Infosessie: Raamovereenkomst SLS/2016/004/2823 Donderdag 16 juni 2016 Johan Hoste, Coördinator-expert Dienst Service & Logistiek Jan Steeman, Coördinator-expert Juridische Dienst en Kennisbeheer

Raamovereenkomst voor het leveren van diverse (elektrische) fietsen en elektrische scooters inclusief all-in onderhouds- en herstellingscontract (voor elektrische modellen) en verplichte terugkoopoptie. SLS/2016/004/2823

Termijn van de opdracht -Uitvoeringstermijn van de opdracht: 4 jaar -Leveringstermijn per bestelling:75 kalenderdagen (per perceel) -Raamovereenkomst: Jaarlijks opzegbaar -Voorzien van prijsherziening:Maximum 1 keer per jaar

Percelen -Perceel 1: ‘Klassieke fiets - Dames- en herenmodel’ -Perceel 2: ‘Elektrische fiets - Dames- en herenmodel’ -Perceel 3: ‘Schoolfiets’ -Perceel 4: ‘Klassieke bakfiets - Bak vooraan - 2-wieler en 3 wieler’ -Perceel 5: ‘Elektrische bakfiets - Bak vooraan - 2-wieler en 3 wieler’ -Perceel 6: ‘Elektrische bakfiets - Bak achteraan - 3-wieler’ -Perceel 7: ‘Klassieke plooifiets’ -Perceel 8: ‘Elektrische plooifiets’ -Perceel 9: ‘Elektrische scooter’ Elk perceel = een aparte opdracht = aparte gunning Elke kandidaat kiest vrij voor welk perceel/welke percelen hij een offerte indient. => Korting bij gunning meerdere percelen mag, maar wordt niet in rekening gebracht bij het verdere vergelijk van de offertes

Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) -Voor kandidaten/inschrijvers die niet in België zijn gevestigd: een attest waaruit blijkt dat voldaan is aan de beroepsmatige fiscale verplichtingen (personen- of vennootschapsbelasting en btw-verplichtingen) overeenkomstig de Wettelijke bepalingen (van het land van vestiging). Het attest betreft de laatste afgelopen fiscale periode voor de uiterste indieningsdatum van de offertes (art. 63 KB Plaatsing) -Voor kandidaten/inschrijvers die personeel tewerkstellen dat niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid: een attest door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij volgens de rekening die ten laatste de uiterste indieningsdatum van de offerte is opgemaakt, voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid. => Het niet aanleveren van deze documenten = weren van de offerte! Voor in België gevestigde ondernemingen niet nodig! Aandachtspunten: administratief

Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Met het oog op de beoordeling van de financiële en economische draagkracht voegt de kandidaat/inschrijver volgende gegevens/documenten bij zijn offerte: -Een recente (maximum 3 maanden oud) bankverklaring dat waarborgt dat de inschrijver de financiële capaciteit heeft om de opdracht tot een goed einde te brengen (zie bijlage B). -Een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming over de laatste drie boekjaren waarbij in één van de drie laatste jaren een omzet moet gerealiseerd zijn die minstens zo groot is als 1/4 van het bedrag van de offerte. Indien de inschrijver werkt met onderaannemers / vaste partners / tijdelijke vennootschap mogen deze cijfers voorgelegd worden vanuit een cumulatie van deze partners. Hierbij moet wel elke partner zijn aandeel binnen het omzetcijfer attesteren en ondertekenen. => Het niet aanleveren van deze documenten = weren van de offerte! Aandachtspunten: administratief

Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) -Om de aanbestedende overheid in staat te stellen de technische of beroepsbekwaamheid van de kandidaat/inschrijver na te gaan, worden volgende gegevens/documenten bij de offerte gevoegd: -De inschrijver dient te beschikken over voldoende ervaring. Daarom dient een lijst van gelijkaardige opdrachten, zijnde : verkoop & onderhoud van type fietsen/scooters, volgens minstens één van de beschreven percelen, die de laatste 3 jaren zijn uitgevoerd bijgevoegd te worden, met vermelding van de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Op vraag van de aanbestedende overheid kunnen bijkomende verduidelijkingen worden opgevraagd: Indien het leveringen aan een overheid betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of geviseerd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen, worden de certificaten opgesteld door de koper; bij ontstentenis daarvan is een verklaring van de leverancier toegelaten. -De inschrijver dient te beschikken over een servicepunt binnen de straal van maximum 10 km van Botermarkt 1, 9000 Gent OF kan een mobiele service ter plaatse binnen 24 uur. Dit geldt voor alle percelen, ongeacht er al-dan-niet een onderhoudscontract wordt afgesloten. Indien de herstelling of het onderhoud niet door de mobiele ploeg kan gebeuren, dient de inschrijver zelf in te staan voor het ophalen en de herstelling in eigen (= van de leverancier) werkplaats. Adres servicepunt op te geven in de technische fiche. => Het niet aanleveren van deze documenten/informatie = weren van de offerte! Aandachtspunten: administratief

Clausules & termen: administratief -Aankoopcentrale vs. opdrachtcentrale -Inventaris vs. uitbreiding op het standaardgamma (cataloog) -(Verplichte) terugkoopoptie -Elektrische modellen = 4 jaar -Niet elektrische modellen 8 jaar -Schoolfietsen - geen -Personeelskorting -2dehandsaankopen en tijdelijke huur

Gunningscriteria -Bepaald per perceel: grootste verschil tussen elektrische modellen, niet elektrische modellen, schoolfietsen en scooters -Samenstelling van -Prijs: 50 punten -Kwaliteit van de fiets (35-45 punten) -Kwaliteit van het onderhoudsplan (elektrische modellen) (10 punten) -Sociale economie (5 punten)

Gunningscriteria -Beoordeling via -ingevulde technische fiches -ingevulde, beschikbare vakken in het lastenboek zelf -NIET via reclame formuliertjes -Aanleveren van een testmodel => testmodel = model dat is aangeboden in de offerte

Borg -Vastgelegd per perceel -Bankwaarborg/ Borgstelling bij Deposito- en Consignatietaks -1 keer borg stellen voor de periode van de opdracht + de minimale garantietermijn op de laatste bestelling (= 24 maanden)

Opbouw technisch deel lastenboek -Algemene bepalingen: van toepassing op perceel Specifieke kenmerken: van toepassing op perceel 1-8 (FIETSEN) -Specifieke kenmerken voor elektrisch aangedreven fietsen: van toepassing op perceel 2, 5, 6 en 8 -Specifieke kenmerken voor de niet elektrisch aangedreven: van toepassing op perceel 1, 3, 4 en 7 -Specifieke kenmerken voor elektrisch aangedreven fietsen & scooters: van toepassing op perceel 2, 5, 6, 8 en 9 (garantie en onderhoud) -Specifieke kenmerken van toepassing op perceel 1 (Klassieke fiets - Dames- EN herenmodel) en 2 (Elektrische fiets - Dames- EN herenmodel) -Specifieke kenmerken van toepassing op Perceel 3: schoolfietsen -Specifieke kenmerken van toepassing op perceel 4, 5 en 6 (diverse types bakfietsen) -Specifieke kenmerken van toepassing op perceel 7 & 8: plooifietsen -Specifieke kenmerken van toepassing op perceel 9: elektrische scooters -Verplichte opties => Het niet aanbieden van deze optie = weren van de offerte! -Vrije opties -Sociale economie (alle percelen + apart voor perceel 3)

Specifieke kenmerken: elektrisch (van toepassing op percelen 2, 5, 6, 8 en 9 => garantie en onderhoud -Min 2 jaar (fietsen) of 3 jaar (scooters) garantie -Onderhoudscontract (OHC) voor de elektrische modellen -= 4 jaar (fietsen) of 5 jaar (scooters) => Waarde reservebatterij incalculeren in de aankoopprijs (bijlage D) -OHC is inbegrepen bij de aankoop van de fiets -OHC dekt ALLES, behalve herstellingen t.g.v. ongevallen, schades of misbruiken -Onderhoudsplan uitschrijven in de technische fiche (bijlage G) -Pechverhelping -Standaard dekking definiëren (zal worden meegenomen in de gunning) -Minprijs om het er uit te laten vermelden -Meerprijs voor 24/24-7/7 dekking -Contactpersoon /aanspreekpunt bij Stad Gent, die de fietsenvloot beheert (contactpersonen, standplaatsen, problemen, bijsturingen…)

Inventaris invullen -In te vullen per perceel -Basis + verplichte opties (+ terugkoopwaarde) altijd invullen => eenheidsprijs in cijfers excl. BTW => Totaal excl. BTW (= EHP * VH) => BTW voet in te vullen, indien de inschrijver gebruik maakt van sociale economie en het overwicht legt op de dienstverlening i.p.v. de verkoop van fietsen = 6% => Het niet correct invullen van de offerte = weren van de offerte!

Inventaris invullen -Vrije opties invullen, waar mogelijk => eenheidsprijs in cijfers excl. BTW => BTW voet in te vullen, indien de inschrijver gebruik maakt van sociale economie en het overwicht legt op de dienstverlening i.p.v. de verkoop van fietsen = 6% => niet meetellen bij het totaal -Post TTB = standaard ingevuld -Totaal = Basis + verplichte opties + post TTB - terugkoopwaarde => En dit verrekend aan de juiste BTW voet (standaard 21%, terugkoop aan 0%, sociale economie aan 6%) -Offerteformulier: totaalbedrag incl. btw invullen

Offerteformulier invullen -Bedrag = totaal van alle totalen per perceel Het bedrag in dit vak dient men over te nemen in het offerteformulier (Zie bijlage A). Totaal perceel 1 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 2 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 4 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 5 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 6 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 7 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 8 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal perceel 9 (= Totaal inclusief btw - totaal terugkoopwaarde) Totaal: (= som van de percelen waarop wordt aangeboden) Dit bedrag overnemen in de offerte.

Bijlages -BIJLAGE B: BANKVERKLARING (zie economische en fin. draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) -BIJLAGE C: INVENTARIS (zie hiervoor) -BIJLAGE D: WAARDE RESERVEBATTERIJ (zie onderhoud) -BIJLAGE E: PRIJSHERZIENING ONDERHOUDSCONTRACT -Vrije optie - BIJLAGE F: KORTING VOOR (PERSONEELS)LEDEN (zie clausules en termen uit het administratieve deel van het lastenboek) -BIJLAGE G: TECHNISCHE FICHE (zie gunningscriteria)

E-tendering: wat? -= digitaal ondertekenen en indienen van de offerte -Printen, manueel tekenen en opnieuw inscannen moet NIET Je tekent digitaal a.d.h.v. je log-in en elektronische identiteitskaart (EIK) -Best vooraf – niet op het laatste moment voor indiening - checken of je kan inloggen met je EIK! -Bij een EIK hoort een PIN-CODE -Ondertekening enkel door wie het mandaat heeft om offertes namens het bedrijf te ondertekenen. -Bewijs toevoegen (mee uploaden) van dit mandaat Het niet (correct) ondertekenen van de offerte = geen verbintenis => ongeldige offerte!

E-tendering: werkwijze -Ga naar ‘e-tendering’ via google of en registreer je aan als bedrijf => activeer je registratie via een bevestingsmail in je mailboxhttps://eten.publicprocurement.be/etendering/ -Ga naar ‘e-notification’ via google en klik op ‘bekendmakingen zoeken’vb. ‘fiets’ of war/preViewNotice.do?noticeId=236426&saveSearchParams=true&isPopup=&marketPlace Type=jepp&publicationNumberBDA=&purchaseAuthority=Stad%20Gent&title=&versionRef erenceNumber=&useWorkingOrganisationId=false&selectAllChildren=true&publicationDate BDATo=&noticeStatus=1&publicationDateBDAFrom=&advancedSearch=&tenderSubmission Deadline=&allLanguages=false& war/preViewNotice.do?noticeId=236426&saveSearchParams=true&isPopup=&marketPlace Type=jepp&publicationNumberBDA=&purchaseAuthority=Stad%20Gent&title=&versionRef erenceNumber=&useWorkingOrganisationId=false&selectAllChildren=true&publicationDate BDATo=&noticeStatus=1&publicationDateBDAFrom=&advancedSearch=&tenderSubmission Deadline=&allLanguages=false& -Download het lastenboek -Download het offerteformulier, vul in en sla op -Log in als bedrijf -Klik op ‘mijn deelname bevestigen’ -Klik op ‘mijn offerte/aanvraag tot deelname’ laad het ingevulde offerteformulier op -Onderteken digitaal

E-tendering: Vragen? -Handleiding: pdf pdf -Servicedesk e-Procurement: of 02/

Algemene vragen?

Contactpersoon Stad Gent Juridische Dienst & Kennisbeheer Contactpunt Overheidsopdrachten