Communicatie met leden Taakverdeling bestuur Erick van der Schouw Henk Edgar Februari 2016

Communicatie met leden – in bestuur Opdracht (30 augustus 2015) Inventarisatie van huidige communicatie met leden Communicatie binnen het bestuur Doe voorstel voor mogelijke verbeteringen Taakverdeling bestuur

Scope Website (wie aanpassingen, actualiteit, volledigheid) Griffonnier (incl betaalde / niet-betaalde distributie) Aspirant leden (incl onderhoud en communicatie) Contacten andere rasverenigingen / Raad van Beheer / Btl Griffon clubs Wedstrijden (coördinatie, organisatie) ALV (organisatie, agenda, verslaglegging) Clubmatch Oefendagen JachtAanlegTest Fokbegeleiding / fokkersberaad / herplaatsing / taakverdeling FBC Ledenlijst Bestuursvergadering (organisatie, agenda, verslaglegging)

Signalen leden over huidige communicatie Op dit ogenblik sprake van niet geformaliseerde communicatie: – Telefonische / mondelinge / bilateraal via mail - afspraken – Onduidelijk hoe relatief eenvoudige zaken moeten (opzeggen/aanmelden/adviezen FBC) – Taakverdeling bestuur voor leden niet altijd duidelijk Opmerkingen van leden over website (onvolledig, niet actueel, lay-out niet aantrekkelijk)

Voorstel voor verbeteringen - bestuur (1) Strakkere toewijzing communicatie onderwerpen bij individuele bestuursleden Instellen van een dagelijks bestuur Clusteren: 1) Website / Griffonnier; 2) Wedstrijden / Oefendagen 4x per jaar vooraf geplande bestuursvergadering Beheer ledenlijst: lijst toegankelijk voor hele bestuur (cloud) Fokbegeleiding: taakverdeling Gebruik Social Media: Whatsapp Voorstel: aan het begin van het jaar stuurt de secretaris een lijst met (minimaal 4x) vergaderdata door Lokatie bestuursvergadering roulerend Binnen een week na de bestuursvergadering wordt het verslag rondgestuurd Hierin worden de acties genoemd die de bestuursleden op korte termijn dienen te ondernemen

Voorstel voor verbeteringen – leden (2) Gebruik website moet meer worden gepromoot / afgedwongen, bijv. door aanvragen aspirant lidmaatschap of aanvragen HD vergoeding via de website te laten lopen Schriftelijke communicatie met leden (meer) via de mail Gebruik Social Media: Facebook / Youtube De website moet worden gebruikt voor “snel”nieuws. De Griffonnier zal hierbij slechts ondersteunend werken. Electronische nieuwsbrief in aanvulling op Griffonnier Organisatie van een social event – bijv wandelen met honden – om leden die niet actief zijn in KJV of veldwerk betrokken te houden bij de vereniging. Assortiment winkel uitbreiden met artikelen die in het verleden goed liepen (bijv Griffon wijn, kleding)

Voorstel voor verbeteringen – algemeen (3) Fokbegeleiding Communicatie over dekreuen / FBC adviezen via vaste procedure Publicatie in Griffonnier / website (proces + afgegeven adviezen) Aspirant leden / gratis lidmaatschap 1 jaar Fokker geeft volledige informatie door (dus incl mail + tel nr). Alternatief: via vaste pagina website Welkomstmail door secretaris Lidmaatschap gecontinueerd op initiatief lid door betaling contributie in volgend jaar Vaste sectie in Griffonier (1/2 pagina) met algemene, vaste informatie oa over: Lidmaatschap: tarief / opzeggingen Informatie over proces fokadviezen / dekreuen Overzicht nieuwe leden / opzeggingen

Voorstel taakverdeling bestuur mbt communicatie(-onderwerpen) Voorzitter: contacten andere rasverenigingen bnl en btl, RvB, Orweja Secretaris: governance vereniging, website en Griffonnier, communicatie aspirant leden Fokbegeleiding: aansturen FBC, communicatie met fokkers, JAT Ledenadministratie: onderbrengen bij penningmeester Wedstrijdcommissaris: aansturen WC, contacten Orweja  Huidige omvang van bestuur met 8 leden terug brengen naar 6 leden (Voorzitter, Secretaris, Wedstrijdcommissaris, Fokbegeleiding, Penningmeester, Algemeen bestuurslid)  Voordelen: slagvaardiger, eenvoudiger organisatie, past beter bij omvang vereniging

Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit: voorzitter, secretaris en penningmeester. Taken: Voorzitter: Algemene zaken, FBC, Pupbemiddeling en Herplaatsing Secretaris: Alle communicatie (m.u.v. de in vorige dia genoemde contacten) Penningmeester: Geldstromen, Ledenadministratie en Wedstrijdsecretariaat (in overleg met wedstrijdcommissaris.)

Follow-up Keuze top-5 onderwerpen Verslag in Griffonier Volgende bestuursvergadering verder uitwerken