Tenderboard, inkoop aan de bestuurstafel PIANOo-congres 2017 Tenderboard, inkoop aan de bestuurstafel SHEET ALGEMEEN PIANOo Carlita Vis – Royal Haskoning DHV #pcongres

Tenderboards bij Rijkswaterstaat PIANOo-congres 1 juni 2017 ProRail en RWS John van der Haar

Organisatie en kerntaken Rijkswaterstaat Kerntaak: netwerkbeheerder en verkeersmanager hoofd(vaar)wegennet en netwerkbeheerder en watermanager hoofdwatersysteem. Formatie: ca 8.500 fte’s regionaal georganiseerd, centraal aangestuurd

Facts & Figures Inkoop facts & figures ter illustratie: Rijkswaterstaat koopt in 4 domeinen (GWW, IV, Kennis, Bedrijfsvoering) jaarlijks voor ca 4,5 miljard euro in. Jaarlijks 50 tot 60 Europese aanbestedingen in het GWW-domein 30 tot 35 Europese aanbestedingen in het BV-domein 15 tot 20 Europese aanbestedingen in het IV-domein 10 tot 15 Europese aanbestedingen in het Kennis-domein

Inkoop binnen RWS Inkoopbehoefte ontstaat binnen de business (Programma)Directeur geeft opdracht aan betreffende directeur inkoop opdracht tot inkoop Inhoudelijk (programma)directeur is verantwoordelijk voor de productie Inkoopdirecteur voor de rechtmatige inkoop Escalatie mogelijk via CPO

4 Tenderboards bij RWS Tenderboards bij RWS: Sinds 2007, herijking in 2013: Corporate Tenderboard (alle grote projecten boven 150 miljoen); Tenderboard Werken (GWW); Tenderboard Leveringen en Diensten; Tenderboard Bedrijfsvoering. Indelingskeuze Werksoorten in GWW, met specifieke TB voor complexe/grote projecten en bijzondere contracten Bedrijfsvoering (ook leveringen en diensten), apart vanwege bedrijfsvoeringssamenwerking (IUC) binnen het rijk.

Rol tenderboard binnen RWS Doel/functie De tenderboards zijn adviserend aan de directeuren inkoop. Achtergrond Lijnorganisatie maakt de inkoopafwegingen, maar groep deskundige collega’s en externen kijkt nog eens goed naar: Samenstelling van ‘wat’ gaat worden ingekocht (bundeling, percelen etc.), ‘hoe’ wordt ingekocht (inkoopplan) ‘hoe’ wordt de uitvraag in de markt gezet. Frequentie en duur sessie: 6 tot 8 maal per jaar, ongeveer 3 uur per vergadering, 2 grote projecten.

Samenstelling en expertise Samenstelling board(s): Collega’s van diverse onderdelen en achtergronden, enkele externen uit hetzelfde inhoudelijke veld. Indien mogelijk ook mensen uit de markt. Benoeming leden: Leden worden voor 3 jaar benoemd, zonder last en ruggenspraak. Een tenderboard heeft in beginsel circa 10 deelnemers.  

Agenda Tenderboards Agenda board(s): Directeur inkoop beslist wat aan TB wordt voorgelegd. In de regel zaken boven de Europese drempel. Terugkerende (standaard)contracten worden niet steeds opnieuw voorgelegd (zoals standaard prestatiecontracten voor onderhoud). Drie momenten: Projectdefiniëring, Inkoopplan, Start aanbesteding.

Werking van de Tenderboards Status van het advies Advies TB’s is niet bindend, Afwijzing of afwijking moet wel gemotiveerd gebeuren. Het advies is daarmee zeker niet vrijblijvend. Rolinvulling De voorzitter: goede gespreksleider, die het advies formuleert. Zorgt voor een open sfeer, waardoor het project het advies als steun ziet, niet als oordeel. De secretaris: voorbereider van de vergadering, draagt zorg voor discipline wat betreft goede afstemming, kwaliteit en tijdig leveren van stukken. Inkoopdirecteuren geven reflectie op wat met eerdere adviezen is gedaan. Deskundigen (niet-leden) geven soms presentaties over relevante nieuwe thema’s (zoals aanbestedingswet of duurzaamheid).