Q-add BV Financiële dienstverlening Over spaghetti-administraties, het paard van Troje en het ei van Columbus

L. Paciole definieert het dubbelboekhouden Venetië, 1495… L. Paciole definieert het dubbelboekhouden

De telmachine brengt verlichting Begin vorige eeuw… De telmachine brengt verlichting

Na de Tweede Wereldoorlog… Voorzichtige aanzet in de automatisering van het boekhoudproces

Introductie van computers in administratieve dienstverlening De roerige jaren 60… Introductie van computers in administratieve dienstverlening

Jaren 80 en 90… Digitale techniek en grote opslagcapaciteit maken “geavanceerde” administratieve systemen mogelijk

De bomen lijken tot in de hemel te groeien, alles is mogelijk! Begin 21e eeuw… De bomen lijken tot in de hemel te groeien, alles is mogelijk! (Hoewel?)

Basis-administratie 450 jaar vooruitgang… Het begint met een eenvoudig administratief pakket…. … maar dan! Basis-administratie

Basis-administratie 450 jaar vooruitgang… Wildgroei in administratieve modules Veel doublures Dubbele handelingen Ontbrekende aansluitingen Verschillen Onoverzichtelijk Kostbaar Inefficiënt Financiële verslaglegging Salaris-administratie Basis-administratie Facturering Vaste activa Verplichtingen Bank-mutaties Budget-bewaking Kasboek Valuta Inkoop-administratie Voorraad-administratie Project-administratie Uren-registratie

Waar gaat het mis? Invoer Invoer Invoer Invoer Invoer Input vindt plaats op het niveau van sub-administraties waardoor consistentie ontbreekt Gegevens worden t.b.v. financiële administratie bewerkt en verdicht Nadelen: Geen wederkerigheid Ontbreken van historie Sub-administraties Invoer Invoer Invoer Invoer Invoer Invoer Bewerken! Verdichten! Financiële administratie

2004: terug naar de basis… Boekhouden is niet ingewikkeld Actualiteit en stabiliteit zijn voorwaarde Transparantie en controleerbaarheid van het proces zijn vanzelfsprekend Voorkom doublures en dubbele handelingen Wat in één keer kan, mag niet in twee stappen Enkelvoudige invoer van gegevens Overzichten staan los van de invoer van data

Het ei van Columbus… Q-track gaat uit van vier basisprincipes: Volledige integratie van de financiële administratie en sub-administraties Kantelen van de architectuur Eén centrale database met één gegevenstabel Behoud integriteit oorspronkelijke data

Integratie van de financiële en sub-administraties Door de integratie van financiële en sub-administraties maakt Q-track het bewerken en verdichten van gegevens overbodig Sub-administraties Bewerken! Verdichten! Financiële administratie

Integratie van de financiële en sub-administraties Door de integratie van financiële en sub-administraties maakt Q-track het bewerken en verdichten van gegevens overbodig Sub-administraties Financiële administratie

Integratie van de financiële en sub-administraties Door de integratie van financiële en sub-administraties maakt Q-track het bewerken en verdichten van gegevens overbodig Sub-administraties Financiële administratie

Integratie van de financiële en sub-administraties Door de integratie van financiële en sub-administraties maakt Q-track het bewerken en verdichten van gegevens overbodig Sub-administraties Financiële administratie

Integratie van de financiële en sub-administraties Voordeel: Bewerken/verdichten van gegevens niet meer nodig Ontschotten van sub-administraties Historie blijft beschikbaar Sub-administraties Financiële administratie

Kantelen van de architectuur Q-track vertrekt vanuit de financiële administratie in plaats vanuit de sub-administraties Sub-administraties Financiële administratie

Kantelen van de architectuur Invoer Invoer Q-track vertrekt vanuit de financiële administratie in plaats vanuit de sub-administraties Invoer Invoer Invoer Invoer Invoer Financiële administratie Invoer Invoer Invoer van data vindt plaats op het niveau van de financiële administratie Sub-administraties

Eén centrale database, één data-tabel Gegevensopslag in één database en één tabel (!) voorkomt communicatieproblemen en vergroot snelheid en stabiliteit Financiële administratie Sub-administraties

Eén centrale database, één data-tabel Gegevensopslag in één database en één tabel (!) voorkomt communicatieproblemen en vergroot snelheid en stabiliteit Financiële administratie en sub-administraties

Behoud van de integriteit van oorspronkelijke data In traditionele programma’s wordt bij de invoer, bewerking en verdichting van gegevens de informatie “ingekapseld” Informatie is niet meer vrij te benaderen

Behoud van de integriteit van oorspronkelijke data In Q-track blijft de oorspronkelijk ingevoerde data in tact De informatie wordt verrijkt met één of meer kenmerken, maar blijft volledig benaderbaar Aanpassing of uitbreiding van de kenmerken blijft mogelijk

Q-track: het all-in-one concept Enkelvoudige data-invoer in een centrale database en één tabel Alle overzichten rechtstreeks uit centrale data-base Toepassing van gegevens wordt op maat gedefinieerd Aanpassing van administratieve inrichting groeit eenvoudig mee

Enkelvoudige data-invoer in een centrale database Bestaande invoerroutine wordt gerespecteerd Geen bewerking en verdichting van basisgegevens Geen sub-administraties (wel alle overzichten!)

Alle overzichten rechtstreeks uit centrale data-base Financiële en managementinformatie direct beschikbaar Vrijwel onbeperkte mogelijkheden informatie in overzichten te combineren Reconstructie op basis van historische informatie eenvoudig mogelijk

Toepassing van gegevens wordt op maat gedefinieerd Bestaande administratieve inrichting kan worden behouden Uitgebreide mogelijkheden voor meervoudig data-gebruik Aanpassingen mogelijk, met behoud (of “herstel”) van historie

Administratieve inrichting groeit eenvoudig mee Dankzij de heldere structuur is Q-track geschikt voor kleine en grote administraties Doorgroeimogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt, zonder extreme investeringen Zeer geschikt voor complexe en uitdijende administratieve processen

Salaris-administratie Het resultaat… Eén stabiel pakket Geen doublure Geen dubbel werk Maximaal overzicht Hyper actueel Betrouwbaar Toekomstbestendig Flexibel Salarisadministratie blijft apart Q-track Basisdministratie inclusief: Financiële verslaglegging Facturering Bankmutaties Voorraadadministratie Urenregistratie Projectadministratie Kasboek Inkoopadministratie Vaste activa Budgetbewaking Valuta Verplichtingen Etc. Salaris-administratie

Q-track: Financiële overzichten Alle traditionele overzichten: Saldibalans (met/zonder tussentelling) Verlies- en winstrekeningen Jaarverslagen (fiscaal, commercieel) Accountantsverslag (inclusief audit trail) Consolidatie (inclusief variatiemogelijkheden) Debiteuren- en crediteurenoverzichten (inclusief deelbetalingen en verplichtingen) Uitgebreide grafische weergave mogelijkheden

Q-track: “Sub-administraties” Inkoop-, kosten-, uren-, verkoopoverzichten Per periode, op factuur- en boekstuk nummer Naar kostensoort en kostengroep Naar leverancier, klant, project, medewerker, afdeling, manager, etc. en combinaties daarvan Per omzetgroep, werkcode, etc. tot acht niveaus Actuele rendementsoverzichten op maat Dankzij centrale data-base direct beschikbaar Vrijwel onbeperkte verbijzondering mogelijk

Q-track: “Sub-administraties” (2) Voorraadadministratie: Op artikel, type, leeftijd, partijen, locatie, etc. Volledige koppeling met in- en verkoop Urenregistratie: Per medewerker, afdeling, groep, werkcode, manager, business-unit, klant, project, etc. Directe koppeling met kosten, rendement, declaraties, etc. Vaste activa: Investeringen en afschrijvingen

Q-track: Managementinformatie Directe koppeling offertes, inkopen, kosten, uren, facturen en verkopen Rendementsoverzichten (cost-accounting) en onderhandenwerk positie, per medewerker, afdeling, account, project, business-unit, etc. Alle informatie real-time beschikbaar Geen tussenstappen en bewerkingsslagen nodig Grafische overzichten direct vanuit het systeem Volledige audit-trail in de vorm van journaalposten

Q-track: Gebruiksvriendelijk Slechts drie basisschermen: Snelle gewenning, beperkte opleiding nodig Weinig schakeltijd tussen overzichten “Inzoomen” op informatie vanaf vrijwel iedere positie tot op basisdocument Eenvoudige correctiemogelijkheden met behoud van historie (logboek) Veel routine wordt automatisch uitgevoerd

Q-track: Gebruiksvriendelijk (2) Alle informatie is herleidbaar tot een intern of extern boekingsstuk Geen verdichting of bewerking Behoud historie zelfs bij uitbreiding administratie Automatische betalingen zonder saldi op tussenrekeningen Periodieke en deelbetalingen inkoop- en verkoopfacturen met behoud van overzicht: Huur- en leaseconstructies, vastgoedbeheer Overzicht van betalingsverplichtingen

Q-track: Gebruiksvriendelijk (3) Volledige aansluiting managementinformatie en financiële administratie (geen verschillen) Informatie real-time beschikbaar Meerdere verslagjaren naast elkaar mogelijk Geautomatiseerde selectie van gegevens In verschillende niveaus en combinaties Directe grafische vertaling mogelijk Meerjarige overzichten direct vanuit systeem

Q-track: Flexibel en efficiënt Veelzijdige toepassingsmogelijkheden: Van basisadministratie tot ERP-systemen Enkelvoudige en meervoudige administraties Voor bedrijven die projectmatig werken Productie- en handelsbedrijven met complexe goederenstromen Toekomstgericht: Eenvoudig aan te passen bij herstructurering, reorganisatie en groei Met behoud van administratieve historie

Q-track: Flexibel en efficiënt (2) Systeemarchitectuur garandeert: Snelle en voordelige implementatie Voordelige maatwerk oplossingen Snelle acceptatie, lage opleidingskosten Lage onderhoudskosten (veelal in eigen beheer) Stabiele gebruikersomgeving Continuïteit en flexibiliteit: Historie veelal ook in nieuwe functies beschikbaar Eenvoudig combineren en deduceren van informatie

Q-track: De doelgroep Q-track is bij uitstek geschikt voor: Dienstverleners (communicatie, accountancy, etc) Groothandel, retail en distributieketens Bedrijven met een complex, meervoudig producten en dienstenaanbod Beheerders van onroerend goed Leasemaatschappijen Voorraadbeheer Kortom: ook voor U

Q-track: Samengevat Nieuwe kijk op de klassieke administratie: Of wel: Centrale data-base, geen subadministraties Praktische toepassingsmogelijkheden voor actueel en efficiënt gebruik Super eenvoudig, uiterst flexibel, ook in zeer complexe omgevingen Ongekende aanpassingsmogelijkheden tegen extreem lage kosten, gericht op continuïteit Of wel: Het ei van Qolumbus!