Hoe werkt mijn werkplek?

Presentatie over: "Hoe werkt mijn werkplek?"— Transcript van de presentatie:

1 Hoe werkt mijn werkplek?
Introductie Log in op je werkplek Gebruik de taakbalk & homeknop Voeg je favoriete sites & applicaties toe Werkplek en groepsvolgorde aanpassen Live tiles voor inzicht in één oogopslag Documenten aanmaken Documenten delen Overzicht in je mail Beschikbaar op mobiele devices Heb je nog vragen?

2 Eenvoudiger samenwerken
Het doel van Workspace 365 is om jouw werk te vereenvoudigen door IT simpeler te maken. Binnen één oogopslag zie je daarom alle applicaties en informatie die jouw organisatie beschikbaar heeft gesteld. Zo is alles op elk apparaat binnen één klik binnen handbereik, vanaf elke browser. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

3 Log in op je werkplek 1/2 Ga naar https://demo.workspace365.net/demonl
Log in op jouw nieuwe werkplek met de inloggegevens van Office 365 of degene die je ontvangen hebt per mail. Stel de werkplek in je browser in als standaard of favoriet zodat je deze makkelijk kunt bereiken. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

4 Hoe werkt de taakbalk? 2/2 1. 2. 3. 4. 1. Wanneer je applicaties opent en terug wilt naar het startscherm, klik je linksboven op het logo met de vier vierkanten. 2. Via de ‘plus’ knop maak je snel nieuwe documenten, mails of eventueel Business App tegels aan.  3. Onder deze knop zie je recent bezochte pagina’s binnen de werkplek. 4. Door te klikken op het profielicoon of de door jou ingestelde profielfoto, heb je toegang tot instellingen van jouw profiel. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

5 Voeg je favoriete sites toe 1/2
Als jouw organisatie het toestaat, kun je zo links toevoegen naar sites die je vaak gebruikt: Klik op “Tegels toevoegen”. 2. Selecteer de app. De bovenste apps sturen je meteen door naar een volgend scherm. Bij de onderste applicaties selecteer je er één of meer en klik je op “Toevoegen aan werkplek”. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

6 Zelf shortcuts/applicaties toevoegen 2/2
Wanneer je een shortcut toevoegt of wijzigt kun je eenvoudig de informatie invullen. Kies een herkenbaar icoon Selecteer een kleur Typ een duidelijke naam Kopieer de link van de site en plak deze bij het veld ‘Webpagina’ Selecteer de bestemming waar de nieuwe pagina opent Klik op klaar Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

7 Pas zelf je werkplek aan 1/2
Na het plaatsen van een nieuwe tegel op je werkplek kun je eenvoudig de werkplek aanpassen. Versleep de app naar de gewenste groep door deze aan te klikken en te slepen. Het is niet mogelijk om persoonlijke apps in gedeelde (herkenbaar aan een icoon met poppetjes) groepen te plaatsen. Het is niet mogelijk om zowel grote live tiles als kleine tegels binnen één groep te plaatsen. Klik op de naam van een groep om deze aan te passen. Verplaats een groep door onderaan op de pijltjes te klikken. Bewerk een app door deze te selecteren en in de taakbalk te klikken op ‘Tegel bewerken’. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

8 Kies welke groepen je ziet 2/2
Wil je zelf bepalen welke groepen er zichtbaar zijn op jouw werkplek? Klik op Groepen en vink de groepen aan die jij wilt zien. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

9 In één oogopslag belangrijke informatie 1/3
Bij het openen van de werkplek krijg je direct inzicht in jouw werkdag. In de live agenda zie je direct de afspraken voor vandaag. Je kunt op een afspraak klikken om meer details te zien. Als je een afspraak wilt maken klik je rechtsonder op ‘AGENDA’. Live laat jouw ongelezen berichten zien. Deze kun je bekijken vanuit de mailbox door te klikken op ‘ ’. In de nieuwstegel zie je de laatste berichten van een externe- of interne bron die jouw organisatie heeft toegevoegd. De ‘Recente documenten’ tegel geeft je snel toegang tot bestanden waar je aan werkt. Klik op een bestand of op ‘DOCUMENTEN’ om naar de hoofddocumentenmap te navigeren. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

10 Volg vaknieuws om up-to-date te zijn 2/3
Je kan zelf eenvoudig een nieuwsfeed toevoegen met bijvoorbeeld aanbestedingen, interessante mailings of vaknieuws. Klik op ‘Tegels toevoegen’ Selecteer de RSS app Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

11 Zelf een nieuwsfeed aanmaken 3/3
Kies een icoon, kleur en naam voor de app Geef een Tab naam zodat het duidelijk is welk nieuws het is Voeg de RSS-feed url toe, deze is vaak herkenbaar op sites door het icoon welke hier rechts staat Selecteer Feed type ‘Publiek’ als het een openbare site is Voeg de shortcut toe naar de site bij ‘Site url’ Klik onderaan op het plus icoon om nog een tabblad toe te voegen. Dit kan tot maximaal 3 tabs. Let op: Het is mogelijk dat het instellen mislukt. Niet alle type RSS-feeds worden ondersteunt. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

12 Alle documenten, overzichtelijk op één plek 1/7
Aan de linkerkant zie je “Mijn documenten”. Hierin staan, zoals de naam al aangeeft, jouw bedrijfsdocumenten. Sla hierin documenten op die handig zijn voor je werk, maar niet per se gedeeld hoeven te worden met collega’s. Onder het tweede grijze tabblad zie je gedeelde mappen, in de afbeelding hiernaast aangeduid als ‘Peter Inc Team Site’. Deze mappen zijn bedoeld om in samen te werken met anderen. Door hier alle documenten in op te slaan blijft alles overzichtelijk op één locatie en is alles direct beschikbaar voor de mensen die hier recht op hebben. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

13 Mappen tonen of verbergen 2/7
Het is mogelijk om in het menu van de documentenapp mappen te verbergen. Dit is handig als je bijvoorbeeld toegang hebt tot veel mappen van andere afdelingen, die je toch nooit gebruikt. Om deze mappen te verbergen klik je op het oog-icoontje boven de mappen. Vervolgens kun je in het menu selecteren welke mappen je zichtbaar wil hebben in jouw menu en welke niet. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

14 Maak shortcuts naar mappen 3/7
Gebruik je bepaalde mappen vaak? Maak dan shortcuts aan naar jouw favoriete mappen. Open de map die je vaak gebruikt. Kopieer de snelkoppeling/url uit je browserbalk. Maak een nieuwe shortcut aan en plak daar de kopieerde link in het veld “Webpagina”. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

15 Alle documenten, overzichtelijk op één plek 4/7
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. Via deze knop kun je eenvoudig een nieuwe map of document (Word, Excel, PowerPoint of OneNote) aanmaken. 2. Door te klikken op Uploaden kun je een document selecteren om te uploaden naar de map waarin je actief bent. 3. Mijn documenten en de gedeelde mappen kun je, mits je daartoe recht hebt, synchroniseren naar je apparaat zodat je ook offline kunt werken aan documenten. 4. Hier selecteer je welke applicatie je gebruikt; dat kan met online- (standaard) of met lokale Office apps. 5. Onder ‘Beheren’ of door met rechtermuis te klikken op een document, kun je deze Verwijderen, Hernoemen, Verplaatsen of Kopiëren. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

16 Wat als “Openen in lokale apps” niet werkt? 5/7
Wanneer er geen Office geïnstalleerd is op je apparaat of de versie van Office verouderd is (we raden Office 2016 aan) dan is het niet mogelijk gebruik te maken van de optie “Openen in lokale app” binnen de documenten app. Mits één van deze twee van toepassing is neem contact op met je IT-dienstverlener. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

17 Deel documenten via een link, niet als bijlage 6/7
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 6. Klik op ‘Downloaden’ om documenten op je apparaat te krijgen. Doe dit alleen als het nodig is, want hiermee loop je het risico dat je het bestand verliest wanneer je apparaat stuk gaat en kunnen collega’s het bestand niet inzien. 7. Via ‘Delen’ nodig je collega’s uit en kun je een link maken om het document te delen met anderen. Maak hier gebruik van. Hierdoor blijf je samenwerken in één bestand en krijg je niet meerdere versies van eenzelfde document. Wil je een bestand laten controleren door iemand dan kun je het ook als ‘Alleen lezen’ delen zodat de ander het document niet kan bewerken. Let op: Het is belangrijk op te letten wanneer je een document deelt als ‘Alleen lezen’ of met ‘Bewerk’ mogelijkheden. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

18 Documenten rechtstreeks naar de mail 7/7
Zie je een document die je per mail moet versturen? Dan hoef je niet meer eerst naar de mailbox om vervolgens voor het betreffende document in jouw bestanden te zoeken. Verstuur ze rechtstreeks vanuit de documentenapp: Klik op “Delen” en “Toevoegen aan ” of Rechtermuisklik op het bestand Selecteer “Toevoegen aan ” Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

19 Gebruik maken van de Outlook mailbox 1/2
Binnen de werkplek kun je eenvoudig de mailbox in de browser bereiken. Voor s wordt gebruik gemaakt van Exchange. Dit zorgt ervoor dat de mails in Outlook, Online en op je mobiele apparaat gelijk zijn. Door te klikken op ‘ ’ rechts onderaan in de live tile opent de Online mailbox. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

20 Gebruik maken van de Workspace 365 mailbox 2/2
Vanuit de mailbox van Workspace 365 is het eenvoudiger om bestanden op te slaan of te versturen als bijlage i.c.m. SharePoint. Open de mail met de bijlage Rechtermuisknop (of lang ingedrukt houden op touch-devices) en kies voor Opslaan als. Kies de locatie waarin je het bestand op wilt slaan Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

21 Installeer Office op je mobiel en maak de werkplek aan als tegel
Binnen mobiele browsers heb je vaak de mogelijkheid om een pagina als shortcut aan te maken op je startscherm. Door dit te doen heb je snel toegang tot je werkplek vanaf elk apparaat. Stel de Workspace 365 omgeving in als tegel op je mobiel, tablet of desktop om snel toegang te hebben tot alles wat je nodig hebt om te werken. Installeren van Office op je mobiele apparaten kan via de app stores. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?

22 Waar kun je heen met vragen?
Vraag een collega om hulp. Zoek naar het antwoord op: Neem contact op met je IT-beheerder. Inhoudsopgave - Introductie – Inloggen – Apps toevoegen – Werkplek aanpassen - Live tiles – Documenten - Mailbox - Mobiele devices – Vragen?