Gegevens exporteren Handleiding 112016

Stap 1 – Export- en Rapportinstellingen Om een goede export te kunnen maken, is het van belang om eerst alle instellingen goed te zetten. Zo kunt u straks gemakkelijk kiezen voor een standaard- export of een export geheel op maat met de velden van uw keuze. Navigeer rechtsboven over uw account. Het dropdown- menu verschijnt. Kies voor ‘Instellingen’.

Stap 2 – Exportinstellingen (uitleg velden) Tab ‘Exportinstellingen’ Hier kunt u uw eigen gegevens aanpassen (naam en mailadres). De naam (eerste veld) wordt gebruikt als u bijvoorbeeld een bouwbericht met iemand deelt. Kies welk outputformat (Excel 2007, Excel 2010, CSV) u wenst. Kies welke outputvelden (alle kolommen, contactgegevens, velden naar keuze) u wilt selecteren. Kies of u een E-mail alert wilt ontvangen vanuit een ingesteld filter. Bovenstaande keuzes kunt u maken voor ‘Export van site’ en/of vanuit een ingesteld filter met E-mail alert. De filters met E-mail alert vindt u rechts van ‘Export van site’ (1) 1

Stap 3 – Rapportinstellingen (uitleg velden) Tab ‘Rapportinstellingen’ Hier ziet u uw rapportinstellingen voor het exporteren van gegevens. Er zijn 2 standaardrapporten die u niet kunt aanpassen en verwijderen: ‘Contactgegevens’ en ‘Alle kolommen’. De knop ‘Nieuw rapport maken’ stelt u in staat om zelf uw outputvelden te kiezen. Elk rapport koppelt u straks gemakkelijk aan ‘Export van site’ of een door u ingesteld filter met E-mail alert. U kunt een onbeperkt aantal rapporten aanmaken.

Stap 4 – Nieuw rapport maken (1) Als u kiest om zelf uw outputvelden te bepalen, klikt u op ‘Nieuw rapport maken’. Het scherm rechts verschijnt. Hier kiest u de outputvelden die u straks wilt exporteren. De velden zijn gegroepeerd naar ‘Contactgegevens’, ‘Projectdetails’, etc..

Stap 4 – Nieuw rapport maken (2) 1 Klik op de knop (1) bij één van de gegevensbestanden. Het dropdownmenu verschijnt. Maak uw keuze welke outputvelden u in uw bestand wilt terugzien door op het veld te klikken.

Stap 4 – Nieuw rapport maken (3) De velden die u aanklikt, verschijnen daaronder in een menu. Met de pijltjestoetsen verandert u de volgorde van de velden. Dat heeft dus invloed op uw export. Met het ‘kruisje’ verwijdert u een veld. Door op ‘Leegmaken’ te klikken, worden alle velden verwijderd. Loop alle gegevensbestanden na en geef uw rapport een duidelijke naam (in dit geval ‘MT-Rapport’). Klik op ‘Opslaan’. Het nieuwe rapport verschijnt in uw overzicht.

Stap 5 – Exportinstellingen aanpassen (1) U gaat nu uw nieuwe rapport koppelen aan ‘Export van site’ en/of uw ingestelde filters met E-mail alert. Export van site Klik op de pijl bij ‘Alle kolommen’ (1) en zie dat uw nieuwe rapport is toegevoegd. Klik op ‘MT- rapport’ en elke export die u op de site maakt, heeft deze outputstructuur. 1

Stap 5 – Exportinstellingen aanpassen (2) Export filter met E-mail alert Wilt u de outputstructuur van een ingesteld filter met E-mail alert wijzigen? Klik op de knop (1) en uw aangemaakte outputformat en rapporten verschijnen. Maak uw keuze (2) en elke export die u maakt van het ingestelde filter met E-mail alert heeft deze outputstructuur. Afhankelijk van uw instelling ontvangt u dagelijks of wekelijks een E-mail alert in de output- structuur die u aangeeft. 1 2

Stap 6 – De export maken (1) Maak nu een export van het ingestelde filter ‘Plan en ontwerpfase’. Selecteer de juiste tab en selecteer de projecten die u wilt exporteren (1). Klik op de knop ‘Exporteer’. U kunt maximaal 500 projecten tegelijk exporteren. Let op: hier geldt de outputstructuur ‘Export van site’ 1 1 2

Stap 6 – De export maken (2) De output is een bestand met de gekozen velden die u heeft opgegeven in de rapportinstellingen. We tonen hier een Excel- output.

Stap 7 – Opmerkingen Let op: u kunt kiezen tussen exporteren vanaf de site en exporteren van een filter met E-mail alert. Koppel de juiste rapportinstelling aan de export die u wilt maken. U kunt een Rapportinstelling niet verwijderen als u die aan een export heeft gekoppeld. Verwijder eerst de koppeling (1) en daarna de rapportinstelling. 1 2 1

Heeft u vragen? Wij helpen u graag! U kunt ons bereiken via 070 – 3046742 of bouwberichten@cobouw.nl