Vereenvoudigde verwerking van de nutsfacturen en telecom

Presentatie over: "Vereenvoudigde verwerking van de nutsfacturen en telecom"— Transcript van de presentatie:

1 Vereenvoudigde verwerking van de nutsfacturen en telecom
TOON VAN DAMME AP MANAGER FINANCIALS

2 Nuts - Belgacom 2001 : aanbod Electrabel e-invoicing (Certipost)
In beginfase kostenrekening meegestuurd in file 2006 : start tabelopzet 2007 : start e-Belgacom Andere projecten (Luminus, Lease, Total, CWS, Solar…)

3 Tabel Vlugge omschakeling naar flexibele tabel Trigger = EAN (energie)
= Telefoonnummer (Belgacom) = kaartnummer (Total) = nummerplaat (Athlon Car Lease) Link klantnummer – trigger (identificatie) 1 factuur/klantnummer

4 Tabel Belgacom trigger klantnummer 482 triggers kostenaanrekening

5 Verwerking - proces ECS : Automatische dagelijkse upload vanuit Basware goedkeuringsflow (voorschot – afrekening) Belgacom : maandelijkse upload via Basware  goedkeuringsflow (tabellen in orde) In 2 stappen : - opladen factuur in tussenstructuur PS geautomatiseerde mail aan proceseigenaar om tabellen te vullen (CF) - facturen definitief opladen en verwerken in ERP indien niet OK geen fiattering ! automatische workflow Diverse opvragingen/rapportering mogelijk

6 Verwerking - structuur
Belgacom : facturen per maand 1 klantnr = 1 proceseigenaar (per provincie) daaronder een aantal triggers (telefoonnummers, EAN-nrs,…) 1 factuur per klantnummer Elke telefoon gekoppeld aan kostenrekening Afdelingshoofd ziet gegevens per maand Verschillende opzoekschermen / rapportage

7 Rapportage - budget 482

8 Rapportage - details Boekingsregels per factuur/overeenkomst

9 Rapportage - details Kostendetail per boekingsregel

10 Voorwaarden tabelwerking
Steeds een trigger Electronisch factuurbestand  en alle kosten daarin moeten gekoppeld zijn aan een trigger

11 Evolutie Uitbreiding naar andere projecten (Lease, …) 2015
 Belgacom - 1 factuur per maand  VEB - 1 factuur per maand - e-prior (Magda)

12 ROI Operationele workload Betere kostenaanrekening (ABC) en controle
Betere rapportering Efficiëntie

13 Valkuilen - pijnpunten
Automatisatie kostenaanrekening (IT en éénmalige opvulling tabel) Actief en up-to-date beheer tabellen Alternatieve controles voorzien

14 Besluit Vereenvoudiging van complexe facturen (Workload ) Correctheid
Automatisering, globalisering, transparantie Vragen :

15 Bedankt