit veld niet leeg kan zijn Nieuwe soort ‘werktijdregeling’ voor: Compensatie uitzonderlijk werken/compenserende inhaalrust/recuperatie priksaldo en uitzonderlijk werken Verplichte link tussen aanvraag en opname politiek verlof / vormingsverlof De velden ‘motivering’ en ‘reden’ worden weggelaten. Enkel het veld ‘opmerkingen’ blijft voorzien maar krijgt de naam ‘motivering’. Status ‘bewaard, niet ingediend’ is niet meer ter beschikking

Domein in-, door- en uitstroom Wat is er nieuw? Domein in-, door- en uitstroom

Persoonsgegevens Persoonsgegevens > Persoon toevoegen of Persoonsgegevens aanpassen Tabblad Persoonsgegevens Titel: enkel nog keuze tussen de heer/mevrouw/blanco Geslacht: staat standaard op onbekend Nationale ID: SISkaartnummer niet behouden Foto: de functionaliteit om een foto te gebruiken, is voorzien. Tabblad VO persoonsgegevens Informatie eedaflegging verhuist naar functiegegevens > VO specifieke gegevens Verzend maaltijdcheques naar MOD: niet behouden Gegevens rond attest burgerlijke staat / ontvangen op / fiscaal voordeel ong vader/moeder: werd toegevoegd

Persoonsgegevens Persoonlijke relaties > Gegevens gezinslid Tabblad Persoonlijk profiel Soort gezinslid: enkel gezinslid en ex gezinslid blijven behouden Bruto jaarwedde 100%: niet voorzien Tabblad VO kinderbijslag Niet meer voorzien Persoonsgegevens > Bankrekeningen beheren Vereenvoudigd (bijvoorbeeld naam titularis  naam rekening) Tabblad: Persoonlijk profiel: soort gezinslid: enkel gezinslid en ex gezinslid blijven behouden (‘geen’ is niet meer voorzien)

Persoonsgegevens Persoonsgegevens > Militaire status Dit wordt behouden, maar als standaard. De velden registratienummer met stamboeknummer en regiment zijn niet meer voorzien. Persoonsgegevens > Algemene opmerkingen Vandaag wordt dit scherm soms gebruikt voor het registreren van cumulaties. Advies om het scherm te behouden en hiervoor te gebruiken. Persoonsgegevens > Vrijwilligerswerk Nieuw scherm

Persoonsgegevens Werkrelaties > VO Abonnementen Enkel de component abonnementsaanvragen én mobiliteitsgegevens blijven behouden. Het aanvraagscherm voor abonnementen werd geoptimaliseerd (zie selfservice)

Functiegegevens Functiegegevens Tabblad werklocatie Details arbeidsrelatie: Functie gebonden telefoonnummer verhuist naar de persoonsgegevens, waar de telefoonnummers kunnen worden aangepast. Tabblad ‘Vo specifieke functiegegevens’ Nieuw tabblad Gegevens van blok vo specifieke gegevens tabblad werklocatie Gegevens van de link arbeidsovereenkomst tabblad functiegegevens VO Startkapitalen Anc. Automatische overdracht van dienstanciënniteit

Wat is er nieuw? Domein Afwezigheden

Algemeen De velden ‘motivering’ en ‘reden’ worden weggelaten. Enkel het veld ‘opmerkingen’ blijft voorzien maar krijgt de naam ‘motivering’ (zie ook bij selfservice) Velden beroep en datum beroep worden niet meer opgenomen want de beroepsmogelijkheid verdwijnt en deze velden werden blijkbaar ook niet ingevuld Status ‘bewaard, niet ingediend’ is niet meer ter beschikking voor SSWN en MOD/DCPA. (zie ook bij selfservice)

Afwezigheid beheren Afwezigheidsmutatie Afwezigheid wegens arbeidsongeval: Datum en letsel door werk worden niet meer behouden in het scherm afwezigheidsmutatie. Deze informatie kan worden gehaald uit de gegevens van het incident (en de link met de afwezigheid) Verlof voor opdracht Ambtshalve verlof voor opdracht – internationale instelling (EU, VN, andere internationale of supranationale instellingen) + 5 betalingsvormen Ambtshalve verlof voor opdracht – internationale opdrachten (ontwikkelingssamenwerking, wetenschappelijk onderzoek, humanitaire hulp)+ 5 betalingsvormen Verlof voor opdracht van algemeen belang – gunst + 5 betalingsvormen

Afwezigheid beheren Personeelsbeheer VO Afwezigheidstellers Teller onbetaald verlof voor contractueel én mogelijkheid om startkapitaal in te vullen Personeelsbeheer Arbeidsrelaties > Disciplinaire acties Het scherm blijft gelijk aan vandaag

Domein Financieel beheer Wat is er nieuw? Domein Financieel beheer

Algemeen Toegang dienst geschillen tot geschillendossiers

Wat is er nieuw? Domein Welzijn

Veiligheid en gezondheid Veiligheid en gezondheid > Vo veiligheid en gezondheid > medische onderzoeken Arbeidsgeneeskunde Gegevensuitwisseling: opvolging resultaat onderzoek tussen DCPA – (ergonomie) – leidinggevende (afdelingshoofd) Veiligheid en gezondheid > Incidentgegevens ophalen Arbeidsongevallen Uniform zoekscherm (cfr. functiegegevens) Melding aan preventieadviseur (via workflow) bij registratie nieuw incident of bij wijzigingen in dossier van ernstig arbeidsongeval (gdpb@bz.vlaanderen.be) Gegevensuitwisseling: opvolging resultaat onderzoek tussen DCPA – (ergonomie) – leidinggevende (afdelingshoofd): afdelingshoofd kan het item toewijzen aan de manager afdelingshoofd: krijgt het item in zijn werklijst Dienst ergonomie: krijgt een mail met directe link naar het systeem

Veiligheid en gezondheid Veiligheid en gezondheid > Incidentgegevens ophalen > Details incident Tabblad Melding Registratiedatum kan niet geantidateerd worden Tabblad omschrijving Hier zal het arbeidsongeval zorgvuldig moeten worden omschreven, zie punt 14 van het aangifteformulier Tabblad locatie Plaats ongeval is niet meer voorzien Werkpost is niet meer voorzien

Veiligheid en gezondheid Veiligheid en gezondheid > Incidentgegevens ophalen > Details letsel Tabblad Letsel Werkrooster dag ongeval wordt niet meer opgenomen Tabblad omschrijving Persoonlijke beschermingsmiddelen verdwijnt > moet worden opgenomen bij correctieve en preventieve beschermingsmiddelen Tabblad details Setuptabellen werden aangepast na advies GDPB (GDPB kijkt na); elk codenummer die in aanmerking komt voor EAO, wordt aangeduid met ‘*’ Materiële agens wordt betrokken voorwerp

Veiligheid en gezondheid Voldoen aan vereisten > Aanpassingsgegevens beheren Tabblad aanpassingsaanvraag Veld einddatum blijft beschikbaar

Functionele verbeteringen Juli 2017

Algemeen Optimaliseren van de notificaties huidige en nieuwe Vlimpersmails Registratie van functiegegevens (actie/reden) Validatieproces / werklijst (afwezigheden, V/T) Delegatie Invoer afwezigheden (zoals verloven, moederschapsrust, vormingsverlof, pensioencommissie,…) Controleresultaat MCO Invoer arbeidsongeval Wijziging ernstig arbeidsongeval Fiscale fiches Aanmaak werkrooster door HRT&D Harmony …

Domein in-, -door en uitstroom en Selfservice Gegevensregistratie over outplacement Moet er outplacement aangeboden worden Datum van voorstel outplacement + berekening van de datum van vier weken waarbinnen er een antwoord moet komen Outplacementbureau Is werknemer op het aanbod ingegaan Smartprocessen van ‘Levensgebeurtenissen’ in Selfservice Opzetten van ‘levensgebeurtenissen’ om burgerlijke staat te wijzigen (piloot), later uitbreiding

Functionele verbeteringen Oktober 2017

Algemeen Opzetten van SMART processen zoals: Nieuwe indiensttreding via persoon toevoegen Heraanstellen Externe werknemer toevoegen Overgang van contractueel naar statutair Bevordering Uitdiensttreding Pensioen …

Domein financieel beheer Mogelijkheid om vakantiegeld x met vakantiegeld x-1 te vergelijken en idem voor eindejaarstoelage Automatisch activeren van generieke looncodes op basis van de wervingsreden Bij het op NVT zetten van een dossier worden de looncodes automatisch afgesloten, maar dan ook van de tussenliggende rijen (moet goed werken).

Domein Afwezigheden Approval workflow voor selfservice Verloven, V/T en fietsvergoeding De naam van het personeelslid die verlof vraagt moet behouden blijven in de vermelding in de actielijst. Mogelijkheid om meerdere verlofaanvragen te valideren Saldo verlof tonen in selfservice, ook bij goedkeuring Aanvragen moeten kunnen worden teruggestuurd Motivatie bij validatie Meldingen over aflopende afwezigheden via approval workflow Melding bij aanvraag van halve dag verlof indien werkrooster minder dan 3u48 Ingediend bezoldigd verlof mag geannuleerd worden; gefiatteerd bezoldigd verlof mag geannuleerd worden met een einddatum in de toekomst Zal nog wat verder verfijnd worden

Functionele verbeteringen December 2017

Algemeen Kalender Doel: duidelijker en efficiënter zijn om 1 berekening en 1 interpretatie van aan- en afwezigheden te hebben voor alle processen: voorverwerking, AM en Cognos: berekeningen sturen via de kalender = 1 rooster waar alle afwezigheden en alle roosters gemapt worden: Tegemoet komen aan berekening om meerdere afwezigheden op één dag correct te verwerken 35 dagen teller integreren waardoor nog meer gedetailleerde informatie bekomen wordt Cognos kan rapporteren over de atomaire afwezigheden Duidelijke weergave van overzichten van prestaties op één rooster (kalender) Realtime berekening voor een gans jaar De kalender willen we ook aanbieden voor verschillende gebruikersgroepen: back office, maar ook als handige tool voor de manager / superior. Automatische berekening van de einddatum van de proeftijd Zal nog verder verfijnd worden

Selfservice Uitbreiding selfservice Vergoedingen en Toelagen met enkele forfaitaire vergoedingen

Domein in, -door en uitstroom en Afwezigheden Fictieve arbeidsrelatie voor tijdelijke opdrachten, RADAR, terbeschikkingstelling,… Tellers Tellers op persoonsniveau brengen om zoveel mogelijk correcties te voorkomen Automatische berekening van vervangende vakantiedagen bij pensioen

Domein financieel beheer Optimalisatie individueel loondossier Boomstructuur van ‘beheer loonberekening’ mee integreren in het individueel loondossier Link naar de kalender Anciënniteitsscherm Ziektecyclus Tijdsbreuken Dashboard maaltijdcheques Kolommen verbergen en weer zichtbaar maken Informatieveld bij looncontrole

Domein financieel beheer Optimalisatie gewijzigde dossiers Extra filters: op bruto, aflopende verloven, contractuele personeelsleden buiten periode van gewaarborgd loon, niet gevalideerde afwezigheden bij loonrun, ingevoerd of gewijzigde looncodes die dag,… Optimalisatie module schulden Extra filter op betaaljaar en betaalmaand Stopzetten van vergoedingen in geval van langdurige afwezigheid

Vragen?