Best Value Procurement Voor inschrijvers Jean-Paul Roegies 21 oktober 2013 The right people at the right place

Wat wil de gemeente Alkmaar? De Gemeente Alkmaar wenst met de aanbesteding bedrijfscatering een maximale klanttevredenheid te behalen en te behouden waarbij de Gemeente Alkmaar zoveel mogelijk wordt ontzorgd. De aangeboden oplossingen blijven allemaal binnen het randvoorwaardelijk gegeven budget / plafondbedrag.

Wat wil de gemeente Alkmaar?

Hoe kan de gemeente dat aanpakken? Aanbesteden en gunnen aan emvi Huur een gids in en: vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen vertel hem welk gereedschap te gebruiken vertel hem hoe zijn team samen te stellen vertel hem dat het best sneller kan vertel hem dat het goedkoper kan huur anderen in om hem te vertellen hoe hij moet klimmen

Hoe kan het ook? Huur een zeer ervaren gids in en laat je naar de top leiden (prestatie-inkoop, BVP)

Inschrijvingen Schriftelijke plannen Prestatie onderbouwing Risico dossier Kansendossier Interviews Prijs

Prestatie onderbouwing Via de prestatie onderbouwing toont inschrijver aan in staat te zijn de projectdoelstellingen te realiseren. Dat doet hij middels een aantal stellingen die met dominante verifieerbare en gedocumenteerde data worden onderbouwd en met een planning. Dominant wil zeggen: Niet weerlegbaar / niet betwistbaar Verifieerbaar Accuraat Metingen in termen van getallen, percentages of tijd Geen verwijzing naar een referentie, eventueel wel naar wat in eerder opdrachten geleerd is en nu kan worden toegepast 2 pagina`s A4 Anonimiseren

Risico- en kansendossier (1 risicodossier) Via het risico dossier toont de inschrijver aan dat hij in het belang van opdrachtgever handelt. Dat doet hij door risico`s te identificeren die buiten zijn eigen invloedssfeer vallen en daarbij aan te geven: Waarom een risico een belangrijk risico is Hoe het risico wordt gemitigeerd Hoe het mitigeren van het risico wordt gemeten Waarom de mitigerende maatregel gaat werken, onderbouwd met dominante informatie Wat hij gaat doen als de beoogde beheersmaatregel niet voldoende is Beheersing van de uitvoering Beschermen van de aanbieder Verantwoordelijkheid nemen Minimaliseren van onbeheersbare risico`s

Risico- en kansendossier ( 1 risicodossier) Beheersmaatregelen zijn onderdeel van de prijs 2 pagina`s A4 anonimiseren Inschrijver hoeft risico`s niet naar zich toe te trekken

Risico- en kansendossier (2 kansendossier) Via het kansendossier kan inschrijver extra`s aanbieden zonder zich zorgen te maken over de prijs voor die extra`s Kan bestaan uit het overnemen van risico`s van opdrachtgever of uit extra`s die voorbij de directe scope van de opdracht liggen Alles waarmee inschrijver zich kan onderscheiden Alle beheersmaatregelen die extra geld kosten Alle voorstellen die extra bijdragen aan het realiseren van de projectdoelstellingen Overnemen van risico`s die eigenlijk bij opdrachtgever horen Items die voorbij de scope van het werk of voorbij de verwachting van opdrachtgever zijn Vooraf aangeven of kansen geld mogen kosten en of het plafondbedrag overschreden mag worden

Risico- en kansendossier (2 kansendossier) Per kans de impact op de prijs en de impact op de tijd aangeven 2 pagina`s A4 Anonimiseren

Interview(s) De belangrijkste stap in het proces Sleutelpersonen bij uitvoering van de opdracht Interviews maximaal een uur (meestal is korter voldoende) Interviews zijn niet technisch en gericht op het minimaliseren van risico`s en het realiseren van de projectdoelstellingen Alles wat tijdens interviews wordt gezegd is onderdeel van het contract Vooraf opgestelde vragenlijsten met als standaardvragen: Waarom bent u gekozen voor deze opdracht? In welke mate heeft u meegewerkt aan het opstellen van de plannen? Kunt u in uw eigen woorden de doelstelling van opdrachtgever uitleggen? Welke risico`s ziet u als belangrijkste risico`s, hoe gaat u die minimaliseren?

Interview(s) In de systematiek wordt aanvullende informatie gevraagd, zoals over het ontbreken van risico`s in de inschrijving van geïnterviewde, dat is aanbestedingsrechtelijk niet toegestaan Voorbereiden van vragen gebeurt bij de beoordeling van de schriftelijke onderdelen Verificatie en verdieping van hetgeen in de schriftelijke onderdelen staat is aanbestedingsrechtelijk toegestaan Gelijke behandeling van inschrijvers staat voorop, niet “leuren”

Prijs Niet hoger dan plafondbedrag Biedt de minimale scope waarmee de projectdoelstellingen kunnen worden gerealiseerd Beheersmaatregelen zijn inclusief, zonder dat risico`s worden overgenomen van opdrachtgever Extra kansen zijn geprijsd in het kansendossier (en kunnen, afhankelijk van de vraag, het plafondbedrag overschrijden)

Beoordeling van schriftelijke onderdelen Geanonimiseerde onderdelen herleidbaar maken naar inschrijver Eerst individueel en dan in consensus Dominant goed 10 Redelijk tot goed 8 Neutraal 6 Matig tot onvoldoende 4 Dominant niet acceptabel 2 Aanbestedingsrecht vraagt om onderbouwing van alles lager dan 10 Onderdelen integraal beoordelen (geen kansen en risico`s afzonderlijk)

Beoordeling van de prestatie onderbouwing Referenties en andere zaken uit het verleden niet beoordelen In welke mate wordt een onderbouwing gegeven waaruit blijkt dat inschrijver in staat is de doelstelling te realiseren? In welke mate wordt de onderbouwing gestaafd met verifieerbare en gedocumenteerde prestatie informatie? In welke mate blijkt dat de opdracht en de doelstelling worden doorgrond? In welke mate straalt de beschrijving van de prestatie onderbouwing ambitie en commitment uit ten aanzien van het realiseren van de projectdoelstellingen?

Beoordeling van het risico- en kansendossier In welke mate zijn relevante risico`s geïdentificeerd en is uitgelegd waarom het risico een risico is? In welke mate wordt in de inschrijving een onderbouwing gegeven waarop de prioritering van de risico`s gebaseerd is? In welke mate worden in de inschrijving concrete oplossingen benoemd die het risico verminderen? In welke mate worden de voorgestelde beheersmaatregelen onderbouwd met prestatie informatie? In welke mate straalt het risicodossier ambitie en commitment uit ten aanzien van het realiseren van de projectdoelstellingen? In welke mate is het duidelijk hoe beheersmaatregelen rondom externe risico`s bijdragen aan het realiseren van de projectdoelstellingen? Is een en ander SMART beschreven? The right people at the right place

Beoordeling van het risico- en kansendossier In welke mate bestaat de inschrijving uit unieke voorstellen die daadwerkelijk waarde toevoegen aan het realiseren van de projectdoelstellingen? In welke mate wordt met prestatie informatie onderbouwd waarom de voorgestelde opties een daadwerkelijke bijdrage leveren aan het extra realiseren van de projectdoelstellingen? Is een en ander SMART beschreven?

Beoordeling van de interviews Achterhalen in welke mate verantwoordelijke sleutelpersoon van inschrijver de opdracht begrijpt en kan doorgronden en commitment toont Scoren op 2, 4, 6, 8 en 10 Dominante informatie op basis waarvan de score tot stand komt per beoordelaar vastleggen Na interviews score vaststellen in consensus

wegingsfactoren Prijs 25% - kwaliteit 75% Prestatie onderbouwing 15% Risicodossier 20% Kansendossier 10% Interviews 30%

Beoordelen van de prijs Gunnen op waarde Uitganspunt is inschrijfprijs van inschrijver De kwaliteitswaarde (75% van plafondbedrag) is € 206.250 Waarde prestatie onderbouwing € 41.250 Waarde risicodossier € 55.000 Waarde kansendossier € 27.500 Waarde interview € 85.500 De score op een onderdeel bepaalt hoeveel waarde wordt bijgeteld of afgetrokken van de inschrijfprijs: 2 leidt tot 50% bijtelling van de waarde van het onderdeel 4 leidt tot 25% bijtelling van de waarde van het onderdeel 6 leidt tot geen bijtelling en geen aftrek 8 leidt tot 25% aftrek van de waarde van het onderdeel 10 leidt tot 50% aftrek van de waarde van het onderdeel De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs krijgt de opdracht gegund

Na beoordeling Brief aan als eerste gerangschikte inschrijver dat hij de concretiseringsfase in gaat Brief aan overige inschrijvers dat zij niet de concretiseringsfase in gaan Geen gunning, wel onderbouwing als in afwijzingsbrief Opmerking dat wanneer als eerste gerangschikte inschrijver zich terugtrekt er opnieuw gerangschikt wordt, waarna de dan als eerste gerangschikte inschrijver wordt uitgenodigd (komt zeer zelden voor)

Concretiseringsfase Pre awardfase Verificatiefase Verduidelijkingsfase Onderbouwingsfase toelichtingsfase

Doel van de concretiseringsfase Concretiseren, wat zit er wel / niet in de inschrijving van de beoogd opdrachtnemer Nagaan of het aanbod daadwerkelijk acceptabel is voor opdrachtgever Wederzijdse verwachtingen in beeld krijgen In beeld krijgen hoe risico`s rondom de opdracht worden geminimaliseerd Prestatie indicatoren verduidelijken en operationaliseren Overeenkomst afstemmen Beoogd opdrachtnemer is aan zet

Wat zit er wel / niet in de inschrijving Detaillering van de inschrijving, hoe wordt de doelstelling gerealiseerd Welke risico`s brengen de KPI`s in gevaar en op welke wijze gaat hij daarmee om (verdieping risico dossier) Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor externe risico`s in de opdracht, het doel van de aanpak is het minimaliseren van risico`s en niet het verschuiven ervan

Nagaan of het plan acceptabel is voor opdrachtgever Beoogd opdrachtnemer presenteert zijn plan Opdrachtgever legt al zijn vragen, zorgen en overwegingen neer Beoogd opdrachtnemer doet daar wat mee en toont aan de echte expert te zijn

Wederzijdse verwachtingen in beeld brengen Beoogd opdrachtgever inventariseert wat hij nog van opdrachtgever nodig heeft en maakt een plan om dat te krijgen Opdrachtgever geeft aan hoe geïnformeerd te willen worden en beoogd opdrachtnemer richt dat in

Minimaliseren risico`s Beoogd opdrachtnemer en opdrachtgever wijzen risico`s toe en stemmen beheersmaatregelen af Externe risico`s zijn voor opdrachtgever

Prestatie indicatoren Welke indicatoren Hoe te meten Hoe te rapporteren (weekly)

Overeenkomst afstemmen Inhoud van de opdracht Voorwaarden Algemene voorwaarden

Concretiseringsfase Starten met kick off 4 tot 6 weken en leidt tot: Een gedetailleerde planning met belangrijke mijlpalen en belangrijke risico`s Afstemming met alle relevante betrokkenen Verduidelijkte zaken en zorgen Overzicht van risico`s die beoogd opdrachtnemer niet kan beheersen met de manier waarop daarmee wordt omgegaan Overzicht van acties opdrachtgever inclusief een deadline en een naam van de verantwoordelijke persoon Overzicht van suggesties van opdrachtnemer over het efficiënter inrichten van de opdracht Afstemming met onderaannemers Oplossing voor alle zorgen van opdrachtnemer

Einde van de concretiseringsfase Gunnen (en afwijzen) Standstill termijn Contracteren

Uitvoeringsfase Wekelijkse rapportage is de kern (of een andere frequentie) Doelstelling van de rapportage is: Impact van opgetreden risico`s minimaliseren Opdrachtnemer beschermen tegen non performance van opdrachtgever Projectbeheersing bij opdrachtnemer leggen Identificeren wat afwijkingen zijn op de geplande kosten en de geplande tijd Afwijkingen vastleggen in de geschiedenis van de opdracht Verantwoordelijkheden leggen waar ze horen en identificeren wie zijn of haar verantwoordelijkheid niet neemt

Wekelijkse rapportage In de rapportage worden opgenomen: Ieder afwijking in planning of kosten Iedere verandering in de overeenkomst Alle risico`s die veranderingen in de overeenkomst teweeg brengen Uiteenzetting van de risico`s, waarbij geïdentificeerd wordt wat de bron is, de reden waarom het risico niet geminimaliseerd is en wat er gedaan is om het risico alsnog te minimaliseren De prestatie van opdrachtnemer in het beantwoorden van de risico`s die hij niet beheerst

Aanbestedingsrechtelijk perspectief op BVP Mogelijke problemen Past performance en de verwarring tussen minimumeisen en gunningscriteria Toegevoegde waarde Interviews Concretiseringsfase

Past performance en de verwarring tussen minimumeisen en gunningscriteria In de prestatie onderbouwing en het risicodossier wordt gevraagd om dominante informatie waarmee een stelling kan worden onderbouwd Dat mag geen verwijzing zijn naar een referentie, omdat een referentie iets zegt over de inschrijver en niet over de inschrijving Wat wel mag is stellen dat in het verleden geleerd is dat ….. En dat daarmee, met het oog op de aan te besteden opdracht, kan worden aangetoond dat ….

Toegevoegde waarde Het toekennen van toegevoegde waarde is niet mogelijk als daarmee een wezenlijke wijziging van de opdracht wordt veroorzaakt Een wezenlijk gewijzigde opdracht is immers (opnieuw) aanbestedingsplichtig

Interviews Een presentatie (of een interview) is geen zelfstandig gunningscriterium Verificatie en verdere verdieping van de inschrijving is mogelijk Het bespreken van oplossingen van andere inschrijvers is niet toegestaan “leurverbod” Is de (sleutelpersoon van) inschrijver op de hoogte van de doelstellingen en de risico`s van de opdracht en is hij voldoende in staat aan te geven hoe de risico`s geminimaliseerd zullen worden is de kernvraag

Concretiseringsfase Het is mogelijk dat een inschrijver bij concretisering ontdekt dat hij zaken over het hoofd heeft gezien en daarmee zijn inschrijving niet gestand kan doen De mogelijkheid om de opdracht niet te aanvaarden dient te zijn vastgelegd in de aanbestedingsstukken, immers, een inschrijving is normaal gesproken bindend

Voor- en nadelen Doorlooptijd blijft vrijwel gelijk, te investeren tijd neemt af Aandacht verschuift van de voorkant van het traject naar de achterkant Interne klanten ervaren de concretiseringsfase als erg zinvol en nuttig (vanwege beter resultaat) De expert doet het werk en toont aan dat hij dat doet Aanbestedingsrechtelijk nog wel wat vraagtekens Draagvlak binnen de opdracht gevende organisatie is soms lastig

Tips Laat je helpen door mensen met ervaring Trek voldoende tijd uit Lees, lees en lees Lees het boek van Daniela Verheul, Micaela Rydell en Sicco Santema

Vragen en Contact Jean-Paul Roegies Adviseur 06 – 53 81 05 45 jean-paul@inkoopmeesters.nl 42