Toelichting ‘Best Value Procurement’ Nationale Aanbesteding Telefonieplatform Toelichting ‘Best Value Procurement’ Afdeling inkoop Februari 2015

Aanbestedingsteam ROC Midden Nederland Geïnteresseerde partijen Even voorstellen Aanbestedingsteam ROC Midden Nederland Geïnteresseerde partijen

Regels Alleen vragen over de formulering van de opdracht en de procedure worden beantwoord Aan (vermeende) antwoorden die niet schriftelijk zijn gecommuniceerd kunnen geen rechten worden ontleend Vragen over een oplossing worden NIET beantwoord, ook niet schriftelijk

Uitgangspunten bij aanbesteding Leveranciers zijn experts ROC Midden Nederland zoekt de beste expert voor deze opdracht en vult daarmee de opdracht in Een en ander binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2012

Programma Opdracht = doelstellingen en randvoorwaarden Procedure Vragen

doelstellingen De doelstellingen van deze opdracht zijn: Virtualisatie van huidige telefonieplatform in een datacenter met uitbesteding van technisch beheer. Toetsing van het huidig ontwerp aan de mogelijkheden op het vlak van communicatietechnologie Bereikbaarheid van medewerkers (diensten en colleges) eenduidig maken en verder optimaliseren Optimaal ingericht proces rondom in- en uitdiensttreding van medewerkers in relatie tot het telefonieplatform. Verbeteren van de interne en externe bereikbaarheid.

Randvoorwaarden / uitgangspunten De geboden oplossing kan slechts geïmplementeerd worden na een succesvol afgeronde test- en implementatiefase. Optimaal hergebruik van licenties en toestellen Aangeboden oplossing dient te werken ongeacht de vaste en mobiele telefonieaanbieder

Overeenkomst Na afronding van de aanbestedingsprocedure zal een overeenkomst worden gesloten voor de duur van 3 jaar met ingang van 1 september 2015. Deze overeenkomst eindigt dan op 31 augustus 2018 en kan met 2 jaar verlengd worden. De algemene inkoopvoorwaarden van ROC Midden Nederland zijn van toepassing. Eventueel aanvullende bepalingen op de Algemene Inkoopvoorwaarden worden in de overeenkomst opgenomen.

Inschrijving Vier onderdelen: Prestatie onderbouwing (2 A4) Risicodossier (2 A4) Kansendossier (2 A4) Interview 6 kantjes A4

Prestatie onderbouwing Aantonen dat je in staat bent doelstellingen te realiseren Stellingen, te onderbouwen met dominante informatie (niet weerlegbaar, accuraat omschreven en onderbouwd met meetgegevens) Stelling moet verifieerbaar zijn, accuraat omschreven worden en onderbouwd zijn met meetgegevens in getallen, percentages of tijd Geen referentielijst, maar informatie gericht op de opdracht en de realisatie van doelstellingen

Risicodossier Risico’s voor ROC Midden Nederland, rondom de opdracht, buiten invloedssfeer inschrijver Uitleggen waarom een risico belangrijk is (in volgorde van prioriteit in dossier benoemen) Hoe wordt het risico weggenomen Hoe wordt dat wegnemen gemeten Waarom gaat de maatregel werken Wat ga je doen als de maatregel tot wegnemen onvoldoende is Voorbeeld: Invloed van slecht weer is geen relevant risico voor ROC MN

Kansendossier Wat kan inschrijver toevoegen aan de vraag / doelstelling (welke extra mogelijkheden ziet u) Kans mag geen wezenlijke wijziging van opdracht tot gevolg hebben Kosten van kans en consequenties voor de planning apart benoemen (geen onderdeel van de prijs zoals op prijzenblad genoemd) Voorbeeld: Een kans kan iets zijn waarmee de inschrijver zich kan onderscheiden, Een beheersmaatregelen zijn die extra geld kost, maar risico`s wegneemt bij ROC MN Een voorstel zijn dat extra bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen het overnemen van risico`s van ROC MN betekenen en mogelijkheden zijn die voorbij de verwachting van ROC MN gaan.

Interviews Sleutelfunctionaris(sen) – persoon of personen die namens opdrachtnemer verantwoordelijk is / zijn voor de uitvoering van de hele opdracht en structureel contact heeft / hebben met ROC Midden Nederland Tijdens het interview wordt nagegaan in hoeverre de sleutelfunctionaris(sen) de opdracht overziet, de risico`s kan identificeren en de inschrijving kan begrijpen en omarmen. Feitelijk wordt de sleutelfunctionarissen gevraagd de inschrijving toe te lichten en te verduidelijken en aan te geven waarom zij de meest geschikte personen zijn voor het uitoefenen van deze functie. Sleutelfunctionarissen worden individueel geïnterviewd

prijs Prijs moet conform prijzenblad worden opgegeven voor: Diensten Hosting virtuele omgeving Kosten technisch beheer Aanvullend op diensten Kosten virtualisatie telefonieomgeving Projectkosten / begeleiding t/m implementatie Software assurance voor periode 5 jaar Uurtarief bij consultancy t.b.v. aanpassingen Uurtarief bij engineerwerkzaamheden t.b.v. aanpassingen Optioneel Functioneel beheer per 12 maanden Starttarief bij support in geval van functioneel beheer door inschrijver Uurtarief engineer (in kader raamovereenkomst) Uurtarief projectmanager (in kader raamovereenkomst)

concretiseringsfase Uitwerken inschrijving Detailleren plan Binnen kaders van uitvraag en inschrijving Resultaat is de realisatie van de doelstellingen

uitvoeringsfase Verantwoording afleggen over realisatie doelstellingen met behulp van periodieke rapportage Risico’s beheersen Welke geïdentificeerde risico`s zich hebben voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom de opgegeven beheersmaatregelen niet gewerkt hebben, wat er is gedaan om het risico alsnog beheersbaar te maken en wat er is gedaan om het risico een volgende keer alsnog te voorkomen; Welke niet geïdentificeerde risico`s hebben zich voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom het risico niet als zodanig is geïdentificeerd; Welke aanpassingen zijn door opdrachtgever ingegeven

tips Lees goed Laat degene die verantwoordelijk wordt voor de uitvoering meedenken en meeschrijven Elk woord telt, ook in inschrijving Ga op de stoel van ROC Midden Nederland zitten Begin op tijd

Vragen ? ?