Werkgroep MOF-MOD 28 mei 2013 Hugo Hoogwijs, afdelingshoofd MOD DAR-iV Bijlage 5: PROJECT INTEGRATIE MANAGEMENTONDERSTEUNENDE DIENSTEN MOD DAR-iV - MOD TVL

1. Context, doelstellingen en impact 2009: Vlaamse Regering lanceert Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid Rationalisatie van de Management Ondersteunende Functies (MOF ) is een sleutelproject Binnen het beleidsdomein DAR en Internationaal Vlaanderen is dit vertaald naar samenwerking tot mogelijk een integratieproject van verschillende MOD’s. Deze samenwerking of integratie beoogt: Verbeterde dienstverlening Meer specialisatie binnen MOD Rationalisatie van het aantal functies voor de geïntegreerde MOD Meer mogelijkheden voor de medewerkers (kans op specialisatie, bredere klantenbasis, professioneel team, …)

2. Projectplan integratieproject FASE 1FASE 2FASE 3 Analyse Opstellen migratielijst Principiële beslissing VR Implementatie Invullen randvoorwaarden rond huisvesting, processen, personeel en organisatie Opmaak Personeelsplan “To-Be” Definitieve beslissing VR Uitrol: voortdurend verbeteren De eerste resultaten van de integratie kunnen worden geëvalueerd. Uitvoering van het personeelsplan: verdere optimalisering en afstemming, ondermeer door bijsturing van de teams, extra vorming, reallocaties, enz.

4. Overzicht van de activiteiten – fase 1 Fase 1 – Voorbereiding (september 2010 – maart 2011) Onderzoeken van mogelijke alternatieve pistes van huisvesting – samenspraak met AFM 1. Nakijken huisvesting Interviews met team- en diensthoofden beide afdelingen Bespreking van het takenpakket Oplijsten van de verschillen tussen beide teams/diensten Afbakenen reikwijdte over te hevelen taken door directieteam van TVL 2. Bepalen as –is en to-be Oplijsten van de nodige uit te voeren activiteiten (inclusief tijdsbesteding) Aftoetsen met de huidige team/diensthoofden over de inschatting van de nodige tijdsbesteding Validatie door directieteam TVL 3. Bepalen benodigde capaciteit Principe = medewerkers volgen de taken Lijst van personeelsleden nieuwe MOD en specifieke lijst migratie: In fase 2 worden de medewerkers bevraagd in HR/loopbaangesprekken om de nodige ambities / competenties in kaart te brengen Migratielijst

5. Overzicht van de activiteiten – fase Integratie MOD TVL – MOD DAR- iV Tijdens fase 2 wordt er gewerkt op 4 parallelle deeldomeinen De leidinggevenden en medewerkers van beide MOD’s worden hier maximaal bij betrokken Personeel Huisvesting Processen Organisatie Fase 2 - Implementatie integratie (april 2011 – november 2011)

6. Overzicht van de activiteiten – fase 2 Huisvesting HUISVESTING 1. Beslissing De medewerkers van MOD TVL en MOD DAR-iV gaan naar één locatie 2. Wat? De nieuwe locatie wordt het Boudewijngebouw 3. Hoe? Een werkgroep “verhuis” bereidt de praktische activiteiten van de verhuis voor Een werkgroep “processen” bekijkt de processen en gaat na wat de impact is van de verandering van locatie. 4. Wanneer? April – november 2011 om te starten op 1/12/ Overgangsfase Iedereen verhuist behalve die diensten met locatiegebonden activiteiten De werking verandert niet voor 1/12/2011 Praktische details huisvesting worden verder uitgewerkt door werkgroep Personeel Huisvesting Processen Organisatie

7. Overzicht van de activiteiten – fase 2 Processen PROCESSEN 1. Beslissing De processen worden geanalyseerd 2. Wat? De impact van de verhuis op de processen De efficiëntie van de processen evalueren 3. Hoe? Een werkgroep “processen” bekijkt de processen en gaat na wat de impact is van de verandering van locatie en optimaliseert de processen 4. Wanneer? Juni – november 2011 om te starten op 1/12/ Overgangsfase De werking verandert niet voor 1/12/2011 Participatie van de medewerkers Personeel Huisvesting Processen Organisatie

8. Overzicht van de activiteiten – fase 2 Organisatie ORGANISATIE 1. Beslissing Er wordt een nieuwe organisatiestructuur geïmplementeerd en PEP opgesteld 2. Wat? De huidige domeinen blijven grotendeels behouden 3. Hoe? Verfijning in de werkgroep processen 4. Wanneer? Uitwerking april – juni 2011 en de nieuwe structuur gaat van start vanaf 1/12/ Overgangsfase De werking verandert niet voor 1/12/2011 Personeel Huisvesting Processen Organisatie

9. Overzicht van de activiteiten – fase 2 Personeel - leidinggevenden PERSONEEL - LEIDINGGEVENDEN 1. Beslissing Integratie van het personeel van DAR-iV en TVL 2. Wat? Aanduiden toekomstige leidinggevenden van de verschillende teams 3. Hoe? De huidige teamhoofden krijgen gelijke kansen om zich kandidaat te stellen Eventueel andere kandidaturen worden niet uitgesloten Individuele coaching sessies Talent review HR gesprekken 4. Wanneer? Juni – juli 2011 om te starten op 1/12/ Overgangsfase De werking en de teams veranderen niet voor 1/12/2011 Nieuwe teams vanaf 1/12/2011 Inspraak en betrokkenheid van alle medewerkers Personeel Huisvesting Processen Organisatie

10. Overzicht van de activiteiten – fase 2 Personeel - Medewerkers PERSONEEL - MEDEWERKERS 1. Beslissing Integratie van het personeel van DAR-iV en TVL 2. Wat? Invullen subteams Aanduiden leidinggevenden van subteams 3. Hoe? Nieuwe leidinggevenden worden betrokken bij de invulling van de subteams Iedereen heeft de kans om zich kandidaat te stellen als leidinggevende van een subteam Individuele coaching sessies Talent review HR gesprekken 4. Wanneer? Najaar 2011 om te starten op 1/12/ Overgangsfase De werking en de teams veranderen niet voor 1/12/2011 Nieuwe teams vanaf 1/12/2011 Inspraak en betrokkenheid van alle medewerkers Personeel Huisvesting Processen Organisatie

11. Om over na te denken… 1.Continuïteit van de dienstverlening 2.Veranderingsproject 3.Rol en impact vakbonden 4.Halvering leidinggevende functies bij fusie 5.Zorgzaam omgaan met uitdovende functies