Infosessie: Financiële rapporten & weddebudgetrapportering Veerle De Bock Agentschap Overheidspersoneel

Situering Alle entiteiten aangesloten op DC PA: behoefte aan een eigen weddebudgetrapportering Erkenning van deze grote nood aan rapportering bij de entiteiten in de huidige besparingscontext – sturingsinstrument Voorjaar 2016: oprichting werkgroep weddebudgetrapportering wegens grote behoefte Analyse van de bestaande weddebudgetrapporten Geen uniform systeem over de entiteiten heen Sterk verschillend – complex Nood aan standaardisering

Aanpak Opvangen van de urgente rapporteringsbehoeften verspreid over de verschillende beleidsdomeinen Proef weddebudgetrapporten aanleveren en verfijnen voor 6 pilootentiteiten Prioritair ontsluiten van een set aan urgente financiële rapporten in de Vlimpers rapportenshop naar de volledige doelgroep Structureel: nieuw generiek weddebudgetrapport met simulatiemogelijkheden Stapsgewijs Inhoudelijk afgestemd (vanuit de gedetecteerde behoeften) Technisch correct

Financiële rapporten

Rapportenshop Hoe aanmelden Klik op RapportenshopRapportenshop U komt in onderstaand scherm terecht Voer gebruikersnaam en wachtwoord in Klik volgens op “OK”

Rapportenshop Pad in de Cognosomgeving Rechtstreekse link (Favorieten): login/cgibin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/cc.xts&m_folder =iE3D6AA493D114FB5A60F550F

Rapportenshop Structuur Basis HRBP-werkgroepen Leiderschap en ontwikkeling Opleiding Organisatieontwikkeling Prestatiemanagement en loopbaan Rekrutering en selectie Welzijn Extra Financieel (werkgroep weddebudgetrapportering) Security Basis Andere (rondvragen)

Rapportenshop U krijgt de ondergebrachte rapporten te zien door op de naam van de gewenste map te klikken

Rapportenshop

Hoe een rapport uitvoeren Op de naam van het rapport klikken Promptpagina

Rapportenshop

Hoe een rapport uitvoeren Via de optiepagina: klik op het blauwe driehoekje aan de rechterkant van het scherm op dezelfde lijn als de titel van het rapport – niet op de naam van het rapport!

Rapportenshop Optie indeling: in welk formaat zoals Excel, PDF…. Optie bezorging: op welke manier zoals ….

Overzicht financiële rapporten Wat valt op? Bij een aantal rapporten: melding werkgeverscode = 12 Vlaamse ministeries, SAR’s, VREG, EVA Plantentuin Meise en Agion Niet van toepassing voor 001, 040, 096, 245 en info#rszenfiscaliteit

Overzicht financiële rapporten Budgetwinst of meerkost berekenen per pln Wanneer te gebruiken: berekenen van budgetwinst bij statutarisering of meerkost bij bevordering Voorwaarde: het personeelslid moet gekend zijn Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Resultaat: huidige toestand in combinatie met de nieuwe situatie op basis van de geselecteerde keuzemogelijkheid. Totale kost/winst aan 100% + VTE (12/12)

Overzicht financiële rapporten Bevordering: statutair A111 naar statutair A211 Regularisatie: contractueel B111 naar statutair B111

Overzicht financiële rapporten Pln in dienst op basis van aanrekeningscode Wanneer te gebruiken: budgetkost raadplegen van de indiensttredingen binnen een welbepaalde referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie instroom maar als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk “aanrekeningscode” Resultaat: totale theoretische budgetkost aan 100% + VTE (12/12)

Overzicht financiële rapporten

Pln met een verwachte einddatum Wanneer te gebruiken: u wenst een zicht te hebben op de contracten die binnen een geselecteerde periode aflopen Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: enkel de contracten van bepaalde duur + de vervangingscontracten Einddatum in Vlimpers: enkel voor CBD + vervangingscontracten. Niet ingevuld = niet in Cognos

Overzicht financiële rapporten Resultaat: rapportlijst met de contracten waarvan de verwachte einddatum in Vlimpers binnen de geselecteerde referentieperiode valt. Totale budgetlast dat vrijkomt aan 100% + VTE (12/12)

Overzicht financiële rapporten Pln met sprongen Wanneer te gebruiken: u wenst de sprongen in salaris- en/of functionele schaal te kennen binnen een bepaalde geselecteerde periode Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) 2 keuzemogelijkheden: individueel pln of een entiteit Resultaat: een overzicht van de personeelsleden die binnen de gekozen periode een sprong maken. Totale kost van de nieuwe sprong aan 100% + VTE (12/12)

Overzicht financiële rapporten 1 personeelslid

Overzicht financiële rapporten Groep personeelsleden/entiteit

Overzicht financiële rapporten Pln met theoretische budgetlast Duiding: Theoretische budgetlast: er wordt geen rekening gehouden met toelagen, vergoedingen…. Werkelijke budgetlast: er wordt wel rekening gehouden met toelagen, vergoedingen…. Wanneer te gebruiken: u wenst de theoretische kost te kennen van bijvoorbeeld een pln dat vermoedelijk eind 2017 zal uitstromen Berekening theoretische budgetlast volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen 12 Vlaamse ministeries info#aanwervingskost

Overzicht financiële rapporten Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt + kost woon- werkverkeer van 660,33 Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) 2 keuzemogelijkheden: individueel pln of een entiteit Resultaat: totale theoretische kost aan 100% + VTE (12/12)

Overzicht financiële rapporten 1 personeelslid

Overzicht financiële rapporten Groep personeelsleden/entiteit

Overzicht financiële rapporten Pln met werkelijke budgetlast De reële uitgave: er wordt rekening gehouden met uitbetaalde toelagen, verminderde prestaties… Wanneer te gebruiken: Werkelijke budgetlast: uitbetaalde loongegevens van een individueel pln of van een entiteit Vervroegd uitbetaald VAK, EJT of uitbetaalde verbrekingsvergoedingen. Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET op personeelsnummer! BRUTO bedragen Werkelijke budgetlast van de gedetacheerde leerkrachten in kader van de terugvorderingsdossiers. Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET op personeelsnummer! Volgende afwezigheidscodes werden opgenomen in het rapport: VO_AT_VOA, VO_AT_VOB, VO_AT_VOH, VO_AT_VOI, VO_AT_VOE, VO_AT_VOF, VO_AT_VOG, VO_AT_VOC, VO_AT_VOD, VO_AT_PV3, VO_AT_PV4 en VO_AT_SYN

Overzicht financiële rapporten Resultaat: werkelijk uitbetaalde bedragen Ook raadpleegbaar voor werkgeverscode 001, 040, 096, 245 en 496 Detailgegevens: beschikbaar via het rapport “personeelsleden met werkelijke budgetlast detail”

Overzicht financiële rapporten Werkelijke budgetlast

Overzicht financiële rapporten Vervroegd uitbetaald VAK, EJT en uitbetaalde verbrekingsvergoedingen => Bruto bedragen Keuze 2 NIET mogelijk

Overzicht financiële rapporten Werkelijke budgetlast gedetacheerde personeelsleden Keuze 2 NIET mogelijk

Overzicht financiële rapporten Pln nog niet in dienst met theoretische budgetlast Wanneer te gebruiken: u bent van plan om een nieuw pln in dienst te nemen of een nieuwe wervingsprocedure op te starten en wenst de kost hiervan te kennen Bijvoorbeeld: wat is de theoretische kost wanneer er een contractueel pln zou aangeworven worden met 8 jaar anciënniteit in schaal A111 Vertrekpunt: berekening theoretische budgetlast volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen 12 Vlaamse ministeries

Overzicht financiële rapporten Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt + kost woon- werkverkeer van 660,33 Resultaat: Totale theoretische statutaire kost aan 100% Totale theoretische contractuele kost aan 100% De patronale kost bij een contractueel pln is hoger

Overzicht financiële rapporten

Pln uit dienst op basis van aanrekeningscode Wanneer te gebruiken: budgetwinst raadplegen van de uitdiensttredingen binnen een welbepaalde referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode Nieuwe index 1,6406 werd verwerkt Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie uitstroom maar als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk “aanrekeningscode” Resultaat: totale theoretische budgetwinst aan 100% + VTE (12/12)

Overzicht financiële rapporten

Werkelijk uitbetaalde toelagen en vergoedingen Wanneer te gebruiken: u wenst een overzicht te hebben van de uitbetaalde toelagen en/of vergoedingen. BRUTO bedragen 2 keuzemogelijkheden: individueel pln of een entiteit Combinatie van één of meerdere toelagen en vergoedingen kunnen opgevraagd worden Opgelet: enkel de vergoedingen die voor uw entiteit via Vlimpers uitbetaald worden – NIET Orafin Fietsvergoeding : extra apart tabblad met vermelding van het aantal km ’s + begin en einddatum => wordt binnenkort nieuw voorzien

Overzicht financiële rapporten

Weddebudgetrapport: hoe begin ik eraan? Concreet voorbeeld a.d.h.v. het sjabloon

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 1: bepalen van de referentiemaand Van uitermate belangrijk om te bepalen welke gegevens al dan niet vervat zitten in het referentiebudget Bijvoorbeeld referentiemaand augustus: dit betekent dat alles na referentiemaand augustus niet omvat is in het referentiebudget maar zal opgenomen worden in de instroom en uitstroomgegevens die enerzijds geregistreerd staan in Vlimpers en anderzijds bijkomend worden meegegeven door de entiteit zelf

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 2: invoer van de inkomsten

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 3: cijfergegevens tabel A Tabel A: besparingen ten gevolge uitstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal vrijkomen n.a.v. ontslagen en pensioenen 2016 en 2017 na de REF.maand Wat in kaart brengen? Gekende uitstroom 2016 (= pensioneringen + ontslag) Gekende uitstroom 2017 (= pensioneringen + ontslag) Eventueel loopbaanonderbrekers 2016 Eventueel loopbaanonderbrekers 2017

Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende uitstroom 2016 en 2017 na de REF.maand Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden uit dienst op basis van aanrekeningscode Zelf nog volgende kolommen toe te voegen aan het rapport: Opgelet: pln die bijvoorbeeld 1 jaar onbetaald verlof hebben gehad en nadien uitstromen => GEEN budgetwinst

Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende uitstroom 2016 en 2017 na de REF.maand Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet verwerkt in het systeem. Bijvoorbeeld pln x zal vermoedelijk eind 2017 uitstromen Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met theoretische budgetlast

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 4: cijfergegevens tabel B Tabel B: meerkost in kader van instroom en/of doorstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal extra belast worden ten gevolge van instroom, doorstroom en endogene groei 2016 en 2017 na de REF.maand Wat in kaart brengen? Gekende instroom Eventueel loopbaanonderbrekers Doorstroom Geldelijke of functionele sprongen Eventueel bevorderingen + statutariseringen

Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende instroom 2016 en 2017 na de REF.maand Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden in dienst op basis van aanrekeningscode Zelf nog volgende kolommen toe te voegen aan het rapport: Opgelet: omzetting contract bepaalde duur naar onbepaalde duur => GEEN bijkomende budgetkost

Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende instroom 2016 en 2017 na de REF.maand Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet verwerkt in het systeem – lopende wervingsprocedures. Bijvoorbeeld op 1 januari 2017 zal er vermoedelijk een nieuwe dossierbehandelaar in dienst treden – wervingsprocedure net opgestart Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden nog niet in dienst met theoretische budgetlast

Toelichting voorbeeldsjabloon Doorstroom: geldelijke of functionele sprongen 2016 en 2017 na de REF.maand Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met sprongen Zelf nog volgende kolommen toe te voegen aan het rapport:

Toelichting voorbeeldsjabloon Doorstroom: eventueel bevorderingen en statutariseringen 2016 en 2017 na de REF.maand Te gebruiken Cognosrapport? Budgetwinst of meerkost berekenen per personeelslid Opgelet: omzetting van contractueel naar statutair = budgetwinst => - bedrag invullen in het sjabloon

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 4: cijfergegevens tabel C Tabel C: reeds uitgegeven kredieten op budget 2016 inclusief de REF.maand Bijvoorbeeld REF.maand = augustus Reeds uitgegeven kredieten 2016 = januari – augustus 2016 Te gebruiken Cognosrapport ? Personeelsleden met werkelijke budgetlast Opletten met vervroegd VAK, EJT en verbrekingsvergoedingen in REF.maand Controle Orafin: vergelijking van de werkelijke aanrekening met de Vlimpersgegevens

Toelichting voorbeeldsjabloon Vakantiegeld mei 2016 m.b.t. prestaties 2015: Provisie werd geboekt in 2015, moet altijd aangerekend worden in het jaar waar de prestatie heeft plaatsgevonden Het bedrag wordt werkelijk uitbetaald in 2016 Terugdraai van de aangelegde provisie vakantiegeld 2016 m.b.t. prestaties 2015 in 2016 op moment dat de werkelijke uitbetaling heeft plaatsgevonden (betaalmaand mei) Verschil tussen de aangelegde provisie en de uitbetaling (+/-) op te nemen Vakantiegeld mei 2017 m.b.t. prestaties 2016: Provisie moet aangelegd worden in 2016 maar de werkelijke uitbetaling zal gebeuren in 2017 Op te nemen in tabel D “Resterende uitgaven in 2016” Boeking provisies vakantiegeld in Orafin = Financiën en Begroting

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 5: cijfergegevens tabel D Tabel D: resterende uitgaven in 2016 Bijvoorbeeld REF.maand = augustus Resterende uitgaven 2016 = september – december 2016 (inclusief EJT) En surplus mee te nemen bij de resterende uitgaven : Achterstallen eind 2016 Jobstudenten Uitgaven woon-werkverkeer – betalingen verlopen via Orafin op het loonartikel Provisie vakantiegeld 2017 m.b.t. prestaties 2016 Eventueel uitgaven ingevolge indexverhogingen 2016

Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 6: cijfergegevens tabel E Tabel E: prognose uitgaven begrotingsjaar 2017 Raming totale uitgaven volgende begrotingsjaar obv REF.maand REF.uitgaven 2017 obv constant beleid (aan 12 maanden loonkost) exclusief woon-werkverkeer Uitgaven 2017 tengevolge instroom in 2016 (IN na REF.maand aan 12/12) en instroom in 2017 Uitgaven 2017 tengevolge doorstroom in 2016 (IN na REF.maand aan 12/12) en doorstroom in 2017 Besparing 2017 tengevolge uitstroom in 2016 (UIT na REF.maand aan 12/12) en uitstroom in 2017 Uitgaven woonwerkverkeer Uitgaven FUTO's Uitgaven 2017 ingevolge indexverhogingen 2017 PROGNOSE BENODIGD BUDGET 2017

Vragen?