xxxxxxxxxxxxxxx 10/24/2017 Best Value Procurement Marktinformatiebijeenkomst Openbare Europese aanbesteding betreffende inhuur externe medewerkers 7 juli 2015 xxxxxxxxxxxxx

Agenda Best Value aanpak en aanbestedingsproces Inhuur externe medewerkers Vragen / afsluiting

De Aanvraag tot Inschrijving is leidend. Noot Deze presentatie is bedoeld als informatief en illustratief document naast de Aanvraag tot Inschrijving. De Aanvraag tot Inschrijving is leidend.

VOORSTELLEN 4

UITGANGSPUNTEN EN AANPAK BEST VALUE UITGANGSPUNTEN EN AANPAK 5

Welke hoort er niet bij? 6

Het probleem Onjuiste wijze van aanbesteden Aanbestedende dienst schrijft precies voor hoe het moet  kennis en innovatieve vermogen van de markt onvoldoende of zelfs niet benut  de andere partij “stopt met denken” Prijs weegt veel te zwaar mee bij gunning Partijen staan tegenover elkaar 7

Supply Chain: We werken in silo’s Planning / Programming Designer Contracting Contractors Suppliers Clients Technical Details © 2013 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER|

Het probleem is niet het aanbesteden maar de wijze waarop er aanbesteed wordt!! 12

Waarom Best Value? RESULTATEN UIT HET VERLEDEN BIEDEN GARANTIE VOOR DE TOEKOMST???  98% op tijd, binnen budget, hoge klanttevredenheid 5% toename opbrengst opdrachtnemer Hoge kwaliteit en lage prijs gaan hand in hand Minder dan 1% afwijkingen veroorzaakt door opdrachtnemer Validiteit Uitvoeren research sinds 1994 1600+ projecten en spend van $ 5,5 mrd Bron: Arizona State University / PBSRG

BELANGRIJKSTE UITGANGSPUNTEN 14

1. leverancier is expert 15

Micro-management 16

Leverancier is expert In plaats van de expert te vertellen wat te doen… maak gebruik van zijn expertise Stel de expert in de gelegenheid om de klus te doen De expert zit achter het stuur! De opdrachtgever faciliteert ! Vinden van een expert binnen het plafondbedrag De verantwoordelijkheid neerleggen daar waar hij hoort De expert zijn werk laten doen 17 17

Beklimming van een berg

Hoe herkennen we een goede gids?

Het gebruik van expertise! Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen Scenario B Huur een kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden 20 20 20

zo min mogelijk mimimumeisen 2. zo min mogelijk mimimumeisen 21

“De maximale prestatie die Het probleem van minimumeisen “De maximale prestatie die ik ga leveren” Hoog Laag Prestatie Hoog Laag Risico Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Risico Prestatie Inschrijver 3 “Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens” Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog 22 22 22 22

Geen minimumeisen Zelf nadenken in plaats van ‘blind’ volgen Hoog Laag Prestatie Hoog Laag Risico Inschrijver 1 € Inschrijver 1 Plafondprijs Inschrijver 2 € Inschrijver 2 Risico Prestatie Inschrijver 3 € Inschrijver 3 Inschrijver 4 € Inschrijver 4 Laag Hoog Zelf nadenken in plaats van ‘blind’ volgen Differentiatie - minimumeisen helpt non-performers Unieke en innovatieve oplossingen mogelijk 23 23 23 23

gebeurtenissen zijn niet random 3. gebeurtenissen zijn niet random 24

Gebeurtenissen zijn niet random! Tijd © 2012 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER 25

Minimaliseren van risico’s vanaf begin! Gebruik van informatie en logica Project Risico Risico Risico Minimaliseren vanaf het begin, door risico’s te monitoren © 2012 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER 26 26 26 26

PROCES 27

Het aanbestedingsproces Gericht op het vinden van de expert die … boven het maaiveld uitsteekt … weet waar hij het over heeft … presteert en verantwoordelijkheid neemt De high performers onderscheiden van de non-performers … door gebruik van dominante informatie 28

Fasering Belangrijk: Geen inkooptool, -methodiek, -trucje maar een andere benaderingswijze en samenwerkingsmodel Het Best Value proces ondersteunt die benaderingswijze 29

Het aanbestedingsproces Ontvangst inschrijvingen Ranking Fase 1 Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier Fase 2 Interviews Prijs Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier Prijs Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier Interviews Fictieve inschrijfprijs per inschrijver (eindscore) Voorbereidingssfase Concretiseringsfase Uitvoeringsfase 30 30 30

Dominante informatie Minimaliseert de tijd voor besluitvorming / beslissingstijd Zorgt ervoor dat zelfs “de blinde” het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Scenario 1 Scenario 2 Vraag: Bij welk scenario, scenario 1 of scenario 2, is het gemakkelijker / hoeven we de minste tijd te besteden om de meest groene leverancier te onderscheiden?

Dominante informatie METRICS!!!

De Opdracht, onze ‘berg’ 33

De opdracht en de doelstelling Hogeschool Utrecht is voor de komende twee (2) jaar, met tweemaal een optie tot verlenging, op zoek naar een betrouwbare Leverancier die de inhuur van tijdelijke externe expertise op gebied van HU diensten verzorgt. Dit betreft alle inhuur externe expertise vanaf schaal 7 tot en met schaal 16 conform het functiehuis van Hogeschool Utrecht, waarbij rechtmatigheid, doelmatigheid, transparantie en kostenbeheersing voorop staan.

De opdracht en de doelstelling Missie en kernwaarden HRM En de volgende doelstellingen: Het borgen van kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en capaciteit van de te leveren dienstverlening door de leverancier Verlaging van de interne handling kosten en externe inhuur-/handling kosten voor de inhuur van externe medewerkers (value for money) Fiscaal (door het voldoen aan de fiscale wetgeving), arbeidsrechtelijk en financieel in control zijn Rechtmatige inhuur van extern personeel (voldoen aan en sturen op het huidige c.q. toekomstige interne beleid van Hogeschool Utrecht en externe wet- en regelgeving) Duurzaamheid

Plafondprijs Eén plafondprijs, bestaande uit twee onderdelen. Dienstverlening inhuur € 300.000,- Eenmalige handlingkosten Doorlopende opslagkosten Dienstverlening rechtmatigheid € 200.000,- Zowel bij aanvang als doorlopend Plafondprijs: € 500.000,- Over 4 jaar Fictief t.b.v. vergelijkbaarheid aanbiedingen Tarieven wel basis voor de overeenkomst

Inschrijvingen 37

Prestatie onderbouwing (2 A4) Prestatie beweringen waarmee wordt aangetoond dat en in welke mate de doelstellingen worden gerealiseerd, inclusief een onderbouwing op basis waarvan de bewering wordt gedaan en aan waarmee wordt aangetoond dat het realistisch is. High performance claims ‘Hoge prestatie beweringen’ Verifiable performance metrics ‘Meetbare prestatie-cijfers en - metingen’ KPI’s SMART!!!!

Bijvoorbeeld Wij garanderen een hoge respons door toepassing van onze state-of-the-art recruitment processen. Wij hebben al 25 jaar ervaring in flexibele arbeid en onze opdrachtgevers zijn tevreden. Ons matchingsproces wordt geautomatiseerd uitgevoerd door ons hypermodern software pakket Match4U. U heeft rechtstreeks contact met onze ruim ervaren accountmanagers. Zij staan altijd tot uw beschikking en bij elke aanvraag van u zullen zij met u in gesprek gaan om de echte vraag achter de vraag te achterhalen en u zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Bijvoorbeeld of…

Bijvoorbeeld Gemiddelde responstijd: 3 dagen, 100% verbetering tov huidige performance in uw organisatie en 40% beter dan het marktgemiddelde (5 dgn). Invulpercentage: 85%,10%-punt hoger dan de huidige performance in uw organisatie en 6% hoger dan het marktgemiddelde (80%). Deze resultaten behalen wij ook bij 15 soortgelijke organisaties met een vergelijkbare vraag als u. De klanttevredenheid, gebaseerd op, onder andere, deze KPI’s, is bij 12 daarvan een 10 en bij de overige 3 een 8.

Dingen om niet te doen Marketing data Technische data Risico weer bij de klant leggen Algemene risico’s / algemene oplossingen Ons bedrijf is marktleider Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden We maken gebruik van state-of-the-art processen om het project te laten slagen De sterkte van het dak is 600 psi Het product doorstaat de ASTM-568a test We gaan samen met de klant zitten om er uit te komen We zullen regelmatig overleggen Veiligheidsrisico’s zijn het grootste risico We zullen vooruitplannen We zullen op tijd ontheffingen vragen 42

Risico-dossier (2 A4) SMART!!!! Beschrijving van de belangrijkste risico´s (buiten invloedsfeer!) Waarom is het een risico? (bedreiging projectdoelstellingen, leerervaring eerdere projecten) Maatregel om risico te minimaliseren + onderbouwing van effectiviteit maatregel + onderbouwing op basis waarvan dat gesteld wordt SMART!!!!

Ik en zij Wij Risico’s Risico’s Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer © 2012 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER 44

Risico’s buiten invloedsfeer FARM 45

Risico’s buiten invloedsfeer FARM 46

De Expert kan geen tornado’s voorkomen en de daaruit ontstane brand. Daar hebben we verzekering voor. 47

SMART!!!! Kansendossier (1 A4) Waarde toevoegende opties Waarom is het een kans? Gerelateerd aan de doelstellingen in termen van… beter, efficiënter, goedkoper etc. + onderbouwing op basis waarvan dat gesteld wordt Beschrijf kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht. Op welke wijze wordt OG er beter van? Welke extra bijdrage geeft het aan het realiseren van de opdrachtdoelstellingen? SMART!!!!

Kosten Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel van de kosten (is extra ten opzichte van de inschrijving en de inschrijfprijs). In de financiele onderbouwing wordt aangegeven hoeveel elke kans kost. Risicobeheersmaatregelen om te voorkomen dat een risico optreedt zijn inbegrepen in de inschrijfprijs Kosten van risico’s die optreden zijn voor opdrachtgever 49 49

Interviews Zelf te bepalen belangrijkste sleutelfunctionarissen Onder meer de mate waarin de sleutelpersonen: de opdracht en de inschrijving geheel doorgronden kunnen managen de doelstellingen van OG begrijpen commitment tonen aan inschrijving Per aanbieder 2 separate gesprekken Wordt audio opgenomen

Interviews

Beoordeling 52

Beoordeling Leden van het comité ontvangen alleen (anonieme) Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Niet: de ingediende prijzen

Het beoordelingsmechanisme Consensus score per criterium Proposal Form (1 page) Prijs Inschrijving Contracting Officer Inkoop- procesbegeleider Proposal Form (1 page) Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier (Planning) Leden van het beoordelend comité

Dominant beter of slechter moet OG kunnen beargumenteren! Dominant slechter dan 4 Dominant slechter dan 6 Dominant beter dan 6 Dominant beter dan 8 Neutraal 2 4 6 8 10 Dominant beter of slechter moet OG kunnen beargumenteren! 55

Wegingsfactoren EMVI opgebouwd uit: Kwaliteit Prijs Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Interviews Prijs

Monetaire waardering van score Wegingsfactoren Gunningcriteria en onderlinge verhouding    100% € 375.000 = 75% van de plafondprijs Prestatieonderbouwing 25% € 93.750 maximale fictieve bijtelling aftrek Risicodossier 20% € 75.000 Kansendossier 15% € 56.250 Interviews 40% € 150.000 Waarderingsmodel Fictieve aftrek   Fictieve bijtelling 100% 50% 0% Score 10 8 6 4 2 Onderdeel Monetaire waardering van score Prestatieonderbouwing -€ 93.750 -€ -46.875 € 0 € 46.875 € 95.000 Risicodossier -€ 75.000 -€ -37.500 € 37.500 € 75.000 Kansendossier -€ 56.250 -€ -28.025 € 28.025 € 55.000 Interview 1 (20%) Interview 2 (20%)

Ranking

Concretiseringsfase

Besluit tot concretiseringsfase is geen definitief gunningsbesluit!

De concretiseringsfase Verificatie, verduidelijking en afstemming Nog geen werk! Stelt de opdrachtnemer in staat proactief te handelen in plaats van reactief De opdrachtnemer geeft aan wat hij precies gaat leveren De opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken Het geeft de opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren Het geeft de opdrachtnemer de tijd om de uitvoering te plannen, inclusief alle details

KAN NOOIT LEIDEN TOT EEN AANPASSING VAN DE PRIJS OF SCOPE!!!! Deliverables van de concretiseringsfase Uitwerken Plan van Aanpak Beheersmaatregelen risico’s Aannames die gedaan zijn Volledige transparantie Verifiëren van de aanbieding Alle zorgpunten bespreken Benutten van aangeboden kansen KAN NOOIT LEIDEN TOT EEN AANPASSING VAN DE PRIJS OF SCOPE!!!!

2 misverstanden rondom Best Value Risico’s zijn voor de ON Bij Best Value zijn de risico’s voor de OG! De OG wil samenwerken met een partij die in staat is de risico’s te minimaliseren De OG hoeft niets te doen en schuift het werk af op de ON Best Value is geen Bahama-model Ook de OG heeft taken en verantwoordelijkheden

Uitvoering / contractfase

Uitvoering / contractfase Opdrachtnemer is proactief en adviseert gevraagd en ongevraagd Opdrachtgever faciliteert Risicomanagement door opdrachtnemer Hoog frequente rapportage over zelf benoemde KPI’s en risico’s Volledige transparantie bij scopewijzigingen en ongewenste gebeurtenissen

Vragen?

Dank voor uw aandacht en veel succes! 67