School– en studietoelagen Project DAFintermediair /11/2016 │1

OVERZICHT Algemeen: wat zijn school- en studietoelagen? Aanvragen van een toelage I.Hoe vraag ik een toelage aan? II.Wat heb ik nodig om een toelage aan te vragen? Een toelage aanvragen als intermediair I.Mandaatgeving II.Demo III.FAQ Behandeling van het dossier en uitbetaling I.Wat na het indienen? II.Onvolledige dossiers III.Betaling van de toelage

Waarom school- en studietoelagen? 14/11/2016 │3 o Wat zijn school- en studietoelagen? Financiële ruggensteun voor leerlingen en studenten in het kleuter, lager, secundair en hoger onderwijs die het moeilijk hebben om de kosten van het onderwijs te dragen. o Wat is de doelstelling van de afdeling Studietoelagen? Tijdig en correct afwerken van aanvragen: beslissingen nemen en terugvorderingen vermijden. o Wat betekent zo snel mogelijk behandelen ? “Zo kort mogelijk na de aanvraag” > Streefdoel binnen de 2 maand na indiening. Dit kan langer duren door bepaalde omstandigheden: er ontbreekt informatie in het dossier, er loopt iets mis met de informatie die normaal uit externe databanken moet komen, studies in het buitenland, piekmomenten bij het indienen.

Indienpatroon 14/11/2016 │4

Evolutie aantal aanvragen 14/11/2016 │5

Steeds meer digitale aanvragen 14/11/2016 │6

Een toelage aanvragen Van 1 augustus 2016 tot en met 1 juni 2016 Automatisch gestarte dossiers Digitaal aanvraagformulier Papieren aanvraagformulier

Automatisch gestarte dossiers “Het vangnet voor hernieuwers” 14/11/2016 │8 o Stap in de richting van automatische toekenning: toelagen toekennen door minimum aan informatie op te vragen o Voor wie? 1.In één van de voorgaande jaren (sinds ) recht op studiefinanciering 2.Ingeschreven in Vlaamse erkende of gefinancierde onderwijsinstelling 3.Halverwege het aanvraagjaar nog geen aanvraag ingediend.

Automatisch gestarte dossiers 14/11/2016 │9 o De afdeling School- en Studietoelagen neemt het initiatief: 1.“opt-out”: Eenmalig vragen om toestemming automatisch ophalen van persoonsgegevens Enkel indien men geen automatisch gestart dossier wil hebben moet men hier op reageren binnen de 30 dagen 2.Na 30 dagen stuurt de afdeling Studietoelagen een vooraf ingevuld formulier Heel wat gegevens (gezinssamenstelling, kandidaten, …) hierop zijn reeds ingevuld op basis van informatie uit het vorige dossier + voorspellingen 3.Burger moet de gegevens controleren (en eventueel aanpassen) en terugsturen of digitaal aanvullen Wordt het formulier niet teruggestuurd, dan wordt de toelage niet berekend Kandidaten die niet op het formulier voorkomen moeten gemeld worden voor 1 juni 2017 Het vooraf ingevulde formulier moet worden teruggestuurd voor 31 december 2017

Automatisch gestarte dossiers: Het vooraf ingevuld formulier 14/11/2016 │10

Jaar na jaar meer dossiers automatisch opgestart : opstart automatisch gestarte dossiers vanaf november Evolutie vangnet 14/11/2016 │11

Digitale aanvraag 14/11/2016 │12

Digitale aanvraag 14/11/2016 │13 o Online aanvraag is gemakkelijker:  Indienen vanuit het comfort van thuis  Een aantal gegevens over de gezinssamenstelling zijn al ingevuld  Sneller ingediend: gegevens die al ingevuld zijn, hoeft men alleen nog na te kijken  Kans op fouten is kleiner  Onmiddellijk een ontvangstbevestiging  De online aanvraag wordt sneller verwerkt  Het intake proces wordt overgeslagen, snellere mogelijkheid op automatische behandeling  Online een aanvraag indienen wordt beveiligd o Nieuw: begeleid digitaal via de hulpwidget

Digitale aanvraag 14/11/2016 │14 o Wat heeft men nodig voor de online aanvraag?  Elektronische identiteitskaart (e-ID) (+ pincode ) en kaartlezer Of  Een federaal ‘token’ ( )  Aanmelden via mobiele app of sms Bij de hand houden : bankrekeningnummer(s)

Aanvraag op papier: /11/2016 │15

Aanvraag op papier: /11/2016 │16

Aanvraag op papier 14/11/2016 │17 o Waar beschikbaar?  Aanvraagformulier (PDF) downloaden en printen van  Formulier bestellen: o Telefonisch via het gratis nummer 1700 o Online via de catalogus op Vlaanderen.be ( school-of-studietoelage-voor formulier) school-of-studietoelage-voor formulier o Eén formulier voor het hele gezin

Een toelage aanvragen  Wat heb ik nodig om een toelage aan te vragen?  Wanneer bijlagen toevoegen?

Geen documenten toevoegen ivm 14/11/2016 │19 o Nationaliteitsgegevens o Gegevens in verband met de gezinssamenstelling o Pedagogische gegevens: inschrijvingen in Vlaanderen Deze gegevens worden automatisch opgehaald uit de databanken (rijksregister, Discimus, DHO). De dossierbehandelaar bepaalt of er nog bijkomende informatie moet opgevraagd worden.

Wanneer bijlagen toevoegen? 14/11/2016 │20 o Inkomstengegevens van onderhoudsverstrekker (en partner) Geen bijlagen ivm: -Belastbare inkomsten -Inkomensvervangende tegemoetkoming aan mindervaliden -Kadastraal Inkomen Deze gegevens worden automatisch opgehaald uit de databanken van de FOD Financiën en de FOD Sociale Zekerheid

o Inkomstengegevens van onderhoudsverstrekker (en partner) Bijlagen toe te voegen: - Overzicht van leefloon (attest OCMW) - Overzicht van inkomsten bij werk in het buitenland en bij een Europese of andere internationale instelling (attest officiële instantie) - Vermoedelijke inkomsten: enkele loonfiches volstaan bij een stabiel inkomen, bij een complex inkomen zijn meerdere attesten nodig De dossierbehandelaar verrekent het bedrag naar een jaartotaal en bepaalt of er bijkomende informatie nodig is. - Alimentatiebedragen: een kopie van 1 uittreksel volstaat bij een maandelijkse betaling, verklaring op eer bij cash ontvangst Wanneer bijlagen toevoegen? 14/11/2016 │21

Wanneer bijlagen toevoegen? 14/11/2016 │22 o Inkomstengegevens van de kandidaat Bijlagen toe te voegen van inkomstengegevens bij bepaalde statuten: -Zelfstandige leerling of student -Gehuwde leerling of student -Alleenstaande leerling of student Het referentie-inkomen is afhankelijk van het statuut.

Wanneer bijlagen toevoegen? 14/11/2016 │23 o Pedagogische gegevens Inschrijvingsgegevens worden automatisch doorgegeven door de scholen. Bij onvolledigheid vraagt de dossierbehandelaar bijkomend informatie op. Bijlagen toe te voegen: -Indien kotstudent: huurcontract kot met vermelding van naam, huurtermijn en handtekening van huurder/verhuurder -Indien studies in het buitenland of in de Franse of Duitstalige Gemeenschap: inschrijvingsbewijs, programma en lessenrooster

Wanneer bijlagen toevoegen? 14/11/2016 │24 o Belangrijk om te weten -Het is belangrijk om een dossier in 1 keer zo volledig mogelijk in te dienen om vertraging (door bijkomende informatie) te vermijden. -Overbodige informatie kan de automatische verwerking tegenhouden en de afhandelingstermijn vertragen. Niet nodig: inschrijvingsattesten informatie over kadastrale inkomsten invaliditeitsgegevens inkomensvervangende tegemoetkoming -Vertaling van beëdigde vertaler nodig indien documenten niet in het Nederlands, Frans, Engels of Duits zijn.

I. Belang intermediaire partners II. Mandaatgeving III. Demo IV. FAQ Een toelage aanvragen als intermediair 14/11/2016 │25

14/11/2016 │26 Intermediairs, belangrijke partners  Belang van persoonlijk contact blijft. Ondanks verdere focus op automatisering hebben mensen behoefte om in hun buurt terecht te kunnen met vragen over school- en studietoelagen  De afdeling werkt samen met de studentenvoorzieningen van de hogescholen en universiteiten om informatie aan de studenten te verstrekken over de voorwaarden en de aanvraag van studietoelagen. Verder kan een studentenvoorziening ook een voorschot uitbetalen aan studenten in afwachting van de afhandeling van hun aanvraagdossier.  Via DAF intermediair kunnen intermediairs zoals vakbonden, OCMW-medewerkers, steden en gemeenten een digitale aanvraag voor een toelage indienen voor hun cliënten.  De afdeling biedt op aanvraag georganiseerde zitdagen aan. Op locatie geeft de afdeling dan uitleg rond de voorwaarden en de aanvraag van school- of studietoelagen.

14/11/2016 │27

Mandaatgeving 14/11/2016 │28

o Bij elke aanvraag mandaatgeving laten ondertekenen door burger o Toestemming om o Aanvraag in te dienen o Vertrouwelijke gegevens te zien o In tweevoud: één voor aanvrager, één voor intermediair o Bij te houden door intermediair 14/11/2016 │29

o Om een aanvraag voor een burger op te starten, ga je naar de website o Deze link vind je ook terug op de website van studietoelagen. Klik op de startpagina op de link bovenaan Demo 14/11/2016 │30

Om aan te melden heb je je eigen E-ID of federaal token nodig (v/d intermediair!). 14/11/2016 │31

Zodra aangemeld, kan de intermediair een aanvraag opstarten. o Selecteer “ Namens naam organisatie “ 14/11/2016 │32

o Medewerker krijgt deze keuze niet te zien? Persoon is nog niet als intermediair gekend door de afdeling Studietoelagen Naam en rijksregisternummer doorgeven aan Gegevens werden reeds doorgegeven, maar het lukt nog steeds niet? Controle rijksregisternummer Contacteer 14/11/2016 │33

o Dossier voor nieuwe burger indienen o Bestaand dossier beheren Dossier opvolgen Mailadres wijzigen Rekeningnummer wijzigen Bewaarde aanvraag ophalen o Dossierstatus opvolgen? Mogelijk voor alle dossiers (papier en digitaal) 14/11/2016 │34

14/11/2016 │35

Welke webbrowsers worden door de applicatie ondersteund? De webtoepassing werkt zowel in Internet Explorer als Firefox en Chrome. Chrome versie 31 of hoger Firefox versie 42 of hoger Internet Explorer 11 of hoger; een lagere versie dan IE 9 kan bij sommige velden problemen geven. Na het ingeven van het rijksregisternummer, krijg ik geen gegevens terug (of melding ‘naam onbekend)? Als er na het ingeven van het rijksregisternummer geen gegevens terugkomen, dan wil dat zeggen dat er iets misliep bij het ophalen van gegevens bij de KSZ. Manueel invullen, je hebt dan wel alle gegevens nodig (alle rijksregisternummers) Later opnieuw proberen Op papier indienen FAQ 14/11/2016 │36

Het lukt niet om de aanvraag te vervolledigen, ik krijg foutmeldingen. Hoe kan ik dit oplossen? Gebruik nooit de terugknoppen van de browser. Gebruik de knoppen ‘vorige stap’ – ‘volgende stap’ onderaan. Zorg ervoor dat je niet dubbelklikt op de knop ‘een nieuwe aanvraag indienen’ Probeer een andere browser, of eventueel een ander toestel. Als al het vorige fouten blijft geven, verwijder dan de bewaarde aanvraag en begin opnieuw. Als het toch blijft fout gaan, neem dan contact op met en vermeld: het rijksregisternummer op welke pagina van de aanvraag gaat het mis (zeg bijvoorbeeld niet ‘de vierde pagina’, maar wel ‘de pagina waar ik de kandidaten moet aanduiden’) wat je probeerde te doen: dat je bijvoorbeeld een rekeningnummer of rijksregisternummer probeerde in te vullen - geef die nummers ook mee! 14/11/2016 │37

14/11/2016 │38 Link DAFIntermediair

I. Wat na het indienen? II. Onvolledige dossiers III. Betaling van de toelage Behandeling van het dossier 14/11/2016 │39

o Na indienen volgt er altijd een ontvangstmelding  Bij digitale aanvraag volgt de ontvangstbevestiging onmiddellijk  Bij papieren aanvraag volgt de ontvangstbevestiging nadat het dossier volledig geregistreerd werd (vertraging gedurende de piekperiodes)  Indien er geen ontvangstbevestiging volgt binnen de maand, neem je best contact op met 1700 o Binnenkomende aanvragen worden chronologisch verwerkt : zie tabel op o Dossierstatus opvolgen?  Online via website Mogelijk voor alle dossiers (papier en digitaal) Aanmelden met een elektronische identiteitskaart of een federaal token  Via de Vlaamse Infolijn /11/2016 │40 I. Wat na het indienen?

Chronologische behandeling 14/11/2016 │41

o Het is belangrijk om het dossier zo volledig mogelijk in te dienen. Het is mogelijk om bijkomende informatie achteraf toe te voegen, maar dat brengt een vertraging van afhandeling met zich mee. o Het is belangrijk om geen overbodige informatie bij te voegen. Hierdoor wordt de aanvraag als ‘complex’ aanzien door de applicatie en zal er geen snelle automatische afhandeling van het dossier gebeuren. Chronologische behandeling 14/11/2016 │42

Verloop van het dossier 14/11/2016 │43 Fysieke verwerking Manuele input Externe data ophalen dossier aanmaak Automatische behandeling Niet complex complex Dossier- behandeling beslissing Onvolledig dossier Volledig dossier Bijkomende info Fysieke verwerking Toevoegen aan dossier Bevestiging ontvangst INTAKE Dossierbehandeling

Verloop van het dossier 14/11/2016 │44 Fysieke verwerking Manuele input Externe data ophalen dossier aanmaak Automatische behandeling Niet complex complex Dossier- behandeling beslissing Onvolledig dossier Volledig dossier Bijkomende info Fysieke verwerking Toevoegen aan dossier Bij klant of bij externe bron +/- 15% Aanvragen: 182K papier 178K digitaal 115K automatisch Dossierstukken: 25K papier 150K digitaal Rijksregister Inkomsten KI Inschrijvingen Handicap +/- 75%

o Na de eerste behandeling stelt de afdeling Studietoelagen vast dat er informatie ontbreekt, ze kan ze niet zelf ophalen uit allerhande databanken maar de burgers moeten ze zelf aanbrengen. o Twee manieren om ons ontbrekende informatie te bezorgen:  Online via het ‘contactformulier’ ( ) onderhttp:// ‘Vervolledigen van de aanvraag’ Per post naar Afdeling Studietoelagen Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan Brussel o Telkens de naam, rijksregisternummer en het aanvraagjaar expliciet vermelden o Ontbrekende informatie moet worden bezorgd voor 31 december 2017  Gehuwde leerlingen of studenten hebben de tijd tot 31 december /11/2016 │45 II. Onvolledige dossiers

o Wie ontvangt de toelage?  KO – LO – SO : de persoon die in het onderhoud voorziet, ontvangt de toelage,  HO : ontvangen hun studietoelage rechtstreeks op hun eigen bankrekening,  Meerderjarige SO : kan op eigen bankrekening als de kandidaat dit vraagt voor de uitbetaling. 14/11/2016 │46 III. Betaling van de toelage Onderwijsniveau Categorie MinimumMaximum Uitzonderlijk Kleuteronderwijs€ 93,21 Lager onderwijs€ 104,86€ 157,23€ 209,73 Voltijds secundair onderwijs Extern€ 130,60€ 578,37€ 731,36 Intern€ 479,48€ 1.152,99 Deeltijds secundair onderwijs € 109,75€329,56€ 457,73 Factoren die voor een hogere toelage zorgen:  leerling 4de graad / HBO5 verpleegkunde  gehuwd, zelfstandig, alleenstaand leerling  leerling in het 3de leerjaar van de 3de graad o Kleuter, lager en secundair onderwijs:

14/11/2016 │47 III. Betaling van de toelage Inkomen Studietoelage Bedrag voor 60 studiepunten (voltijds studietraject)* Boven maximumgrensGeen Gelijk aan maximumgrensMinimumtoelage256,33 euro Tussen maximum- en minimumgrensVolgens formule Gedeeltelijke toelage: tussen minimum- en volledige toelage Niet hoger dan minimumgrensVolledige toelage Kotstudent 3.966,88 euro Niet-kotstudent 2.380,89 euro Niet hoger dan 1/10 van maximumgrens Uitzonderlijke toelage Kotstudent 5.340,86 euro Niet-kotstudent 3.455,02 euro * Wie een deeltijds studietraject volgt (= minder dan 60 studiepunten), krijgt een percentage van de toelage voor voltijdse studenten, maar minstens de minimumtoelage. o Hoger onderwijs:

o Infolijn 1700 Algemene inlichtingen over studietoelagen Stand van zaken dossier o Hulpwidget Live ondersteuning tijdens de aanvraag via chat of bel- mij-op In samenwerking met 1700 o Helpdesk ivm DAFIntermediairs Voor inlichtingen, moeilijke dossiers, technische ondersteuning of opmerkingen 0499/ Vragen? 14/11/2016 │48

14/11/2016 │49