Ervaringen van een aantal jaren samenwerken in het ISZF ICT Noord november 2012 Henk Post Hindrik Dyks ISZF SWF

Het verhaal 2 ½ jaar geleden heeft Henk vertelt over het ISZF Sindsdien is de ISZF wereld volledig veranderd Nu zijn we toe aan een Samenwerken 2.0 Toelichting van Henk wat de luisteraard te wachten staat.

Agenda Wie zijn de sprekers Wat heeft ISZF verteld op ICT Noord twee jaar geleden? Wat is er de afgelopen twee jaar gebeurd? Bestuurlijke dynamiek in Fryslân Lessons learned Toon de besparing aan:Benchmark Samenwerking bij ons t.o.v. Leeuwarden? Toelichting Henk over de agenda

Wie zijn de sprekers Henk Post Hindrik Dyks Teammanager staf ISZF Opdrachtnemer, personeelslid ISZF Adviseur, security officer, bedrijfanalist Hindrik Dyks Teammanager Informatievoorziening SWF Gebruiker, Opdrachtgever en Aandeelhouder van ISZF Adviseur, Budgethouder en Samenwerker (?) ISZF Henk en Hindrik stellen zich voor.

Vorige keer: schaalvergroting 1 Gemnet aansluiting voor alle gemeenten (6 keer € 20.000,-- per jaar) 1 virusscanner voor alle gemeenten (6 keer € 5.000,-- per jaar vervangen door …. 1 keer € 30.000,-- voor VEEL beter product) Uitbreiding bestaande applicaties. Bijv. gratis financieel systeem voor sociale dienst, gratis kasregister voor gemeenten. Besparing rond € 100.000,-- en € 5.000,-- 1 internetaansluiting voor alle gemeenten Gezamenlijke Windows servers : VEEL beter product, kosten nu € 105.000,-- i.p.v. 6 keer € 30.000,-- Gezamenlijke UNIX servers : VEEL beter product, kosten nu € 250.000,-- i.p.v. 6 keer € 65.000,-- VOIP voor ISDzwf op gemeentehuizen via eigen glasvezelkabel. Licenties bundelen op 1 naam : bespaart minimaal € 100.000,-- per jaar aan onderhoud 1 telefooncentrale centraal (VOIP) : bespaart € 20.000,-- investering per gemeente plus onbekend bedrag lijnkosten Alle digitale abonnementen (bijv. wetgeving) centraal op 1 naam : bespaart vele duizenden euro’s Geen externe computeruitwijk → zelf opzetten. Kosten nu € 25.000,-- per jaar. Voor oprichting ISZF kostte het ongeveer € 10.000,-- per gemeente per jaar. Diverse sheets over kostenbesparingen Henk: In de presentatie voor ICT Noord in november 2009 hebben we het gehad over de Lessen uit 5 jaar samenwerken Komst van de herindelingen. Er was veel nadruk op de vraag “wat levert het op”

Maar niet zo interessant Afgelopen twee jaar Europese Aanbesteding vervanging afdrukapparatuur begin 2012. Deze aanbesteding levert globaal een kostenbesparing op van meer dan € 1.000.000 over de gehele contractperiode (6 jaar). Per 1 december 2011 is een nieuw contract ingegaan met Vodafone. Binnen het nieuwe contract zijn de volgende voordelen gerealiseerd: de kostenbesparing die we realiseren is ca. € 70.000 per jaar. Na aftrek van de initiële kosten voor begeleiding en projectleiding (totaal € 25.000) besparen wij in totaal € 115.000 op basis van de 2-jarige overeenkomst (rond € 57.500 per jaar) voor de samenwerking in de GR. Europese Aanbesteding mobiele telefonie. In het eerste kwartaal 2012 is een onderhandse aanbesteding geweest voor het maken van luchtfoto’s. De totaalkosten die de bij het ISZF aangesloten gemeenten in 2010 hadden was: € 91.000. De totaalkosten voor het maken van de luchtfoto’s in 2012 zijn € 30.000 ipv € 42.250,- voor individuele gemeenten . Kostenbesparing maken luchtfoto’s: Op zich kan dat nu weer, Maar niet zo interessant

Vervolg afgelopen 2 jaar 2004 Start met 6 gemeenten 2009 Toetreden Harlingen 2011 Toetreden Sûdwest-Fryslân 2013 Uittreden Gaasterlân-Sleat en Lemsterland Middelsee- Gemeenten/ ”Noord-west” Henk: Maar er is een veel interessanter onderwerp: Wat is er de afgelopen twee jaar gebeurd? Ik neem u even mee door het tijdspad

Toetreden Súdwest-Fryslân In 2010 in effectief 4 maanden tijd uitgevoerd 5 gemeenten en 1 sociale dienst samen gebracht Veel concessies mbt tot inrichting beheer en architectuur Aantal deelnemers van 7 naar 5 Aantal inwoners van +/- 80.000 naar 130.000 Van redelijk homogene 7 gemeenten naar een heterogene indeling Hindrik:

Bestuurlijke dynamiek in Fryslân Veranderingen tot 2022 de gemeenten worden groter en krachtiger; herindelers zijn terughoudend bij grote veranderingen; gemeenten zijn na een herindeling op het “intern samenwerken” gericht; verschillen in ontwikkelingsniveau en ambitie; na een herindeling volgt een interne schaalsprong met veel veranderingen; het aansturen van projecten vanuit de proceskant wordt veel belangrijker; informatievoorziening is van strategisch en randvoorwaardelijk belang; de organisaties worden complexer. Hindrik:

Samenwerken verandert De gevolgen: Grotere gemeenten kunnen en willen dingen zelf regelen; ambitie en tempoverschillen worden groter; ook in het ontwikkelingsniveau in de volle breedte zijn er verschillen; het aansturen van projecten vanuit de techniek lukt niet meer; de informatievoorziening moet het doen; Communicatie wordt ingewikkelder en belangrijker. De samenwerking moet ruimte aan de deelnemers bieden Hindrik:

Samenwerken 2.0 Samenwerken vanuit kracht elke gemeente organiseert haar eigen informatievoorziening minder bestuurlijk meer ambtelijk beheer Automatisering bij een SSC beheer applicaties bij gemeenten A-projecten bij SSC I-projecten bij gemeenten 1 opdrachtgever en 1 opdrachtnemer financiële transparantie Geen keurslijf maar convergentie

Samenwerken 2.0 Waarvoor? voor nu; voor toekomstige groei; voor gemeenten van verschillende grote en voor een periode (6 tot 10 jaar) van veel wijzigingen in Fryslân

Lessons learned Tempo-, schaal- en ambitieverschillen ontstaan en eisen flexibele samenwerking. Het bestuur gaat voorop de samenwerking volgt. Komst ketens bieden nieuwe kans voor samenwerkingen om meerwaarde aan te tonen. Zoek partners die bij de toekomstvisie passen. Henk/Hindrik: Slot: Zoals al voorspeld door mannen als “Strikwerda” en “Van Delden”. Het shared service centre gaat een tweede fase in, waarbij de oorspronkelijke oprichters er niet meer zijn. Meer dan voorheen dient een shared service centre haar toegevoegde waarde aan te tonen. Benchmark en waar staat je gemeente.

Lessons learned Samenwerken kun je altijd, het is een vraag van: hoeveel je er voor over hebt? Je kan alles tot op de cent uitrekenen maar blijf elkaar in de ogen kijken. Praat niet over synergie maar over meerwaarde. Henk/Hindrik: Slot: Zoals al voorspeld door mannen als “Strikwerda” en “Van Delden”. Het shared service centre gaat een tweede fase in, waarbij de oorspronkelijke oprichters er niet meer zijn. Meer dan voorheen dient een shared service centre haar toegevoegde waarde aan te tonen. Benchmark en waar staat je gemeente.

Toon de besparing aan: benchmark: ISZF heeft 3 jaar meegedaan aan een landelijke benchmark ICT kosten. Softwarekosten van deelnemers ISZF te hoog I&A formatie ISZF deelnemers onvoldoende ingevuld of in beeld Potentiele kansen op gemeentelijke kostenreductie hangen samen met: Samenwerking op applicatieniveau Gezamenlijke innovatie Kosten ISZF sec marktconform Vraagpunt werkplekken Groei scenario lijkt kosteneffectief op exploitatie Onderscheid onvoldoende tussen Kosten van beheer Kosten van innovatie Herindeling, Aansluitings en frictiekosten Henk: toelichting op benchmark

Begroting ISZF vs Benchmark Faciliteiten Servers Generieke software Datacom Formatie Werkplekken Henk: toelichting op dingen die duur zijn bij iszf, en dingen die goedkoop zijn. Spraak

Kansen voor kostenreductie Gezamenlijke projectportfolio Gezamenlijke innovatie Essentie volgens de benchmark Het optimaliseren van kosten kent diverse moeilijkheidsgraden De makkelijkste leveren echter ook het minste op. Hindrik zei laatst: ergens houdt het op dit moment op. Komt door politiek, mensen die dan door 1 deur moeten.

= Kansen Primaire processen Software Deelnemers Formatie Overige Infra Werkplekken I&A Formatie Deelnemers Software ISZF Overige Infra Formatie ISZF Henk

Advies benchmark: Professionaliseer opdrachtgeverschap bij deelnemers Maak de financiering van innovatie, herindeling en frictie expliciet Maak de werkelijke TCO zichtbaar; zet deelname aan benchmark voort. Ga door op het pad om het beheerde applicatielandschap te rationaliseren Maak gezamenlijk architectuurafspraken Gebruik waar mogelijk de architectuurstandaard Voer projecten gezamenlijk uit; behaal schaalvoordeel bij inrichting en uitrol Onderzoek de baten van verdere samenwerking op: Functioneel beheer en informatiemanagement Gezamenlijk innoveren Groei Richt over het samenwerkingsverband een systematiek voor het realiseren van baten in Henk

Samenwerking bij ons t.o.v. anderen. Standaardiseren kan op 2 manieren: verplicht opleggen of naar elkaar toe groeien. Essentie van samenwerken is keuze bij gemeenten. Essentie van outsourcen is “geen keuze” (men zegt dan: “Dit is wat u krijgt bij ons.”) Dit is ons verhaal. Hoe doet men dat in Leeuwarden? Hindrik

Vragen? Hindrik