De standaard van de elektronische factuur Studievoormiddag 21 april 2016

1. Stand van zaken en uitdagingen Bert Lampens, Toon Van Damme, Johan Van Steelandt 2. Open Peppol Mercurius Serge Libert 3. De standaard van de e-factuur Paul Simons 4. De overheid als ontvanger van de e-factuur Lien Wauters-Van der Taelen 5. Panelgesprek Programma

Het e-invoicingproject, stand van zaken en uitdagingen

Stand van zaken Orafin

Overzicht Verwerken van facturen in Orafin Bijzonderheden van elektronische facturen Stand van zaken Optimaal gebruik van elektronische facturatie

Verwerken van facturen in Orafin Aanmaak van een Inkooporder/bestelling Goedkeuring door budgethouder en boekhouder Keuze voor 2 of 3 wegsafstemming: ontvangstbevestiging Ontvangstbevestiging Aanmaak van een factuur Koppeling aan een inkooporder Geen ontvangstbevestiging: mail naar de dossierbehandelaar Goedkeuring door budgethouder en/of boekhouder

Verwerken van facturen in Orafin Opmaak ordonnantieformulier Goedkeuring budgethouder Betalen en scannen ter archivering Digitale goedkeuring in OraFin door de boekhoudcel voor de budgethouder en de boekhouder Invoer factuur in Orafin Ontvangst factuur, Factuurdatum = dag 0 Ontvangst goederen - diensten Gemiddeld 33,5 dagen

Bijzonderheden van elektronische facturen Digitale goedkeuring in OraFin door de budgethouder en de boekhouder Dezelfde dag Betalen op vervaldag invoer in Orafin Ontvangst goederen - diensten Ontvangst factuur, Ontvangstdatum

Bijzonderheden van elektronische facturen Factuur onmiddellijk aangemaakt in Orafin Altijd inkoopordernummer op factuur Beeld van factuur en bijlagen beschikbaar Orafin/meldingen Koppeling met het inkooporder indien mogelijk Opvolgen van binnengekomen facturen via rapportering

Bijzonderheden van elektronische facturen Transparantie van start tot finish Vragen/aanmaningen van leveranciers Analyse van financiële processen Geen niet ontvangen facturen Informatie over inhoudelijke processen: Bv: vele betwiste facturen Hbplus Bv: ontvangstbevestiging: ja of nee, door wie

Stand van zaken: Orafin 2016

Stand van zaken: Orafin

Optimaal gebruik elektronische facturatie Belang van de inkooporder: Specifieke inkooporder per bestelling Globale inkooporders per dienst, niet per leverancier Toewijzing aan de juiste entiteit/dossierbehandelaar Ontvangstbevestiging: Onafhankelijk van de factuur Door degene die goederen/diensten ontvangt Enkel indien een meerwaarde

Optimaal gebruik elektronische facturatie Digitale goedkeuringsflow Enkel goedkeuring in Orafin Goedkeuring door budgethouder of gedelegeerde Verlof: toegang verlenen tot werklijsten in Orafin Proces betwiste facturen: Mogelijkheid tot gedeeltelijke betaling Verwittigen van de leverancier CN vragen en boeken

Bedankt voor u aandacht

De standaard van de elektronische factuur Studievoormiddag 21 april 2016

VOORWAARDEN ● Geen automatisatie zonder optimalisatie ● Optimatisatie van de business processen (change) ■ globalisatie facturen ■ altijd bestelreferentie (liefst IO = geïntegreerd) ■ leveranciersbeheer

MERCURIUS - Pilootproject Klaar tegen VEB in productie - Testen : Cofily, Real Dolmen, Atos, Prosafco, Start People,...

COMMUNICATIEPLAN ● Intern : Intranet Communicatiedienst Info-meetings * financiën * belangrijkste diensten VDAB (Facility, Regie) Banner (op mails) ● Extern : Mailing e-vendors Mailing RC vendors Mailing alle vendors (laatste 2 j.) Infodag grote uitbestedingspartners (Johan/Lien) VAC Gent Banner (brieven vendor) Vermelding op alle inkooporders ● Bestekken : Artikel toegevoegd in alle bestekken (Facility, Regie/Uitbestedingen)

PROCESVERWERKING - e-factuur = e-verwerking - 2 sporenproces e-ordering (met lijnnummers) rest (via IO en ON) tabelverwerking (nuts, telecommunicatie) - FTM en Workflow

Stand van zaken-algemeen

Stand van zaken en uitdagingen (1) Doelstellingen Alle Vlaamse overheden kunnen e-facturen ontvangen en verwerken ( ) Alle leveranciers zenden e-facturen ( ) Aantal overheden Vlaamse overheid zie Entiteiten van de Vlaamse overheid moesten klaar zijn tegen om e-facturen te kunnen ontvangen. PDF-convertor Federaal Lokale overheden

Stand van zaken en uitdagingen (2) Aantal leveranciers  Zie (leverancierslijst)  10 leveranciers (30 tal in voorbereiding...)  Problemen eigen aan startfase.  Positief… eens dit loopt is dit een proces dat onomkeerbaar is, en de basis vormt voor verdere optimalisering

Stand van zaken en uitdagingen (3) Aantal leveranciers  Analyse van de moeizame toename van leveranciers  Strategische keuze bij de leverancier  Hij wil naast de B2G ook een B2B oplossing  Kost maken om te besparen  Diverse actoren in het facturatieproces: ERP/boekhoudpakket/boekhouder…  Facturatieproces moet opgekuist worden (maatwerk vervangen door standaardisatie)  Complexe koppeling  Geen gepaste tools voor KMO’s  Deadline is nog ver  Te weinig druk vanuit de klantzijde

Stand van zaken en uitdagingen (4) Uitdagingen 1. Volume 2. Lokale overheden en e-invoicing 3. E-ordering

Open peppol - Mercurius

© Fedict All rights reserved | p. 27 Business case

© Fedict All rights reserved | p. 28 Typeoutboundinboundtotal paper€ 4,44€ 8,04€ 12,48 2,02€ 7,68€ 9,70 electronic€ 1,20€ 2,27€3,47 Delta 2,42€ 0,36€2,78 Delta p/e€ 3,24€ 5,77€9,01 Business case Bron: DAV

© Fedict All rights reserved | p. 29 Typeoutboundinboundtotal paper€ 4,44€ 8,04€ 12,48 2,02€ 7,68€ 9,70 electronic€ 1,20€ 2,27€3,47 Delta 2,42€ 0,36€2,78 Delta p/e€ 3,24€ 5,77€9,01 Business case Bron: DAV

© Fedict All rights reserved | p. 30 België: 1 miljard facturen, 50% b2c, 50% b2b+b2g besparing 3.5 miljard €/j Typeoutboundinboundtotal paper€ 4,44€ 8,04€ 12,48 2,02€ 7,68€ 9,70 electronic€ 1,20€ 2,27€3,47 Delta 2,42€ 0,36€2,78 Delta p/e€ 3,24€ 5,77€9,01 Business case Bron: DAV

© Fedict All rights reserved | p. 31 Beslissing CMR 13 dec 12012: LT: e-Invoicing stimuleren, b2g adoptie (locomotief) KT: e-Invoicing pilootfase Piloot = kleinschalige implementatie Oplossing van europese instellingen Mercurius = hergebruik van door Een website voor leveranciers die zelden factureren aan de overheid Conclusies: Het werkt!-) Aansluiten leveranciers: te complex, te duur, te traag Mercurius Piloot [ ]

Traditionele aanpak (3-corners model) © Fedict All rights reserved | p. 32 PEPPOL

Traditionele aanpak (3-corners model) © Fedict All rights reserved | p. 33 PEPPOL broker receiver sender

Traditionele aanpak (3-corners model) © Fedict All rights reserved | p. 34 PEPPOL broker receiver sender Flexibel

© Fedict All rights reserved | p. 35 PEPPOL broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Traditionele aanpak (3-corners model)

© Fedict All rights reserved | p. 36 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL Flexibel broker receiver sender broker receiver sender

© Fedict All rights reserved | p. 37 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL Flexibel broker receiver sender broker receiver sender

© Fedict All rights reserved | p. 38 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL Flexibel broker receiver sender broker receiver sender

© Fedict All rights reserved | p. 39 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL broker receiver sender broker receiver sender Flexibel?

© Fedict All rights reserved | p. 40 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Eilandjes

© Fedict All rights reserved | p. 41 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Eilandjes

© Fedict All rights reserved | p. 42 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL Does not scale broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Eilandjes

© Fedict All rights reserved | p. 43 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL (4-corners model) PEPPOL Does not scale broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Eilandjes

© Fedict All rights reserved | p. 44 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL (4-corners model) PEPPOL Does not scale broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Eilandjes

© Fedict All rights reserved | p. 45 Traditionele aanpak (3-corners model) PEPPOL (4-corners model) PEPPOL Does not scale Universeel Stricte toepassing spelregels Governance broker receiver sender broker receiver sender Flexibel Eilandjes

© Fedict All rights reserved | p. 46  Iedereen kan e-factureren naar overheid Belgische overheid = Peppol Authority (PA) web site verbeterd: Directe toegang door hergebruik KBO functie-gegevens Track’n trace functionaliteit bg Mercurius Industrialisatie ePRIOR PEPPOL Web Site

Contact : Serge Libert TEL GSM © Fedict All rights reserved | p. 47

© Fedict All rights reserved | p. 48

De standaard van de e- factuur

Wat is een elektronische factuur? Wettelijk kader Wet 17 december 2012 omzetting van EU richtlijn 2010/45/EU in werking 01/01/2013 Bevat de voorgeschreven gegevens Identificatie klant/leverancier Ondernemingsnummer … In om het even welke elektronische vorm PDF XML … Verzonden/ontvangen in elektronische vorm Download van portaal

Voorwaarden elektronische facturatie Aanvaarding Impliciet of expliciet Authenticiteit Identiteit van leverancier gewaarborgd Integriteit Geen wijzigingen toegestaan Leesbaarheid Op papier of scherm Duidelijk leesbare vorm Geen XML/EDI

Bijkomend (1) … Evolutie in wetgeving Versoepeling Minder formeel hoe Elektronische handtekening Niet langer verplicht Verhoogt geloofwaardigheid Conversie naar ander formaat Indien authenticiteit/integriteit gewaarborgd

Bijkomend (2) … ( Elektronische) archivering Papier in BE Elektronisch in EU Gescande documenten zie vorige Administratie toegang BE indien belasting verschuldigd in BE EU indien belasting verschuldigd in EU

What’s in a name (1) PEPPOL Pan European Public Procurement Online EU Commissie is promotor Specificaties over de inhoud Specificaties over het transport FFF Forum For the Future Stichting ter ondersteuning van Accountants en Boekhouders

What’s in a name (2) XML eXtensible Markup Language Specificaties over de structuur van het bestand UBL Universal Business Language Specificaties over de inhoud CEN/BII Validatieregels over de inhoud e-FFF FFF protocol

Waar zijn we ? 2011 Start van het e-FFF protocol - B2B BE-BE scenario's - Doel : automatisatie van de verwerking van facturen - Eenvoudig in gebruik - Transport van facturen is buiten de scope 2016 e-FFF is erkend als PEPPOL compliant - Voorkomen van wildgroei aan standaarden - Transport van facturen regelen

Waar situeert zich wat ? ?

XML, UBL, e-FFF, voorbeeld …

Q & A

De overheid als ontvanger van de e-factuur

De e-factuur aan de overheid Wat is een e-factuur voor ons, als ontvangende overheid? E-factuur ≠ PDF E-factuur ≠ intelligent gescande factuur E-factuur ≠ factuur opgehaald op portaal leverancier Deze opties zijn enkel voordelig voor de verzender, niet voor de ontvanger! Verschillende procesflows, naast papier Geen geautomatiseerd proces E-factuur is= XML factuur!

CEN BII UBL 2.1 CEN BIIStandaard van OPEN PEPPOL Standaard van de OVERHEID E-FFF

CEN BII UBL 2.1 Standaard van de OVERHEID Verplichte velden Business afspraken

Standaard van de e-factuur naar de overheid Wettelijke gegevens of verplichte velden: noodzakelijk om te kunnen versturen en ontvangen! Wettelijke gegevens KBO nummer van verzender en ontvanger Business afspraken tussen leverancier en klant: noodzakelijk om correct te kunnen verwerken! Resultaat van gecoördineerde overheidsbrede aanpak Velden liggen vast, voor alle financiële systemen van de overheden Kunnen variëren

Standaard van de e-factuur naar de overheid Kunnen zijn: Bestelbonnummer : (door systeem gegenereerde!!) (automatische matching, e-order, budgetreservering, ‘adres’) Contractnummer Klantnummer Telefoonnummer, tankkaartnummer, EANcode e-delta code, factuuraanvraagID, Ontvangstnummer Referte leverbon,, PV van oplevering Orderlijnnummer (e-ordering) Bijlage (PFD, exel, word,…) Deze gegevens, wettelijke en business-, zijn geconcretiseerd in de UBL mapping die ter beschikking is voor de technische medewerkers

Procedure leveranciers Elke leverancier kan e-facturen aanleveren! Hoe? Via: - Acces point cfr. telecom provider - facturatietools met extra mogelijkheden (archivering, opvolging betalingen, …) - Suppliers portal (enkel voor overheid!) Hoe een factuur wordt verstuurd, maakt niet uit voor ontvanger, als het maar in het juiste formaat is.

Nieuwe leveranciers Hoe informeren we de leveranciers wat ze moeten doen: 1) De bepaling over de facturatiewijze in de opdrachtdocumenten van de overheidsopdracht ! E-invoicing voor entiteiten van de Vlaamse overheid | bestuurszaken.be E-invoicing voor entiteiten van de Vlaamse overheid | bestuurszaken.be 2) Centrale initiatieven door centraal team 3) Rechtstreeks contact van jullie met leveranciers : Vertel uw leverancier wat we als overheid verwachten Contacteer het centraal e-invoicingteam om nieuwe leverancier aan te melden Breng hen in contact met het centraal e-invoicingteam van de VO voor: Meer informatie Begeleiding van leverancier bij opstart en testing Coördinatie m.b.t. businessafspraken

Contactgegevens en info:  Projectteam e-invoicing Vlaanderen:  Johan Van Steelandt:  Lien Wauters-Van der Taelen:  Algemeen adres:  Meer info: nuttige linken: